Како боље управљати својим временом на послу: 12 савета (и шта избегавати)

Свима нам се догодило да имамо пуно посла и чини се да нема довољно сати да га завршимо. „Буфф, немам времена ...“, кажемо себи, али, признајмо, сви имамо истих 7 дана са по 24 сата. Проблем није у томе што нема времена, већ у томе што га лоше планирамо.

Како боље управљати временом на послу, питање је које су си поставили сви вредни радници а затим ћемо видети стратегије како то постићи, као и како спречити да нам часови бледе једнако глатко као зрна у пешчаном сату.

• Повезани чланак: „Психологија рада и организација: професија са будућношћу“

Како боље управљати својим временом на послу и боље се понашати

Наше недеље имају 7 дана и свака од њих има 24 сата, ни један више, ни један мање. Време је за све подједнако у погледу количине, али не и у употреби. Неки успевају да ураде све задатке које морају не пропуштајући време да се посвете свом доколици и породици, док други обавезе завршавају врло касно. Зашто? Шта је то што разликује једно од другог? Кључ свега овога је колико различито управљамо својим радним временом.

У друштву у којем живимо од суштинске је важности управљати временом, јер то и најмање чинимо недостатак почињемо да се преоптерећујемо, осећамо стрес и примећујемо како све што смо желели да радимо мора поништити, отказати.

Радне обавезе су испред наших хобија, породице, пријатеља и других активности пријатно, што значи да што дуже радимо посао, мање ћемо уживати Слободно време. Лоше управљање временом нас фрустрира и чини да се осећамо као да губимо живот.

Како боље управљати временом на послу, нешто је што многи желе, а мало људи добија. Не постоји неразумљива мистерија, једноставно је ствар учења организовања. Наравно, увек могу бити непредвиђени догађаји, али већина сати које видимо пролази, време је које ће нам, добро искоришћено, омогућити да што пре завршимо своје радне задатке.

Начини за боље управљање временом

Даље ћемо видети да ћемо видети неколико савета и стратегија како да на најбољи начин искористимо време на послу Тако имамо више за оне пријатне активности које желимо да радимо након што завршимо са својим радним обавезама.

1. Користите дневни ред

Дневни ред нам омогућава да управљамо временом у средњем и дугом року, стављајући важне датуме и имајући их на уму. Било у дигиталном или физичком формату, важно је да имамо једну која ће добро организовати задатке и добро планирати када морамо доставити извештаје или поштовати рокове. Увек га морамо имати при руци, да запишемо све своје обавезе и често их консултујемо. Не верујмо свом памћењу јер, колико год ми мислили да је непогрешиво, није.

2. Задацима доделите одређено време

Ако радимо неуморно и континуирано, пре или касније ће се појавити физички и ментални умор, који ће нас спречити да радимо адекватно. Из тог разлога је потребно свакој активности доделити одређено време и оставити мало слободног времена између задатака, чак и ако је врло кратко. Ово може бити контрадикторно, али с обзиром на то да је то тешко након 50 минута Останимо концентрисани, кратка пауза нас може напунити и одржати да радимо задовољавајуће.

Идеално је да у наш распоред уврстимо када почну да обављају сваки од задатака који су нам додељени и када бисмо требали да направимо кратку паузу. Можемо се ослонити на Помодоро методу, радећи 25 минута (1 помодоро) или 50 (2 помодороса), а затим направимо паузу од 5 минута између периода. На тај начин ћемо моћи да идемо напред, а да се не осећамо исцрпљено, правилно извршавајући функције које морамо да развијемо.

3. Поставити циљеве

Препоручује се постављање дневних, недељних, па чак и месечних циљева. Ова стратегија је врло добра опција за правилно обављање кратких послова, а такође нас мотивише да видимо колико постижемо. Ови циљеви морају бити амбициозни, али уједно и реални и достижни, јер у супротномКада видимо да се не повинујемо њима, бићемо демотивисани. Циљеви које треба поставити морају бити краткорочни, средњорочни и дугорочни.

