15가지 사무 기능(및 특성)

어떤 조직에서든 회사가 앞으로 나아가기 위해서는 일련의 활동이 필요하며, 제안된 목표를 달성하고 전문화된 제품과 서비스를 제공할 수 있을 뿐만 아니라.

회사 내에서 수행되는 수백 가지 기능에 대해 이야기할 수 있지만 보다 일반적인 기능으로 그룹화하면 실제로는 그 중 2주 정도밖에 되지 않습니다.

다음으로 우리는 그들이 무엇인지 알아낼 것입니다 본사 기능 조직 전체에 대한 중요성은 무엇입니까?

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15가지 사무 기능(기능 및 작업 공간)

모든 조직에는 다양한 기능을 수행하는 여러 직원이 있습니다. 그들 각각은 해당 분야에 전문화되어 있으며 조직에서 수행하는 기능을 수행하는 데 다소 높은 수준의 교육이 필요할 수 있습니다. 그 기능은 관리, 재고, 재무 관리, 직원 선택 또는 메일 배포와 같은 측면을 처리하는 매우 다양합니다.

조직은 부분이 제대로 작동하지 않으면 전체가 실패하거나 기능이 저하되는 유기체로 설명될 수 있습니다.. 그렇기 때문에 회사원들이 업무를 수행할 때 그들에게 기대되는 기술을 습득하는 것이 필수적입니다. 그들에게 할당, 좋은 구두 의사 소통, 조직 기술, 문서 작성 및 지식을 활용 사무실 자동화. 이 모든 기술은 아래에서 살펴볼 상위 15개 사무실 기능과 관련이 있습니다.

1. 계획

계획은 조직 내에서 가장 중요한 작업이므로 목록의 맨 위에 있습니다. 이것 회사에서 어떤 방법과 조직 구조를 수행할지 정의하고 예상되는 사업 계획을 명확하게 설정하는 것을 의미합니다..

사업 계획에 요약된 방법을 지정하고 배포하는 데 도움이 되는 기술 도구가 있지만 직원들 간의 업무를 잘 처리하는 것이 중요합니다. 계획. 올바른 발판에서 시작하지 않으면 조직이 달성하고자 하는 비즈니스 목표를 달성하기 어렵습니다.

기획을 담당하는 사람은 명확한 비즈니스 비전을 가지고 있어야 합니다.회사 내의 계층 구조가 무엇인지, 그리고 요구되는 목표에 적합하다고 믿는 구성원의 강점과 약점이 무엇인지 깊이 아는 것 외에도.

2. 문서 수정

사무실마다 많이 써있습니다. 회사원에게 가장 시간이 많이 걸리는 작업 중 하나는 보고서와 문서를 작성하는 것입니다. 의사록을 남기는 것 외에도 중요한 대화 및 회의의 녹음과 같은 그들 자신. 검사 및 재고 검토와 같은 측면도 작성 및 기록됩니다.

문서 초안에서 여기에는 작업자를 돕기 위한 가이드 및 프로토콜 개발도 포함됩니다., 초보자 및 재향 군인은 요청된 각 과정 또는 작업에서 수행해야 하는 작업을 이해합니다. 또한 배경, 진행 상황, 결과, 장점 및 에 상당히 중요한 구체적인 상황에서 한 가지 방법 또는 다른 방법을 적용하는 것의 단점 회사.

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3. 회의에 참석하다

유명한 비즈니스 미팅이 없는 회사는 무엇입니까? 모든 조직에서 작업 팀 구성원 간의 회의가 열리며, 여기서 아이디어 교환, 프레젠테이션 공유, 진행 중인 프로젝트에 대한 보고서 및 보고서 발표.

이러한 회의는 공통의 관점을 제시하고 목표 달성 또는 특정 프로젝트 완료를 위한 시각을 맞추는 목적으로 개최됩니다. 그들은 직원들이 같은 목표를 향해 협력하기 위해 따라야 하는 방향을 설정하려고 노력하며, 직원 간에 불필요하게 반복되는 작업이 없습니다. 이러한 이유로 회의는 각각의 역할, 작업 및 마감일을 할당합니다.

