Анализ работы: что это такое, для чего это нужно и этапы процесса

Чтобы компания функционировала наиболее подходящим образом, необходимо знать, что она делает и как далеко она может зайти. своих работников, если есть какая-либо нехватка обучения или если конкурирующие компании предъявляют к своим работникам дополнительные требования. рабочие.

Правильный анализ должности позволяет отделу кадров нанимать и отбирать лучших кандидатов в компанию, помимо знания того, каковы компетенции, задачи, способности и потребности каждого позиция.

Следующий Давайте разберемся, что такое анализ работы, в чем его важность, какие типы существуют и как его сделать.

• Связанная статья: «Управленческие науки: что это такое, характеристики и функции»

Что такое анализ работы?

Анализ работы состоит из исследование работы, которая будет предложена, или определенной должности в компании, которую вы хотите подробно узнать и улучшить. При этом виде анализа предполагается овладеть необходимыми навыками, чтобы, кто бы его ни делал, может иметь лучшую производительность, установив все необходимые критерии для выбора наиболее подходящего кандидата. соответствующий.

Как правило, этот вид анализа Это входит в обязанности отдела кадров., у которого, среди прочего, есть миссия по набору и отбору наиболее подходящих работников для которые составляют компанию, а также следят за тем, чтобы при необходимости они обновляли свое обучение. Компании не могут функционировать должным образом без подходящих людей для каждой из должностей в ней, поэтому этот отдел должен знать, какие требования необходимы для каждой должности.

После того, как конкретная работа проанализирована, обычно делается точное описание того, из чего она состоит. Это упрощает установление требований, которые считаются необходимыми для его выполнения, в дополнение к определению предложения о работе и профиля желаемого кандидата. Кроме того, разграничив и конкретизировав каждую из должностей, компания сможет составить полную организационную схему, выяснив, какой вклад каждая должность вносит в организацию в целом.

Преимущества этого вида анализа

Обобщение всех данных, полученных в ходе анализа работы, помогает в принятии решений, помимо позволяют апробировать более полезные и эффективные методы и приемы выполнения отдельных работ и компании в целом набор. Таким образом, при таком анализе Вы сможете принимать более взвешенные решения при подборе персонала, в дополнение к возможности оценить работу работников и определить, кого следует повысить, удержать, понизить в должности или уволить.

Среди самых явных преимуществ, которые дает нам анализ работы, можно выделить:

1. Структура организации

С помощью такого анализа можно знать, как задачи организации делятся на ее самые основные подразделения: подразделения, секции, отделы, рабочие единицы, такие как рабочие или рабочие группы...

2. Структура рабочих мест

Как следует из названия, этот тип анализа позволяет нам узнать, на что похожа сама работа, в частности, на ее структуру. дайте нам знать как рабочие места должны быть сгруппированы в рабочие места и диапазоны рабочих мест, в дополнение к знанию того, какие должности схожи по своей полезности и функциям для компании.

3. степень полномочий

Благодаря анализу работы мы можем знать организационную структуру компании и, в свою очередь, какие должности выше других. Он позволяет узнать степень полномочий каждой должности и ее участие в принятии решений.

4. критерий производительности

Критерии эффективности являются ссылкой, чтобы знать иерархические отношения подчиненности внутри организации, количество и виды должностей. То есть позволяет узнать, в какой степени работа определенной должности зависит от того, насколько хорошо ее выполняет другая, выше или ниже ее по авторитету.

5. Увольнение сотрудников

Анализируя должность, мы можем обнаружить те должности, которые практически выполняют одну и ту же функцию или слишком похожи, чтобы позволить им продолжать существовать. этот инструмент позволяет решить, нужно ли объединить две работы в одну или изменить их функции, чтобы избежать дублирования.