• Можда ће вас занимати: „Окидачи за акцију: шта су они и како утичу на понашање“

4. Одредите приоритете задатака

Нису сви задаци подједнако важни. Морамо почети од најважнијег, највишег приоритета. Није важно редослед којим дајемо приоритет стварима, Важно је да то радимо, јер што прије завршимо најважније, то ће значити да ћемо прво имати слободног времена.

Све што је мало или што није хитно поправити може сачекати. С тим у вези, неопходно је знати који су наши најбољи сати перформанси, а који у којима смо најбољи концентришемо се, како бисмо задатке који захтевају највише ресурса обављали са највећом могућом ефикасношћу и без њих грешке. Најмање је важно да то оставимо у временима када наше перформансе нису баш високе, обично након јела или касно у радном дану.

5. Почни бар лепо

У многим приликама оно што најмање желимо да радимо остављамо до краја и то је велика грешка. Најбоље што можемо је да што пре направимо оно што је лоше пиће, јер ћемо га се на тај начин решити пре, а више можемо уживати у остатку дана. Ако се прво ослободимо онога што нас наглашава, остатак ствари које ћемо радити биће лакше учинити.

6. Подијелите вријеме на блокове

Веома добра стратегија за искоришћавање и ефикасно управљање временом је подела радног дана у блокове. Ако морамо да радимо сложене задатке који нас на први поглед чине врло неспремним да их започнемо, Увек их можемо раставити на једноставније задатке, организоване тако да сваки мали корак буде Напред. Претварањем сложених задатака у неколико једноставнијих, можемо оптимизовати ресурсе, уштедети време и боље организовати време..

7. Дајте себи награде

Иако не бисмо требали злоупотребљавати, можемо се наградити за обављање домаћих задатака. Можемо да дамо мале награде као што је, на пример, на крају репортаже имати чоколадицу, читати књигу која нам се свиђа пола сата, гледати видео који нас занима... Ове мале награде ће нас покренути и мотивисати да обавимо и завршимо задатке које морамо обавити.

8. Организујте добро радно окружење

Место на коме радимо је веома важно, више него што мислимо. Колико год можемо, требало би да радимо на месту са добрим столом, удобном столицом, добрим осветљењем и без много ометања.. Можемо му дати лични печат да буде угодан, али увек водећи рачуна да буде уредан и добро организован. Табела пуна папира, са канцеларијским инструментима потпуно неуредним, окружење је које нас спречава да се концентришемо на своје задатке.

9. Поставите ограничења

Провести неколико сати за редом радећи исту ствар, без устајања са столице или мало истезања ногу, веома је лоше за наше здравље и нашу продуктивност. Нећемо радити ствари боље радећи дуже време. Ако видимо да нас задатак кошта превише или да смо лако ометени, узмимо мало времена, или неко време мењајући задатке или директно одмарајући се. Није да напуштамо оно што смо радили, већ смо то морали неко време оставити у приправности.

• Можда ће вас занимати: „Паркинсонов закон: Зашто трајемо дуже што дуже имамо“

10. Избегавајте мултитаскинг

Али на исти начин на који је у реду оставити задатак напола завршен неко време, не бисмо требали мислити да ћемо добро радити ако непрестано скачемо од задатка до задатка. Концентрисање је нешто што захтева време, па се не можемо посветити наизменичном обављању два задатка у исто време, јер једино што ћемо постићи је да се врло брзо уморимо и да нам треба два пута више времена уради их. Мултитаскинг је највећи непријатељ ефикасног управљања временске прилике. Учинак је много већи када се фокусирамо на један задатак.

11. Не бојте се рећи не

Неопходно је научити да кажемо не када нешто не можемо да урадимо јер већ имамо пуно посла. Понекад наше колеге покушавају да сакрију своје обавезе према нама, или чак наш шеф злоупотреби своје ситуација и даје нам задатке које је данас немогуће завршити без жртвовања дела свог времена бесплатно. Понекад се може прихватити, али увек претјерује. Ако видимо да превише траже од нас, не би требало да се бојимо да кажемо не.