회의에서 언급된 내용은 제출을 위해 분 또는 분 단위로 기록됩니다.. 논의의 빈도, 기간 및 측면은 조직 자체와 회의 참석자에 의해 정의됩니다. 예를 들어 회의가 매일 열리는 회사가 있고 매주 열리는 회사가 있습니다. 격주, 매월... 회의의 빈도는 각 회사의 요구 사항과 논의되는 내용에 따라 다릅니다. 그들에서.

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4. 회의 일정

대면 또는 온라인 회의는 빙산의 일각에 불과합니다. 각각의 뒤에는 이야기할 내용이나 수행할 내용을 명확히 하기 위해 많은 준비, 시간 및 자원 투자가 있습니다.

간단해 보일지 모르지만 그러한 회의 일정을 잡는 사람이 누구라도 해야 한다고 생각하면 그렇지 않습니다. 토론할 프로젝트, 참석에 관심이 있는 사람들, 몇 시인지 알고 있습니다. 잘.

회의 일정을 잡는 것은 장소, 시간, 참석자를 결정하는 것뿐만 아니라 참석자가 참석할 수 있고 선택한 시간이 작업 또는 기타 더 중요한 회의와 일치하지 않는지 확인하십시오.. 또한 이야기하고 싶은 주제가 하나의 문서에서 다룰 만큼 중요한지 여부를 결정하는 것이 포함됩니다. 채팅이나 이메일로 논의할 수 있는 사항에 대해 아무도 회의를 열지 않기 때문에 대면 또는 온라인 회의 전자.

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5. 조직 이메일 검토

또 다른 사무실 기능은 조직의 이메일을 확인하는 것입니다. 처음에는 간단하게 들리지만 우리가 일하는 회사의 다른 수준에서 받은 이메일을 여는 것만 포함됩니다. 그러나 진실은 우리가 가장 오래 걸릴 수 있는 활동 중 하나이며 평균적으로 이 작업을 수행하는 데 주당 평균 20.5시간.

우리 회사에서 보낸 이메일은 중요한 측면을 지적하면서 깊이 읽어야합니다. 상사나 동료가 우리에게 말하고 잘못된 메시지가 없다는 것을 알고 있음 중요한. 우리는 또한 그들에게 대답해야 합니다. 상사와 상사로부터 그러한 메시지를 받았다는 것에 대해 감사를 표하거나 약간의 코멘트를 부하.

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6. 회사 메일 배포

회사에서 메일을 배포하는 것은 많은 책임이 수반되지만 광범위한 교육이 필요하지 않은 작업입니다. 당신은 긴박감이 있고 좋은 조직을 가지고 있어야 하며 회사 내의 모든 중요한 부서, 사무실 및 직위를 알고 있어야 합니다. 귀하에게 편리한 사람들에게 가능한 한 빨리 정보를 전달하십시오..

조직의 직원이 기다리고 있을 수 있는 문서 및 기타 항목에는 공급업체 송장, 서신이 포함됩니다. 정부 기관의 응답, 신용 카드, 디자인, Folio, 그래픽 카드 및 재료와 같은 전자 장치 사촌.

7. 물류 센터

물류 센터 회사와 관련된 모든 물품의 운송과 관련이 있습니다. 회사에 도착하고 다른 사람으로 떠나고 보관하는 것입니다..

이 기능에는 제공자와의 상호 작용도 포함되어 있습니다. 에서 제공하는 제품 및 서비스의 제조에 필수적인 원자재를 분배합니다. 조직. 물류를 처리하는 사람은 회사가 생산을 계속하는 데 필요한 모든 것을 갖추도록 하는 것을 목표로 합니다.

8. 전화 응답

전화는 계속해서 가장 많이 사용되는 통신 수단 중 하나이며 비즈니스 세계도 이에 대해 낯설지 않습니다. 전화 응답은 모든 조직의 기본 기능입니다. 고객, 공급업체 또는 동료와 의사소통하는 방식.

