正式な手紙の8つの特徴（説明）
通常、正式な手紙は、私たちの生活のいくつかの関連する側面に影響を与える能力を備えた、権威またはある程度の階層を持つ人に宛てられます。 このため、正しく書く方法を知ることが重要です。
記事上で 正式な手紙の最も関連性のある特徴がわかります このタイプの文章を提示し、それを構成するさまざまな部分を指摘する必要があります。最後に、正式な手紙のタイプの例とそれらをいつ使用するかを引用します。
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正式な手紙とは何ですか？
正式な手紙は、当局に送られることを意図して私たちが書くタイプの書面によるコミュニケーションです。 既知または未知のいずれかですが、常に形式的な態度を維持する必要があります。 正式な書簡を適切に作成するには、品質、構造、言語の最低基準を尊重し、遵守する必要があります。
通常、これらのタイプの文字 専門的および学術的分野でのコミュニケーションに使用されるものです、これで表現されたアイデアが明確で理解しやすいことを要件として提示します。
一般的に、正式な書簡の目的または目的は有益です。つまり、目的として提示したい情報を送信することです。 したがって、私たちが提示する情報が明確かつ簡潔であり、コミュニケーションを促進することが不可欠です。 それを行う方法を見てみましょう。
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正式な手紙が満たさなければならない主な特徴
以下で引用および説明する特徴は、正式な手紙に限定されるものではありません。 明確なメッセージを与えるための主な目的として提示されている限り、別の種類の文章で表示される可能性があります 簡潔。
1. 情報提供を目的としています
ほとんどの場合、正式な手紙によって提示される主な目的は、情報を提供することです。 新しいテキスト情報を提供する ある面では、それを受け取る人に知られているか知られていないかにかかわらず。
先に指摘したように、これらのカードは主に専門分野や教育分野で使用されています。 したがって、目的は、他の個人との個人的な接触を確立することを意図したり、特定の感情を生み出すことを目的としたりすることを目的としてではなく、正式な方法で情報を送信することです。
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2. 正式で敬意のある言葉の使用
先に述べたように、正式な手紙は通常、権威者に宛てられます。 したがって、形式的で敬意のある言葉を使用することが不可欠です。 一連の文化的に確立された規範に従う.
手紙の目的に関係なく、それは丁寧な方法で、良い形を使って書かれるべきです。 礼儀と外交、なぜならこのようにして私たちは書くことと送ることで意図された目的を達成する可能性が高いからです これ。
同様に、また 受信者を参照するために第三者の使用をお勧めします したがって、より正式な表現を実現します。 「私はあなたをお勧めします」という表現を使用する代わりに、「私はあなたをお勧めします」という表現を使用する方がよいでしょう。 それでも、一人称の虐待をしなければ、場合によっては使用することもできますが、正式な手紙での使用は完全に禁止されているわけではありません。
前に述べたように、正式な手紙は、私たちが知っている誰か、たとえば私たちの仕事の責任者、または少なくとも 私たちがなりたい会社の労働者を選ぶ人など、知らない人とは対照的に 雇われた。 しかし、受取人が知られているかどうか、または私たちが彼にどれほど自信を持っているかに関係なく、正式な手紙は正式な用語を使用して書かれなければなりません。
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3. メッセージは正確に説明する必要があります
メッセージを明確にするために 主なアイデアを伝え、手紙を送ることで達成することを目的とした単一の目的を選択することが不可欠です. このようにして、前のポイントに関連して、不要なフレーズやコンテンツ、フィラーを避け、それがメインのアイデアの邪魔になります。
複雑な情報やより広範な情報を送信する必要がある場合は、メッセージが正確で関連する目的を達成できるように、内容を要約して要約することをお勧めします。
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4. 正式な手紙は長さが短く、短い
正式な手紙の目的はメッセージを明確かつ簡潔に伝えることであることを念頭に置いて、 使用する文字と段落および文の両方が短く、可能な限り短いことが必要です。.
