8 značilnosti uradnega pisma (razloženo)

Običajno bo uradno pismo naslovljeno na osebo z avtoriteto ali z določeno stopnjo hierarhije, ki lahko vpliva na nekatere pomembne vidike našega življenja. Zato je pomembno vedeti, kako pravilno pisati.

V tem članku videli bomo najpomembnejše značilnosti uradnega pisma da morate to vrsto pisanja predstaviti, pri čemer izpostavite različne dele, ki jo sestavljajo, na koncu pa bomo navedli nekaj primerov vrst uradnega pisma in kdaj jih uporabiti.

• Povezani članek: "6 vrst organizacijske komunikacije"

Kaj je uradno pismo?

Uradno pismo je vrsta pisne komunikacije, ki jo pišemo z namenom, da jo pošljemo organu znano ali neznano, vendar vedno s potrebo po ohranjanju formalnosti. Da bi bilo uradno pismo dobro napisano, mora spoštovati in izpolnjevati minimalne standarde kakovosti, strukture in jezika.

Običajno so te vrste črk so tisti, ki se uporabljajo za komunikacijo na strokovnem in akademskem področju, ki kot zahtevo predstavlja, da so ideje, izražene v tem, jasne in razumljive.

Na splošno bo cilj ali namen uradnega pisma informativen, torej posredovanje informacij, ki jih želimo predstaviti kot objektivne. Zato bo bistveno, da so informacije, ki jih predstavljamo, jasne in jedrnate, kar bo olajšalo komunikacijo. Poglejmo, kako to storiti.

• Morda vas zanima: "Kako narediti uspešen življenjepis v 8 korakih"

Glavne značilnosti, ki jih mora izpolnjevati uradno pismo

Značilnosti, ki jih bomo navedli in pojasnili v nadaljevanju, niso izključne za uradna pisma, se lahko pojavijo v drugi vrsti pisanja, če predstavljajo njihov glavni namen jasno sporočilo in jedrnato.

1. Je v informativne namene

V večini primerov je glavni cilj uradnih pisem obveščanje, tj. dati nove besedilne informacije o nekem vidiku, znanem ali neznanem osebi, ki ga prejme.

Kot smo že poudarili, se te kartice uporabljajo predvsem na strokovnem in izobraževalnem področju. Zato bo namen posredovanje informacij na formalen način in ne z namenom vzpostavitve osebnega stika z drugim posameznikom, niti z namenom generiranja specifičnih čustev.

• Povezani članek: "Čustvena psihologija: glavne teorije čustev"

2. Uporaba uradnega in spoštljivega jezika

Uradna pisma, kot smo že omenili, so običajno naslovljena na pooblaščeno osebo. Zato bo nujno, da uporabljamo formalni in spoštljiv jezik, sledijo vrsti kulturno uveljavljenih norm.

Ne glede na namen pisma naj bo napisano na vljuden način, z dobrimi oblikami vljudnost in diplomacija, saj je na ta način večja verjetnost, da bomo s pisanjem in pošiljanjem dosegli zastavljeni cilj to

Podobno tudi uporaba tretje osebe je priporočljiva za sklicevanje na prejemnika in tako dosežemo bolj formalno besedilo. Namesto "priporočam te" bi bilo bolje uporabiti izraz "priporočam te". Kljub temu, če ni zloraba prve osebe, se lahko uporablja tudi ob nekaterih priložnostih, njegova uporaba v uradnih pismih ni popolnoma prepovedana.

Kot smo že povedali, lahko uradno pismo naslovimo na nekoga, ki ga poznamo, na primer na našega vodjo dela ali vsaj v nasprotju z nekom, ki ni znan, kot je oseba, ki izbira delavce podjetja, kjer želimo biti najel. Toda ne glede na to, ali je prejemnik znan ali ne ali kako smo z njim samozavestni, mora biti uradno pismo napisano z uporabo formalnih izrazov.

• Morda vas zanima: "Razvoj pismenosti: teorije in intervencija"

3. Sporočilo je treba natančno razložiti

Da bo sporočilo jasno bistveno je posredovati glavno idejo, izbrati en sam cilj, ki naj bi ga dosegli s pošiljanjem pisma. Na ta način in glede na prejšnjo točko se bomo izognili nepotrebnim frazam ali vsebini, polnilu in ki odvrača od glavne ideje.

Glede na to, da je treba posredovati kompleksne ali obsežnejše informacije, bo bolje vsebino strniti in povzeti, da bo sporočilo točno in izpolnjevalo ustrezni namen.

• Morda vas zanima: "10 osnovnih komunikacijskih veščin"

4. Uradna pisma so kratka, kratka

ob upoštevanju, da je namen uradnih pisem jasno in jedrnato prenesti sporočilo, nujno je, da so tako črka kot uporabljeni odstavki in povedi kratki in čim krajši.

