15 pisarniških funkcij (in njihove značilnosti)

V vsaki organizaciji je treba izvesti vrsto dejavnosti, da podjetje napreduje, poleg tega, da lahko dosega predlagane cilje in ponuja izdelke in storitve, za katere je specializirana.

Čeprav bi lahko govorili o stotinah funkcij, ki se izvajajo v podjetju, jih je v resnici le štirinajst dni, če jih združimo v bolj splošne funkcije.

Nato bomo odkrili, kaj so glavne pisarniške funkcije in kakšen je njen pomen za celotno organizacijo.

• Sorodni članek: "Psihologija dela in organizacij: poklic z prihodnostjo"

15 pisarniških funkcij (funkcije in delovni prostori)

V vsaki organizaciji je več zaposlenih, ki opravljajo različne funkcije. Vsak od njih je specializiran za svoje področje, kar lahko zahteva določeno vrsto usposabljanja, ki je bolj ali manj visoko in potrebno za opravljanje funkcije, ki jo opravljajo v organizaciji. Njegove funkcije so zelo raznolike in obravnavajo vidike, kot so uprava, zaloge, finančno upravljanje, izbira zaposlenih ali distribucija pošte.

Organizacije lahko opišemo kot organizme, v katerih če kateri od njihovih delov ne deluje pravilno, celota odpove ali bo manj funkcionalna

. Zato je bistveno, da delavci v podjetju obvladajo spretnosti, ki se od njih pričakujejo pri opravljanju nalog dodeljeni jim z uporabo dobre ustne komunikacije, organizacijskih sposobnosti, pisanja dokumentov in znanja pisarniška avtomatizacija. Vse te veščine se nanašajo na 15 najboljših pisarniških funkcij, ki jih bomo pogledali spodaj.

1. Načrtovanje

Načrtovanje je na vrhu našega seznama, saj je najpomembnejša naloga znotraj organizacije. To opredeljuje, katere metode in organizacijske strukture bodo izvajali v podjetju, ter jasno določa pričakovani poslovni načrt.

Čeprav obstajajo tehnološka orodja, ki pomagajo določiti metode, opisane v poslovnem načrtu, in jih distribuirati naloge med uslužbenci, je bistvenega pomena, da je dobro načrtovanje. Če ne začnete na pravi nogi, je težko doseči poslovne cilje, ki jih želi organizacija doseči.

Ljudje, ki so zadolženi za izvajanje načrtovanja, morajo imeti jasno poslovno vizijoPoleg tega, da poglobljeno vedo, kakšna je hierarhija v podjetju ter prednosti in slabosti članov, za katere menijo, da ustrezajo ciljem, ki se od njih zahtevajo.

2. Redakcija dokumentov

V vsaki pisarni je veliko napisanega. Eno najbolj dolgotrajnih opravil za delavce v podjetju je pisanje poročil in dokumentov na primer prepis pomembnih pogovorov in sestankov, poleg tega pa pustite zapisnike sami. Pripravijo se in zabeležijo tudi vidiki, kot so inšpekcijski pregledi in pregledi zalog.

Pri pripravi dokumentov Vključuje tudi razvoj vodnikov in protokolov za pomoč delavcem, novinci in veterani, da razumejo, kaj bi morali narediti pri vsakem tečaju ali nalogi, ki se od njih zahteva. Določajo lahko tudi vidike, kot so ozadje, napredek, rezultati, prednosti in pomanjkljivosti uporabe ene ali druge metode v konkretni situaciji, ki je zelo pomembna za podjetje.

• Morda vas zanima: "Psihologija vam daje 6 nasvetov za boljše pisanje"

3. Udeležite se sestankov

Kaj je podjetje brez znanih poslovnih srečanj? V vsaki organizaciji potekajo sestanki med člani delovne skupine, v kateri izmenjati ideje, deliti predstavitve, predstaviti poročila in poročila o tekočih projektih.

Ta srečanja potekajo z namenom postaviti skupna stališča in uskladiti svoja stališča do doseganja cilja ali dokončanja določenega projekta. Poskušajo usklajeno in brez nepotrebnega ponavljanja nalog med njimi določiti smer, ki ji morajo slediti delavci, da bi dosegli isti cilj. Zato sestanki za vsakega od njih določijo vloge, naloge in roke.