이 기능은 생각보다 간단하지 않습니다. 그것을 적절하게 실행하려면, 특히 잠재 고객의 경우 이것은 특정 수준의 프로토콜이 필요합니다. 회사에 전화한 사람과 제안을 알리기 위해 전화를 받은 사람 모두를 위한 첫 번째 연락처 (텔레마케터). 예의를 지켜야 하고, 제도적 어조를 유지해야 하며, 목소리와 어휘의 양을 모니터링해야 합니다.

전화를 담당하는 사람은 공급자든 고객이든 대화 상대가 말하는 내용을 알고 있어야 합니다. 이 기능이 수행되는 동안 텔레마케터는 대화 상대와 얼마나 많은 정보가 더 관련이 있는지 기록해야 합니다., 잠재 고객 또는 흥미로운 공급업체와 회사의 연락처 데이터베이스를 확장하기 위해.

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9. 고객 지원

고객 서비스 물리적으로 서비스를 제공하는 고객으로 구성 조직에서 제공하는 서비스 또는 제품에 대해 가질 수 있는 질문 및 의심과 관련하여.

회사에서 가장 민감한 기능 중 하나입니다. 고객이 제품이나 서비스에 대한 의심이나 불만을 해결하는 것이 얼마나 효과적인지, 그들은 만족할 것입니다. 아니면.

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10. 파일 구성

파일 구성은 종이 형식이든 디지털 형식이든 관계없이 회사에서 핵심적인 측면입니다.

어떤 식으로든, 회사의 모든 활동은 송장, 회의록, 메모, 회의록, 판매 보고서, 인쇄된 보고서와 같이 보관해야 하는 문서 유형을 생성합니다. 이 정보는 중요도와 향후 참조 가능성 여부에 따라 목록을 작성하고 보관하며 보호해야 합니다.

11. 문서 인쇄 및 복사

문서 인쇄는 물리적 형식으로 문서를 인쇄하는 데 필요한 파일을 인쇄하는 것입니다. 적절한 작업자에게 전달.

이 기능은 문서 인쇄도 필요할 수 있으므로 파일 정리 기능과 결합됩니다. 대체 물리적 사본을 위해 디지털 방식으로 사전 저장하고 현장에 저장 적합한.

12. 스태프 픽

직원들이 스스로 떠나기로 결정하거나, 해고되거나, 단순히 사망하기 때문에 직원을 영구적으로 유지하는 회사는 없습니다. 사람들은 왔다 갔다 하고, 그들이 최선을 다할 수 있도록 새로운 직원을 고용해야 합니다. 인사 선발은 가능한 후보자 중에서 미래의 직원을 선택하는 것으로 구성됩니다..

채용과 관련된 작업은 후보자를 인터뷰하고 이력서를 보고 지문을 조사하고 참조 내용이 사실인지 확인해야 합니다.

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13. 목록

인벤토리 기능 그것은 회사가 가지고 있는 자원이 무엇인지, 그리고 그 기능을 적절하게 수행하기 위해 특정 대상이나 요소가 필요한지 알아내는 것을 포함합니다.. 재고 담당자는 사무용품, 장비, 가구, 청소 용품 또는 기타 품목이 누락되었는지 확인할 책임이 있습니다.

또한 실패 또는 손상과 같은 자원의 수입과 지출에 대해 알려주는 인벤토리의 일부입니다. 일부 보유하고 있거나 사무용품을 가져가는 근로자가 있다고 의심되는 경우 집. 이 모든 것은 자원이 부족한 상황에서 발생한 자원의 상황과 가능한 필요를 자세히 설명하는 보고서에 기록됩니다.

14. 재무 관리

재무 관리 조직에서 처리하는 자금이 예상 수명 주기를 충족하는지 확인하는 것으로 구성됩니다., 회사가 필요로 하고 제공하는 제품과 서비스를 사고팔고 현명하게 투자합니다. 이것은 또한 모든 인보이스를 저장하고 적절한 사람에게 보내고 등록하고 필요한 관리 비용을 지불하는 것을 의미합니다.

15. 관리

행정이란 법적 문제 및 관료제와 같은 문서 작업과 관련된 문제. 회사는 모델을 고려하는 것 외에도 준수해야 하는 법적 측면이 무엇인지 잘 알아야 합니다. 작성하여 주 정부에 제출하여 활동이 다음과 같은지 확인하는 문서 합법적 인.