Kwaliteitscirkels: wat zijn ze en kenmerken van deze methode

Bedrijven hebben de neiging om hun processen steeds meer te optimaliseren en hiervoor ontstaan ​​voortdurend verschillende procedures die dit doel nastreven.

De kwaliteitskringen zijn daar een goed voorbeeld van.. In dit artikel zullen we in detail al zijn kenmerken bestuderen, hoe het wordt uitgevoerd en we zullen ontdekken wat de sterkste punten zijn als we besluiten het zelf te gebruiken organisatie.

• Gerelateerd artikel: "Bedrijfswetenschappen: wat ze zijn, kenmerken en functies"

Wat zijn kwaliteitskringen?

De kwaliteitscirkels verwijzen naar een bedrijfsmethodologie die streeft naar de optimalisatie van de processen door groepen werknemers (de cirkels) die de verschillende problemen gemeen hebben en verbeteraspecten die ze in hun respectieve afdelingen hebben gevonden met als doel verschillende ideeën te bundelen en oplossingen te vinden waarmee het grootste aantal incidenten kan worden opgelost dat eerder in de analyse was gedetecteerd gedaan.

Als de leden van de kwaliteitskringen deze afspraken hebben gemaakt, is de volgende stap:

de gekozen ideeën over te dragen aan de hoofden van elke afdeling, zodat ze ze zorgvuldig kunnen bestuderen, controleer of hun toepassing levensvatbaar is en, als ze het ermee eens zijn, implementeer ze, en wijs de middelen ervoor toe afdelingen die nodig zijn om de nieuwe processen in werking te laten treden en de effecten daarvan zodra voordat.

Wat kwaliteitskringen zo effectief en waardevol maakt, is dat de informatie die door werknemers uit verschillende delen van het bedrijf wordt verstrekt, eersteklas is. hand en spontaan, het zijn problemen die ze dagelijks observeren en ervaren, dus het zijn geen gevolgtrekkingen of conclusies op basis van gegevens van derden. Op deze manier is waardevolle informatie beschikbaar om kwaliteitsprocessen te verbeteren.

Deze methodiek ontstond in de jaren '60 in Japan, een land dat altijd voorop liep bij de implementatie van nieuwe procedures ter verbetering van kwaliteitsmanagement. De bedenker van deze nieuwe methode was de zakenman en scheikundige Kaoru Ishikawa. Sinds de oprichting zijn kwaliteitskringen in veel Aziatische bedrijven niet opgehouden te worden geïmplanteerd, wat hun effectiviteit aantoont in organisaties met de klassieke culturele snit van het Oosten.

Echter, in de oorsprong ervan was niet zo succesvol in de westerse zakenwereld, een relatief veel voorkomend probleem als het gaat om het exporteren van methodologieën naar zeer verschillende culturele gebieden. Maar het is een probleem met een oplossing, aangezien het de vraag is om deze methoden aan te passen aan de eigenaardigheid van de plaats waar we ze willen implementeren. Met een adequate culturele aanpassing zijn kwaliteitskringen in het Westen net zo effectief als in het Oosten.

Kenmerken

In kwaliteitskringen is er de figuur van de begeleider, een persoon die verantwoordelijk is voor het coördineren van de groep en het uitleggen van de te volgen dynamiek. De begeleider geeft voldoende training in de methodologie aan de rest van de klasgenoten. Alle leden zullen deze vergaderingen binnen werktijd houden, en wel met een zekere regelmaat., zoals door iedereen overeengekomen en de prioriteit van de onderwerpen die in elke sessie moeten worden geanalyseerd.

De facilitator is alleen verantwoordelijk voor het aanvragen van de deelname van de verschillende leden van de kwaliteitscirkel en het begeleiden van het proces, maar U mag de voorstellen die worden gedaan nooit beoordelen, noch voor of tegen een ervan uitspreken, en u moet in alles objectief blijven. moment. Als het binnen zijn bevoegdheid zou liggen om mogelijke conflictsituaties te sussen die: kan ontstaan ​​tussen verschillende componenten, waarbij leden er opnieuw op worden aangedrongen door te gaan met de methodologie.

Wat betreft de grootte van de groep, het wordt aanbevolen dat elke kwaliteitscirkel ten minste vier deelnemers bevat en dat er niet meer dan acht zijn. Dit zijn de aanbevolen cijfers, maar het totale aantal kan worden aangepast aan de specifieke kenmerken van het bedrijf, het aantal afdelingen die u heeft of als u bepaalde zaken wilt behandelen die de aanwezigheid van meer werknemers van de organisatie.

Uit deze leden (aangezien de figuur van de begeleider apart is), moet er één worden gekozen als woordvoerder van de groep. Hij zal degene zijn die, na afloop van de sessie, het bijbehorende overzicht met de gekozen maatregelen aan de verschillende afdelingshoofden bezorgt. Het auteurschap van dit document komt overeen met het team als geheel, niet met iemand in het bijzonder, aangezien de beslissingen gezamenlijk zijn genomen, dus er zal geen handtekening op individueel niveau worden weergegeven.

