6 načinov za povečanje produktivnosti pri delu

Vas pri delu zlahka zamoti? Se vam zdi, da nimate časa za obvladovanje vseh svojih obveznosti? Ali vam je težko reči "ne" različnim nalogam, ki so vam predlagane, potem pa jih ne uspete izvršiti vseh pravočasno?

Če je odgovor na katero od teh vprašanj pritrdilen, je vaša produktivnost morda ogrožena.

Teoretično velja, da več ko "proizvedemo" v najkrajšem možnem času, večja bo naša produktivnost.. Lahko bi rekli, da je produktivnost koncept, ki ga je lahko razumeti, vendar ga je težko doseči. Španske razmere so popoln primer za ponazoritev te točke: po podatkih Adecco Outsourcing (2022) se le 6 od 10 španskih podjetij drži politik, ki izboljšujejo produktivnost. Nacionalnega ali korporativnega problema žal ne moremo rešiti v hipu. Kar lahko naredimo je, da vzpostavimo in ohranjamo dobre navade, ki nam pomagajo biti bolj produktivni.

• Sorodni članek: "Psihologija dela in organizacije: poklic s prihodnostjo"

Uvajajte dobre navade: ključ do večje produktivnosti

Navada je dejanje, ki ga ponavljamo pogosto in samodejno, ne da bi morali o tem razmišljati.

. Vsak človek ima navade, ki jih ima vsakodnevno. Velik del prebivalstva bere novice zjutraj, drugi pa religiozno gledajo novice popoldne; nekateri se radi zgodaj tuširajo s hladno vodo, drugi pa imajo raje vročo kopel tik pred spanjem itd.

Ko smo te vedenjske vzorce že ponotranjili znotraj svoje rutine, ne predvidevajo a napor ali žrtvovanje z naše strani, saj so postala samodejna dejanja, ki jih izvajamo samodejno naravno. Težava ni v ohranjanju navade, ampak v njeni izgradnji.

Dolgo časa je veljalo prepričanje, da moramo za prevzem nove navade določeno dejanje izvajati zavestno in večkrat v obdobju najmanj 21 dni. Ta teorija se je rodila kot rezultat opazovanj dr. Maxwella Maltza, avtorja znamenite knjige ¨Psiho-kibernetika¨ (1960), v katerem ugotavlja, da so njegovi pacienti potrebovali najmanj 21 dni, da so sprejeli spremembo v svojem rutina. Resnica je, da ustvarjanje navad ni tako enostavna in natančna zadeva.

Psihologinja Phillippa Lally (2010, 2022) je na svoji strani ugotovila, v povprečju potrebujemo več kot dva meseca, da avtomatiziramo novo navado, natančno število dni pa je bistveno odvisno od samega dejanja, človeka in okoliščin, v katerih se navada razvije. Druga ugotovitev te raziskave je, da čim večkratno ponavljanje dejavnosti v enakih okoliščinah olajša preobrazbo te dejavnosti v navado.

torej Za uspešno ustvarjanje navad moramo biti najprej disciplinirani, dosledni in specifični.. Veliko lažje bomo ponotranjili navado, ki jo počnemo vsak dan, ob istem času in na istem mestu, kot tisto, ki jo počnemo občasno, ob različnih urah in na različnih mestih.

• Morda vas zanima: "Vrste motivacije: 8 motivacijskih virov"

Katere navade bi lahko povečale našo produktivnost pri delu?

Stephen Covey, avtor največje prodajne uspešnice v zgodovini samopomoči, "7 navad zelo učinkovitih ljudi" (1989), ugotavlja, da ustvarjanje navad ¨predpostavlja ogromen proces in predanost¨, saj implicira presek med znanjem (definiranjem in določiti ¨kakšno¨ navado želimo uveljaviti in ¨zakaj¨), sposobnost (določiti ¨kako¨ jo doseči) in željo (motivacijo za zaženi). Če to paradigmo prenesemo v prakso, je naša motivacija (želja) biti bolj produktivni na delovnem mestu. V nadaljevanju predstavljamo, katere navade uvesti pri svojem delu, da izboljšate svojo produktivnost in zakaj (znanje), ter kako jih doseči (sposobnost):

1. Optimizirajte svoj čas

Če žongler ne meri pravilno časa, bo izpustil vse žoge, ki jih je lahko obdržal v zraku. Prav tako je bistveno realno in specifično načrtovanje pri delu. Načrtujte svoj načrt poti in določite prednost čakajočim nalogam Zagotovil bo, da boste pravilno upravljali svoj čas. Če želite to narediti, vam priporočamo, da naredite seznam vseh opravil, ki jih želite dokončati v delovnem dnevu. Ta seznam naredite vsak dan ob istem času (bodisi večer prej ali zjutraj). Predlagamo, da vedno daste prednost pomembnim nalogam zaradi njihove nujnosti in vrednosti.

Pomembno je, da upravljate eno dejavnost naenkrat in določite realen čas za njeno dokončanje. Osredotočite se na to dejanje in se mu v celoti posvetite. Odstranite motnje in prekinitve. Ali običajno nenehno preverjate e-pošto? Tej nalogi v svojem dnevnem urniku namenite eno uro ali več. Ali morate upravljati klice ali sestanke z ekipo? Načrtujte jih. Če se prepričate, da ima vse svoj čas in svoje mesto, se ne boste več počutili preobremenjeni in razočarani. Časa vam ne bo manjkalo za nič, saj boste vsemu dali čas.