Zato se priporočajo črke z malo in kratkimi odstavki, da bi se izognili temu prejemniku postane dolgčas, izgubi pozornost ali zanimanje in na ta način dosežemo cilj, ki ga imamo iskanje.

5. Posredovane informacije morajo biti jasne

Če želimo, da prejemnik razume sporočilo, napisano v pismu pomembno bo, da izražene besede, izrazi, besedne zveze in ideje ne bodo zmedeni ali po nepotrebnem dvoumni, kar ovira razumevanje in namen pisma. Na ta način bo naš namen napisati jasno besedilo, v katerem bo mogoče interpretirati samo eno idejo ali sporočilo, ne da bi povzročilo več interpretacij.

Treba je doseči dve vrsti jasnosti. Po eni strani je predstavljena vidna jasnost kar se nanaša na čisto predstavitev pisanja, z dobro pisavo, če pišemo z roko in s spoštovanjem ustrezne strukture pisanja.

Po drugi strani pa je treba upoštevati semantično jasnost: uporabite fraze in ideje, ki so smiselne, pri čemer se izogibajte tistim, ki lahko ustvarijo več kot eno možno interpretacijo, ali tistim, ki so dvoumni.

6. Ustrezen popravek

Še en zelo pomemben vidik, ki ga moramo upoštevati pri pisanju uradnih pisem, pri čemer upoštevamo, da so naslovljena avtoritete in kaj je namen sporočila, ki ga pošiljamo, je pravilnost tako slovnice in leksikalni.

Slovnični popravek je povezan z nepredstavljanjem slovničnih napak, ki jih razumemo kot skupek jezikovnih pravil, ki urejajo njegovo uporabo, niti s pravopisnimi napakami; Pred pošiljanjem pisma bomo morali biti še posebej pozorni in preveriti.

Po drugi strani pa bo potrebna tudi dobra uporaba besedišča, primerna uporaba ustreznih besed in besedišča. ne da bi bilo to nesramno ali preveč pogovorno.

Prav tako je pomembno, da je leksikon prilagojen tako vrsti sporočila kot prejemniku ter da predstavite doslednost in ustreznost znotraj iste črke (na primer poskrbite, da se glagol napne tekmo).

Tudi ločila je treba uporabiti ustrezno, da bi da je po eni strani branje lažje in prijetnejše, po drugi pa da je sporočilo razumljeno v a jasno.

• Morda vas zanima: "Psihologija dela in organizacij: poklic s prihodnostjo"

7. Preprost izraz

Ne izražati se na vulgaren način ne pomeni uporabljati samo kultiviranih ali pretirano tehničnih besed, če to ni potrebno saj se na ta način lahko izgubi namen predstavitve jasnega in razumljivega sporočila.

Tako lahko uporabljamo besede in izraze vsakdanje rabe, ne da bi pri tem izgubili iz vida, komu je pismo naslovljeno.

8. Sestava in deli uradnega pisma

Uradno pismo mora biti sestavljeno iz naslednjih delov: pisemska glava se nahaja na levi strani in se nanaša na podatke osebe, ki je pismo poslala; prejemnik, se nanaša na podatke osebe, ki smo ji poslali pismo; kraj in datum pisanja se prikažeta v zgornjem desnem kotu, najprej navedeta mesto, nato pa datum; naslovu bomo prejemnika nagovorili na spoštljiv način z vljudnimi in formalnimi izrazi, kot so »spoštovani g. in polno ime, »ki mu vedno sledi dvopičje.

Za naslovom se pojavi uvod, kjer bo jedrnato omenjen namen pisma; telo, kraj, kjer se bo razvilo glavno sporočilo pisma, je najobsežnejši del; slovo ali zaključek, z uporabo prijaznih in vljudnih izrazov, kot sta "iskreno" ali "prisrčno pozdrav ”in končno podpis, kjer se običajno pojavita ime in položaj osebe, ki pošilja pismo.

Običajno struktura uradnega pisma predstavlja elemente protokola. S protokolarnimi elementi mislimo na primer predstaviti, sklicevati se na poklicni položaj, ki ga zasedata oziroma opravljata tako pošiljatelj kot prejemnik.

Vrste uradnih pisem

V tem razdelku se bomo sklicevali na nekatere vrste uradnih pisem glede na namen ali cilje, ki jih želimo z njimi doseči:

• Uradno pismo o odstopu: ko želimo zapustiti službo, v kateri smo.
• Uradno pritožbeno pismo za sporočanje kakršne koli pritožbe ali nestrinjanja.
• Uradno pismo zahvale za izražanje hvaležnosti.
• Uradno pismo s prošnjo z namenom, da se nekaj zahteva.
• Uradno vabilo kot vabilo na dogodek.
• Formalno spremno pismo, ki je običajno predstavljeno skupaj z učnim načrtom, kjer so izražene veščine, študij in izkušnje ter zakaj nas zanima delo.