De kwaliteitskringen zullen cyclisch opnieuw bijeenkomen, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf, hoewel het aanbevolen wordt om er minstens één keer per jaar te vergaderen. Evenzo kan de oprichting van andere onafhankelijke kwaliteitskringen om verschillende problemen aan te pakken worden aangemoedigd, zodat er meerdere teams die tegelijkertijd complementair werken en zo verschillende problemen oplossen in minder tijd, wat de procedure verder optimaliseert.

• Gerelateerd artikel: "Inzet van de kwaliteitsfunctie: wat het is en kenmerken"

Implementatie van deze methodiek bij organisaties

Om de methodiek van kwaliteitskringen te kunnen implementeren, is natuurlijk allereerst de goedkeuring van de raad van bestuur van het bedrijf nodig. Als het plan eenmaal is gepresenteerd, moeten de verantwoordelijken het ondersteunen en voortaan het goed functioneren van de kringen bevorderen, een essentiële voorwaarde om te kunnen slagen, aangezien Zonder het vertrouwen van bedrijfsleiders kunnen we niet verwachten dat kwaliteitskringen het volledige potentieel ontwikkelen dat ze bevatten.

Zodra we groen licht hebben, moet er een uitvoeringsprogramma worden ontworpen dat is aangepast aan de kenmerken van de bedrijf, waardoor de spontane verschijning van de cirkels wordt bevorderd, omdat het de ideale setting is om dit te starten Programma. Alle kwaliteitskringen moeten ondersteund worden door een onafhankelijke organisatie, die alle middelen die ze nodig hebben voor een goede werking, op het vlak van ruimten, materiaal of andere middelen verplicht.

De volgende stap zal zijn kies de begeleiders uit de verschillende kwaliteitskringen en geef ze de juiste training zodat ze de taken kunnen ontwikkelen die aan hun figuur zijn toevertrouwd. Op dit punt kan het bedrijf officieel aan alle werknemers communiceren over de implementatie van deze methodologie, zodat iedereen die dat wenst kan deelnemen aan de processen. Het is belangrijk dat het hele personeel zich bewust is van deze situatie, aangezien communicatie een van de sleutels is om kwaliteitskringen te laten werken.

Bepaal vervolgens aan het begin van het programma wat de belangrijkste onderwerpen zijn en waaraan ze de tijd moeten besteden. Je hoeft niet te ambitieus te zijn en alle problemen tegelijk te behandelen, je moet wel stel een prioriteitenschaal op en probeer elk probleem op te lossen voordat u verdergaat met de als vervolg op. Daarnaast is het belangrijk dat de eerste problemen die worden aangepakt een relatief eenvoudige oplossing hebben, aangezien succesvol starten de sleutel is tot verbetering van de implementatie.

Alles zou klaar zijn om de eerste kwaliteitskringen in het bedrijf te starten. Het kan gebeuren dat werknemers bij deze eerste gelegenheden terughoudend zijn om deel te nemen, misschien vanwege de voorgestelde thema's. In dat geval zou het gepast zijn om nog even te wachten met het voorstellen van de oprichting van de cirkels, deze keer verschillende problemen voorstellen, in de hoop dat deze verandering de eerste leden zal motiveren om hun uiterlijk.

Inhoud

De onderwerpen die in kwaliteitskringen aan de orde moeten komen, zijn zeer uiteenlopend, vooral afhankelijk van het type bedrijf en de sector waarin het zich bevindt. Echter, er zijn algemene lijnen die geschikt zijn voor meerdere bedrijven en dat kan een goede leidraad zijn om de methodiek in praktijk te brengen. Evenzo zijn er ook een aantal kwesties die nooit mogen worden gekozen als onderwerpen om in kringen te bespreken.

Als voorbeelden van degenen die waarschijnlijk zullen worden gekozen, zouden we de kwaliteit van het aangeboden product of de aangeboden dienst moeten verbeteren, de kanalen van bedrijfscommunicatie en interdepartementale coördinatie, bureaucratische processen minimaliseren, kosten verlagen, klantenservice bieden bevredigender te maken, de arbeidsomstandigheden op milieuniveau te verbeteren (comfort, netheid en veiligheid) of deadlines te verkorten, voor zover mogelijk.

Maar dat hadden we al verwacht er zijn onderwerpen die niet geschikt zijn om door veiligheidskringen te worden geanalyseerd. We mogen bijvoorbeeld nooit de arbeidsomstandigheden van werknemers bespreken, de capaciteiten van degenen die verantwoordelijk zijn voor de teams of anderen in twijfel trekken. collega's, de bedrijfsstrategieën beoordelen die worden uitgevoerd, of commentaar geven op andere reeksen bedrijfsbeslissingen, zoals ontslagen of promoties van bepaalde mensen.

Bibliografische referenties:

• Palom, FJ (1991). Kwaliteitskringen: theorie en praktijk. Productiek.
• Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, LM, Karmcher, S. (1990). Kwaliteitskringen als strategie voor een kwaliteitszorgprogramma voor medische zorg bij het National Institute of Perinatology. Volksgezondheid van Mexico.
• Thompson, PC, Hassan, A. van. (1984). Kwaliteitskringen: hoe u ze kunt laten werken. Norma Quito.