• Вас может заинтересовать: «Количественная школа администрирования: что это такое и особенности»

Виды анализа работы

Существует несколько типов анализа работы, которые могут быть выполнены. Они не исключают друг друга, а наоборот, все они необходимы для того, чтобы точно указать, что представляют собой функции, требования и компетенции каждой должности в компании, хотя в зависимости от времени и средств вы можете принять решение иметь только один тип анализа. Основными из них являются следующие четыре:

1. Анализ на основе задач

Анализ работы на основе задач Это самый старый и самый классический. В основном он состоит в выяснении того, какие задачи выполняют работники, независимо от того, какими навыками, подготовкой и навыками они обладают или должны обладать. Эта модель направлена ​​на определение и установление задач, обязанностей и ответственности, связанных с каждой из должностей в компании.

2. Анализ на основе компетенций

При анализе компетенций основное внимание уделяется тем навыки, необходимые для выполнения работы.

3. Анализ сильных сторон

Анализ сильных сторон фокусируется на те действия, которые больше всего нравятся работникам, или те, в которых они особенно хорошо справляются. Речь идет о том, чтобы найти те мотивы, которые побудили рабочих выбрать ту или иную должность, или желание, побуждающее их занимать эту должность.

4. Анализ личности

Хотя это, безусловно, немного сложнее, можно провести анализ работы в поисках тех черт личности, которые наиболее подходят для выполнения такой должности. Наиболее дисфункциональные черты также могут быть проанализированы., то есть те, которые являются источником проблем для рассматриваемой работы.

Где извлечь информацию

Анализ работы — это инструмент, который пытается следовать научному методу. Он основан на наиболее объективных и надежных источниках информации и методах, позволяющих сделать анализ точным представлением организационной реальности.

Данные извлекаются из самой работы, например, задачи, которые выполняет сотрудник, как он их выполняет и поведение, связанное с его работой. Но Помимо этих наблюдений, есть несколько методов, позволяющих извлечь всю необходимую информацию..

• Интервью и дискуссионные группы.
• Анкеты
• Наблюдение или самонаблюдение.
• Анализ с помощью документации, оценки производительности и старых предложений о работе.
• Методология критических инцидентов

Разработка анализа работы

Далее мы увидим, как разработать анализ работы и шаги, которые необходимо выполнить. Важно, чтобы, приступая к анализу такого типа, каждый знал, какие аспекты должны быть документ, какие люди в организации могут их предоставить, и способ, которым информация будет управляться. информация.

1. ставить задачи

Первая часть процесса состоит из анализировать задачи, выполняемые работниками. Это самый старый и в то же время самый фундаментальный тип анализа работы. Необходимо знать, какие типы задач и как они выполняются в организации, чтобы провести всесторонний анализ работы. Таким образом, для сбора информации на этом этапе необходимо задать себе следующие вопросы:

• Что делает сотрудник?
• Как это происходит?
• Для чего он это делает?
• Почему он это делает?

Попытка ответить на эти вопросы для каждой должности Мы можем написать список задач, выполняемых в организации. Например, если мы хотим проанализировать работу официанта, мы можем задать себе эти вопросы относительно следующих двух задач: принести еду и напитки и убрать со стола.

В случае доставки еды и напитков официант использует поднос, чтобы иметь возможность принести эти вещи клиенту, который заказал эти продукты. Причина этого в том, что мы заинтересованы в том, чтобы клиент остался доволен, потребляя то, что он заказал.

В случае уборки стола официант делает это тряпкой, дезинфицирующим средством и другими чистящими средствами, чтобы стол был в состоянии, пригодном для использования другими посетителями. Причиной этого является избежание несоблюдения гигиенических норм, предписанных Министерством здравоохранения, а также избежание жалоб со стороны недовольного клиента.

2. Должностные обязанности и ответственность

Как только вы узнаете, какие задачи выполняются внутри организации они сгруппированы по разным функциям. Может случиться так, что есть задачи, которые выполняют только одну функцию, а другие — совсем другую. друг друга, но служат одной и той же задаче, которая, в свою очередь, выполняет разные функции внутри организация.

