איך לכתוב תיאורי תפקיד: 11 טיפים

כשמחפשים עבודה, חשוב מאוד לכתוב קורות חיים טובים, שכן זהו הרושם הראשוני שאנו נותנים למעסיק.

אבל לא רק מחפשי עבודה צריכים להתכונן היטב, הדבר הראשון שמבקשים למלא עבודה יראו עליהם. על הארגונים עצמם לוודא שהם נותנים תמונה של העבודה שהם מציעים.

תיאורי תפקידים הם מהווים מסמך מכריע עבור חברות, שכן הוא מאפשר להן להתפרסם ומקל עליהן למצוא את המועמד המתאים.

במאמר זה אנו מסבירים כיצד הם תיאורים אלה, בנוסף להסבר היבטים שונים שכדאי לכלול בהם סוג זה של מסמך וכמה טעויות נפוצות שמעסיקים עושים כשהם מציעים עבודה.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

מהם תיאורי התפקיד?

תיאורי תפקיד, הנקראים גם תיאורי תפקיד, הם מסמכים המתארים את מאפייני העבודה, ציון ההיבטים הרלוונטיים בצורה האובייקטיבית ביותר האפשרית.

לא מדובר בתיאור התפקיד שעובד שכבר נשכר לעבודה זו מבצע, או בתיאור מה העובד האידיאלי צריך להיות. סוג זה של תיאור מורכב מ לציין את הקשר בין המשימות לתפקיד בצורה ממצה, הפונקציות והאחריות שהעובד יבצע ואילו שירותים או סחורות יוצעו.

הפונקציות שלו

תיאור עבודה טוב עושה שלושה דברים:

להגדיר תעסוקה

הוא מציע סקירה כללית של תעסוקה ומשמש כמדריך לעובדים עתידיים.

לבנות את הארגון

פרטים איך החברה מאורגנת.

למשוך כישרון

זה מאפשר לך למצוא מועמדים שמציעים משהו חדש לארגון.

אלמנטים של תיאורים אלה

כדי שתיאור התפקיד יהיה שלם ואטרקטיבי עבור מועמדים עתידיים, יש צורך שיהיו בו האלמנטים המוגדרים היטב הבאים.

1. הגדרת תפקיד

זה חייב להיות ברור ומושך, ו שמשרתת מושג ראשון מהו התפקיד שיבצע העובד בחברה.

2. יעדי עבודה

זה צריך להיות ברור מהן חובותיו של העובד?. תפקידך בעבודה ותיאור היעדים שנועדו להשיג עם העסקתך.

3. תיאור משימות

הפעילויות שהעובד עומד לבצע חייבות להיות ברורות, ולציין באיזו תדירות הן מבוצעות. כמו כן, חשוב לציין כמה זמן זה ייקח לך.

4. קשרים עם מחלקות אחרות

אם מדובר בעבודה בה מעורבות מספר מחלקות, זה חשוב שהיחסים הללו באים לידי ביטוי ברור.

כמו כן, יש לציין אם הקשר הבין-מחלקתי מתבצע בתדירות גבוהה מאוד או להיפך, מדובר במצבים חריגים.

5. תרשים ארגוני והיררכיה

בהתייחס לנקודה הקודמת, יש לציין זאת מה יהיה תפקיד העובד בחברה.

צריך להיות ברור כמה אנשים יהיו מעליו ומתחתיו מבחינת המשימות שהוא הולך לבצע, ובפקודם של מי הוא.

6. תזוזות

תלוי היכן ממוקם המשרד או אם העבודה דורשת נסיעות עסקים, יש לציין אם האדם יצטרך לזוז לעתים קרובות או אם להיפך, נוח לך יותר לעבור למגורים בתשלום על ידי החברה.

• אולי יעניין אותך: "4 ההבדלים בין ייצור לפריון"

7. תיעוד

יש לפרט איזה תיעוד יש להגיש כדי להגיש מועמדות למשרה, בנוסף להסבר על המסמכים המטופלים תדיר בארגון. אם נדרש מנהל.

