Formele communicatie: wat is het en wat zijn de kenmerken ervan?

We kennen allemaal verschillende communicatiestijlen en we gebruiken de een of de ander, afhankelijk van de context waarin we ons bevinden.

Een van de belangrijkste is die van formele communicatie. In deze paragrafen kunnen we alles leren over deze stijl, de kaders ontdekken waarin het is gewoonlijk gebruiken en wat zijn de belangrijkste kenmerken en voordelen in vergelijking met andere modellen van? communicatie.

• Gerelateerd artikel: "Socio-emotionele vaardigheden: kenmerken, functies en voorbeelden"

Wat is formele communicatie en wat zijn de kenmerken ervan?

Formele communicatie is een communicatieve stijl die wordt gebruikt in professionele en institutionele contexten. Het is een gereguleerde methode waarbij informele woorden niet zijn toegestaan, omdat de gebruikte toon altijd gecultiveerd en aseptisch moet zijn. Evenzo kunnen we formele communicatie ook de informatiestroom noemen die plaatsvindt tussen de verschillende echelons binnen de hiërarchie van een organisatie, en dat zal worden gekaderd binnen de set regels die: wij noemden.

De stroom van formele communicatie kan mondeling of schriftelijk plaatsvinden. Over het algemeen worden kort opgeloste interacties gevoerd in een mondeling gesprek. Echter, communicatie die uitgebreidere of complexere informatie vereist, wordt meestal gekozen om uit te voeren schrijven en doorsturen naar de gesprekspartners via de gekozen middelen (circulaires, e-mails, post, memo enz.

Een ander kenmerk van formele communicatie is dat: werkt via protocollen die bekend zijn bij afzenders en ontvangers, die deel uitmaken van de organisatie waarin dit communicatieproces plaatsvindt. Deze protocollen impliceren bijvoorbeeld de paden die berichten moeten volgen binnen de hiërarchie. Zo zal een medewerker weten dat hij bepaalde informatie naar zijn manager moet sturen, en deze op zijn beurt de informatie moet doorgeven aan zijn leidinggevende, maar hij kan de tussenstap niet overslaan.

Dat wil zeggen, elk lid van de organisatie dat deelneemt aan deze formele communicatie U moet van tevoren weten welk bericht aan welke persoon moet worden gericht, in welke vorm het moet worden gedaan en wat de route is die deze informatie moet volgen om uw bestemming op een correcte manier te bereiken.

Soorten formele communicatie

Afhankelijk van het adres dat we gebruiken om de informatie te verzenden, kunnen we tot vier verschillende soorten formele communicatie tot stand brengen. Laten we ze allemaal in meer detail bekijken.

1. Opwaartse formele communicatie

Wanneer in de organisatie, een medewerker probeert te communiceren met een van zijn managers, ofwel degene die direct superieur is of degene die boven hem staat, zouden we spreken van opwaartse formele communicatie. Het is een vorm van overdracht van de boodschap van verticaal type en met richting van onder naar boven. Een voorbeeld van de berichten die in deze modus kunnen worden verzonden, zijn de rapporten die zijn aangevraagd, maar ook verzoeken om een ​​specifieke zaak en zelfs klachten die ze willen verlaten octrooien.

2. Formele neerwaartse communicatie

Het tegenovergestelde geval van het vorige zou dat van de dalende formele communicatie zijn. In dit model wordt de informatie ook verticaal verzonden, maar deze keer van boven naar beneden. Het is te zeggen, het zijn de managers en managers die informatie doorgeven aan de werknemers onder hun hoede. Ze kunnen bijvoorbeeld instructies sturen over de uit te voeren taken en hoe ze dat moeten doen. Ze kunnen dit mondeling of schriftelijk doen, afhankelijk van de informatie die ze willen sturen.

3. Horizontale formele communicatie

Niet alle formele communicatie in de organisatie is gericht op mensen op een ander hiërarchisch niveau. Wanneer het bericht wordt verzonden naar een andere werknemer die dezelfde rang bekleedt, hebben we het over horizontale formele communicatieomdat de informatiestroom zijdelings is gericht.

Dit model is duidelijk terug te vinden in de vergaderingen van de verschillende afdelingshoofden, aangezien zij: meerdere individuen van onafhankelijke secties communiceren, maar ze bevinden zich allemaal in dezelfde positie als managers of beheerders.

4. Diagonale formele communicatie

Er is een minder frequente vorm van formele communicatie die nog steeds kan plaatsvinden, en deze is diagonaal. Deze modaliteit zou voorkomen wanneer de twee gesprekspartners tot verschillende afdelingen behoren, maar ook tot verschillende hiërarchische niveaus.

Het kan zijn dat een hoofd van een bepaalde afdeling van het bedrijf een informatie aan medewerkers die niet onder hun leiding staan, maar op een lager echelon in de structuur van de bedrijf. Dit zou een voorbeeld zijn van een geval van diagonale formele communicatie.

• Mogelijk bent u geïnteresseerd in: "De 8 elementen van communicatie: kenmerken en voorbeelden"

Sterke punten van deze communicatieve stijl

Formele communicatie heeft een aantal voordelen ten opzichte van informele communicatie. We gaan de belangrijkste bekijken.

1. Standaardisatie

Het gebruik van deze methode zorgt voor gelijkheid in alle communicatieprocessen van de organisatie, zodat alle leden kunnen weten hoe te werk te gaan bij het verzenden van informatie, de juiste weg en weg kiezen, en tegelijkertijd weten ze allemaal hoe ze de berichten die hen bereiken zonder enige twijfel moeten interpreteren. Het is een gestandaardiseerd model dat een duidelijk begrip van de regels en procedures mogelijk maakt.

