Pięć technik „dlaczego”: co to jest i jak z niej korzystać

Istnieje wiele technik rozwiązywania problemów, z których wszystkie są bardzo przydatne w zależności od rodzaju problemu, który ma zostać rozwiązany.

Wśród tych, które osiągnęły największą popularność dzięki prostocie jego zastosowania mamy pięć technik dlaczego, narzędzie, które pozwala nam znaleźć pierwotną przyczynę określonego problemu poprzez zadawanie pytań.

Chociaż jest to łatwa do zastosowania ta technika, wymaga ona kilku kroków do naśladowania, uwzględnienia kilku wskazówek, a także oceny jej wad, o czym przekonamy się w kolejnych wierszach. Trzymaj się, aby dowiedzieć się więcej o tej technice!

• Powiązany artykuł: „Psychologiczne wyczerpanie podczas konfliktu pracowniczego”

Jaka jest technika pięciu dlaczego?

Technika pięciu dlaczego, zwana również drabiną dlaczego-dlaczego lub dlaczego, to: strategia szeroko stosowana w rozwiązywaniu problemów, która pozwala znaleźć źródłową przyczynę złożonego problemu lub która jest wynikiem ciągu przyczyn. Jego aplikacja jest bardzo prosta, dlatego jest tak popularna i wykorzystywana w świecie rozwiązywania problemów.

Uważa się, że ideologiem tej techniki był Sakichi Toyoda, japoński przemysłowiec i wynalazca, który założył firmę Toyota. Toyoda zastosowała to narzędzie do rozwiązywania problemów w produkcji samochodów. Wtedy to inżynier Taiichi Ohno, również z Toyoty, nada tej technice ciągłość i rozgłos, popularyzując jej zastosowanie.

Założenie tej techniki jest tak proste, że możemy ją podsumować w następującym oświadczeniu skierowanym do kolegów tych japońskich producentów: „Spójrz na zakład produkcyjny bez uprzedzeń iz pustym umysłem; powtórz „dlaczego” pięć razy dla każdego wydania ”.

Zasadniczo jest to narzędzie do analizy przyczynowo-skutkowej, które działa poprzez pytania. Dzięki tej strategii można przeanalizować problem, zadając pytanie „dlaczego”. Po uzyskaniu odpowiedzi na to pierwsze „dlaczego” ponownie zadajemy sobie to samo pytanie i tak dalej, aż znajdziemy przyczynę problemu, który przyszliśmy rozwiązać.

Zwykle, Aby znaleźć źródło problemu, wymagane jest minimum pięć „dlaczego”, dlatego technika otrzymuje tę nazwę. Jednak pomimo tego, co mówi jego nazwa, niewykonanie pięciu „dlaczego” nie oznacza, że ​​narzędzie nie jest używane. dogodnie, skoro pytanie należy zadać do momentu, gdy uzna się, że doszło do źródłowej przyczyny analizowanego zjawiska, wystarczą trzy powody lub siedem wystarczy.

• Możesz być zainteresowany: „Ilościowa szkoła administracji: co to jest i charakterystyka”

Jak zastosować technikę do rozwiązywania problemów?

Chociaż jest to dość swobodna technika, wykonanie analizy przy użyciu techniki pięciu Whys wymaga wzięcia pod uwagę pewnych kwestii.

Niezbędne jest zaangażowanie kierownictwa w proces pięciu „dlaczego” w firmie. Do samej analizy należy zastanowić się, kim są właściwi ludzie, z którymi można utworzyć grupę roboczą. Wskazane jest również skorzystanie z osoby, która może pełnić rolę facylitatora procesu, w tym sensie, że jest ona skłonna do zadawania pytań dotyczących konkretnego zagadnienia.

Istotne jest, aby proces znajdowania pięciu „dlaczego” odbywał się na kartce papieru lub, jeszcze lepiej, na tablicy. Przez proxy można to zrobić za pomocą komputera, ale lepiej jest przeprowadzić cały proces analizy za pomocą czegoś, w czym każdy może uczestniczyć w tym samym czasie fizycznie. Napisz problem na tablicy i upewnij się, że wszyscy go rozumieją.

