Komunikacja biznesowa: rodzaje, cechy i typowe błędy

Żyjemy w społeczeństwie, w którym duża część rynku pracy jest konfigurowana w oparciu o otoczenie biznesowe. Niezależnie od tego, czy są to duże korporacje międzynarodowe, MŚP, firmy rodzinne, czy nawet indywidualne usługi, wszystkie z nich muszą wziąć pod uwagę ten istotny element jego przetrwanie to spójność w organizacji i komunikacja między jej częściami w celu połączenia sił i dążenia do celu pospolity.

W tym sensie możemy to potwierdzić Komunikacja biznesowa jest jednym z kluczowych elementów, gdy organizacja, zwłaszcza jeśli ma pewną złożoność, działa prawidłowo i może się dostosować i przetrwać. I właśnie o takiej komunikacji będziemy mówić w tym artykule.

• Powiązany artykuł: „Psychologia pracy i organizacji: zawód z przyszłością"

Czym jest komunikacja biznesowa?

Komunikacja biznesowa rozumiana jest jako zespół procesów realizowanych przez firmę lub jej część w celu doprowadzenia firmy do podróży informacje, zarówno wewnętrznie między różnymi działami lub stanowiskami firmy, jak i jeśli mówimy o komunikacji firmy z Zewnętrzny.

Należy pamiętać, że co do zasady taka komunikacja oznacza nie tylko możliwość wydania informacji, ale obejmuje również fakt jej otrzymania: mamy do czynienia z wzajemną wymianą danych.

Dobra komunikacja biznesowa pomaga wszystkim członkom firmy zachować motywację i można poznać działania, zmniejszając niepewność zarówno pracowników, jak i liderów co do stanu to samo. Ułatwia również interakcję i poprawia środowisko pracy, oprócz poprawy produktywności i umożliwienia bardziej optymalnego reagowania na każdą ewentualność.

Cele ogólne

Cele komunikacji biznesowej są łatwo zrozumiałe. Wewnętrznie z jednej strony pozwala na stworzenie spójnej organizacji oraz uzyskanie informacji i wyników przez: jej różnych działów lub pracowników, a także generowanie i przekazywanie celów i wizji korporacyjnej firmy.

Także ułatwia zrozumienie, czego oczekuje się od każdego pracownika, a także zrozumienie realiów, z którymi każdy z nich musi się zmierzyć. Ułatwia również wszystkim pracę w tym samym kierunku i uczenie się nowych sposobów wykonywania własnych obowiązków.

Na poziomie komunikacji ze światem zewnętrznym komunikacja biznesowa jest niezbędna do kontaktu z otoczeniem i generowanie pozytywnego wizerunku samej firmy, a także w celu analizy grupy docelowej i oceny jej wymagania. Pozwala również nauczyć się przyciągać potencjalnych klientów i oceniać zmiany tkwiące w dynamicznym społeczeństwie oraz płyn, w którym żyjemy, coś fundamentalnego, aby przewidywać i stawiać czoła możliwym trudnościom oraz być w stanie dostosować się do połowa.

Aby komunikacja była efektywna, konieczne jest, aby sama firma stworzyła również dla niej skuteczne kanały. ponieważ wzmacnia transmisję informacji dzięki swoim działaniom, generując środki do komunikowania się i Ponadto aktywnie działa, aby nie było niepewności dotyczące tego, co jest wymagane i pożądane w organizacji.

Ważne jest również, aby pracować zarówno nad formalnymi, jak i nieformalnymi aspektami, a także oceniać potrzeby i przemyślenia różnych pracowników. Niezbędna jest również empatia, dobre uregulowanie i zaplanowanie mechanizmów komunikacji.

• Możesz być zainteresowany: "Identyfikacja wizualna: co to jest i jak definiuje organizacje"

Różne rodzaje komunikacji biznesowej

Nie wszystkie firmy i organizacje komunikują się w ten sam sposób, a są różne typologie i klasyfikacje komunikacji biznesowej na podstawie różnych kryteriów.

1. Wewnętrzny i zewnętrzny

Pierwsza z nich to ta, która ustala rozróżnienie między komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną, pierwsza to ta, która występuje między różnych działów i pracowników samej firmy, a drugi ma na celu nawiązanie komunikacji z połowa.

2. Dwukierunkowy i jednokierunkowy

Podobnie możemy również znaleźć style komunikacji biznesowej o większym lub mniejszym poziomie interaktywności, które można znaleźć z najczęstszych komunikacja dwukierunkowa, w której nadawca i odbiorca współdziałają i wymieniają informacje, aż do jednokierunkowej, w której wysyłany jest tylko jeden komunikat, generalnie z pozycji władzy, do odbiorcy, który nie ma możliwości udzielenia odpowiedzi.

3. Rosnąco, malejąco i poziomo

W ramach wewnętrznej komunikacji biznesowej organizacji możemy znaleźć trzy główne typy w: funkcja punktu, w którym zaczyna się informacja i pozycja między nadawcą a odbiorcą tej informacji Komunikacja. O komunikacji w dół mówimy wtedy, gdy czynność komunikacyjna jest wykonywana od emitenta o pozycji wyższej niż odbiorca.

Gdy to podwładny przekazuje wiadomość swojemu przełożonemu, mówimy o komunikacji w górę. W obu przypadkach mielibyśmy do czynienia z rodzajem komunikacji wertykalnej, czyli takiej, w której podmioty utrzymujące akt komunikacyjny pozostają w nierównej relacji pod względem władzy (istnieje między nimi hierarchia).

Innym wielkim rodzajem komunikacji jest komunikacja pozioma, która jest ustanawiana między osobami zajmującymi tę samą pozycję i znajdującymi się na tym samym poziomie hierarchii.

