Plano de contas: tipos, características e partes

No campo empresarial é muito importante ter um registro minucioso de todo o dinheiro que entra e sai da organização, e quanto se espera que seja gasto no futuro.

Um plano de contas É um tipo de documento que serve para cumprir essa finalidade e, embora possa parecer um simples papel ou arquivo onde se colocam os números, a verdade é que são essenciais para qualquer empresa que pretenda continuar a manter flutuador.

Vamos ver mais de perto o que são, como são feitos, que tipos de códigos usam e qual é a sua estrutura.

• Artigo relacionado: "Os 13 tipos de texto e suas características"

O que é um plano de contas?

Um plano de contas é um documento que é usado para registrar as operações de uma organização. Ou seja, serve para estabelecer a estrutura da empresa na hora de contabilizar as atividades empresariais.

Este tipo de documentos Eles são muito importantes no campo da contabilidade., pois facilitam sobremaneira o registro das movimentações econômicas, sistematizando todo tipo de despesas e receitas realizadas. Normalmente, os planos de contas são organizados na seguinte ordem: ativos, passivos, patrimônio líquido, receitas, custos e despesas.

A regulamentação de cada país faz com que as empresas tenham um grau variável de liberdade na hora de preparar este tipo de documentos, adequando-os às suas necessidades e da forma mais conveniente à sua realidade negócios. O tamanho do catálogo sempre dependerá da complexidade do negócio.

Quais são as suas principais vantagens?

Devido ao fato de que esses tipos de documentos costumam ser muito flexíveis, os funcionários da empresa podem manter um registro rigoroso de todas as suas operações, levando em consideração quaisquer mudanças na entrada e saída de dinheiro da organização.

Além disso, graças a ter um registo, seja em papel ou em formato digital, existe um documento que mostra como está a decorrer. o fluxo de dinheiro na empresa, tanto na entrada quanto na saída, especificando como está sendo feito e em que quantidade. Graças a isso, no caso de fazer orçamentos para diversos fins, é possível fazer uma estimativa muito mais precisa do que vai ser necessário ou do que vai ser gasto.

• Você pode estar interessado: "Os 13 tipos de texto e suas características

Como elaborado?

Ao projetar um plano de contas, é muito importante descobrir quais transações estão ocorrendo no negócio. Desta forma, dados suficientes serão obtidos da administração da empresa.

Além disso, porque cada país tem regulamentos diferentes sobre a organização da empresa e impostos associados (como IVA ou IRS), é importante consultar a regulamentação em vigor e verificar se a empresa tem alguma pendência para resolver.

Um aspecto muito importante na hora de elaborar um plano de contas é que você deve aceitar mudanças no futuro, pois sempre pode acontecer que um serviço tenha sido cobrado ou pago e que no final não tenha sido prestado ou alguns dados tenham sido inseridos de forma errada.

Durante a coleta de dados, É muito importante levar em consideração os seguintes aspectos da empresa:

• Dados financeiros por departamento.
• Projetos.
• Dados regionais.
• Obrigações fiscais.
• Principais fontes de lucro.

Para facilitar o manuseio dos dados pelos contadores e escrituradores de contas, é comum a utilização da seguinte codificação nos planos de contas:

• 1-000X para ativos.
• 2-000X para passivos.
• 3-000X para capital.
• 4-000X para renda.
• 5-000X para custos.
• 6-000X para despesas.

Características principais

Como já vimos, os planos de contas devem possuir uma série de características para que possam ser realmente úteis para a empresa e seus trabalhadores. A seguir, veremos com mais detalhes quais são essas características.

1. Flexibilidade

Por flexível entende-se que os planos de contas eles devem poder permitir que alguém adicione novas contas a eles, de acordo com a realidade da empresa.

Às vezes acontece que, quando estão a preparar este tipo de documentos, se esquecem de acrescentar alguma despesa ou lucro. Por isso, como dinheiro nunca sobra no mundo dos negócios, ele deve ser registrado no documento, mesmo que seja adicionado posteriormente.

2. Precisão

É necessário que as diferentes transações da organização sejam codificadas de forma inequívoca e com o mínimo de ambigüidade possível. Os símbolos ou códigos usados ​​para custos, responsabilidades, ativos, etc., devem ser os menos semelhantes entre si. A ideia é evitar qualquer tipo de confusão.

3. racional

planos de contas Eles devem facilitar o agrupamento de contas que tenham algum tipo de relacionamento, (ex: despesas com materiais de construção: madeira, tijolos, cimento...)

4. Simplicidade

Um catálogo de contas não deve ser elaborado como se fosse o Códice Calixtino. Os símbolos utilizados devem ser fáceis de memorizar e manejáveis ​​para os membros da empresa..

Um catálogo de contas preparado de forma que o usuário tenha que consultar, repetidas vezes, o que significam os códigos ou letras de um manual não é nada funcional.

Principais tipos de planos de contas

Existem diferentes tipos de planos de contas, dependendo do tipo de sistema de codificação que eles usam. Abaixo estão os cinco primeiros.

1. com sistema alfabético

Para se referir a ativos, passivos, capital, receitas, custos e despesas, são utilizadas letras. Por exemplo, 'A' é para ativos, 'B' é para passivos, 'C' é para patrimônio...

2. com sistema decimal

Para se referir aos diferentes termos fiscais mencionados acima, são usados ​​números de 0 a 9. Por exemplo, 0 é ativo, 1 é passivo...

3. com sistema numérico

Os planos de contas que eles usam Um sistema numérico classifica todas as contas na organização em grupos e subgrupos., atribuindo um número a cada tipo de transação. Por exemplo, 1 - ativos, 11 - ativos circulantes, 11-10 em dinheiro...

4. Com sistema mnemônico

As contas são classificadas para que possa ser facilmente memorizado a forma como são referidos no catálogo. Por exemplo, para ativos pode-se usar a letra 'A' e para passivos a letra 'P', e assim por diante. Então, para se referir aos subgrupos, são usadas letras minúsculas. Por exemplo, para ativos circulantes, 'Ac' pode ser usado.

Deve-se dizer que, embora facilite seu aprendizado, não é realmente usado, pois há sempre um pequeno risco de ambiguidades, especialmente entre subgrupos.

5. com sistema combinado

Basicamente, são planos de contas que utilizam sistemas de codificação que combinam dois dos sistemas mencionados.

Qual é a sua estrutura?

Há três elementos notáveis ​​nos planos de contas.

1. cabeçalho

O item contábil é o que permite dividir o balanço da empresa em diferentes tipos de contas, ou seja, o que são ativos, o que são passivos, o que são custos...

2. contas

São cada uma das linhas que compõem o ativo, o passivo, o capital e outros.

3. subcontas

As subcontas são todos os elementos que compõem uma conta principal.

Referências bibliográficas:

• Marden, S. J., (2010). Guia Australian Master Bookkeepers. 3ª ed. Sidney: CCH Australia Limited.
• Clarke, Edward A. (2012). Contabilidade: uma introdução aos princípios e práticas, 7ª edição. Cengage Learning Australia Pty Ltd. pp. 106–109.