• Sorodni članek: "Kako bolje upravljati čas v službi: 12 nasvetov (in čemu se izogibati)"

2. Postavite si cilje in roke

Za organizacijo potovanja je nujno poznati cilj in datum potovanja. Vedeti, kam gremo in kdaj želimo priti tja, je gonilna sila, ki nas motivira, da nadaljujemo. Velikokrat vodimo projekte brez vzpostavitve teh parametrov. Brez opredelitve teh dejavnikov je nemogoče vedeti, kako prednostno razvrstiti nalogo. To bo povzročilo kopičenje neskončnih obveznosti in povzročilo učinek snežne kepe, pri katerem bo delovna obremenitev rasla, ne da bi je bilo mogoče upočasniti ali zmanjšati.

Za to predlagamo določiti končni rezultat, ki ga želimo doseči za vsak projekt, število korakov, ki jih je treba izvesti, in ustrezen čas za vsak korak, da se določi okvirni datum dokončanja. Če naredimo pravilno razčlenitev dejavnosti na cilje in podcilje, jo pravilno organiziramo in nato smo dosledni in disciplinirani pri razvoju vsakega koraka, bomo lahko dosegli svoje cilje učinkovito.

3. Asertivnost predvsem

Biti asertiven pomeni izražati se jasno in jedrnato, odločno, a brez sovražnosti. Po mnenju psihologa Johna M. Gottman, učinkovito komuniciranje je izjemno težko v kakršni koli zvezi. Eden od načinov, kako nismo odločni pri delu ali v ekipi, je, ko se izogibamo reči "ne" zaradi strahu pred posledicami ali razočaranjem nekoga. Sprejemamo povpraševanje za povpraševanjem in, ko ne moremo držati besede, ne samo ne trpi le produktivnost posameznika in ekipe, temveč tudi naša verodostojnost in strokovnost zmanjša. Reči ne pomenijo zrelost in poštenost. Reči ne je popoln stavek, ki ne potrebuje utemeljitev.

Drugi načini, kako biti odločen, so preprosti in neposredni, ko govorite, poveste, kar potrebujete, brez opravičevanja, in nadzorujete svoja čustva. Ta navada bo zahtevala veliko vaje in potrpljenja, vendar bo naredila čudeže za povečanje vaše produktivnosti.

• Morda vas zanima: "Asertivnost: 5 osnovnih navad za izboljšanje komunikacije"

4. Dajte prednost svojemu dobremu počutju

Če računalnika ne napolnite, se bo sčasoma izklopil in ne bo mogel opravljati svojih funkcij. Na enak način so ljudje baterije za ponovno polnjenje in potrebujemo odklop in počitek, da lahko nadaljujemo z rezultati. Rutine, ki spodbujajo počitek in digitalni odklop, so bistvenega pomena, da smo lahko produktivni v svojih službah. V ta namen priporočamo, da ste strogi, ko gre za spanje, in mu dajte dovolj časa (nekaj 8 ur) spoštovati delovne odmore in se odklopiti z dela takoj, ko je naš delovni dan.

Druge aktivnosti, ki spodbujajo splošno dobro počutje (in s tem našo produktivnost), so dobra prehrana, telesna aktivnost in meditacija oziroma sprostitev. Priporočamo, da te dejavnosti vključite v svojo dnevno rutino in jim določite čas in kraj, da olajšate avtomatizacijo navade.

5. Ustvari fizično harmonijo

Če je kaos v okolju, je kaos tudi v umu. torej Zelo pomembno je, da ohranjate funkcionalen in čist prostor, saj vam bo pomagal, da boste bolj produktivni in učinkoviti. Na ta način boste zmanjšali verjetnost, da bi izgubili pomemben dokument ali izgubili datoteko z občutljivimi informacijami.

S problemom ne boste izgubljali časa, ampak se ga lahko neposredno lotite. Zato priporočamo, da vsemu, kar se vam zdi bistveno pri vodenju dela, dodelite funkcionalno mesto. Takoj, ko ga prenehate uporabljati, ga vrnite na svoje mesto. To lahko uporabite tudi v svojem spletnem prostoru: razvrstite prejeta e-poštna sporočila in organizirajte mape v računalniku. Vse pustite na svojem mestu, na svojem mestu.

6. vadite samorefleksijo

Doseganje rezultatov je ključnega pomena, a še bolj dragoceno je razmišljanje o tem, kako smo dosegli svoje cilje. S samoocenjevanjem lahko ugotovimo, katere navade ne delujejo in katere vidike bi morali še izboljšati.. Če želite razviti to navado, lahko vsak teden odgovorite na naslednja vprašanja: ¨Ali je bil končni rezultat takšen, kot sem si ga predstavljal? Kaj bi se spremenilo? Kaj želim ponoviti?¨. Z izpostavljanjem pozitivnih in negativnih točk bomo izpopolnili metodologijo, ki nas bo pripeljala do uspeha.

Če povzamemo, da bi bili bolj produktivni, moramo ustvariti navade, ki izboljšajo našo učinkovitost. Ustvarjanje navad je proces, ki zahteva, da smo disciplinirani in stalni pri svojih dejanjih, da jih avtomatiziramo. Te navade, o katerih smo razpravljali, so le namigi o tem, kako lahko izboljšate svojo produktivnost, vendar so zanesljivi načini za doseganje rezultatov. Si jih upate uresničiti?