Comunicare formală: ce este și care sunt caracteristicile sale

Știm cu toții diferite stiluri de comunicare și folosim unul sau altul în funcție de contextul în care ne aflăm.

Una dintre cele mai importante este cea a comunicării formale. În aceste paragrafe putem învăța totul despre acest stil, putem descoperi cadrele în care se află utilizează de obicei și care sunt principalele sale caracteristici și avantaje în comparație cu alte modele de comunicare.

• Articol asociat: „Abilități socio-emoționale: caracteristici, funcții și exemple”

Ce este comunicarea formală și care sunt caracteristicile acesteia

Comunicarea formală este un stil comunicativ care este utilizat în contexte profesionale și instituționale. Este o metodă reglementată în care cuvintele colocviale nu sunt permise, deoarece tonul folosit trebuie să fie întotdeauna cult și aseptic. La fel, putem numi și comunicare formală fluxul de informații care apare între diferiți eșaloane în cadrul ierarhiei unei organizații și care vor fi încadrate în cadrul setului de reguli care am menționat.

Fluxul de comunicare formală poate avea loc în mod vorbit sau scris. În general, interacțiunile rezolvate pe scurt se desfășoară în conversația orală. Cu toate acestea, comunicațiile care necesită informații mai extinse sau mai complexe, sunt de obicei alese pentru realizare scris și le transmite interlocutorilor prin mijloacele alese (circulare, e-mailuri, poștale, memo etc.

O altă caracteristică a comunicării formale este aceea funcționează prin protocoale cunoscute expeditorilor și receptorilor, care fac parte din organizația în care are loc acest proces de comunicare. Aceste protocoale implică, de exemplu, căile pe care trebuie să le parcurgă mesajele, în cadrul ierarhiei. Astfel, un angajat va ști că trebuie să trimită anumite informații managerului său, iar acesta, la rândul său, trebuie să transmită informațiile superiorului său, dar nu pot sări peste etapa intermediară.

Adică, fiecare membru al organizației care participă la această comunicare formală Trebuie să știți în prealabil ce mesaj trebuie adresat persoanei, în ce formă ar trebui să fie făcut și care este calea pe care ar trebui să o urmeze aceste informații pentru a ajunge la destinație într-un mod corect.

Tipuri de comunicare formală

În funcție de adresa pe care o folosim pentru a transmite informațiile, putem stabili până la patru tipuri diferite de comunicare formală. Să continuăm să le analizăm pe toate în detaliu.

1. Comunicare formală ascendentă

Când ești în organizație, un angajat încearcă să comunice cu unul dintre managerii săi, fie cu cel imediat superior, fie cu cel care se află deasupra lui, am vorbi de comunicare formală ascendentă. Este o formă de transmitere a mesajului de tip vertical și cu direcție de jos în sus. Un exemplu al mesajelor care pot fi trimise în acest mod ar fi rapoartele care au fost solicitate, dar și cereri pentru o problemă specifică și chiar reclamații pe care doresc să le părăsească brevete.

2. Comunicare formală descendentă

Cazul opus celui precedent ar fi cel al comunicării formale descendente. În acest model, informațiile sunt transmise și pe verticală, dar de data aceasta sunt transmise de sus în jos. Adică, managerii și managerii transmit informațiile angajaților aflați sub sarcina lor. Aceștia pot trimite, de exemplu, instrucțiuni cu privire la sarcinile care trebuie îndeplinite și cum ar trebui să o facă. O pot face oral sau în scris, în funcție de informațiile pe care doresc să le trimită.

3. Comunicare formală orizontală

Nu toate comunicările formale din organizație sunt direcționate către oameni de la un alt nivel ierarhic. Când mesajul este trimis unui alt lucrător care ocupă același rang, vorbim despre comunicare formală orizontală, deoarece fluxul de informații este direcționat lateral.

Acest model este observat în mod clar în ședințele diferiților șefi de departamente, deoarece aceștia sunt mai mulți indivizi din secțiuni independente comunică, dar toți se află în aceeași poziție ca managerii sau manageri.

4. Comunicare formală diagonală

Există un tip mai puțin frecvent de comunicare formală care poate să apară și este diagonală. Această modalitate ar avea loc când cei doi interlocutori aparțin unor departamente diferite, dar și unor niveluri ierarhice diferite.

Poate fi cazul în care un șef al unei secțiuni specifice a companiei trebuie să transmită un informații angajaților care nu sunt în sarcina lor, dar care se află într - un eșalon inferior în structura companie. Acesta ar fi un exemplu de caz de comunicare formală diagonală.

• S-ar putea să vă intereseze: „Cele 8 elemente ale comunicării: caracteristici și exemple”

Punctele forte ale acestui stil comunicativ

Comunicarea formală are o serie de avantaje față de comunicarea informală. Vom vedea cele mai importante.

