Kako bolje upravljati svoj čas v službi: 12 nasvetov (in čemu se izogniti)

Vsem nam se je zgodilo, da nas čaka veliko dela in zdi se, da ni dovolj ur, da bi ga končali. "Buff, nimam časa ..." si rečemo, a priznajmo si, da imamo vsi enake 7 dni s po 24 urami. Težava ni v tem, da ni časa, ampak v tem, da ga slabo načrtujemo.

Kako bolje upravljati čas v službi, je vprašanje, ki smo si ga zastavili vsi pridni delavci nato bomo videli strategije, kako to doseči, pa tudi, kako preprečiti, da bi naše ure tako gladko zbledele kot zrna v peščeni uri.

• Povezani članek: "Psihologija dela in organizacij: poklic s prihodnostjo"

Kako bolje upravljati svoj čas v službi in se bolje odrezati

Naši tedni imajo 7 dni in vsak od njih ima 24 ur, niti enega več niti enega manj. Čas je količinsko enak za vse, pri njegovi uporabi pa ne. Nekaterim uspe opraviti vse naloge, ki jih morajo, ne da bi zamudili čas za prosti čas in družino, drugi pa obveznosti končajo zelo pozno. Zakaj? Kaj je tisto, kar loči enega od drugega? Ključno pri vsem tem je, kako različno upravljamo svoj delovni čas.

V družbi, v kateri živimo, je ključnega pomena, da upravljamo s časom, saj to že najmanj storimo pomanjkanje začnemo preobremenjevati, čutimo stres in opažamo, kako mora vse, kar smo želeli narediti prekliči.

Delovne obveznosti so pred našimi hobiji, družino, prijatelji in drugimi dejavnostmi prijeten, kar pomeni, da dlje kot bomo delali, manj bomo uživali prosti čas. Slabo upravljanje s časom nas frustrira in povzroči, da izgubimo življenje.

Kako si bolje upravljamo s časom v službi, si mnogi želijo, le redki pa jih dobijo. Ni nerazumljive skrivnosti, preprosto gre za to, da se naučimo organizirati. Seveda lahko vedno pride do nepredvidenih dogodkov, toda večina ur, ki jih vidimo, mine, je čas, ki nam bo, če ga bomo dobro izkoristili, omogočil, da čim prej končamo svoje delovne naloge.

Načini za boljše upravljanje časa

Nato bomo videli nekaj nasvetov in strategij, kako čim bolje izkoristiti čas v službi Tako imamo več za tiste prijetne dejavnosti, ki jih želimo početi, ko končamo z delovnimi obveznostmi.

1. Uporabite dnevni red

Dnevni redi nam omogočajo, da srednjeročno in dolgoročno upravljamo s časom tako, da določimo pomembne datume in si jih dobro zapomnimo. V digitalni ali fizični obliki, pomembno je, da imamo enega, ki bo dobro organiziral naloge in dobro načrtoval, kdaj moramo dostaviti poročila ali spoštovati roke. Vedno ga moramo imeti pri roki, da zapišemo vse svoje obveznosti in se z njimi pogosto posvetujemo. Ne zaupamo svojemu spominu, saj kolikor mislimo, da je nezmotljiv, ni.

2. Dodelite določen čas nalogam

Če bomo neutrudno in neprekinjeno delali, se bodo slej ko prej pojavile fizična in duševna utrujenost, ki nam bo onemogočila ustrezno delovanje. Iz tega razloga je treba vsaki aktivnosti dodeliti določen čas in med nalogami pustiti nekaj prostega časa, četudi je ta zelo kratek. To je lahko protislovno, toda glede na to, da je po 50 minutah težko Ostanimo osredotočeni, kratek oddih nas bo lahko napolnil in nadaljeval z delom zadovoljivo.

Idealno je, da v svoj urnik vnesemo, ko začnejo opravljati vsako od nalog, ki smo nam bile dodeljene, in ko si moramo narediti kratek odmor. Zanesemo se lahko na metodo Pomodoro, ki dela 25 minut (1 pomodoro) ali 50 (2 pomodorosa) in si nato privošči 5-minutni odmor med obdobji. Na ta način se bomo lahko premikali naprej, ne da bi se počutili izčrpani in pravilno izvajali funkcije, ki jih moramo razviti.

3. Zastavi si cilje

Zelo priporočljivo je, da si postavite dnevne, tedenske in celo mesečne cilje. Ta strategija je zelo dobra možnost za pravilno opravljanje kratkih del in nas tudi motivira, da vidimo, koliko dosežemo. Ti cilji morajo biti ambiciozni, hkrati pa tudi realistični in uresničljivi, sicerKo bomo videli, da jih ne upoštevamo, bomo demotivirani. Cilji, ki jih je treba določiti, morajo biti kratkoročni, srednjeročni in dolgoročni.

