6 דרכים להגביר את הפרודוקטיביות שלך בעבודה

האם דעתך מוסחת בקלות בעבודה? האם אתה מרגיש שאין לך זמן לנהל את כל האחריות שלך? קשה לך להגיד "לא" למשימות השונות שמוצעות לך ואז אתה לא מצליח לבצע את כולן בזמן?

אם התשובה לאחת מהשאלות הללו הייתה חיובית, הפרודוקטיביות שלך עלולה להיות בסכנה.

בתיאוריה, ככל ש"ייצר" יותר במינימום זמן האפשרי, כך תגדל הפרודוקטיביות שלנו.. אפשר לומר שתפוקה היא מושג שקל להבין אבל קשה להשגה. המצב הספרדי הוא הדוגמה המושלמת להמחשת נקודה זו: לפי Adecco Outsourcing (2022), רק 6 מתוך 10 חברות ספרדיות מקפידות על מדיניות שמשפרת את הפרודוקטיביות. למרבה הצער, אנחנו לא יכולים לפתור בעיה לאומית או תאגידית כהרף עין. מה שאנחנו יכולים לעשות זה ליצור ולשמור על הרגלים טובים שעוזרים לנו להיות פרודוקטיביים יותר.

• מאמר קשור: "פסיכולוגיה של עבודה וארגונים: מקצוע עם עתיד"

יישם הרגלים טובים: המפתח להיות פרודוקטיבי יותר

הרגל הוא פעולה שאנו חוזרים עליה באופן תדיר ואוטומטי מבלי שנצטרך לחשוב עליה.. לכל בן אדם יש הרגלים שהוא מבצע על בסיס יומי. חלק ניכר מהאוכלוסייה קורא חדשות בבוקר, בעוד שאחרים צופים בחדשות באדיקות אחר הצהריים; חלקם נוטים להתקלח קר מוקדם, בעוד אחרים מעדיפים אמבטיה חמה ממש לפני השינה, וכן הלאה.

כאשר כבר הפנמנו את דפוסי ההתנהגות הללו בתוך השגרה שלנו, הם לא מניחים א מאמץ או הקרבה מצידנו, שכן הם הפכו לפעולות אוטומטיות שאנו עושים באופן אוטומטי טִבעִי. הבעיה היא לא בשמירה על ההרגל, אלא בבנייתו מלכתחילה.

במשך תקופה ארוכה הייתה אמונה שכדי לאמץ הרגל חדש נצטרך לבצע פעולה מסוימת במודע וחוזר על עצמו במשך תקופה של לא פחות מ-21 יום. תיאוריה זו נולדה כתוצאה מתצפיותיו של ד"ר מקסוול מאלץ, מחבר הספר המפורסם ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), שבו הוא קובע שלמטופליו לקח מינימום של 21 ימים לאמץ שינוי בתוך שגרה. האמת היא שיצירת הרגלים היא לא עניין כל כך פשוט או מדויק.

הפסיכולוגית פיליפה לאלי (2010, 2022), מצידה, קבעה כי, בממוצע, לוקח לנו יותר מחודשיים להפוך הרגל חדש לאוטומטי, ומספר הימים המדויק תלוי באופן משמעותי בפעולה עצמה, באדם ובנסיבות שבהן ההרגל מתפתח. ממצא נוסף של מחקר זה הוא שחזרה על פעילות כמה שיותר פעמים באותן נסיבות תקל על הפעולה הזו להפוך להרגל.

לכן, כדי ליצור הרגלים מוצלח, עלינו להיות קודם כל ממושמעים, עקביים וספציפיים.. יהיה הרבה יותר קל להפנים הרגל שאנו עושים כל יום, באותה שעה ובאותו מקום, מאשר הרגל שאנו עושים מעת לעת, בזמנים שונים ובמקומות שונים.

• אולי יעניין אותך: "סוגי מוטיבציה: 8 מקורות המוטיבציה"

אילו הרגלים יכולים לשפר את הפרודוקטיביות שלנו בעבודה?