Kar je komentirano na sestankih, se zabeleži v zapisnike ali minute za vložitev. Njegovo pogostost, trajanje in vidike, o katerih se bo razpravljalo, določijo sama organizacija in udeleženci sestanka. Na primer, obstajajo podjetja, v katerih se sestanki odvijajo dnevno, v drugih pa tedensko, dvotedensko, mesečno... Pogostost srečanj bo odvisna od potreb vsakega podjetja in od tega, o čem se razpravlja v njih.

• Morda vas zanima: "6 vrst organizacijske komunikacije"

4. Razpored sestankov

Srečanje, osebno ali na spletu, je le vrh ledene gore. Za vsakim od njih je veliko priprav, vlaganja časa in sredstev, da se pojasni, o čem se bo govorilo ali kaj se bo v njih naredilo.

Morda se zdi preprosto, vendar neha biti tako, če menimo, da mora kdorkoli, ki je zadolžen za načrtovanje takih srečanj, se zavedati projekta, o katerem se bo razpravljalo, kdo so ljudje, ki se jih želijo udeležiti in kdaj so no.

Načrtovanje sestankov ne pomeni le odločitve o kraju, času in obiskovalcih, ampak tudi poskrbite, da se bodo udeleženci lahko udeležili in da izbrani čas ne sovpada z nalogami ali drugimi, še pomembnejšimi sestanki. Poleg tega vključuje odločitev, ali je tema, o kateri želite govoriti, dovolj pomembna, da jo lahko obravnavate v osebnega ali spletnega sestanka, saj nihče ne želi imeti sestankov za stvari, o katerih bi lahko razpravljali po klepetu ali po e -pošti elektronski.

• Morda vas zanima: "Upravljanje časa: 13 nasvetov za izkoriščanje ur v dnevu"

5. Pregled organizacijske e -pošte

Druga pisarniška funkcija je preverjanje e -pošte organizacije. Sprva se sliši preprosto, zdi se, da gre le za odpiranje e -poštnih sporočil, ki jih prejmemo z različnih ravni podjetja, kjer delamo. Resnica pa je, da je to ena od dejavnosti, ki lahko traja najdlje, obstajajo pa tudi študije, ki kažejo, da v povprečju porabimo povprečno 20,5 ur na teden pri opravljanju te naloge.

E -poštna sporočila, ki jih pošlje naše podjetje, je treba poglobljeno prebrati in poudariti pomembne vidike da nam povejo šef ali sodelavci in se zavedajte, da nobeno sporočilo ni napačno pomembno. Odgovoriti jim moramo tudi, saj ni preveč strokovno ali prisrčno, če ne bi odgovorili hvaležnost ali najmanjši komentar, da smo prejeli takšno sporočilo tako od nadrejenega kot od a podrejen.

• Sorodni članek: "11 delov e -pošte (razloženo in s primeri)"

6. Distribucija pošte podjetja

Distribucija pošte v podjetju je naloga, pri kateri ni potrebno obsežno usposabljanje, čeprav vključuje veliko odgovornosti. Imeti morate odličen občutek nujnosti, dobro organizacijo in poznati vse pomembne oddelke, pisarne in položaje v podjetju posredujte informacije ljudem, ki vam ustrezajo, in čim prej.

Dokumenti in drugi predmeti, ki jih zaposleni v vaši organizaciji morda čakajo, vključujejo račune prodajalcev, pisma odgovor vladnega organa, kreditne kartice, modeli, folije, elektronske naprave, kot so grafične kartice in materiali bratranci.

7. Logistika

Logistika To je povezano s prevozom vsega blaga, povezanega s podjetjem, tako s prihodom v podjetje kot z odhodom do drugih in skladiščenjem..

Ta funkcija vključuje tudi interakcijo s ponudniki, da lahko razdeli bistvene surovine pri izdelavi izdelkov in storitev, ki jih ponuja organizacijo. Kdor se ukvarja z logistiko, želi zagotoviti, da ima podjetje vse, kar potrebuje za nadaljevanje proizvodnje.

8. Odgovarjanje na klic

Telefon je še vedno eno najpogosteje uporabljenih komunikacijskih sredstev in poslovnemu svetu to ni tuje. Odgovarjanje na klic je temeljna funkcija vsake organizacije način komuniciranja s strankami, dobavitelji ali med svojimi sodelavci.

Ta funkcija ni tako preprosta, kot se sliši. Za pravilno izvajanje je potrebna določena stopnja protokola, saj je to zlasti za potencialne stranke prva oblika stika za mnoge med njimi, tako tiste, ki pokličejo podjetje, kot tiste, ki so poklicani, da jih obvestijo o svojih ponudbah (telemarker). Upoštevati je treba pravila vljudnosti, vzdrževati institucionalni ton in spremljati glasnost in besedišče.