したがって、それを回避するために、段落が少なく短い文字をお勧めします。 受信者は退屈し、注意や興味を失い、このようにして私たちは私たちの目標を達成します 検索。
5. 送信される情報は明確でなければなりません
手紙に書かれたメッセージを受信者に理解してもらいたい場合 表現された単語、用語、フレーズ、アイデアが混乱したり、不必要に曖昧になったりしないことが重要です。、したがって、手紙の理解と目的を妨げます。 このように、私たちの目的は、複数の解釈を引き起こすことなく、1つのアイデアまたはメッセージのみを解釈できる明確なテキストを書くことです。
2種類の明快さを達成する必要があります。 一方では、目に見える明快さが提示されます これは、手書きのきれいな表現を指し、手書きで適切な書き込み構造を尊重すれば、優れた手書きで表示されます。
一方、意味の明確さを遵守する必要があります：意味のあるフレーズやアイデアを使用し、複数の可能な解釈を生成する可能性のあるものやあいまいなものは避けます。
6. 適切な修正
私たちが正式な手紙を書くときに考慮に入れるべきもう一つの非常に重要な側面は、それらが宛てられていることを念頭に置いて 権威者であり、私たちが送信するメッセージの目的は、文法と文法の両方の正確さです。 語彙。
文法上の修正は、その使用を規制する一連の言語規則として理解されている文法上の誤りを提示しないこと、またはスペルミスをすることに関連しています。 手紙を送る前に、特に注意を払い、確認する必要があります。
一方で、関連する単語や語彙を適切に活用して、語彙を上手に活用することも必要です。 これが失礼または口語的すぎることなく.
同様に、レキシコンがメッセージのタイプと受信者の両方に適合していることが重要です。 同じ文字内で一貫性と適切性を提示します（たとえば、動詞の時制を確認します マッチ）。
句読点も適切に使用する必要があります。 一方で、読書はより簡単で楽しいものであり、他方では、メッセージは クリア。
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7. シンプルな表現
下品な方法で自分自身を表現しないことは、それが必要でない場合、文化的または過度に専門的な言葉だけを使用することを意味しません このようにして、明確で理解しやすいメッセージを提示する目的が失われる可能性があるためです。
したがって、私たちは日常の使用の単語や用語を使用できますが、手紙の宛先を見失うことはありません。
8. 正式な書簡の構造と部分
正式な手紙は、次の部分で構成されている必要があります。レターヘッドは左側にあり、手紙を送った人のデータを参照します。 受信者は、私たちが手紙を送った人のデータを指します。 執筆の場所と日付は右上隅に表示され、最初に都市を引用し、次に日付を引用します。 見出しでは、「親愛なるミスター。 氏名は「常にコロンが続きます。
見出しに続いて、手紙の目的について簡潔に言及される紹介が表示されます。 手紙の主要なメッセージが展開される場所である本文は、最も広範な部分です。 「誠実に」や「心のこもった」などの友好的で丁寧な用語を使用した別れまたは閉会 あいさつ」そして最後に、手紙を送る人の名前と位置が通常現れる署名。
通常、正式な手紙の構造はプロトコルの要素を提示します. プロトコル要素とは、たとえば、送信者と受信者の両方が占有または実行する専門的な立場を指すことを意味します。
正式な手紙の種類
このセクションでは、それを使用して達成したい目的または目的に応じて、いくつかの種類の正式な手紙を参照します。
- 正式な辞表：私たちが仕事を辞めたいとき。
- 苦情や意見の不一致を伝えるための正式な苦情の手紙。
- 感謝の気持ちを表す正式な感謝状。
- 何かを要求することを目的とした正式な要求書。
- イベントへの招待状としての正式な招待状。
- 正式なカバーレター。通常、スキル、研究、経験が表現されているカリキュラム、および私たちがその仕事に興味を持っている理由とともに提示されます。
