11 delov e-pošte (razloženo in s primeri)

E-pošta je danes postala temeljno orodje, saj nam omogoča hitro in takojšnje pošiljanje sporočil.

Platforme za elektronsko pošiljanje sporočil ne omogočajo pošiljanja pisnega besedila tistemu, na katerega se obračamo, ampak tudi ponujajo tudi možnost pritrditve drugih dokumentov in večpredstavnostnih elementov, kot so glasba, video posnetki in predstavitve.

Obstaja več deli e-pošte, ki ga bomo pregledali v nadaljevanju.

• Povezani članek: "28 vrst komunikacije in njihove značilnosti"

Značilnosti e-pošte

E-pošta, imenovana tudi e-pošta (elektronska pošta), je internetna storitev, ki vam omogoča pošiljanje in prejemanje besedilnih sporočil in večpredstavnostnih datotek med uporabniki iz vseh delov svetu. Datoteke, ki jih je mogoče poslati, so vseh vrst, na primer glasbene skladbe, slike, video posnetki, dokumenti... in zahvaljujoč temu, skupaj z njihovo hitrostjo in enostavno se je kadar koli posvetovati z njimi, da so e-poštna sporočila postala glavno sredstvo komunikacije v EU prisoten.

Če želite pošiljati in prejemati e-pošto, morate imeti poleg ene strani dostop do interneta tudi račun na eni od strani, ki ponuja tovrstne storitve.

Velika večina teh strani omogoča brezplačno ustvarjanje računov tehnologija, ki stoji za njimi, temelji na protokolu SMTD, ki se uporablja tudi za druge sisteme. Danes so najpogosteje uporabljene strani e-pošte Gmail, Yahoo! pošte in Outlook.com.

V resničnem življenju imajo uporabniki fizične e-poštne naslove, ki so lahko naši naslov ali pisarno, v virtualnem svetu moramo uporabiti pisni e-poštni naslov in digitalno. Tega naslova v omrežju ni mogoče ponoviti in je običajno sestavljen iz nabora besed (uporabniško ime), ki ga spremlja simbol @ (at) in nato ime, ki nastavi mreža.

Osebe, ki ji je sporočilo poslano, trenutno ni treba prijaviti, da bi to lahko storila prejmemo, niti ne moramo biti ves čas povezani, če želimo prejemati sporočila, ki nam jih pošiljajo drugi. Dokler je sporočilo poslano na pravilen e-poštni naslov, vas bo kontaktirala oseba, ki jo želimo doseči, razen če vaš račun sporočilo prepozna kot SPAM (neželena pošta) in ga shrani v vašo poštno mapo nezaželena.

Tako kot življenjska pošta tudi za elektronsko zahteva, da je treba izpolniti vrsto podatkov, da jih je mogoče poslati. Na enak način, kot v tradicionalnem pismu damo povratni naslov, pošiljatelja, ovojnico s pisanim besedilom ali fotografijami, e-pošto Elektronski podatki zahtevajo, da jih damo komu jih pošljemo, kaj želimo povedati in ali pripnemo druge elemente ali ne. Dolžina in formalnost telesa sporočila je odvisna od uporabnika in konteksta.

Glavni deli e-poštnih sporočil

Glavni deli e-pošte so naslednji:

Glava

Glava je niz vrstic, v katerih se prikažejo glavni podatki za pošiljanje sporočila. V tem delu lahko preberete e-poštne naslove pošiljatelja sporočila (pošiljatelja) in prejemnika (prejemnika) ter datum in uro, ko je bilo poslano. Glava je na vrhu okna e-poštnega sporočila, ki ga pišemo, in je sestavljena iz naslednjih delov.

1. Pošiljatelj

Običajno je v glavi del pošiljatelja Na voljo je v obliki praznega prostora z besedo "Od:". Na tem območju je e-poštni naslov osebe, ki pošilja sporočilo.

2. Naslovnik

Prejemnikov del je prazen prostor v glavi, ki večkrat se začne z besedo "Za:" in vanj vnesete e-poštni naslov, na katerega je sporočilo naslovljeno. Ta element je bistvenega pomena v e-poštnem sporočilu, saj je treba, tako kot v vsakem pismu, vedeti, komu je poslano.

