Jak lepiej zarządzać czasem w pracy: 12 wskazówek (i czego unikać)

Wszystkim z nas zdarzyło się, że mamy dużo pracy do wykonania i wydaje się, że nie ma wystarczająco dużo godzin, aby ją dokończyć. „Buff, nie mam czasu…” mówimy sobie, ale spójrzmy prawdzie w oczy, wszyscy mamy takie same 7 dni po 24 godziny każdy. Problem nie polega na tym, że nie ma czasu, ale na tym, że źle to planujemy.

Jak lepiej zarządzać czasem w pracy to pytanie, które zadawali sobie wszyscy ciężko pracujący pracownicy a potem zobaczymy strategie, jak to osiągnąć, a także jak zapobiec tak gładkiemu blaknięciu naszych godzin, jak ziarna w klepsydrze.

• Powiązany artykuł: „Psychologia pracy i organizacji: zawód z przyszłością”

Jak lepiej zarządzać czasem w pracy i osiągać lepsze wyniki

Nasze tygodnie mają 7 dni i każdy z nich ma 24 godziny, ani o jedną więcej, ani o jedną mniej. Czas jest taki sam dla wszystkich pod względem ilości, ale nie w jego wykorzystaniu. Niektórym udaje się wykonać wszystkie zadania, które muszą, nie tracąc czasu na wypoczynek i rodzinę, podczas gdy inni kończą swoje obowiązki bardzo późno

. Dlaczego? Co to jest, co odróżnia jedno od drugiego? Kluczem do tego wszystkiego jest to, jak inaczej zarządzamy czasem pracy.

W społeczeństwie, w którym żyjemy, niezbędne jest zarządzanie czasem, ponieważ w najmniejszym stopniu zaczynamy się przeciążać, odczuwamy stres i zauważamy, że wszystko, co chcieliśmy zrobić, musi mieć Anuluj.

Obowiązki zawodowe wyprzedzają nasze hobby, rodzinę, przyjaciół i inne zajęcia przyjemne, co oznacza, że ​​im dłużej zajmiemy się pracą, tym mniej będziemy się nią cieszyć enjoy wolny czas. Złe zarządzanie czasem frustruje nas i sprawia, że ​​czujemy, że tracimy życie.

Jak lepiej zarządzać czasem w pracy, to coś, czego wielu chce, ale niewielu rozumie. Nie ma niezrozumiałej tajemnicy, to po prostu kwestia nauki organizowania. Oczywiście zawsze mogą się zdarzyć nieprzewidziane zdarzenia, ale większość godzin, które widzimy, to czas, który dobrze wykorzystany pozwoli nam jak najszybciej zakończyć nasze zadania.

Sposoby na lepsze zarządzanie czasem

Następnie zobaczymy, że zobaczymy kilka wskazówek i strategii, aby jak najlepiej wykorzystać czas spędzony w pracy, aby W ten sposób mamy więcej na te przyjemne czynności, które chcemy wykonać, gdy skończymy z obowiązkami zawodowymi.

1. Użyj agendy

Agendy pozwalają nam zarządzać czasem w perspektywie średnio- i długoterminowej poprzez ustalanie ważnych dat i pamiętanie o nich. Niezależnie od tego, czy w formacie cyfrowym, czy fizycznym, ważne, że mamy taką, która organizuje zadania i dobrze planuje, kiedy musimy dostarczyć raporty lub dotrzymać terminów. Musimy mieć ją zawsze pod ręką, aby spisywać wszystkie nasze zobowiązania i często ją konsultować. Nie ufajmy naszej pamięci, bo o ile myślimy, że jest nieomylna, tak nie jest.

