Kontanthåndtering: hva det er og hvordan det brukes i selskapet

Et av de mange ansvarsforholdene bedriftene har er å planlegge hvordan de vil bruke kontantene sine.

Med denne artikkelen kan vi oppdage hvordan denne funksjonen utføres, hva de er faktorene som tas i betraktning for å gjøre kontanthåndteringen så effektiv som mulig og prinsippene som ingen selskaper skal glemme hvis de ønsker å være optimale i denne oppgaven.

• Relatert artikkel: "Administrasjonsvitenskap: hva de er, egenskaper og funksjoner"

Hva er kontanthåndtering?

Cash management, også kjent med sitt engelske navn, cash management, refererer til alle tiltakene et selskap tar for å håndtere inn- og utstrømning av penger for å opprettholde en optimal økonomisk tilstand. For å nå dette målet, må organisasjonen ha en uttømmende kontroll over likviditeten den har i hver For øyeblikket må betalingene du gjør, samt finansieringsmulighetene du kan få fra banker.

Formålet med kontanthåndtering er sørge for at foretaket har de nødvendige midlene for å kunne møte forpliktelsene det har hvert år og samtidig utnytte overskuddet mest effektivt

, hvis noen, for å maksimere fordelene med investeringen. For å gjøre dette må den oppnå en balanse mellom den delen som bruker til å gjøre opp gjeld, betale ventende fakturaer, en annen del som holdes kontant og en annen som er investert på nytt.

For alle disse spørsmålene er det viktig å ha en kasserer som er i stand til å utføre passende prosedyrer og som kontrollerer inn- og utstrømning av penger slik at selskapets kontoutskrift alltid er tilstrekkelig og situasjoner som kan komme på kompromiss ikke blir nådd organisasjonens stabilitet, for hvis det er problemer på et økonomisk nivå, vil de uunngåelig påvirke alle andre aspekter av selskap.

De kan virke som åpenbare uttalelser, men noen ganger er de ikke så åpenbare. Viktigheten av riktig kontanthåndtering bør ikke undervurderes. En studie som analyserte hvorfor 101 nystartede selskaper mislyktes, viste at hovedårsaken, som rammet 41 av dem, gikk tom for kontanter. En demonstrasjon av hvordan Økonomisk dårlig forvaltning kan raskt gjøre selskapet konkurs.

Åpenbart hvis et selskap går tom for kontanter, indikerer det også at det er problemer i andre dimensjoner av selskapet, eller at noe element ikke utvikler seg som planlagt. I alle fall er det grunn nok til å gjennomføre feilfri kontanthåndtering, enten ikke generere nye problemer eller å være solide nok til å kunne løse andre som ble generert i andre avdelinger.

Selv om det kan virke som om alle problemene vi har nevnt bare handler om forretningsregnskap, handler de om forskjellige konsepter. Det er mulig at hvis ikke selskapet er stort, utføres begge prosedyrene av samme avdeling, men når selskapet er større det aktuelle selskapet er det mer sannsynlig at de har trent ett team for regnskap og et annet for å administrere penger.

Hvordan håndtere kontanter riktig

Når vi vet viktigheten av kontanthåndtering, er spørsmålet hva som er den beste måten å gjøre det på. Selv om det ikke finnes noen magiske formler, som i alt relatert til økonomien, er det spørsmål som i mange tilfeller svarer til sunn fornuft. La oss se nærmere på noen av dem.

1. Delt ansvar mellom avdelinger

A priori kan det se ut til at alt relatert til kontanthåndtering skal styres utelukkende fra økonomiavdelingen, men i virkeligheten er det så viktig gjelder mange andre sektorer i selskapet.

For eksempel har kommersiell avdeling mye dypere kunnskap om de forskjellige klientene den jobber med, samt et tettere forhold til dem, i noen tilfeller. Derfor ville det være rimelig å vurdere muligheten for at det er reklamen som har ansvaret for en klient som har ventende betalinger med vårt firma, som har ansvaret for å kontakte ham og få ham til å se situasjonen han er i, og dermed prøve å løse problemet hendelse så snart som mulig og at selskapet mottar skyldig beløp slik at kontanthåndtering ikke kompromitteres for lengre.

• Du kan være interessert i: "Finansiell syklus for et selskap: hva er det, perioder og beregninger"

2. Betal leverandører i tide

I det forrige punktet har vi gitt eksemplet med en klient i selskapet vårt som har kommet for sent med en betaling og derfor har gjeld hos oss. Men vi må ikke glemme at motsatt tilfelle også vanligvis er et vanlig scenario i næringslivet. Nemlig det er ofte selskapet selv som forsinker betaling av fakturaer til sine leverandører, av visse grunner. En av dem skal visstnok ta seg av kontanthåndtering.