Če napisani e-poštni naslov ni veljaven, napačno črkovan ali ne obstaja, ima večina storitev neposrednega sporočanja funkcija, ki nas opozori, da sporočila ni bilo mogoče poslati zaradi težave s prejemnikom. V drugih primerih je sporočilo poslano, vendar ne gre nikamor.

3. CC ali skp

V istem oddelku "Prejemnik" sta na koncu začetnici "CC" in "CCO". Ti dve možnosti sta neobvezni in se uporabljata za zapisovanje drugih e-poštnih naslovov, na katere želite, da prejmejo kopijo e-poštnega sporočila, ki bo poslano.

Možnost CC pomeni "s kopijo", ki prikazuje vse naslove vsem prejemnikom, to pomeni, da bodo vsi ljudje, ki bodo prejeli sporočilo, imeli dostop do e-poštnih sporočil ostalih ljudi, ki so prejeli isto besedilo.

Možnost BCC, ki pomeni "s slepo kopijo", pomeni pošiljanje istega sporočila več ljudem kot v primeru CC, vendar s posebnostjo, da E-poštni naslov oseb, ki so prejele isto e-pošto, ni prikazan.

4. Datum

Večina storitev elektronskih sporočil ima omogočeno funkcijo, ki prikazuje, kdaj in na kateri dan je bilo sporočilo poslano.

5. Prejeli potrditev

Nekatere storitve imajo funkcionalnost, ki vas obvesti, ali je bilo poslano sporočilo prejeto oseba, na katero je bila naslovljena.

6. Gumbi za odgovor in naprej

V glavi je lahko gumb z napisom "Odgovori", ki nam reši, da bi morali ponovno pisati e-poštni naslov osebe, ki nam pošlje sporočilo, da mu pošlje odgovor, medtem ko je gumb "Znova pošlji" isto sporočilo znova pošlje na isti naslov ali drugim, če smo dodali nove naslove pošte.

7. Afera

V "Zadeva" je kraj, kjer mora urednik e-pošte postaviti naslov ali tema, ki je povezana s telesom sporočilaali na kratko razložite razlog za pošiljanje. Ta stavek bo osebi, ki jo prejme, omogočil, da pred odpiranjem ve, za kaj gre.

• Morda vas zanima: "Informativno besedilo: opredelitev, vrste in značilnosti"

Okno za urejanje sporočil

Po glavi imamo del, v katerega bomo poleg pripenjanja datotek ali podpisa zapisali tudi telo sporočila v primeru, da bi to želeli.

8. Telo sporočila

Telo je urejeni del sporočila in lahko traja tako dolgo, kot želimo. Tam bomo zapisali vse razloge, zakaj pišemo in kaj želimo povedati prejemniku sporočila.

9. Urejanje orodne vrstice

Večina storitev elektronskih sporočil ima omogočeno orodno vrstico za urejanje, ki omogoča, da ima razdelek za pisanje telesa sporočila funkcije, podobne običajnim urejevalnikom besedil. Zahvaljujoč tej vrstici lahko spremenimo velikost črke, barvo, pisavo, podčrtanje, krepko pisavo, besedilo razvrstimo v krogle ...

10. Priložene datoteke

Neobvezno sporočilo lahko spremljajo priloge, to je večpredstavnostni elementi ali drugi dokumenti v različnih oblikah, na primer PDF ali Word. Te datoteke bo moral prejeti prejemnik, da jih bo lahko odprl in so lahko vseh vrst: fotografije, video posnetki, dokumenti, mape, predstavitve, skladbe, preglednice ...

Čeprav lahko v isto e-pošto pošljete več kot eno, boste morali upoštevati, koliko prostora zasedejo in jih bodo v primeru prekoračitve dovoljene pošte morali deliti z drugimi sporočila.