2. Przydziel zadaniom określony czas

Jeśli pracujemy niestrudzenie i nieprzerwanie, prędzej czy później pojawi się zmęczenie fizyczne i psychiczne, które uniemożliwi nam prawidłowe działanie. Z tego powodu konieczne jest przydzielenie każdej czynności określony czas i pozostawienie czasu wolnego między zadaniami, nawet jeśli jest on bardzo krótki. Może to być sprzeczne, ale biorąc pod uwagę, że powyżej 50 minut trudno jest Skupmy się, krótka przerwa może nas naładować i sprawić, że będziemy pracować zadowalająco.

Idealnym rozwiązaniem jest umieszczenie w naszym harmonogramie, kiedy zaczną wykonywać każde z przydzielonych nam zadań i kiedy powinniśmy zrobić sobie krótką przerwę. Możemy polegać na metodzie Pomodoro, pracując 25 minut (1 pomodoro) lub 50 minut (2 pomodoro), a następnie robiąc 5-minutową przerwę między tercjami. W ten sposób będziemy mogli iść do przodu bez uczucia zmęczenia, prawidłowo realizując funkcje, które musimy rozwijać.

3. Wyznaczone cele

Zdecydowanie zaleca się wyznaczanie celów dziennych, tygodniowych, a nawet miesięcznych. Ta strategia jest bardzo dobrą opcją do prawidłowego wykonywania krótkich prac, a także motywuje nas do tego, aby zobaczyć, ile osiągamy. Cele te muszą być ambitne, ale też realistyczne i osiągalne, bo w przeciwnym razieKiedy zobaczymy, że ich nie przestrzegamy, stracimy motywację. Wyznaczane cele muszą być krótko-, średnio- i długoterminowe.

• Możesz być zainteresowany: „Wyzwalacze do działania: czym są i jak wpływają na zachowanie”

4. Priorytetyzuj zadania

Nie wszystkie zadania mają jednakowe znaczenie. Musimy zacząć od najważniejszego, najwyższego priorytetu. Nie ma znaczenia kolejność, w jakiej ustalamy priorytety, Ważne, że to robimy, bo skończenie najważniejszych rzeczy wcześniej oznacza, że ​​najpierw będziemy mieli wolny czas.

Wszystko, co jest małe lub nie jest pilne do naprawienia, może poczekać. W związku z tym ważne jest, aby wiedzieć, które są nasze najlepsze godziny występów, te, w których jesteśmy najlepsi koncentrujemy się, aby wykonywać zadania wymagające jak największej ilości zasobów z największą możliwą wydajnością i bez błędy. Najmniej ważne, to lepiej zostawić go w momentach, kiedy nasza wydajność nie jest zbyt wysoka, zwykle po jedzeniu lub w późnych godzinach pracy.

5. Zacznij przynajmniej fajnie

W wielu przypadkach zostawiamy to, co najmniej chcemy robić, na koniec i to jest duży błąd. Najlepsze, co możemy zrobić, to jak najszybciej zrobić to, co jest złym napojem, ponieważ w ten sposób pozbędziemy się go wcześniej i będziemy mogli cieszyć się resztą dnia. Jeśli najpierw pozbędziemy się tego, co nas stresuje, reszta rzeczy do zrobienia będzie łatwiejsza do zrobienia.

6. Podziel czas na bloki

Bardzo dobrą strategią wykorzystania i efektywnego zarządzania czasem jest podzielenie dnia pracy na bloki. Jeśli mamy do wykonania złożone zadania, które na pierwszy rzut oka sprawiają, że bardzo niechętnie je rozpoczynamy, Zawsze możemy je rozłożyć na prostsze zadania, zorganizowane w taki sposób, że każdy mały krok jest Postęp. Konwertując złożone zadania na kilka prostszych, możemy zoptymalizować zasoby, zaoszczędzić czas i lepiej zorganizować czas..

7. Daj sobie nagrody

Chociaż nie powinniśmy nadużywać, możemy nagradzać się za odrabianie lekcji. Możemy wręczyć sobie drobne nagrody, takie jak np. posiadanie tabliczki czekolady na końcu raportu, czytanie przez pół godziny książki, którą lubimy, oglądanie interesującego nas filmu… Te małe nagrody będą napędzać i motywować nas do wykonania i dokończenia zadań, które musimy wykonać.