• Morda vas zanima: "Sprožilci za ukrepanje: kaj so in kako vplivajo na vedenje"

4. Prednostno določite naloge

Niso vsa opravila enako pomembna. Začeti moramo z najpomembnejšo, najvišjo prioriteto. Ni pomembno, v kakšnem vrstnem redu dajemo prednost zadevam, Pomembno je, da to storimo, saj prej zaključimo najpomembnejše stvari, pomeni, da bomo najprej imeli prosti čas.

Vse, kar je majhno ali česar ni nujno popraviti, lahko počaka. V zvezi s tem je nujno vedeti, katere so naše najboljše delovne ure, v katerih smo najboljše osredotočamo se na naloge, ki zahtevajo največ sredstev, z največjo možno učinkovitostjo in brez njih napake. Najmanj pomembno je, da jo pustimo v času, ko naša uspešnost ni zelo visoka, običajno po jedi ali pozno v delovniku.

5. Začni vsaj lepo

Velikokrat pustimo tisto, česar si najmanj želimo, do zadnjega, kar je velika napaka. Najboljše, kar lahko storimo, je, da čim prej naredimo tisto, kar je slaba pijača, saj se ga bomo tako rešili prej in še več bomo lahko uživali v preostalem dnevu. Če se najprej znebimo tistega, kar nas poudarja, bomo ostale stvari lažje naredili.

6. Razdelite čas na bloke

Zelo dobra strategija za izkoriščanje in učinkovito upravljanje časa je deljenje delovnega dne v bloke. Če moramo opravljati zapletene naloge, ki nas na prvi pogled zelo ne želijo začeti, vedno jih lahko razdelimo na enostavnejše naloge, organizirane tako, da je vsak majhen korak a Vnaprej. S pretvorbo zapletenih nalog v več enostavnejših lahko optimiziramo vire, prihranimo čas in bolje organiziramo čas..

7. Podelite si nagrade

Čeprav ne smemo zlorabljati, se lahko za domače naloge nagradimo. Lahko si damo majhne nagrade, kot je na primer čokolada na koncu poročila, pol ure beremo knjigo, ki nam je všeč, gledamo video, ki nas zanima... Te majhne nagrade nas bodo spodbudile in motivirale k opravljanju in dokončanju nalog, ki jih moramo opraviti.

8. Organizirajte dobro delovno okolje

Kraj, kjer delamo, je zelo pomemben, bolj kot si mislimo. Kolikor lahko, bi morali delati na mestu z dobro mizo, udobnim stolom, dobro osvetlitvijo in brez motečih dejavnikov.. Lahko mu damo osebno noto, da postane prijetna, vendar vedno poskrbimo, da je urejena in dobro organizirana. Miza, polna papirjev, s pisarniškimi instrumenti, ki so popolnoma neurejeni, je okolje, ki nam preprečuje, da bi se osredotočili na svoje naloge.

9. Določite omejitve

Poraba več ur zapored za isto stvar, ne da bi vstala s stola ali malo iztegnila noge, je zelo škodljivo za naše zdravje in produktivnost. Z daljšim delovnim časom ne bomo šli bolje. Če vidimo, da nas naloga stane preveč ali da nas zlahka moti, si vzemimo nekaj časa, bodisi nekaj časa spreminjamo naloge ali neposredno počivamo. Ne gre za to, da zapuščamo to, kar smo počeli, ampak za to, da smo ga morali nekaj časa pustiti v pripravljenosti.

• Morda vas zanima: "Parkinsonov zakon: Zakaj trajamo dlje, dlje ko imamo"

10. Izogibajte se večopravilnosti

Toda na enak način, kot da je za nekaj časa nalogo pustiti napol narejeno, ne bi smeli misliti, da bomo dobro delovali, če nenehno skačemo od naloge do naloge. Koncentracija je nekaj, kar zahteva čas, zato se ne moremo posvetiti izmeničnemu opravljanju dveh nalog hkrati pa, ker bomo dosegli le to, da se zelo hitro utrudimo in traja dvakrat dlje jih naredi. Večopravilnost je najhujši sovražnik učinkovitega upravljanja vreme. Uspešnost je veliko večja, če se osredotočimo na eno samo nalogo.