Kdor je zadolžen za telefon, se mora zavedati, kaj govori oseba, s katero se pogovarjajo, pa naj bo to dobavitelj ali kupec. Med izvajanjem te funkcije mora telemarker zapisati, koliko več informacij je bolje povezanih s sogovornikom, z namenom razširitve podatkovne baze podjetja s potencialno stranko ali zanimivim dobaviteljem.

• Sorodni članek: "Kvantitativna upravna šola: kaj je to in značilnosti"

9. Pomoč strankam

Storitev za stranke sestavljajo fizično oskrbovane stranke glede vprašanj in dvomov, ki jih imajo o storitvi ali izdelku, ki ga ponuja organizacija.

To je ena najbolj občutljivih funkcij v podjetjih, saj je odvisno od obravnave, ki se izvaja Kupci in kako učinkovito je razrešiti njihove dvome ali pritožbe glede izdelkov ali storitev, bodo zadovoljni ali ne.

• Morda vas zanima: "12 psiholoških trikov, ki jih supermarketi uporabljajo za to, da porabite več denarja"

10. Organizacija datotek

Organizacija datotek je ključni vidik v podjetjih, pa naj bo to v papirni ali digitalni obliki.

Tako ali drugače, Vsa dejavnost v podjetju ustvari določeno vrsto dokumentov, ki jih je treba hraniti, na primer račune, zapisnike, zapiske, zapisnike, poročila o prodaji, tiskana poročila ... Te podatke je treba katalogizirati, arhivirati in varovati, odvisno od stopnje njihove pomembnosti in če se bodo v prihodnje verjetno posvetovali z njimi.

11. Tiskanje in kopiranje dokumentov

Tiskanje dokumentov je samo to, tiskanje datotek, ki so potrebne za njihovo shranjevanje v fizični obliki in pripeljite jih do pravih delavcev.

Ta funkcija je povezana s funkcijo organiziranja datotek, saj bo morda potrebno tudi tiskanje dokumentov digitalno vnaprej shranjeni za nadomestno fizično kopijo in shranjeni na spletnem mestu primeren.

12. Izbira osebja

Nobeno podjetje ne obdrži trajno svojih delavcev, bodisi zato, ker se sami odločijo za odhod, so odpuščeni ali pa preprosto umrejo. Ljudje prihajajo in odhajajo, zato morate zaposliti nove zaposlene, da bodo lahko delali po svojih najboljših močeh. Pri izbiri osebja je izbira bodočih delavcev med možnimi kandidati.

Naloge v zvezi z zaposlovanjem moramo intervjuvati kandidate, si ogledati njihove življenjepise, raziskati njihov prstni odtis in potrditi, da so njihove reference resnične.

• Sorodni članek: "Izbira osebja: 10 ključev za izbiro najboljšega zaposlenega"

13. Inventar

Funkcija popisa Vključuje ugotovitev, kakšne vire ima podjetje in ali potrebuje kakšen poseben predmet ali element, da lahko pravilno opravlja svoje funkcije. Popisnik je odgovoren za ugotovitev, ali manjka pisarniškega materiala, opreme, pohištva, čistilnih sredstev ali katerega koli drugega predmeta.

Del seznama je tudi obveščanje o prihodkih in odhodkih virov, na primer o napakah ali škodah ste jih imeli ali če obstaja sum, da obstajajo delavci, ki odpeljejo pisarniški material doma. Vse to bo zabeleženo v poročilu, ki podrobno opisuje stanje virov in možne potrebe, ki so se pojavile zaradi njihove pomanjkanja, če sploh.

14. Upravljanje financ

Upravljanje financ sestoji iz zagotavljanja, da denar, s katerim ravna organizacija, ustreza pričakovanemu življenjskemu ciklu, nakup in prodajo izdelkov in storitev, ki jih podjetje potrebuje in ponuja, ter pametno vlaganje. To pomeni tudi shranjevanje vseh računov, njihovo pošiljanje ustreznim osebam, njihovo registracijo in izvedbo potrebnih administrativnih plačil.

15. Uprava

Z administracijo mislimo vprašanja, ki so bolj povezana z dokumentacijo, na primer pravna vprašanja in birokracija. Družba mora poleg upoštevanja modelov zelo dobro vedeti, katere pravne vidike mora upoštevati ter dokumente, ki jih je treba izpolniti in predložiti državni upravi, da potrdijo, da so njihove dejavnosti zakonito.