Selv om det er målet, er denne praksisen skummel. Å bruke leverandører som om de var finansielle enheter som gir oss kreditt når vi trenger det, er en feil. Når det gjelder omdømme, vil det påvirke oss alvorlig, da det vil være vanskelig å samarbeide med samme leverandør på lang sikt hvis selskapets omdømme er at det lønner seg ut i tid. Denne praksisen brukes noen ganger før kvartals- eller årlige kontotapninger fordi det forventes at det er behov for likviditet.

På samme måte er det ikke unnskyldelig. Hvis det er tilfelle, vil det beste være å avtale tidligere med leverandøren en betalingsdato som selskapet vet at den kan anta. I tillegg kan vi forverre kontanthåndteringen av leverandørselskapet alvorlig, siden det er penger de forventet og at de slutter å motta, svekker kontoene sine, noen ganger alvorlig, hvis bestillingen er viktig og det er et selskap litt.

3. Utforsk ulike former for finansiering

En annen måte å ivareta kontanthåndtering på er å evaluere finansieringsformer utover klassikerne banklån, som er mekanismene som vanligvis brukes og som genererer høye kostnader for virksomhet. For eksempel, For å balansere kontoer når det er mange utestående kundesamlinger, henvender store selskaper seg til såkalte inkassoselskaper.

Disse selskapene går til det opprinnelige selskapet nesten all gjeld som tredjeparten har med seg og ansvarlig for å administrere innsamlingen av den ventende fakturaen hos nevnte klient, og holde en kommisjon for arbeidet ferdig. Det er et forhold der begge selskapene favoriseres, noe som er en perfekt mekanisme for kontanthåndtering, som ser hvordan pengestrømmen ikke blir satt i fare av standardinnstillinger.

4. Gjennomgå immobiliserte kontanter

En annen av taktikkene vi kan bruke for å optimalisere kontanthåndtering er den uttømmende gjennomgangen av balansene på jakt etter mulige kontanter som er immobilisert. I denne forstand kan vi finne for eksempel inntekter påløpt fordi vi har solgt våre produkter eller levert tjenestene våre til visse kunder og har ennå ikke blitt fakturert, av årsakene det er.

På samme måte kan vi finne oss selv i motsatt posisjon, og det er vi som har betalt for forskuddsbetaling til en leverandør, og vi har ennå ikke vært i stand til å nyte varene som skyldtes tjene oss. I begge tilfeller er det jobben til den ansvarlige for kontanthåndtering å kontrollere disse sakene for alltid å være i en mest mulig effektiv situasjon.

Mål med kontanthåndtering

Vi har allerede sett hva kontanthåndtering består av og forskjellige måter å gjøre det riktig på. Vi skal nå se forskjellige funksjoner som denne prosessen oppfyller.

1. For å kunne møte betalingene

Åpenbart er det første og sannsynligvis viktigste problemet som vi vil kunne kontrollere med riktig kontanthåndtering møte betalinger som selskapet vårt må utføre, fra de som tilsvarer egne ansatte så vel som leverandørene og andre typer utgifter.

2. Lag utgiftsprognoser

Det handler ikke bare om å betale, men også om å planlegge dem og vite hvor mye vi kan bruke til enhver tid å utarbeide prognosene for året basert på kapitalen vi har eller forventer å ha.

3. Takle uforutsette utgifter

Selvfølgelig, så mye som vi prøver å planlegge alt, Det er tider når uforutsette situasjoner dukker opp som forårsaker utgifter som vi ikke hadde.. I disse tilfellene vil god kontanthåndtering tillate oss å møte disse hendelsene lettere.

4. Gjør gode investeringer

Hvis den økonomiske situasjonen til selskapet er veldig god, er det mulig at det har overskudd tilgjengelig for investering. Riktig kontanthåndtering innebærer velg de beste alternativene å bruke pengene på.

5. Administrer midler effektivt

Balansen mellom inntekt og utgifter er ryggraden i et selskaps regnskap, og for dette er det viktig å forvalte midlene vi har på en best mulig måte.

6. Aldri gå konkurs

Selvfølgelig er insolvens et scenario som selskapet ikke skal nå, da det er opptakten til konkurs.

Bibliografiske referanser:

• Gitman, L.J. (2003). Prinsipper for økonomistyring. Pearson Education.
• Kusnadi, Y., Wei, K.C.J. (2011). Avgjørende faktorer for bedriftens policy for kontanthåndtering: Bevis fra hele verden. Journal of Corporate Finance. Elsevier.
• Laitinen, E.K., Laitinen, T. (1998). Kontanthåndteringsatferd og forutsigelse av feil. Journal of Business Finance & Accounting. Wiley nettbibliotek.
• Pérez, K.D., Socarrás, F., Labrada, E.D. (2014). Metodiske prosedyrer for kontanthåndtering. Observatory of the Latin American Economy. Intercontinental Academic Services SL.