ფორმალური წერილის 8 მახასიათებელი (ახსნილია)
ჩვეულებრივ, ფორმალური წერილი მიემართება ავტორიტეტის მქონე ან გარკვეული იერარქიის მქონე პირს, რომელსაც შეუძლია გავლენა მოახდინოს ჩვენი ცხოვრების ზოგიერთ შესაბამის ასპექტზე. ამ მიზეზით მნიშვნელოვანია იცოდეთ როგორ სწორად დაწეროთ.
ამ სტატიაში ჩვენ ვნახავთ ფორმალური წერილის ყველაზე აქტუალურ მახასიათებლებს რომ თქვენ უნდა წარმოადგინოთ ამ ტიპის ნაწერი, მიუთითოთ მისი შემადგენელი სხვადასხვა ნაწილები და ბოლოს მოვიყვანთ ფორმალური წერილის ტიპების მაგალითებს და როდის გამოვიყენოთ ისინი.
- დაკავშირებული სტატია: "ორგანიზაციული კომუნიკაციის 6 ტიპი"
რა არის ფორმალური წერილი?
ფორმალური წერილი არის წერილობითი კომუნიკაციის ტიპი, რომელსაც ჩვენ ვწერთ ხელისუფლებისთვის გაგზავნის განზრახვით ცნობილი ან უცნობი, მაგრამ ყოველთვის ფორმალობის დამოკიდებულების შენარჩუნების საჭიროებით. იმისთვის, რომ ფორმალური წერილი კარგად იყოს დაწერილი, ის უნდა იცავდეს და შეესაბამებოდეს ხარისხის, სტრუქტურისა და ენის მინიმალურ სტანდარტებს.
ჩვეულებრივ, ამ ტიპის ასოები არის ის, რაც გამოიყენება პროფესიულ და აკადემიურ სფეროში კომუნიკაციისთვის, მოთხოვნილებად წარმოაჩენს, რომ მასში გამოხატული იდეები იყოს ნათელი და გასაგები.
ზოგადად, ფორმალური წერილის მიზანი ან მიზანი იქნება ინფორმაციული, ანუ გადასცეს ინფორმაცია, რომელიც გვინდა წარმოვაჩინოთ ობიექტურად. აქედან გამომდინარე, არსებითი იქნება, რომ ჩვენს მიერ წარმოდგენილი ინფორმაცია იყოს მკაფიო და ლაკონური, რაც ხელს უწყობს კომუნიკაციას. ვნახოთ, როგორ გავაკეთოთ ეს.
- შეიძლება დაგაინტერესოთ: "როგორ გავაკეთოთ წარმატებული რეზიუმე, 8 ნაბიჯში"
ძირითადი მახასიათებლები, რომლებსაც უნდა აკმაყოფილებდეს ფორმალური წერილი
მახასიათებლები, რომლებსაც ქვემოთ მოვიყვანთ და ავხსნით, არ არის ექსკლუზიური ფორმალური წერილებისთვის, შეიძლება გამოჩნდეს სხვა სახის მწერლობაში, სანამ ისინი წარმოადგენენ მათ მთავარ მიზანს მკაფიო გზავნილის მიცემას და ლაკონური.
1. ეს არის საინფორმაციო მიზნებისთვის
უმეტეს შემთხვევაში, ოფიციალური წერილებით წარმოდგენილი მთავარი მიზანია ინფორმირება, ანუ, მიეცით ახალი ტექსტური ინფორმაცია გარკვეულ ასპექტზე, ცნობილი თუ უცნობი პირისთვის, ვინც მას იღებს.
როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ეს ბარათები ძირითადად გამოიყენება პროფესიულ და საგანმანათლებლო სფეროებში. ამიტომ, მიზანი იქნება ინფორმაციის გადაცემა ფორმალური გზით და არა სხვა ინდივიდთან პირადი კონტაქტის დამყარების განზრახვით და არც კონკრეტული ემოციების გამომუშავების მიზნით.
- დაკავშირებული სტატია: "ემოციური ფსიქოლოგია: ემოციის ძირითადი თეორიები"
2. ფორმალური და პატივმოყვარე ენის გამოყენება
ფორმალური წერილები, როგორც უკვე აღვნიშნეთ, ჩვეულებრივ მიმართავენ ავტორიტეტულ პირს. ამიტომ არსებითი იქნება, რომ გამოვიყენოთ ფორმალური და პატივისცემის ენა, კულტურულად ჩამოყალიბებული ნორმების რიგის დაცვით.
წერილის მიზნის მიუხედავად, ის უნდა იყოს დაწერილი თავაზიანად, კარგი ფორმების გამოყენებით თავაზიანობა და დიპლომატია, რადგან ამ გზით ჩვენ უფრო მეტად მივაღწევთ დასახულ მიზანს წერით და გაგზავნით ეს.
