Zakelijke communicatie: soorten, kenmerken en veelvoorkomende fouten

We leven in een samenleving waarin een groot deel van de arbeidsmarkt is ingericht op de zakelijke omgeving. Of het nu grote multinationals, kmo's, familiebedrijven of zelfs individuele diensten zijn, ze moeten allemaal rekening houden met dat een essentieel element want het voortbestaan ​​ervan is samenhang in de organisatie en communicatie tussen de onderdelen om de krachten te bundelen en naar een doel te gaan gemeenschappelijk.

In die zin kunnen we bevestigen dat Zakelijke communicatie is een van de belangrijkste elementen wanneer een organisatie, zeker als het een bepaalde complexiteit heeft, goed werkt en zich kan aanpassen en overleven. En het gaat over dergelijke communicatie die we in dit artikel gaan bespreken.

• Gerelateerd artikel: "Arbeids- en organisatiepsychologie: een beroep met toekomst"

Wat is zakelijke communicatie?

Onder zakelijke communicatie wordt verstaan ​​het geheel van processen dat door een bedrijf of een deel daarvan wordt uitgevoerd om het bedrijf te laten reizen informatie, zowel intern tussen verschillende afdelingen of functies van het bedrijf als als we het hebben over de communicatie van het bedrijf met de Buitenkant.

Het is belangrijk om in gedachten te houden dat dergelijke communicatie in de regel niet alleen de mogelijkheid inhoudt om de informatie te verstrekken, maar ook het ontvangen ervan omvat: we hebben te maken met een wederzijdse uitwisseling van gegevens.

Goede zakelijke communicatie helpt alle leden van het bedrijf gemotiveerd te blijven en dat hun acties bekend kunnen zijn, waardoor de onzekerheid van zowel werknemers als leiders over de staat van hetzelfde. Het vergemakkelijkt ook de interactie en verbetert de werkomgeving, naast het verbeteren van de productiviteit en waardoor u beter kunt reageren op elke eventualiteit.

Algemene doelstellingen

De doelstellingen van zakelijke communicatie zijn gemakkelijk te begrijpen. Intern laat het enerzijds toe een coherente organisatie te produceren en de informatie en resultaten te verkrijgen door zijn verschillende afdelingen of werknemers, en dat de doelstellingen en bedrijfsvisie van het bedrijf kunnen worden gegenereerd en doorgegeven.

Te vergemakkelijkt het begrip van wat er van elke werknemer wordt verwacht, evenals het begrip van de realiteit waarmee elk van hen wordt geconfronteerd. Het maakt het ook voor iedereen gemakkelijker om in dezelfde richting te werken en voor hen om nieuwe manieren te leren om hun eigen verantwoordelijkheden uit te voeren.

Op het niveau van communicatie met de buitenwereld is zakelijke communicatie essentieel om in contact te komen met de omgeving en een positief beeld van het bedrijf zelf genereren, maar ook om de doelgroep te analyseren en hun behoeften. Het stelt je ook in staat om te leren potentiële klanten aan te trekken en de veranderingen die inherent zijn aan een dynamische samenleving en vloeistof waarin we leven, iets fundamenteels om te anticiperen en mogelijke moeilijkheden het hoofd te bieden en om ons aan te passen aan de voor de helft.

Om de communicatie efficiënt te laten verlopen, is het noodzakelijk dat het bedrijf zelf ook daarvoor effectieve kanalen creëert. omdat het de overdracht van informatie verbetert met zijn acties, middelen genereert om te communiceren en in aanvulling op actief werken zodat er geen onzekerheid is over wat er binnen de organisatie wordt gevraagd en gezocht.

Het is ook belangrijk om te werken aan zowel formele als informele aspecten, en om de behoeften en gedachten van de verschillende werknemers te beoordelen. Empathie is ook essentieel, evenals een goede regulering en planning van communicatiemechanismen.

• Misschien ben je geïnteresseerd: "Corporate identity: wat het is en hoe het organisaties definieert"

Verschillende soorten zakelijke communicatie

Niet alle bedrijven en organisaties communiceren op dezelfde manier, en er zijn verschillende typologieën en classificaties van zakelijke communicatie op basis van verschillende criteria.