Podczas procesu, Bardzo ważne jest, aby zastanowić się, jakie są prawdziwe przyczyny problemu i jakie objawy lub skutki powodują, nie myląc ich. Nie wolno nam zapominać, że symptom jest nadal konsekwencją czegoś i że jest to coś, na co trzeba znaleźć rozwiązanie. Dlatego ważne jest, aby zwracać uwagę i postępować zgodnie z logiką związków przyczynowo-skutkowych.

Musimy upewnić się, że wyizolujemy przyczyny, które spowodowały awarie, problemy lub niedogodności sytuacji, w której się znajdujemy. W tym celu bardzo dobrą strategią jest tworzenie zdań, które podnieśliśmy, ale w odwrotnej kolejności, używając wyrażenia „i dlatego” lub „i dlatego”. Powinniśmy starać się, aby pytania były jak najbardziej precyzyjne.

Nigdy nie należy uciekać się do obwiniania wyłącznie i wyłącznie czynnika ludzkiego. Mógł wystąpić błąd ludzki, nieuwaga ze strony pracownika lub jakikolwiek problem, który był w rękach jednego lub kilku osób, ale cały proces musi być również oceniony i każdy problem, ludzki lub czysto przypadkowy, który mógłby mieć. Ta technika nie jest stosowana do szukania odpowiedzialności, ale do uczenia się na błędach i zapobiegania ich ponownemu popełnieniu. Trzeba pielęgnować atmosferę zaufania i szczerości, a oskarżenia w tym nie pomagają.

Należy zadać pytanie „dlaczego?” dopóki nie zostanie ustalona pierwotna przyczyna problemu. To jest do powiedzenia, Jeśli zostanie znalezione coś, co po rozwiązaniu lub wyeliminowaniu uniemożliwia ponowne popełnienie błędu, oznacza to, że technika została w pełni zastosowana. Zaleca się, aby zadać sobie pytanie „dlaczego?” z punktu widzenia klienta, a nie pracownika.

• Powiązany artykuł: „Opór wobec zmian organizacyjnych: cechy, przyczyny i co robić”

Przykłady zastosowania tej techniki

Chociaż założenie tej techniki jest proste, aby lepiej ją zrozumieć, przedstawimy trzy przykłady, które: z pewnością pozwalają nam dogłębniej zrozumieć, jak działa strategia pięciu „dlaczego” i jak przydatna? Co to jest.

1. Sprawa Toyoty

Pierwszy przykład, który podaliśmy, to taki, który zaproponowała sama Toyota. Maszyna ma awarię.

• Dlaczego maszyna się zepsuła? Bezpiecznik przepalił się z powodu przeciążenia.
• Dlaczego był przeciążony? Łożyska nie były wystarczająco nasmarowane.
• Dlaczego nie miały wystarczającego nawilżenia? Pompa smarująca nie przepuszczała wystarczającej ilości oleju.
• Dlaczego w pompie nie było wystarczającej ilości oleju? Pompa była zapchana wiórami metalu.
• Dlaczego był zatkany opiłkami metalu? Bo pompa nie ma filtra.

Zatem po tej analizie możemy zrozumieć, że brud w pompie z powodu braku filtra spowodował przeciążenie bezpiecznika, co spowodowało awarię maszyny. W tym konkretnym przykładzie możemy to zrozumieć każda przyczyna ma swój własny skutek, więc działając na piątym, dlaczego problem powinien zostać rozwiązany.

• Powiązany artykuł: „6 filarów zasobów ludzkich”

2. Wymiana personelu

System danych klienta wydaje się być nieaktualny:

• Dlaczego system podaje nam nieaktualne dane? Ponieważ analityk nie wrzucił zaktualizowanych danych z poprzedniego miesiąca.
• Dlaczego analityk nie przesłał danych z poprzedniego miesiąca? Bo nikt go tego nie nauczył.
• Dlaczego nikt go nie nauczył, jak to zrobić? Ponieważ nikt nie zna procedury.
• Dlaczego nikt nie zna procedury? Bo kto go znał, odszedł i nie wyjaśnił tego przychodzącemu robotnikowi.
• Dlaczego procedura nie została wyjaśniona przychodzącemu pracownikowi? Ponieważ nie było to udokumentowane, nie było też możliwości, że jedyny, który nie wiedział, wyjdzie bez pokazania go nowemu.