1. Standardizare

Utilizarea acestei metode asigură egalitatea în toate procesele de comunicare ale organizației, astfel încât toți membrii să știe cum să procedeze atunci când transmit informații, alegând calea și calea potrivită și, în același timp, toți știu să interpreteze mesajele care le vin fără nici o îndoială. Este un model standardizat care permite o înțelegere clară a regulilor și procedurilor.

2. Fără erori

Faptul de a folosi reguli prestabilite și de a urma întotdeauna aceleași proceduri are un avantaj suplimentar și este că nu permite generarea de erori, dincolo de erorile umane care ar putea fi comise în afara celor menționate reguli. Important este că, urmând protocoalele indicate, informațiile trebuie să curgă prin organizație fără nicio dificultate și fără a genera îndoieli în rândul interlocutorilor.

3. Amprenta labe

Comunicarea formală are un alt avantaj clar, și anume că toate interacțiunile care au loc în scris sunt arhivate și, prin urmare, pot fi revizuite oricând pentru a putea prelua informații specifice.

În mod logic, nu se întâmplă același lucru cu comunicarea orală formală, dar am menționat deja că acest tip de interacțiune are loc pentru a trimite mesaje foarte concise. Toate cele care au un anumit nivel de complexitate trebuie transmise în scris și, prin urmare, vor fi înregistrate.

Puncte slabe de comunicare formale

În mod logic, nu toate calitățile comunicării formale sunt pozitive. Există, de asemenea, mai multe dezavantaje de care trebuie să fim conștienți.

1. Costul timpului

Faptul de a urma protocoale destul de rigide înseamnă uneori că comunicarea formală implică o pierdere inutilă de timp pentru o transmisie de informații care ar putea fi realizată într-un timp mult mai scurt. Acesta este cazul acelor întâlniri nesfârșite în care mesajul este transmis în rândul participanților într-un mod ineficient, atunci când În realitate, s-ar putea face mai direct, dar ar însemna renunțarea la canalele de comunicare standardizate ale organizației.

2. Frig

Comunicarea formală face ca mesajele să fie transmise într-un mod rece, adesea fără o atingere umană care face ca interacțiunile să fie mai calde și care să facă această comunicare mult mai impersonală decât stilul informal. În plus, această rigiditate a regulilor, de asemenea limitează foarte mult stilul comunicativ al expeditorului, uneori dezumanizând transmiterea mesajului și determinând receptorul să îl perceapă într-un mod mai cald.

3. Confuzie

Regulile comunicării formale nu ar trebui să o permită, dar uneori este inevitabil ca o anumită confuzie să fie generată în jurul mesajului primit. Acest lucru se întâmplă atunci când transmiterea informațiilor necesită mai multe salturi între diferiți interlocutori, generând posibilitatea că în fiecare dintre aceste puncte mesajul original este distorsionat și cel primit în cele din urmă nu este exact același cu primul.

Modalități de îmbunătățire

Comunicarea formală are loc de îmbunătățit și, pentru aceasta, există mai multe recomandări care pot face acest mod de transmitere a informațiilor în cadrul companiilor mai eficient. Acestea sunt unele dintre ele.

1. Limitați formalismul

Este evident că o comunicare formală necesită un decor în emiterea mesajului, dar uneori acel exces de expresii formale poate genera un ton extrem de grav pe care receptorul ar putea interpreta ca fiind negativ, atunci când mesajul poate fi neutru și chiar merge pe linie opus. De exemplu, un manager de departament poate trimite un e-mail subordonaților săi pentru a vorbi despre al său performanță, care, în principiu, este bună, dar folosește un ton atât de grav încât îl interpretează într-un negativ.

2. Revizuire

Această recomandare ar trebui să se aplice oricărui tip de comunicare, dar mult mai mult la cea formală. Este esențial să revizuiți textele înainte de a le trimite, deoarece uneori graba ne poate determina să facem o serie de erori de ortografie, gramatică sau chiar conținut, care poate genera probleme în interpretarea mesajului, iar acest lucru poate avea repercusiuni grave în cadrul organizare. Imaginați-vă, de exemplu, că instruim un muncitor să livreze 5.000 de unități dintr-un produs, în loc de 500.

3. Recepţie

O regulă bună este să solicitați receptorului confirmarea că ați primit corect mesajul. În prezent Există instrumente în e-mailuri care ne informează când destinatarul a primit e-mailul nostru, deci în aceste cazuri nici nu trebuie să cerem în mod explicit o astfel de confirmare.

4. Utilizare corectă

Ultima recomandare ar fi utilizați comunicarea formală numai pentru chestiuni organizatorice. Orice problemă din afara companiei nu trebuie tratată în aceste moduri și încercați să trimiteți un mesajul personal printr-un canal instituțional nu va duce la mai mult decât probleme, deoarece nu este canalul potrivit.

Referințe bibliografice:

• Andrade, H. (2005). Comunicarea organizațională internă: proces, disciplină și tehnică. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Tehnici de comunicare executivă. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Comunicarea. Comportamentul administrativ.