סטיבן קובי, מחבר רב המכר הגדול ביותר בתולדות העזרה העצמית, "7 ההרגלים של אנשים יעילים במיוחד" (1989), קובעת שיצירת הרגלים ¨מנחה תהליך ומחויבות עצומים¨, שכן היא מרמזת על מפגש בין ידע (מגדיר ו לקבוע ¨איזה¨ הרגל אנחנו רוצים ליישם ולמה¨), את היכולת (לקבוע ¨איך¨ להשיג אותו) ואת הרצון (המוטיבציה תריץ את זה). אם נוציא את הפרדיגמה הזו לפועל, המוטיבציה (הרצון) שלנו היא להיות פרודוקטיביים יותר במקום העבודה. לאחר מכן, אנו מציגים אילו הרגלים ליישם בעבודה שלך כדי לשפר את הפרודוקטיביות שלך ומדוע (ידע), וכיצד להשיג אותם (יכולת):

1. מטב את הזמן שלך

אם להטוטן לא מתזמן נכון את התזמון שלו, הוא יפיל את כל הכדורים שהוא הצליח לשמור באוויר. כמו כן, תכנון ריאלי וספציפי בעבודה הוא חיוני. תכנן את מסלול הטיול שלך ותעדוף משימות ממתינות זה יבטיח שתנהל את הזמן שלך בצורה נכונה. לשם כך, אנו ממליצים להכין רשימה של כל המשימות שברצונך לסיים ביום העבודה שלך. הכינו את הרשימה הזו באותה שעה בכל יום (או בלילה שלפני או דבר ראשון בבוקר). אנו מציעים לך תמיד לתעדף משימות חשובות בשל הדחיפות והערך שלהן.

חשוב שתנהל פעילות אחת בכל פעם ותקבע פרק זמן ריאלי להשלמתה. התמקד בפעולה זו ותן לה את מלוא תשומת הלב שלך. הסר הסחות דעת והפרעות. האם אתה נוהג לבדוק מיילים כל הזמן? הקצו שעה או כמה למשימה זו במסגרת לוח הזמנים היומי שלכם. האם אתה צריך לנהל שיחות או פגישות עם הצוות? תזמן אותם. אם תוודאו שלכל דבר יש את הזמן ואת המקום שלו, תפסיקו להרגיש מוצפים ומתוסכלים. לא יחסר זמן לשום דבר, שכן תיתן זמן לכל דבר.

• מאמר קשור: "איך לנהל טוב יותר את הזמן בעבודה: 12 טיפים (וממה להימנע)"

2. הגדירו יעדים ומועדים

על מנת לארגן טיול חיוני לדעת את היעד ואת מועד הטיול. לדעת לאן אנחנו הולכים ומתי אנחנו רוצים להגיע לשם הוא הכוח המניע שמניע אותנו להמשיך. פעמים רבות אנו מנהלים פרויקטים מבלי לקבוע את הפרמטרים הללו. בלי להגדיר את הגורמים הללו, אי אפשר לדעת איך לתעדף את המשימה. זה יגרום להצטברות אינסופית של אחריות ויגרום לאפקט של כדור שלג שבו עומס העבודה יגדל מבלי שיהיה אפשר להאט אותו או להפחית אותו.

לשם כך, אנו מציעים לקבוע את התוצאה הסופית שאנו רוצים להשיג עבור כל פרויקט, מספר השלבים שיש לבצע ומשך הזמן המתאים לכל שלב, על מנת לקבוע תאריך סיום זמני. אם נבצע פירוט נכון של הפעילות, ביעדים וביעדי משנה, נארגן אותה נכון ואז אנו עקביים וממושמעים בפיתוח כל שלב, נוכל להשיג את המטרות שלנו ביעילות.

3. אסרטיביות מעל הכל

להיות אסרטיבי מרמז לבטא את עצמנו בצורה ברורה ותמציתית, בתקיפות אך ללא עוינות. לפי הפסיכולוג ג'ון מ. גוטמן, לתקשר בצורה יעילה זה קשה מאוד בזוגיות מכל סוג שהוא. אחת הדרכים שאנו לא מצליחים להיות אסרטיביים בעבודה או בצוות היא כאשר אנו נמנעים מלומר "לא" מחשש להשלכות או לאכזבה של מישהו. אנו מקבלים בקשה אחר בקשה וכאשר איננו מסוגלים לעמוד במילה שלנו, לא רק לא רק הפרודוקטיביות האישית והצוותית סובלים, אלא גם האמינות והמקצועיות שלנו יורד. אמירת לא מסמלת בגרות ויושר. אמירת לא היא משפט שלם שלא צריך נימוקים.