Взяв пример официанта, мы могли бы предположить, что доставка еды клиентам входит в функцию «обслуживания клиентов». в то время как основной функцией уборки будет «гигиена заведения», хотя она также может быть связана с обслуживанием клиентов. клиент.

Как только функции задач, выполняемых в организации, установлены, они Они организованы по степени ответственности в рамках одного. Их можно классифицировать по шкале в том случае, если речь идет об обязанностях, гораздо более важных, чем другие, однако в Во многих случаях большинство задач предполагают одинаковую степень ответственности, при этом они могут быть одинаково высокоприоритетными.

3. Знания и опыт

Основополагающим аспектом при анализе работы является оценка опыта и знаний, необходимых для выполнения работы. Так что навыки, способности и обучение, которые рекомендуются или требуются для выполнения задач работы, оцениваются.

Во многих случаях это необходимое знание легко установить. Например, для того, чтобы иметь возможность работать врачом в клинике, необходимо будет получить степень в области медицины и, предпочтительно, степень магистра или аспиранта. В других случаях, однако, квалификация, необходимая для выполнения работы, не столь очевидна. Например, для работы в супермаркете могут попросить сертификат обращения с пищевыми продуктами или профессиональное обучение, хотя это не всегда так.

Во время анализа работы, чтобы иметь возможность узнать, каково желаемое обучение в идеале следует обратиться непосредственно к сотрудникам и руководителям. Они расскажут свое мнение или опыт, какое у них образование, о чем их просили и что они видели в предыдущих компаниях, где они работали. Очень полезно знать, что компании-конкуренты требуют от своих работников, поскольку таким образом Таким образом, мы предотвратим потерю компанией сил в своей области из-за отсутствия обучения ее сотрудников. рабочие.

4. Навыки анализа работы

На этом этапе важно провести анализ работы на основе навыков ваших работников. Здесь можно использовать три очень полезных приема., который можно дополнить.

4. 1. Интервью с менеджерами

Менеджеры являются ключевой фигурой в организации, поскольку они которые знают работу не понаслышке и знают, какие навыки необходимы правильно выполнять задания.

4.2. Оценка эффективности

Он делает вывод, какие навыки отличают хорошего работника от того, кто плохо выполняет свою работу.

4.3. критические инциденты

с этой техникой устанавливаются те ключевые модели поведения на рабочем месте, которые определяют успех или неудачу организации. Он выясняет, какое поведение может принести пользу или навредить деятельности компании, и предназначен для их воспроизведения или искоренения.

5. Имейте четкие цели

Независимо от того, какой метод используется, в идеале следует использовать все три. Принципиальным является то, что с его использованием можно ответить на следующие вопросы:

• В чем разница между хорошим и плохим сотрудником?
• Почему одни сотрудники могут выполнять задачи лучше, чем другие?
• Если бы вам нужно было нанять сотрудника для выполнения задачи, что бы вы искали?
• Нужно ли что-то еще, чтобы правильно установить компетенции?

В любом случае следует отметить, что каждая компания имеет свое представление о том, какими должны быть идеальные навыки для ее работников в зависимости от занимаемой ими должности, то есть это очень субъективный шаг.

Эта изменчивость в требуемых навыках в значительной степени зависит от организационной культуры компании, которая сильно различается от одной к другой. Кроме того, у каждой компании свой клиент, поэтому критерии, извлеченные из анализа должностей в одной компании, могут оказаться бесполезными для другой.

Библиографические ссылки:

• Мартин-Вальверде, А., Родригес-Саньудо Гутьеррес, Ф. Гарсия Мурсия, Дж. (1996). Трудовое право. Мадрид: Технос.
• м. Пейро, Дж. (1996). Организационная психология. Мадрид: UNED.
• Леал Миллан, А., Роман Онсало, М., Альфаро де Прадо Сагрера, А., Родригес Феликс, Л. (2002). Человеческий фактор в трудовых отношениях // Пособие по руководству и управлению: пирамида.