ანალოგიურად, ასევე მესამე პირის გამოყენება რეკომენდირებულია მიმღებთან მიმართებაში და ამით მივაღწიოთ უფრო ოფიციალურ ფორმულირებას. იმის ნაცვლად, რომ გამოიყენოთ "მე გირჩევ" უმჯობესია გამოვიყენოთ გამოთქმა "მე გირჩევ". ასეც რომ იყოს, თუ პირველი პირის ბოროტად გამოყენება არ მოხდა, ის ასევე შეიძლება გამოყენებულ იქნას ზოგიერთ შემთხვევაში, მისი გამოყენება ოფიციალურ წერილებში სრულებით არ არის აკრძალული.
როგორც უკვე ვთქვით, ფორმალური წერილი შეიძლება მივმართოთ ვინმეს, ვისაც ვიცნობთ, მაგალითად, ჩვენი სამსახურის ხელმძღვანელს, ან თუნდაც სხვისგან განსხვავებით, რომელიც არ არის ცნობილი, მაგალითად, პირი, რომელიც ირჩევს იმ კომპანიის თანამშრომლებს, სადაც ჩვენ გვინდა ვიყოთ დაქირავებული. მაგრამ მიუხედავად იმისა, ცნობილია თუ არა მიმღები, ან რამდენად დარწმუნებული ვართ მასთან, ფორმალური წერილი უნდა დაიწეროს ფორმალური ტერმინების გამოყენებით.
- შეიძლება დაგაინტერესოთ: წიგნიერების განვითარება: თეორიები და ინტერვენცია.
3. მესიჯი ზუსტად უნდა იყოს ახსნილი
იმისათვის, რომ მესიჯი ნათელი იყოს აუცილებელია ძირითადი იდეის გადმოცემა, ერთი მიზნის შერჩევა, რომელიც მიიღწევა წერილის გაგზავნით.. ამგვარად და წინა პუნქტთან მიმართებაში თავიდან ავიცილებთ ზედმეტ ფრაზებს ან შინაარსს, შემავსებელს და რაც აშორებს მთავარ იდეას.
იმ შემთხვევიდან გამომდინარე, როდესაც აუცილებელია რთული ან უფრო ვრცელი ინფორმაციის გადაცემა, უკეთესი იქნება შინაარსის შეკუმშვა და შეჯამება, რათა შეტყობინება იყოს ზუსტი და შეასრულოს შესაბამისი მიზანი.
- შეიძლება დაგაინტერესოთ: "კომუნიკაციის 10 ძირითადი უნარი"
4. ფორმალური ასოები მოკლეა, მოკლე
იმის გათვალისწინებით, რომ ფორმალური წერილების მიზანია შეტყობინების ნათლად და ლაკონურად გადმოცემა, აუცილებელია, რომ როგორც ასო, ასევე გამოყენებული აბზაცები და წინადადებები იყოს მოკლე და რაც შეიძლება მოკლე.
ამიტომ რეკომენდებულია ასოები მცირე და მოკლე აბზაცებით, რათა თავიდან იქნას აცილებული მიმღები ბეზრდება, კარგავს ყურადღებას ან ინტერესს და ამ გზით მივაღწევთ მიზანს, რომელიც ვართ ეძებს.
5. გადაცემული ინფორმაცია უნდა იყოს მკაფიო
თუ გვინდა, რომ მიმღებმა გაიგოს წერილში დაწერილი შეტყობინება მნიშვნელოვანია, რომ სიტყვები, ტერმინები, ფრაზები და იდეები არ იყოს დამაბნეველი ან ზედმეტად ორაზროვანი, რითაც ხელს უშლის წერილის გაგებასა და მიზანს. ამ გზით, ჩვენი მიზანი იქნება დავწეროთ მკაფიო ტექსტი, რომელშიც მხოლოდ ერთი იდეის ან გზავნილის ინტერპრეტაცია იქნება შესაძლებელი, მრავალჯერადი ინტერპრეტაციის გარეშე.
ორი სახის სიცხადე უნდა იყოს მიღწეული. ერთის მხრივ, ხილული სიცხადეა წარმოდგენილი რაც ეხება ნაწერის სუფთა წარმოდგენას, კარგი ხელწერით თუ ხელით ვწერთ და სათანადო წერის სტრუქტურის პატივისცემას.
მეორე მხრივ, აუცილებელია სემანტიკური სიცხადის დაცვა: გამოიყენეთ აზრობრივი ფრაზები და იდეები, მოერიდეთ მათ, რომლებსაც შეუძლიათ ერთზე მეტი შესაძლო ინტერპრეტაციის წარმოქმნა ან ორაზროვანი.
6. ადეკვატური კორექტირება
კიდევ ერთი ძალიან მნიშვნელოვანი ასპექტი, რომელიც უნდა გავითვალისწინოთ, როდესაც ვწერთ ოფიციალურ წერილებს, იმის გათვალისწინებით, რომ ისინი მიმართულია ავტორიტეტულ პიროვნებას და რა არის ჩვენი გზავნილის მიზანი, არის როგორც გრამატიკის, ასევე ლექსიკური.
გრამატიკული შესწორება უკავშირდება გრამატიკული შეცდომების არ წარმოჩენას, გაგებული, როგორც ენის წესების ერთობლიობა, რომელიც არეგულირებს მის გამოყენებას, და არც მართლწერის შეცდომებს; ჩვენ უნდა ვიყოთ განსაკუთრებით ყურადღებიანი და შევამოწმოთ წერილის გაგზავნამდე.