8. Zorganizuj dobre środowisko pracy

Miejsce, w którym pracujemy, jest bardzo ważne, bardziej niż nam się wydaje. O ile możemy, powinniśmy pracować w miejscu z dobrym biurkiem, wygodnym krzesłem, dobrym oświetleniem i bez rozpraszania uwagi.. Możemy nadać mu osobisty charakter, aby był przytulny, ale zawsze upewniając się, że jest schludny i dobrze zorganizowany. Stół pełen papierów, z kompletnie zagraconym sprzętem biurowym, to środowisko, które nie pozwala nam skoncentrować się na naszych zadaniach.

9. Ustalić ograniczenia

Spędzanie kilku godzin z rzędu na robieniu tego samego, bez wstawania z krzesła i nie rozprostowywania nóg, jest bardzo szkodliwe dla naszego zdrowia i produktywności. Nie zrobimy rzeczy lepiej pracując dłużej. Jeśli widzimy, że zadanie kosztuje nas za dużo lub że łatwo się rozpraszamy, poświęćmy trochę czasu, zmieniając na chwilę zadania lub bezpośrednio odpoczywając. Nie chodzi o to, że rezygnujemy z tego, co robiliśmy, ale o to, że musieliśmy zostawić to na chwilę w gotowości.

• Możesz być zainteresowany: „Prawo Parkinsona: dlaczego trwamy dłużej, tym dłużej mamy”

10. Unikaj wielozadaniowości

Ale w taki sam sposób, w jaki można zostawić zadanie w połowie wykonane na jakiś czas, nie powinniśmy myśleć, że będziemy dobrze pracować, jeśli ciągle przeskakujemy od zadania do zadania. Koncentracja to coś, co wymaga czasu, więc nie możemy poświęcić się wykonywaniu dwóch zadań na przemian jednocześnie, ponieważ jedyne, co możemy osiągnąć, to bardzo szybko się zmęczyć i zająć dwa razy więcej czasu rób je. Wielozadaniowość to największy wróg efektywnego zarządzania pogoda. Wydajność jest znacznie wyższa, gdy skupiamy się na jednym zadaniu.

11. Nie bój się powiedzieć nie

Niezbędne jest nauczenie się odmawiania, gdy nie możemy czegoś zrobić, ponieważ mamy już dużo pracy. Czasami nasi koledzy próbują ukryć przed nami swoje zobowiązania, a nawet nasz szef nadużywa swoich sytuacji i daje nam zadania, których nie jesteśmy w stanie dzisiaj zakończyć bez poświęcenia części naszego czasu wolny. Czasami można to zaakceptować, ale zawsze przesadza. Jeśli widzimy, że żądają od nas zbyt wiele, nie powinniśmy bać się odmówić.

12. Deleguj na osoby trzecie

Czasami czujemy, że sytuacja nas przytłacza, zwłaszcza jeśli otrzymaliśmy wiele zadań, więcej niż się spodziewaliśmy. Ważne jest, aby unikać stresu i delegować część naszych zadań koledze lub podwładnemu, nie nadużywając zaufania, nie przesadzając i nie powierzając mu zadań, do których nie został zatrudniony. Nie chodzi o to, aby ktoś inny wykonał naszą część, ale tak wysyłać czynności, które są dla nas trudne do wykonania całkowicie samodzielnie.

Co zabiera nam czas: błędy i rozproszenia w pracy

Teraz, gdy zobaczyliśmy 12 wskazówek, jak lepiej zarządzać czasem w pracy, nadszedł czas, aby zobaczyć, co zabiera nam czas. Istnieje kilka błędów i elementów rozpraszających, które utrudniają nam dobre działanie w miejscu pracy, złodzieje czasu, którzy, jeśli zostaną wykryci, pozwolą nam lepiej zarządzać naszym dniem rodzić.