דרכים אחרות להיות אסרטיביות הן על ידי התנהגות פשוטה וישירה בעת דיבור, הצהרה של מה שאתה צריך מבלי להתנצל, ושמירה על בדיקה של הרגשות שלך. הרגל זה ידרוש הרבה תרגול וסבלנות, אבל זה יעשה פלאים להגברת הפרודוקטיביות שלך.

• אולי יעניין אותך: "אסרטיביות: 5 הרגלים בסיסיים לשיפור התקשורת"

4. תעדוף את הרווחה שלך

אם לא תטעין את המחשב, בסופו של דבר הוא יכבה ולא יוכל לבצע את תפקידיו. באותו אופן, בני אדם הם סוללות נטענות, ו אנחנו צריכים ניתוק ומנוחה כדי להמשיך להפיק תוצאות. לשגרה המקדמות מנוחה וניתוק דיגיטלי יש חשיבות חיונית כדי שנוכל להיות פרודוקטיביים בעבודתנו. לשם כך, אנו ממליצים להיות קפדניים בכל הנוגע ללכת לישון, לתת לו מספיק זמן (כמה 8 שעות) לכבד הפסקות עבודה ולהתנתק מהעבודה ברגע שלנו יום עבודה.

פעילויות אחרות המקדמות רווחה כללית (ולכן, את התפוקה שלנו) הן תזונה טובה, פעילות גופנית ומדיטציה או הרפיה. אנו ממליצים לשלב את הפעילויות הללו בשגרת היומיום שלך ולהקצות להן זמן ומקום, כדי להקל על האוטומציה של ההרגל.

5. ליצור הרמוניה פיזית

אם יש כאוס בסביבה, יש כאוס בתודעה. לכן, חשוב ביותר שתשמרו על חלל פונקציונלי ונקי, שכן זה יעזור לך להיות פרודוקטיבי ויעיל יותר. בדרך זו תפחיתו את ההסתברות לאובדן של מסמך חשוב או לאבד קובץ עם מידע רגיש.

לא תבזבז זמן על בעיה, אבל תוכל לטפל בה ישירות. לשם כך, אנו ממליצים להקצות מקום פונקציונלי לכל מה שנראה לך חיוני בעת ניהול העבודה שלך. ברגע שאתה מפסיק להשתמש בו, החזר אותו למקומו. אתה יכול גם להחיל זאת על המרחב המקוון שלך: סיווג את המיילים שאתה מקבל וארגן את התיקיות במחשב שלך. תשאיר הכל במקומו, במקומו.

6. לתרגל השתקפות עצמית

השגת תוצאות היא חיונית, אך חשובה עוד יותר היא לשקף כיצד השגנו את המטרות שלנו. באמצעות הערכה עצמית נוכל לקבוע אילו הרגלים לא עובדים ואילו היבטים עלינו להמשיך ולשפר.. כדי לפתח הרגל זה, תוכל לענות על השאלות הבאות על בסיס שבועי: ¨האם התוצאה הסופית הייתה כפי שדמיינתי אותה? מה היה משתנה? מה אני רוצה לשכפל?¨. על ידי הצבעה על החיובי והשלילי, נחדד את המתודולוגיה שתוביל אותנו להצלחה.

לסיכום, כדי להיות פרודוקטיביים יותר עלינו ליצור הרגלים המשפרים את הביצועים שלנו. יצירת הרגלים היא תהליך הכרוך בכך שנהיה ממושמעים וקבועים במעשינו על מנת להפוך אותם לאוטומטיים. ההרגלים האלה שדיברנו עליהם הם רק משיכות מכחול של איך אתה יכול לשפר את הפרודוקטיביות שלך, אבל הם דרכים בטוחות לייצר תוצאות. האם אתה מעז ליישם אותם?