4. Formalny i nieformalny

Na koniec należy zauważyć, że w komunikacji biznesowej możemy znaleźć dwa różne rodzaje kanałów komunikacji: formalny i nieformalny. W pierwszym z nich zwykle zajmuje się aspektami technicznymi i związanymi z samymi zadaniami, będąc rodzajem komunikacji opartej na szacunku, skoncentrowanej na rozumie i celu firmy.

Jednak w komunikacji nieformalnej zazwyczaj nawiązuje się bardziej elastyczną i naturalną komunikację, zasadniczo skoncentrowany na relacjach międzyludzkich i często będący tym, który ma największy wpływ na samopoczucie w pracy. Ta ostatnia jest bardzo zróżnicowana w zależności od tego, kto ją wykonuje i może wykraczać poza miejsce pracy, będąc trudną do kontrolowania przez organizację.

Możliwe zagrożenia dla dobrej komunikacji

Utrzymanie sprawnej komunikacji biznesowej jest niezbędne, ale nie jest łatwe. I to jest to, że istnienie wysokiego poziomu zmienności sytuacji, które mogą zaistnieć, a także istnienie nieporozumienia, nadużycia i trudności w komunikacji firmy.

1. Brak spójności

Jednym z czynników, które w największym stopniu wpływają na to, czy komunikacja jest naprawdę użyteczna, jest wiarygodność emitenta i wzgląd na z odbiorcą przekazu Przykładem może być istnienie dysonansu między tym, co się mówi, a tym, co się robi, nieutrzymywanie emitenci sposób działania zgodny z wydawanymi komunikatami.

To ostatnie może mieć miejsce u każdego pracownika firmy, niezależnie od zajmowanego stanowiska w hierarchii lub jeśli rozmawia z przełożonym, podwładnym lub kogoś na tym samym poziomie hierarchii i generuje poważne reperkusje dla obu podmiotów (co w zależności od sytuacji może być złe rozważane, a nawet zwalniane) oraz organizacji (generowanie niższego poziomu zaufania do osoby, a w przypadku zajmowania wysokiej pozycji nawet w organizacja).

W ten sam sposób i np. w przypadku dużych firm z dużą liczbą działów, jeśli istnieją rozbieżności między autorytetem a danymi referencyjnymi w firmie prawdopodobnie Może dojść do sytuacji, w której pracownik tak naprawdę nie będzie wiedział, za jakim przywództwem się kierować, coś, co może generować frustrację i nieufność.

Podobnie należy bardzo uważać na interpretację komunikatów, ponieważ istnienie Ambiwalencja może prowadzić do tego, że różne działy lub pracownicy będą interpretować różne rzeczy przeciwieństwo. Celem komunikacji biznesowej jest właśnie zagwarantowanie organizacji i spójności wewnętrznej, tak aby komunikaty niejasne i z różnymi interpretacjami mogą powodować pojawienie się niepewności i wątpliwości u odbiorców wiadomość.

2. Brak emocjonalnego związku

Kolejny problem tkwi w sposobie, w jaki przebiega komunikacja. Na przykład w niektórych organizacjach może wystąpić trudność w wytworzeniu poczucia więzi na poziomie emocjonalnym, co w przypadku pracownicy mogą generować mniejsze zaangażowanie i produktywność, a u użytkowników brak zainteresowania i poszukiwania innych alternatywy. Trzeba docenić, że wszystko, co się robi, a nawet to, co nie jest, jest w zasadzie komunikatywne.

Dlatego ważna jest nie tylko sama wiadomość, ale także sposób jej przekazywania: to nie to samo e-mail nie daje też takich wrażeń, jak spotkanie twarzą w twarz lub poszukiwanie prawdziwego kontaktu.

3. Nie rozumiem kontekstu

Należy również docenić dostosowanie do aktualnej sytuacji i postępu społecznego, a także specyfikę samej sytuacji. Na przykład w coraz bardziej zglobalizowanym społeczeństwie, w którym nowe technologie umożliwiają natychmiastową komunikację z szeroką liczby osób jednocześnie, konieczne może być przeanalizowanie i zainwestowanie w politykę komunikacyjną uwzględniającą siłę portale społecznościowe i jak poprawnie przekazywać pożądane informacje, oprócz oceny kontaktu z potencjalnymi klientami z innych regionów na świecie.

Podobnie konieczna jest również ocena własnej sytuacji firmy, aby nie podejmować więcej niż co mogą objąć, przy czym konieczne jest uwzględnienie sytuacji całego Spółka.

Innym problemem może być treść wysyłanych komunikatów: możliwe, że chociaż komunikacja istnieje, nie przekazuje lub nie przekazuje treści, które należałoby przekazać. Możliwe, że skupia się na aspektach raczej uzupełniających i ignoruje np. orientację lub cele, które dane stanowisko powinno mieć, lub którzy przyjmują za pewnik istnienie wiedzy, która nigdy nie została ujawniona.

4. Izolacja i brak komunikacji

Wreszcie, być może najważniejszym problemem, który można ekstrapolować ze wszystkich poprzednich, jest możliwość, że nie ma prawdziwej komunikacji.

Najwyraźniejszym przykładem jest stabilne i ciągłe korzystanie z komunikacji jednokierunkowej, która może: generować sytuację stagnacji i niezrozumienia tego, co dzieje się w organizacja. Na szczęście dzisiaj jest najmniej używany właśnie dlatego, że jest najmniej wydajny i użyteczny.

Jest to również możliwe że na różnych stanowiskach nie ma odpowiednich mechanizmów umożliwiających nawiązanie kontaktu nawet gdyby ich opinie zostały wysłuchane, jest mniejsza szansa na informację zwrotną lub nawet, że różne części firmy nie mają ze sobą kontaktu. Konieczne jest aktywne stymulowanie takiej interakcji.