მეორეს მხრივ, ასევე საჭირო იქნება ლექსიკის კარგად გამოყენება, შესაბამისი სიტყვებისა და ლექსიკის ადეკვატური გამოყენება. ამის გარეშე უხეში ან ზედმეტად სასაუბროდ.
ანალოგიურად, მნიშვნელოვანია, რომ ლექსიკა ადაპტირებული იყოს როგორც შეტყობინების ტიპთან, ასევე მიმღებთან და წარმოადგინოს თანმიმდევრულობა და მიზანშეწონილობა იმავე ასოში (მაგალითად, დარწმუნდით, რომ ზმნის დროები მატჩი).
პუნქტუაციის ნიშნები ასევე უნდა იქნას გამოყენებული სათანადოდ, რათა რომ ერთის მხრივ კითხვა უფრო ადვილი და სასიამოვნოა და მეორეს მხრივ რომ გზავნილი გასაგებია ა ნათელი.
- შეიძლება დაგაინტერესოთ: "სამუშაო და ორგანიზაციების ფსიქოლოგია: პროფესია მომავლით"
7. მარტივი გამოხატულება
ვულგარულად არ გამოვხატოთ საკუთარი თავი არ ნიშნავს მხოლოდ კულტურული ან ზედმეტად ტექნიკური სიტყვების გამოყენებას, თუ ეს არ არის საჭირო ვინაიდან ამ გზით შეიძლება დაიკარგოს მკაფიო და გასაგები გზავნილის წარდგენის მიზანი.
ამრიგად, ჩვენ შეგვიძლია გამოვიყენოთ ყოველდღიური გამოყენების სიტყვები და ტერმინები, მაგრამ მხედველობიდან არ დავკარგოთ, თუ ვის არის მიმართული წერილი.
8. ფორმალური წერილის სტრუქტურა და ნაწილები
ფორმალური წერილი უნდა შედგებოდეს შემდეგი ნაწილებისგან: ბლანკი მდებარეობს მარცხენა მხარეს და მიუთითებს წერილის გამგზავნ პირის მონაცემებზე; მიმღები, მიუთითებს იმ პირის მონაცემებზე, ვისაც წერილი გავუგზავნეთ; ზედა მარჯვენა კუთხეში გამოჩნდება ჩაწერის ადგილი და თარიღი, ჯერ ქალაქის მითითება, შემდეგ თარიღი; სათაურით, ჩვენ მივმართავთ მიმღებს პატივისცემით, თავაზიანი და ფორმალური ტერმინების გამოყენებით, როგორიცაა „ძვირფასო ბატონო. და სრული სახელი „ყოველთვის მოსდევს ორწერტილი.
სათაურის შემდეგ გამოჩნდება შესავალი, სადაც მოკლედ იქნება აღნიშნული წერილის მიზანი; სხეული, ადგილი, სადაც განვითარდება წერილის მთავარი გზავნილი, ყველაზე ვრცელი ნაწილია; დამშვიდობება ან დახურვა, მეგობრული და თავაზიანი ტერმინების გამოყენებით, როგორიცაა „გულწრფელად“ ან „გულწრფელი მისალმება ”და ბოლოს ხელმოწერა, სადაც ჩვეულებრივ გამოჩნდება წერილის გამგზავნის სახელი და თანამდებობა.
ჩვეულებრივ, ფორმალური წერილის სტრუქტურა წარმოადგენს პროტოკოლის ელემენტებს. პროტოკოლის ელემენტებში ვგულისხმობთ, მაგალითად, წარდგენას, მითითებას პროფესიულ პოზიციაზე, რომელსაც იკავებს ან ასრულებს როგორც გამგზავნი, ასევე მიმღები.
ფორმალური წერილების სახეები
ამ განყოფილებაში ჩვენ გავაკეთებთ მითითებებს ფორმალური წერილების რამდენიმე ტიპზე იმ მიზნის ან ამოცანების მიხედვით, რომელთა მიღწევაც გვინდა:
- თანამდებობიდან გადადგომის ოფიციალური წერილი: როდესაც გვინდა დავტოვოთ სამსახური, რომელშიც ვართ.
- ფორმალური საჩივრის წერილი, ნებისმიერი საჩივრის ან უთანხმოების კომუნიკაციის მიზნით.
- ფორმალური მადლობის წერილი მადლიერების გამოსახატავად.
- ფორმალური მოთხოვნის წერილი, რაღაცის მოთხოვნის მიზნით.
- ოფიციალური მოწვევის წერილი, როგორც მოწვევა ღონისძიებაზე.
- ფორმალური სამოტივაციო წერილი, რომელიც ჩვეულებრივ წარმოდგენილია სასწავლო გეგმასთან ერთად, სადაც გამოხატულია უნარები, სწავლა და გამოცდილება, ასევე, თუ რატომ ვართ დაინტერესებული სამუშაოთი.