11. Ne bojte se reči ne

Bistveno je, da se naučimo reči ne, če nečesa ne moremo storiti, ker imamo že veliko dela. Včasih naši kolegi poskušajo skriti svoje obveznosti pred nami ali pa jih celo naš šef zlorabi situacijo in nam daje naloge, ki jih danes ne moremo končati, ne da bi žrtvovali del svojega časa prost. Včasih je to mogoče sprejeti, vendar gre vedno čez mejo. Če vidimo, da od nas zahtevajo preveč, se ne smemo bati reči ne.

12. Prenos na tretje osebe

Včasih lahko čutimo, da nas razmere preplavijo, še posebej, če smo dobili veliko nalog, več kot smo pričakovali. Pomembno je, da se izognemo stresu in nekatere naloge prenesemo na kolega ali podrejenega, ne da bi pri tem zlorabljali zaupanje, pretiravali ali mu dajali nalogo, za katero ni bil najet. Vprašanje ni postaviti nekoga drugega, da opravi naš del, ampak ja pošljite dejavnosti, ki jih težko opravimo povsem sami.

Kaj nam vzame čas: napake in moteči dejavniki pri delu

Zdaj, ko smo videli 12 nasvetov za boljše upravljanje časa v službi, je čas, da ugotovimo, kaj nam vzame čas. Obstaja več napak in motilcev, ki ovirajo našo dobro delovanje na delovnem mestu, tatovi, ki nam bodo, če jih bomo odkrili, omogočili boljše upravljanje dneva porod.

1. Prekinitve

Jasno je, da prekinitve najbolj pokvarijo našo časovno organizacijo. Vsaj ko nas nekaj prekine, naša koncentracija izgine, zaradi česar potrebujemo nekaj dragocenih minut, da se osredotočimo na to, kar smo spet počeli. Dlje kot bomo potrebovali, da si spet zberemo, dlje bomo potrebovali, da bomo spet produktivni in tudi tvegamo, da bomo naredili več napak.

2. Mobilni telefon

Telefon zahteva čas in veliko. Bodisi, da ogovarjamo o najnovejših stvareh, ki jih je nekdo objavil na Instagramu, kaj nam pišejo prijatelji na WhatsApp ali če nekdo pokliče družinskega člana, nas mobilni telefon moti in preprečuje, da bi bili učinkoviti, in seveda, dlje ko traja, stvari.

Dobra ideja je, da izklopite mobilni telefonGlede na to, da živimo v hiperpovezani družbi in smo od nje zelo odvisni, je najbolje, da to storimo Lahko ga premaknemo iz vidnega polja, tako da se na to spomnimo le takrat pa poglejmo. Prav tako je zelo pomembno, da ga pustite v tišini in družini in prijateljem zelo jasno povejte, da nas ne smejo poklicati, če nas ne bodo opozorili na resnično nujno situacijo.

3. Odložite naloge

Odložiti neprijetne ali zapletene naloge je najslabše, kar lahko storimo ker več časa mineva, manj jih bomo morali narediti in več nas bo stalo, če jih bomo naredili dobro, ko se bomo za to odločili. Najboljše, kar lahko naredimo, kot smo že komentirali, je, da jih naredimo takoj v prvem trenutku dneva, saj se tako čim prej znebimo slabe pijače.

Nadaljuj

Če želimo bolje upravljati čas v službi, je nujno, da vemo, kaj moramo naredite, naloge strukturirajte v majhne dejavnosti, ki jih je enostavno in hitro opraviti in vsaj začeti prijetno. Zelo pomembno je, da upoštevamo, v katerih dnevih smo najbolj produktivni, in postavimo najpreprostejše dejavnosti in manj pomembna pri tistih, kjer se težje koncentriramo, na primer po jedi ali ob koncu dneva porod.

Motenje, zlasti prekinitve in mobilni telefoni, vas najbolj bolijo našemu upravljanju časa, ker večkrat ko izgubimo koncentracijo, manj produktivni bomo. Bistveno je, da delamo v udobni sobi, kjer smo izolirani pred kakršnimi koli nujnimi motnjami in smo zelo jasni, kdaj je najprimernejši čas za uporabo mobilnega telefona. Naši bližnji morajo vedeti, koliko delamo, in jim reči, da nas ne smejo klicati, razen če gre za kaj zelo pomembnega.

Bibliografske reference:

• Allen, D. (2001). Končanje stvari: umetnost produktivnosti brez stresa. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Zdaj navada: strateški program za premagovanje zavlačevanja in uživanje igre brez krivde. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Enostavno doseganje ciljev! Praktična orodja za določanje ciljev in preizkušene tehnike upravljanja časa. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.