1. Intern en extern

De eerste is degene die het onderscheid maakt tussen interne en externe communicatie, de eerste is degene die plaatsvindt tussen de verschillende afdelingen en werknemers van het bedrijf zelf en de tweede is gericht op het tot stand brengen van communicatie met de voor de helft.

2. Bidirectioneel en monodirectioneel

Evenzo kunnen we stijlen van zakelijke communicatie vinden met een meer of minder niveau van interactiviteit, te vinden in de meest voorkomende bidirectionele communicatie waarin zender en ontvanger op elkaar inwerken en informatie uitwisselen tot monodirectionele waarin slechts één bericht wordt verzonden, over het algemeen vanuit machtsposities naar een ontvanger die geen mogelijkheid heeft om te antwoorden.

3. Oplopend, aflopend en horizontaal

Binnen de interne bedrijfscommunicatie van een organisatie kunnen we drie hoofdtypen vinden in: functie van het punt waar de informatie begint en de positie tussen de zender en de ontvanger van dezelfde communicatie. We spreken van neerwaartse communicatie wanneer de communicatieve handeling wordt verricht vanuit een zender met een hogere positie dan die van de ontvanger.

Wanneer het de ondergeschikte is die de boodschap aan zijn meerdere geeft, spreken we van opwaartse communicatie. In beide gevallen zouden we te maken hebben met een soort verticale communicatie, dat wil zeggen een communicatie waarin: de proefpersonen die de communicatieve handeling in stand houden hebben een ongelijke relatie in termen van macht (er is een hiërarchie tussen hen).

Het andere geweldige type communicatie is horizontale communicatie, die tot stand wordt gebracht tussen individuen die dezelfde positie hebben en zich op hetzelfde niveau van de hiërarchie bevinden.

4. Formeel en informeel

Ten slotte moet worden opgemerkt dat we in zakelijke communicatie het bestaan ​​​​van twee verschillende soorten communicatiekanalen kunnen vinden: de formele en de informele. In de eerste worden meestal de technische aspecten en die met betrekking tot de taken zelf behandeld, een soort respectvolle communicatie gericht op de rede en het doel van het bedrijf.

In informele communicatie echter, er worden meestal meer flexibele en natuurlijke communicatie tot stand gebracht, fundamenteel gericht op interpersoonlijke relaties en vaak degene die het grootste effect heeft op het welzijn op het werk. Dit laatste varieert sterk, afhankelijk van wie het uitvoert en kan de werkplek overstijgen, omdat het moeilijk te controleren is door de organisatie.

Mogelijke bedreigingen voor goede communicatie

Het onderhouden van efficiënte zakelijke communicatie is essentieel, maar het is niet eenvoudig. En het is dat het bestaan ​​van een hoge mate van variabiliteit in de situaties die zich kunnen voordoen, evenals het bestaan ​​van misverstanden, misbruiken en moeilijkheden in de communicatie van een bedrijf.

1. Gebrek aan consistentie

Een van de factoren die de meeste invloed hebben op de vraag of de communicatie echt nuttig is, is de geloofwaardigheid van de uitgever en de aandacht die wordt getoond voor met de ontvanger van het bericht Een voorbeeld hiervan kan het bestaan ​​van dissonanties zijn tussen wat er wordt gezegd en wat er wordt gedaan, het niet handhaven van de emittenten een manier van handelen die consistent is met de verzonden berichten.

Dit laatste kan gebeuren bij alle werknemers van het bedrijf, ongeacht hun hiërarchische positie of als ze spreken met een meerdere, ondergeschikte of iemand op hetzelfde niveau van de hiërarchie, en genereert ernstige gevolgen voor zowel het onderwerp (wat, afhankelijk van de situatie, slecht zou kunnen zijn overwogen of zelfs ontslagen) als voor de organisatie (waardoor een lager niveau van vertrouwen in de persoon wordt gegenereerd en in het geval van een hoge positie, zelfs in de organisatie).