Ten problem, który początkowo wydawał się tylko awarią systemu, jest w rzeczywistości: problem ludzki, w którym strony odpowiedzialne za aktualizację danych nie miały świadomości, że taka jest ich rola i nikt go nie poinformował ani nie uczył. Nie było też protokołu, w którym byłoby określone, co zrobić w przypadku, gdy osoba odpowiedzialna za aktualizację danych odeszła.

• Możesz być zainteresowany: „14 najlepszych zajęć z budowania zespołu (wyjaśnione i uszeregowane)”

3. Niższa sprzedaż

W firmie zaczęli odnotowywać niższą sprzedaż...

• Dlaczego sprzedaż spadła? ponieważ sprzedawcy nie osiągnęli swoich miesięcznych celów.
• Dlaczego sprzedawcy nie osiągnęli swoich miesięcznych celów? ponieważ nie mają wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na sprzedaży.
• Dlaczego nie mają wystarczająco dużo czasu, aby skupić się na sprzedaży? ponieważ codzienne sprawy nie są rozwiązywane szybko.
• Dlaczego codzienne sprawy nie są rozwiązywane szybko? ponieważ firma nie wdrożyła narzędzia, które szybko i sprawnie je rozwiąże.

W tym konkretnym przypadku widać, że ponieważ firma nie posiada narzędzi, które pozwalają szybko rozwiązywać codzienne problemy, to pracownicy muszą wymyślić, jak to zrobić napraw je.

Ponieważ wiele z tych problemów jest nieznanych lub bardziej złożonych niż pozwala na to Twoja wiedza, rozwiązanie zajmuje zbyt dużo czasu i zasobów poznawczych. W konsekwencji nie mamy czasu na skupienie się na sprzedaży i robienie mniej.

• Możesz być zainteresowany: „4 rodzaje systemów organizacji biznesu”

Zalety tej techniki

Możemy wymienić kilka Korzyści i zalety techniki Five Whys:

• Pozwala szybko zagłębić się w istotę problemu różnymi ścieżkami.
• Jest to bardzo łatwa do zastosowania technika, wystarczy zadać sobie właściwe „dlaczego” i znaleźć przyczynę każdego problemu.
• Jego użycie sprzyja pracy zespołowej. Idealnie powinno być stosowane przez osoby pełniące różne role w firmie.
• Można go zintegrować z innymi narzędziami rozwiązywania problemów, takimi jak analiza Ishikawy lub sześć myślących kapeluszy.

A jako główną zaletę wyróżniającą się na tle innych możemy to wymienić działa na pierwotną przyczynę problemu, zapobiegając jego ponownemu wystąpieniu po wykryciu, zrozumiałe i rozwiązane.

krytycy

Ale pomimo kilku zalet, technika pięciu „dlaczego” ma również pewne wady, głównie dlatego, że niektórzy uważają to za zbyt słabe narzędzie do analizy tego, co jest źródłem problemu.

Opinię tę wyraził Teruyuki Minoura, były dyrektor zarządzający globalnymi zakupami w Toyocie, uznając, że to narzędzie nie pozwoliło na analizę wystarczająco głęboką, aby rozwiązać problemy w świecie tak złożonym, jak świat Inżynieria.

Dodając do tej krytyki, mamy wiele innych powodów:

• Naukowcy mają tendencję do skupiania się na objawach, zamiast zagłębiania się i dostrzegania przyczyny całego problemu.
• Niemożność wyjścia poza dotychczasową wiedzę badacza. Badacz nie może znaleźć przyczyn, ponieważ nie musi posiadać wiedzy, aby je wykryć.
• Brak wsparcia, które pomoże badaczowi udzielić prawidłowej odpowiedzi na pytania „dlaczego”.

Ponadto wyniki nie są powtarzalne. Dowodem na to jest fakt, że różne osoby stosujące technikę pięciu dlaczego dla tego samego problemu mogą znaleźć różne przyczyny.

Tendencja do izolowania pojedynczej przyczyny źródłowej i postrzegania jej w sposób liniowy, zamiast rozważania możliwości, że jest ich kilka przyczyny, które spowodowały problem i jako konsekwencja połączenia kilku problemów, które dają wynik wieloczynnikowy.