2. Zonder fouten

Het gebruik van vooraf vastgestelde regels en het altijd volgen van dezelfde procedures heeft een bijkomend voordeel, en is dat het niet toestaat dat er fouten worden gegenereerd, afgezien van de menselijke fouten die kunnen worden begaan buiten genoemde reglement. Het belangrijkste is dat het volgen van de aangegeven protocollen, de informatie moet probleemloos en zonder twijfel door de organisatie stromen bij de gesprekspartners.

3. Pootafdruk

Formele communicatie heeft nog een ander duidelijk voordeel, en dat is dat alle interacties die schriftelijk plaatsvinden worden gearchiveerd en kunnen daarom op elk moment worden bekeken om specifieke informatie op te kunnen halen.

Logischerwijs gebeurt hetzelfde niet met formele mondelinge communicatie, maar we hadden al vermeld dat dit soort interactie plaatsvindt om zeer beknopte berichten te verzenden. Al degenen die een bepaald niveau van complexiteit hebben, moeten schriftelijk worden doorgegeven en zullen daarom worden geregistreerd.

Zwakke punten in de formele communicatie

Logischerwijs zijn niet alle kwaliteiten van formele communicatie positief. Er zijn ook een aantal nadelen waar we ons bewust van moeten zijn.

1. Tijd kosten

Het feit dat we tamelijk rigide protocollen volgen, betekent soms dat formele communicatie gepaard gaat met: een onnodige verspilling van tijd voor een overdracht van informatie die eigenlijk in een veel kortere tijd zou kunnen worden gedaan. Dit is het geval van die eindeloze vergaderingen waarbij de boodschap op een inefficiënte manier onder de aanwezigen wordt overgebracht, wanneer in In werkelijkheid zou het directer kunnen, maar dan zouden de gestandaardiseerde communicatiekanalen van de organisatie moeten worden opgegeven.

2. Koude

Formele communicatie zorgt ervoor dat berichten op een koele manier worden overgebracht, vaak zonder menselijke aanraking dat maakt interacties warmer en dat maakt deze communicatie veel onpersoonlijker dan de informele stijl. Bovendien is die rigiditeit van de regels ook beperkt de communicatieve stijl van de afzender enorm, waardoor de overdracht van het bericht soms onmenselijk wordt en ervoor zorgen dat de ontvanger het op een warmere manier waarneemt.

3. Verwardheid

De regels van formele communicatie zouden dit niet moeten toestaan, maar soms is het onvermijdelijk dat er een zekere verwarring ontstaat rond het ontvangen bericht. Dit gebeurt wanneer de overdracht van informatie verschillende sprongen tussen verschillende gesprekspartners vereist, waardoor de mogelijkheid ontstaat om: dat op elk van deze punten het oorspronkelijke bericht wordt vervormd en dat het bericht dat uiteindelijk wordt ontvangen niet precies hetzelfde is als de eerst.

Manieren van verbetering

Formele communicatie is voor verbetering vatbaar, en hiervoor zijn er verschillende aanbevelingen die deze manier van informatieoverdracht binnen bedrijven efficiënter kunnen maken. Dit zijn er enkele.

1. Beperk formalisme

Het is duidelijk dat een formele communicatie vereist een decorum in de uitzending van de boodschap, maar soms kan die overdaad aan formele uitdrukkingen een uiterst serieuze toon genereren die de ontvanger zou als negatief kunnen interpreteren, wanneer het bericht neutraal kan zijn en zelfs over de lijn kan gaan tegenover. Een afdelingsmanager kan bijvoorbeeld een e-mail sturen naar zijn ondergeschikten om over zijn optreden, wat in principe goed is, maar gebruik een toon die zo serieus is dat ze die interpreteren als een negatief.

2. Herziening

Deze aanbeveling zou van toepassing moeten zijn op elk type communicatie, maar veel meer op de formele. Het is essentieel om de teksten te bekijken voordat u ze verzendt, omdat soms de haast ertoe kan leiden dat we een reeks fouten maken in spelling, grammatica of zelfs inhoud, die problemen kan veroorzaken bij de interpretatie van de boodschap, en dit kan ernstige gevolgen hebben binnen de organisatie. Stel je bijvoorbeeld voor dat we een werknemer instrueren om 5.000 eenheden van een product te verzenden in plaats van 500.

3. Ontvangst

Een goede vuistregel is om de ontvanger om bevestiging te vragen dat je het bericht correct hebt ontvangen. Momenteel Er zijn tools in de e-mails die ons informeren wanneer de ontvanger onze e-mail heeft ontvangen, dus in die gevallen hoeven we niet eens expliciet om een ​​dergelijke bevestiging te vragen.

4. Correct gebruik

De laatste aanbeveling zou zijn de gebruik formele communicatie alleen voor organisatorische zaken. Elke kwestie buiten het bedrijf mag niet op deze manier worden behandeld, en probeer een persoonlijke boodschap via een institutioneel kanaal zal niet leiden tot meer dan problemen, aangezien het niet het kanaal is gepast.

Bibliografische referenties:

• Andrade, H. (2005). Interne organisatiecommunicatie: proces, discipline en techniek. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Uitvoerende communicatietechnieken. McGraw Hill Interamericana.
• Simon, HA, Gomez, J. (1993). De communicatie. Administratief gedrag.