Kaip teisingai parašyti ataskaitą, 10 žingsnių

Kasdien, tiek darbe, tiek už jo ribų, Neretai kartais tenka parengti ataskaitą, kurioje atsižvelgsime į situaciją ar problemą.

Apie mokslines ar akademines ataskaitas kalbame ir tada, kai mums pavedama dokumente aiškiai paaiškinti mokslinę ar socialinę problemą duomenimis ir išvadomis.

• Rekomenduojamas straipsnis: „8 monografijos ypatybės“

Tiek norint pateikti skundą, tiek pateikti prašymą ar tiesiog dokumentuoti konkrečią situaciją – tai bus tokio tipo dokumentas, kurį mes paprastai rašysime. Tačiau kai kuriems žmonėms gali būti sudėtinga parašyti ataskaitą. Štai kodėl šiame straipsnyje pateikiame keletą veiksmų, kaip parašyti bendrą ataskaitą.

Kas yra ataskaita?

Ataskaita yra tam tikros rūšies dokumentas, parašytas prozoje, siekiant, kad jį sudarantis asmuo galėtų ką nors apie situaciją ar temą pranešti kitiems žmonėms. Apskritai Paprastai jie yra skirti aukštesniems lygiams (pavyzdžiui, miesto tarybai ar vadovui)., nors taip pat galite rasti ataskaitų, kuriomis siekiama ką nors perduoti ne mums, o profesionalams, kad jie galėtų dirbti su tais pačiais duomenimis ir juos palyginti arba išplėsti.

Yra daug įvairių ataskaitų tipų, kurių tikslas ir struktūra gali skirtis. Tačiau šiame straipsnyje siūloma parengti ataskaitą, kurioje būtų atsižvelgta į bet kurio iš jų bendrą struktūrą.

Ataskaitos kūrimo žingsniai

Rengdami ataskaitą turime turėti omenyje, kad visų pirma turėsime apgalvoti, kaip, kada ir kodėl tai darysime.. Vėliau pats ataskaitos projektas bus rengiamas atsižvelgiant į situaciją, kurią reikia atspindėti, ir ankstesnius svarstymus.

Toliau paaiškinsime keletą naudingų žingsnių, kaip teisingai parašyti ataskaitą.

1. Kokį tikslą turime?

Prieš pradėdami rašyti, turime pagalvoti, ko norime pasiekti savo ataskaita. Ar ketiname prašyti problemos sprendimo, ar tiesiog saugosime duomenis, kad galėtume juos naudoti vėliau? Ar norime atspindėti mokslinius tyrimus ar pateikti skundą? Turime į tai atsižvelgti, norėdami pasirinkti tinkamiausią ataskaitos tipą, atsižvelgiant į atvejį.

2. Atsižvelkite į teksto tipą, kurį ketinate naudoti

Ne visos ataskaitos yra vienodos ir kiekviena gali turėti savo išskirtinių savybių. Pavyzdžiui, Ekspozicinėje ataskaitoje duomenys bus atspindėti, jų neinterpretuojant, nėra galimybės daryti išvadų, o demonstracinis tipas reikalauja, kad tiriamasis sukurtų hipotezes ir jas patikrintų, kad gautų daugybę rezultatų ir išvadų.

3. Apsvarstykite tikslą

Svarbu ne tik kodėl ar kaip, bet turėtumėte pagalvoti apie tikslinę savo ataskaitos auditoriją. Tai leis mums pritaikyti kalbos lygį ir prie mūsų, ir prie minėtos visuomenės poreikių.

4. Informacijos parinkimas ir analizė

Remiantis ankstesniu žingsniu, labai svarbu surinkti informaciją, kurią norime pateikti, ir tinkamai ją susisteminti, kad mūsų diskursas turėtų bendrą giją. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kokio tipo duomenys turi būti atspindėti, ir į tai, kas arba kaip informacija buvo išgauta..

5. Galime naudoti grafinius elementus

Nors tai priklauso nuo ataskaitos tipo, galima naudoti vaizdinius elementus, palengvinančius duomenų supratimą. Turime omenyje, pavyzdžiui, stulpelių diagramų naudojimą dažniams analizuoti arba pelno ir sąnaudų analizei atlikti.

6. Kvalifikacija

Nors gali atrodyti kvaila tai paminėti, Ataskaitą teisingai pavadinkite aiškiai, susietai su tema, kuri reikalauja jos realizavimo, ir lengvai suprantamai Skaitytojams tai daug lengviau suprantama.

7. Parašykite įžangą

Šioje pirmoje aptariamo pranešimo dalyje pateiksime trumpą temos, kuri bus nagrinėjama ataskaitoje, santrauką. Ji turi apimti minėtos ataskaitos rengimo tikslą ir problemą, dėl kurios atsiranda jos egzistavimo poreikis, ir kontekstą, kuriame ji vykdoma.

8. Išplečia idėjas ir paaiškina, kas buvo tiriama kuriant

Pranešimo tekste turėsime ir išplėsime informaciją apie įvykį ar tiriamą, aiškiai nurodant metodus ir veiksmus, parodančius, kaip situacija buvo sukurta arba atlikta, ir duomenų gavimo būdą. Jei tai yra ataskaita, atspindinti tyrimą, bus įtraukti tokie aspektai kaip teoriniai modeliai ir situacijos tyrimas.

9. padaryti išvadą

Paskutinėje ataskaitos dalyje turi būti atspindėtas galutinis rezultatas to, kas buvo ištirta ir atspindėta ataskaitoje arba prašyme ar peticijoje kas daroma situacijai išspręsti. Jis turi būti aiškus ir suprantamas.

10. vartojama kalba

Labai svarbu, kad rašymo metu kalba būtų aiški ir glausta. Jis turi būti parašytas formaliai ir objektyviai, trečiuoju asmeniu ir pasyviuoju balsu. Faktai turi būti atskirti nuo padarytų išvadų (jei tokių yra) ir jūs turite tiesiogiai pasiūlyti duomenis, su kuriais susiduriate, ir aiškiai paaiškinti, kodėl jie svarbūs.

Bibliografinės nuorodos:

• Bungė, M. (1975). Teorija ir realybė. Barselona. Ariel.
• Quine, W.V. (1998). Nuo stimulo iki mokslo. Barselona. Ariel.
• Raselas, gim. (1959). Žmogaus žinios: jų apimtis ir apribojimai. Madridas. Jautis.