8. מקום עבודה

יש לתאר את סביבת העבודה, באילו תנאים עובדים, מתקנים לאנשים עם מוגבלות כלשהי...

9. מסוכנות וסיכונים

ישנן עבודות מסוימות שבהן ישנם סיכונים מסוימים, כגון בתחום הרפואה (למשל, הדבקה), בנייה (למשל, תאונת עבודה) או אבטחה (למשל, תקיפה). זה צריך להיות ברור מה הם, ואיך הארגון מתמודד איתם בדרך כלל?.

10. זמן דרוש

שעות עבודה הן אחד הדברים שמחפשי עבודה רבים מסתכלים עליהם תחילה. חייב להיות ברור כמה שעות מוקדשות ביום ובשבועבאיזו שעה מתחיל יום העבודה ומתי הוא מסתיים?

כמו כן, עליך לציין באילו ימים אתה עובד, ולו רק בימי חול או שיש גם כמה סופי שבוע וחגים. בנוסף, צריך להיות ברור אם יש ימי חופשה התואמים את החגיגות העיקריות.

11. דרישות והדרכה

בימינו תדיר שכאשר מתחילים לעבוד מוצעת לעובד החדש הכשרה. בנוסף לכך, בתיאור התפקיד צריך להיות ברור מה הידע הנדרש לתפקיד ואם הוא יקל על השבועות הראשונים בתפקיד.

חשוב גם לקשר את תפקיד התפקיד הזה עם תפקידים דומים אחרים, שבהם אותו סוג של הכשרה, על מנת למשוך אנשים שיש להם ניסיון בתפקידים אלה עבודה.

טעויות שיש להימנע מהן

יש לעצב את תיאורי התפקיד תוך הימנעות מטעויות אלו.

1. השתמש בטרמינולוגיה פנימית

זה רצוי הימנעו משימוש במילים טכניות מדי או אופייניות מאוד לארגון. יכול להיות שיש מילים שמשתמשות בהן מדי יום על ידי חברי החברה שמחוץ לה חסרות משמעות או שקשה להבין אותן.

יש להשתמש בטרמינולוגיה ברורה, ללא משמעויות מעורפלות. בעת בקשת הדרישות לתפקיד יש להשתמש במונחים בשימוש נרחב בעולם העסקים ובכך להבהיר מה מתבקש מהצד המעוניין על ידי העבודה.

2. לא לערב את כל הארגון

בעת יצירת תיאור תפקיד, יש לפנות למחלקות אחרות המעורבות ולמשאבי אנוש.

בדרך זו ניתן לפרט טוב יותר את הפונקציה שהמועמד העתידי יבצע, בנוסף לפיתוח תיאור מדויק ומציאותי הרבה יותר.

3. להיות לא מציאותי

בתיאורי התפקיד, טעות נפוצה היא לתאר את העובד האידיאלי במקום לתאר בצורה ברורה ומפורטת מהי תפקיד התפקיד המוצע.

שלמות לא קיימת. היו מציאותיים והסבירו מה נדרש כדי לשחק את התפקיד, לא להכין רשימת משאלות.

4. אל תעדכן את התיאור

תיאור התפקיד זהו כלי גמיש ויש להתאים אותו לצרכים החדשים של החברה., בנוסף לאבולוציה של שוק העבודה.

מסיבה זו, יש צורך לעיין ולעדכן מעת לעת תיאור זה, על מנת לוודא שהוא משקף את השינויים בדרישות המבוקשת על ידי החברה.

5. שימוש בשפה מפלה

בשפה היומיומית, השימוש במילים ובביטויים מסוימים יכול להתקבל בדיבור, אך בהקשר של עבודה הם יכולים להתפרש כלא תקינים מבחינה פוליטית ומפלים.

הפניות ביבליוגרפיות:

• אטקין, ג'יי. (2000). פוליטיקה, ממשל וניהול ארגונים, בואנוס איירס, הפרנטס הול העריכה. (פרק 3: גורמי המורכבות).
• שלמזון, א. (2002). אסטרטגיית הכישרונות, בואנוס איירס, עריכה Paidós. (פרק 4 משמעות העבודה).