Op dezelfde manier en bijvoorbeeld in het geval van grote bedrijven met een groot aantal afdelingen, als er verschillen zijn tussen gezagsdragers of referentiecijfers binnen het bedrijf waarschijnlijk Er kan een situatie ontstaan ​​waarin de werknemer niet echt weet welk leiderschap hij moet volgen, iets dat frustratie en wantrouwen kan opwekken.

Evenzo is het noodzakelijk om zeer voorzichtig te zijn met de interpreteerbaarheid van de berichten, aangezien het bestaan ​​van Ambivalentie kan ertoe leiden dat verschillende afdelingen of werknemers dingen interpreteren tegenover. Wat bedrijfscommunicatie zoekt, is juist een organisatie en interne samenhang te garanderen, zodat berichten onduidelijk en met verschillende interpretaties kan de schijn van onzekerheid en twijfel veroorzaken bij de ontvangers van de bericht.

2. Gebrek aan emotionele connectie

Een ander probleem kan worden gevonden in de manier waarop communicatie plaatsvindt. In sommige organisaties kan het bijvoorbeeld moeilijk zijn om op emotioneel niveau een gevoel van verbondenheid te creëren, wat in werknemers kunnen een lagere betrokkenheid en productiviteit genereren en bij gebruikers een gebrek aan interesse en het zoeken naar andere alternatieven. Het is noodzakelijk om te waarderen dat alles wat wordt gedaan, en zelfs wat niet is, is in wezen communicatief.

Dus niet alleen het bericht zelf is belangrijk, maar ook de manier waarop het wordt overgebracht: het is niet hetzelfde evenmin biedt een e-mail dezelfde sensaties als een persoonlijke ontmoeting of de zoektocht naar een echt contact.

3. De context niet begrijpen

Het moet ook gewaardeerd worden aanpassing aan de huidige situatie en sociale vooruitgang, evenals de bijzonderheden van de situatie zelf. Bijvoorbeeld in een steeds meer geglobaliseerde samenleving en waarin nieuwe technologieën directe communicatie met een brede aantal mensen tegelijk, kan het nodig zijn om een ​​communicatiebeleid te analyseren en hierin te investeren dat rekening houdt met de kracht van sociale netwerken en hoe de gewenste informatie correct te verzenden, naast het beoordelen van contact met potentiële klanten uit andere regio's van de wereld.

Evenzo is het ook noodzakelijk om de eigen situatie van het bedrijf te beoordelen om niet meer te ondernemen dan: wat ze kunnen dekken, aangezien dit nodig is om rekening te houden met de situatie van het geheel van de bedrijf.

Een ander probleem kan de inhoud zijn van de berichten die worden uitgezonden: het is mogelijk dat hoewel de communicatie bestaat, deze niet de inhoud verzendt of niet overbrengt die zou moeten worden verzonden. Het is mogelijk dat het zich richt op nogal aanvullende aspecten en voorbijgaat aan bijvoorbeeld de oriëntatie of doelstellingen die een bepaalde functie zou moeten hebben, of die het bestaan ​​van kennis als vanzelfsprekend beschouwen die nooit expliciet is gemaakt.

4. Isolatie en gebrek aan communicatie

Ten slotte, misschien wel het belangrijkste probleem en dat kan worden geëxtrapoleerd uit alle voorgaande, is de mogelijkheid dat er geen echte communicatie is.

Het duidelijkste voorbeeld is het stabiele en continue gebruik van eenrichtingscommunicatie, wat kan: een situatie van stagnatie en een gebrek aan begrip van wat er in de organisatie. Gelukkig wordt het tegenwoordig het minst gebruikt, juist omdat het het minst efficiënt en nuttig is.

Het is ook mogelijk dat de verschillende posities niet over adequate mechanismen beschikken om met elkaar in contact te komen zelfs als hun mening zou worden gehoord, is er minder kans op feedback of zelfs dat verschillende onderdelen van het bedrijf geen contact met elkaar hebben. Het is noodzakelijk om dergelijke interactie actief te stimuleren.