1. Przerwy

Oczywiste jest, że przerwy są tym, co najbardziej psuje naszą organizację czasu. Przy najmniejszym, gdy coś nam przeszkadza, nasza koncentracja znika, przez co potrzebujemy kilku cennych minut, aby ponownie skupić się na tym, co robimy. Im dłużej zajmie nam odzyskanie koncentracji, tym dłużej zajmie nam powrót do produktywności, a także narażamy się na pewne ryzyko popełnienia większej liczby błędów.

2. Telefon komórkowy

Telefon zajmuje dużo czasu. Albo plotkować o ostatniej rzeczy, którą ktoś umieścił na Instagramie, o tym, co nasi znajomi piszą do nas na WhatsApp, albo telefon od członka rodziny, telefon komórkowy rozprasza nas i uniemożliwia sprawne działanie i oczywiście im dłużej trwa rzeczy.

Dobrym pomysłem jest wyłączenie telefonu komórkowegoBiorąc jednak pod uwagę, że żyjemy w hiperpołączonym społeczeństwie i że w dużym stopniu od niego zależymy, najlepszą rzeczą do zrobienia jest Możemy to zrobić, to usunąć go z naszego pola widzenia, aby w ten sposób zapamiętać go tylko wtedy, gdy Zobaczmy. Bardzo ważne jest również, aby zostawić to w ciszy i bardzo wyraźnie powiedzieć rodzinie i przyjaciołom, że jeśli nie ma nas ostrzec o prawdziwej sytuacji krytycznej, nie powinni do nas dzwonić.

3. Odłóż zadania

Odkładanie nieprzyjemnych lub skomplikowanych zadań to najgorsze, co możemy zrobić ponieważ im więcej czasu mija, tym mniej będziemy musieli je wykonać i tym więcej będzie nas kosztowało zrobienie ich dobrze, gdy zdecydujemy się to zrobić. Najlepsze, co możemy zrobić, jak już wcześniej skomentowaliśmy, to zrobić je dobrze w pierwszej chwili dnia, ponieważ w ten sposób pozbędziemy się złego napoju tak szybko, jak to możliwe.

Wznawianie

Jeśli chcemy lepiej zarządzać czasem w pracy, ważne jest, abyśmy wiedzieli, co musimy zrobić, podzielić zadania na małe czynności, które są łatwe i szybkie do wykonania i przynajmniej do rozpoczęcia przyjemne. Bardzo ważne jest, aby wziąć pod uwagę, w jakich porach dnia jesteśmy najbardziej produktywni i umieścić najprostsze czynności i mniej ważne w tych, w których trudniej nam się skoncentrować, np. po jedzeniu lub pod koniec dnia rodzić.

Najbardziej bolą cię zakłócenia, zwłaszcza przerwy i telefony komórkowe do naszego zarządzania czasem, ponieważ im więcej razy tracimy koncentrację, tym mniej produktywni będziemy. Niezbędna jest praca w wygodnym pomieszczeniu, w którym jesteśmy odizolowani od wszelkich niepilnych rozproszeń i wiemy, kiedy jest najbardziej odpowiedni czas na korzystanie z telefonu komórkowego. Nasi bliscy muszą wiedzieć, o której pracujemy, mówiąc im, że nie powinni do nas dzwonić, chyba że jest to coś bardzo ważnego.

Odniesienia bibliograficzne:

• Allen, D. (2001). Wykonywanie zadań: sztuka bezstresowej produktywności. Nowy Jork: Wiking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, NA (2006). Nawyk teraźniejszości: strategiczny program przezwyciężania zwlekania i cieszenia się grą bez poczucia winy. Nowy Jork: Grupa Pingwinów. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Łatwe osiąganie celów! Praktyczne narzędzia do wyznaczania celów i sprawdzone techniki zarządzania czasem. Maarheeze: Trening Cranendoncka. ISBN 978-90-79397-03-7.