Na koncu okna za urejanje sporočil je gumb za pritrditev dokumentov, v katerem se bo, če kliknemo, pojavilo majhno okno, kjer lahko na našem računalniku poiščemo želeno datoteko. Druga možnost je, da povlečete tisto, kar želimo priložiti, in ga vstavimo v telo sporočila, kjer se samodejno naloži.

11. Trdno

Na koncu imamo na dnu e-poštnega sporočila podpis, neobvezna funkcija, ki jo je mogoče predhodno programirati. Ta podpis lahko vključuje tudi naše ime, e-poštni naslov, ime organizacije, za katero delamo, poleg tega pa tudi osebni podpis s frazami in čustvenimi simboli.

Priporočljivo je, da v ta prostor vnesete enake podatke, kot bi jih nosila vizitka navedite ime, kontaktni telefon, položaj in podjetje, za katerega delate, če ste e-poštni naslov strokovno.

Bistveni vidiki v telesu sporočila

Del našega e-poštnega sporočila, ki prenaša največ informacij, je nedvomno telo sporočila. Upoštevati je treba vrsto vidikov, na katere moramo biti pozorni pri pisanju e-pošte, zlasti če je sporočilo, ki ga bomo poslali, za nekoga, ki je pomemben in zahteva bolj formalno registracijo.

1. Pozdravi

Pozdrav je prvi del sporočila in nujno je, da je prisoten, če je uraden, saj je to prva stvar, ki jo bo prejel naš prejemnik. Izraz, s katerim začnemo besedilo sporočila, bo zelo odvisen od tega, s kom se pogovarjamo.

Nekaj ​​formalnih izrazov, ki jih lahko uporabimo:

• Spoštovani
• Spoštovani predsednik
• Spoštovani gospod / gospa.
• Dragi gospod

Manj formalni izrazi so:

• Pozdravljeni vsi skupaj!
• Pozdravljeni, NAME
• Pozdravi,
• Dobro jutro / popoldan / večer

2. Vsebina sporočila

Po pozdravu smo začeli razložite idejo ali obširni razlog, zakaj naslavljamo prejemnika. Tu navedete vse, kar želite sporočiti osebi, ki ji pošljete sporočilo. Kot smo komentirali, je njegova razširitev zelo spremenljiva in je odvisna od konteksta in tega, kar želite sporočiti.

V primeru službenega e-poštnega sporočila je priporočljivo, da je to sporočilo kratko in jedrnato, da doseže bistvo čim hitreje, a ohraniti formalno in prisrčno evidenco, še posebej, če se pogovarjamo s svojimi šef.

Ne glede na register, ki ga uporabljamo, je nujno poskrbeti za slovnico, ločila, črkovanje in druge vidike ustreznosti. Morda nagovarjamo prijatelja ali nekoga, s katerim imamo veliko zaupanje, toda za zagotovitev pravilnega razumevanja je zelo pomembno, da poskrbimo za te vidike.

3. Odpuščen

Končno se lahko v zadnjem delu telesa sporočila poslovimo, še posebej, če gre za formalno sporočilo ali je namenjeno nekomu pomembnemu. Zelo pomembno je da se sporočilo konča z dobrim zaključkom, primernim za določen zapis in kontekst. To slovo je treba opraviti po tem, ko ste spregovorili o vseh točkah, ki ste jih želeli.

Nekateri ločilni izrazi so:

• Najprej hvala.
• Lep pozdrav
• Prisrčno,
• Lep pozdrav
• Hvala za vaš čas.
• Adijo.
• Se vidiva kmalu.
• Moje najboljše želje.

Priporočljivo je, da se ime pošiljatelja navede v slovo, čeprav to morda ni potrebno, odvisno od situacije. Na primer, če gre za nenehno izmenjavo e-poštnih sporočil, v katerih odgovorite na prejšnje sporočilo in pogovor je bil vzpostavljen v obliki niti, imena ne bo treba vstaviti v vse sporočila.

Bibliografske reference:

• Vaš slovar (s. f.) Osnovni deli e-poštnega sporočila in naslova. Vaš slovar. Odvzet od: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Sintaksa. (s.f.) Anatomija e-poštnega sporočila. Na Syntaxis.com. Odvzet od https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message