6 måter å øke produktiviteten på jobben

Blir du lett distrahert på jobben? Føler du at du ikke har tid til å håndtere alt ditt ansvar? Er det vanskelig for deg å si "nei" til de forskjellige oppgavene som blir foreslått for deg, og så får du ikke utført alle i tide?

Hvis svaret på noen av disse spørsmålene har vært ja, kan produktiviteten din være i fare.

I teorien, jo mer vi "produserer" på minst mulig tid, jo større blir produktiviteten vår.. Vi kan si at produktivitet er et enkelt konsept å forstå, men vanskelig å oppnå. Den spanske situasjonen er det perfekte eksempelet for å illustrere dette poenget: ifølge Adecco Outsourcing (2022) følger bare 6 av 10 spanske selskaper retningslinjer som forbedrer produktiviteten. Dessverre kan vi ikke løse et nasjonalt eller bedriftsproblem på et øyeblikk. Det vi kan gjøre er å etablere og opprettholde gode vaner som hjelper oss å bli mer produktive.

• Relatert artikkel: "Psykologi av arbeid og organisasjoner: et yrke med en fremtid"

Implementer gode vaner: nøkkelen til å bli mer produktiv

En vane er en handling som vi gjentar ofte og automatisk uten å måtte tenke på det.

. Hvert menneske har vaner som det utfører på daglig basis. Mye av befolkningen leser nyhetene om morgenen, mens andre ser på nyhetene religiøst om ettermiddagen; noen har en tendens til å ta en kald dusj tidlig, mens andre foretrekker et varmt bad rett før leggetid, og så videre.

Når vi allerede har internalisert disse atferdsmønstrene i rutinen vår, antar de ikke en innsats eller offer fra vår side, siden de har blitt automatiske handlinger som vi gjør automatisk naturlig. Problemet er ikke å opprettholde vanen, men i å bygge den i utgangspunktet.

I lang tid var det en tro på at for å ta i bruk en ny vane, måtte vi utføre en bestemt handling bevisst og gjentatte ganger i en periode på ikke mindre enn 21 dager. Denne teorien ble født som et resultat av observasjonene til Dr. Maxwell Maltz, forfatter av den berømte boken ¨Psycho-Cybernetics¨ (1960), der han slår fast at pasientene hans brukte minst 21 dager på å vedta en endring innenfor deres rutine. Sannheten er at det å skape vaner ikke er en så enkel eller eksakt sak.

Psykologen Phillippa Lally (2010, 2022) slo på sin side fast at, i gjennomsnitt tar det oss mer enn to måneder å automatisere en ny vane, og det nøyaktige antallet dager avhenger betydelig av selve handlingen, personen og omstendighetene der vanen utvikler seg. Et annet funn av denne forskningen er at å gjenta en aktivitet så mange ganger som mulig under de samme omstendighetene vil gjøre det lettere for denne handlingen å bli en vane.

Dermed, For å lykkes med å skape vaner, må vi først være disiplinerte, konsekvente og spesifikke.. Det vil være mye lettere å internalisere en vane som vi gjør hver dag, til samme tid og på samme sted, enn en som vi gjør fra tid til annen, til forskjellige tider og på forskjellige steder.

• Du kan være interessert i: "Typer motivasjon: de 8 motivasjonskildene"

Hvilke vaner kan øke produktiviteten vår på jobben?

Stephen Covey, forfatter av den største bestselgeren i selvhjelpshistorien, "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989), fastslår at å skape vaner ¨forutsetter en enorm prosess og forpliktelse¨, siden det innebærer et skjæringspunkt mellom kunnskap (definering og etablere ¨hvilken¨ vane vi ønsker å implementere og ¨hvorfor¨), evnen (bestemme ¨hvordan¨ å oppnå det) og ønsket (motivasjonen til å kjøre den). Hvis vi setter dette paradigmet ut i livet, er vår motivasjon (ønske) å være mer produktiv på arbeidsplassen. Deretter presenterer vi hvilke vaner du skal implementere i arbeidet ditt for å forbedre produktiviteten og hvorfor (kunnskap), og hvordan du oppnår dem (evne):

1. Optimaliser tiden din

Hvis en gjøgler ikke timer timingen riktig, vil han slippe alle ballene han klarte å holde i luften. På samme måte er realistisk og spesifikk planlegging på jobben avgjørende. Planlegg reiseruten din og prioriter ventende oppgaver Det vil sikre at du administrerer tiden din riktig. For å gjøre dette anbefaler vi at du lager en liste over alle oppgavene du ønsker å fullføre i arbeidsdagen. Lag denne listen til samme tid hver dag (enten kvelden før eller først om morgenen). Vi foreslår at du alltid prioriterer viktige oppgaver på grunn av deres haster og verdi.

Det er viktig at du administrerer én aktivitet om gangen og bestemmer en realistisk tid for å fullføre den. Fokuser på den handlingen og gi den din fulle oppmerksomhet. Eliminer distraksjoner og forstyrrelser. Pleier du å sjekke e-poster konstant? Tildel en time eller flere til denne oppgaven innenfor din daglige timeplan. Må du administrere samtaler eller møter med teamet? Planlegg dem. Hvis du sørger for at alt har sin tid og sin plass, vil du slutte å føle deg overveldet og frustrert. Det vil ikke mangle tid til noe, da du vil gi tid til alt.