12. Препустите трећим лицима

Понекад можемо осетити да нас ситуација преплављује, посебно ако смо добили много задатака, више него што смо очекивали. Важно је избећи стрес и поверити неке од наших задатака колеги или подређеном, без злоупотребе самопоуздања, претјеривања или давања задатка за који није ангажован. Питање није ставити некога другог да уради наш део, али да послати активности које нам је тешко да у потпуности урадимо сами.

Шта нам одузима време: грешке и сметње на послу

Сад кад смо видели 12 савета како научити како боље управљати временом на послу, време је да видимо шта нам одузима време. Постоји неколико грешака и дистрактора који ометају наше добре перформансе док смо на радном месту, лопови времена који ће нас, ако их откријемо, на најбољи начин управљати својим даном рад.

1. Прекиди

Јасно је да су прекиди оно што највише квари нашу организацију времена. На најмањи начин да нас нешто прекине, наша концентрација нестаје, због чега нам треба неколико драгоцених минута да се фокусирамо на оно што поново радимо. Што нам је дуже потребно да повратимо концентрацију, дуже ће нам требати да поново будемо продуктивни, а такође ризикујемо да направимо више грешака.

2. Мобилни телефон

За телефон је потребно пуно времена. Било да оговарамо најновију ствар коју је неко ставио на Инстаграм, оно што нам пишу пријатељи на ВхатсАпп-у или неки позив члана породице, мобилни телефон нам одвлачи пажњу и спречава нас да будемо ефикасни и наравно, што је дуже потребно да направимо ствари.

Добра идеја је да искључите мобилни телефонМеђутим, с обзиром на то да живимо у хипер повезаном друштву и да много зависимо од њега, најбоље је учинити Можемо да га померимо из свог видног поља тако да га се, дакле, сетимо само када Хајде да видимо. Такође је веома важно оставити га у тишини и врло јасно рећи својој породици и пријатељима да ако нас не упозоравају на стварну хитност да нас не зову.

3. Одложите задатке

Одлагање непријатних или сложених задатака је најгора ствар коју можемо учинити јер што више времена пролази, мање ћемо морати да их радимо и више ће нас коштати да их добро радимо када се на то одлучимо. Најбоље што можемо учинити, као што смо већ поменули, јесте да их учинимо одмах у првом тренутку дана јер се на тај начин решимо лошег пића што је пре могуће.

Резиме

Ако желимо боље да управљамо временом на послу, неопходно је да знамо шта морамо урадите, структурирајте задатке у мале активности које је лако и брзо обавити и започети барем пријатан. Веома је важно узети у обзир у које доба дана смо најпродуктивнији и ставити најједноставније активности и мање важно код оних у којима нам је теже да се концентришемо, на пример после јела или на крају дана рад.

Ометања, посебно прекиди и мобилни телефони, највише вас боле нашем управљању временом, јер што више пута изгубимо концентрацију, то је мање продуктивно бићемо. Неопходно је радити у удобној соби, где смо изоловани од нехитних сметњи и врло нам је јасно када је најпогодније време за употребу мобилног телефона. Наши вољени морају знати у колико сати радимо, говорећи им да нас не би требали звати, осим ако то није због нечег врло важног.

Библиографске референце:

• Аллен, Д. (2001). Завршавање ствари: уметност продуктивности без стреса. Њујорк: Викинг. ИСБН 978-0-670-88906-8.
• Фиоре, Н.А. (2006). Сада навика: стратешки програм за превазилажење одуговлачења и уживање у игри без кривице. Њујорк: Пенгуин Гроуп. ИСБН 978-1-58542-552-5.
• Ле Бланц, Р. (2008). Једноставно постизање циљева! Практични алати за постављање циљева и доказане технике управљања временом. Маархеезе: Цранендонцк Цоацхинг. ИСБН 978-90-79397-03-7.