• Relatert artikkel: "Hvordan administrere tiden på jobben bedre: 12 tips (og hva du bør unngå)"

2. Sett mål og tidsfrister

For å organisere en reise er det viktig å vite reisemålet og datoen for reisen. Å vite hvor vi skal og når vi ønsker å komme dit er drivkraften som motiverer oss til å fortsette. Mange ganger administrerer vi prosjekter uten å etablere disse parameterne. Uten å definere disse faktorene er det umulig å vite hvordan man skal prioritere oppgaven. Dette vil føre til at endeløse ansvar samler seg og vil føre til en snøballeffekt der arbeidsmengden vil vokse uten å kunne bremse den eller redusere den.

For dette foreslår vi bestemme sluttresultatet vi ønsker å oppnå for hvert prosjekt, antall trinn som skal utføres og tilsvarende tidsperiode for hvert trinn, for å etablere en foreløpig fullføringsdato. Hvis vi gjør en korrekt inndeling av aktiviteten, i mål og delmål, organiserer vi den riktig og deretter vi er konsekvente og disiplinerte når vi utvikler hvert trinn, vi vil være i stand til å nå våre mål effektivt.

3. Selvsikkerhet fremfor alt

Å være selvsikker innebærer uttrykke oss klart og konsist, bestemt, men uten fiendtlighet. Ifølge psykolog John M. Gottman, å kommunisere effektivt er ekstremt vanskelig i et forhold av noe slag. En av måtene vi ikke klarer å være selvsikker på på jobb eller med teamet er når vi unngår å si "nei" av frykt for konsekvenser eller noens skuffelse. Vi aksepterer forespørsel etter forespørsel, og når vi ikke klarer å holde ord, ikke bare ikke bare individuell og teamproduktivitet lider, men vår troverdighet og profesjonalitet avtar. Å si nei betyr modenhet og ærlighet. Å si nei er en hel setning som ikke trenger begrunnelser.

Andre måter å være selvsikker på er ved å være enkel og direkte når du snakker, si hva du trenger uten å be om unnskyldning og holde kontroll på følelsene dine. Denne vanen vil kreve mye øvelse og tålmodighet, men den vil gjøre underverker for å øke produktiviteten din.

• Du kan være interessert i: "Sikkerhet: 5 grunnleggende vaner for å forbedre kommunikasjonen"

4. Prioriter din velvære

Hvis du ikke lader datamaskinen, vil den til slutt slå seg av og ikke kunne utføre funksjonene sine. På samme måte er mennesker oppladbare batterier, og vi trenger frakobling og hvile for å fortsette å produsere resultater. Rutiner som fremmer hvile og digital frakobling er av vital betydning for at vi skal være produktive i jobbene våre. For dette anbefaler vi å være streng når det kommer til å sove, og gi ham tilstrekkelig tid (noen få 8 timer) respekter pauser og koble fra jobb så snart vi arbeidsdag.

Andre aktiviteter som fremmer generell velvære (og derfor produktiviteten vår) er et godt kosthold, fysisk aktivitet og meditasjon eller avslapning. Vi anbefaler at du inkorporerer disse aktivitetene i din daglige rutine og tildeler dem en tid og et sted, for å lette automatiseringen av vanen.

5. Skap fysisk harmoni

Hvis det er kaos i miljøet, er det kaos i sinnet. Dermed, Det er ekstremt viktig at du opprettholder en funksjonell og ren plass, siden det vil hjelpe deg å bli mer produktiv og effektiv. På denne måten vil du redusere sannsynligheten for å feilplassere et viktig dokument eller miste en fil med sensitiv informasjon.

Du vil ikke kaste bort tid på et problem, men du kan håndtere det direkte. For dette anbefaler vi at du tildeler en funksjonell plass til alt du anser som viktig når du skal styre arbeidet ditt. Så snart du slutter å bruke den, sett den tilbake på plass. Du kan også bruke dette på nettområdet ditt: klassifiser e-postene du mottar og organiser mappene på datamaskinen din. La alt være på sin plass, på sin egen plass.

6. øve på selvrefleksjon

Å oppnå resultater er viktig, men enda mer verdifullt er det å reflektere over hvordan vi har nådd målene våre. Gjennom egenvurdering kan vi finne ut hvilke vaner som ikke fungerer og hvilke aspekter vi bør fortsette å forbedre.. For å utvikle denne vanen kan du svare på følgende spørsmål ukentlig: ¨Har det endelige resultatet blitt som jeg så for meg? Hva ville ha endret seg? Hva vil jeg replikere?¨. Ved å peke på det positive og det negative, vil vi foredle metodikken som vil lede oss til suksess.

Oppsummert, for å være mer produktive må vi skape vaner som forbedrer ytelsen vår. Å skape vaner er en prosess som innebærer at vi er disiplinerte og konstante med våre handlinger for å automatisere dem. Disse vanene vi har diskutert er bare penselstrøk for hvordan du kan forbedre produktiviteten, men de er sikre måter å produsere resultater på. Tør du å implementere dem?