Формална комуникација: шта је то и које су његове карактеристике

Сви знамо различите стилове комуникације и користимо један или други у зависности од контекста у којем се налазимо.

Један од најважнијих је формална комуникација. У овим одломцима можемо научити све о овом стилу, открити оквире у којима се он налази обично користе и које су његове главне карактеристике и предности у поређењу са другим моделима комуникација.

• Везани чланак: „Социо-емоционалне вештине: карактеристике, функције и примери“

Шта је формална комуникација и које су њене карактеристике

Формална комуникација је комуникативни стил који се користи у професионалном и институционалном контексту. То је регулисана метода у којој колоквијалне речи нису дозвољене, јер се употребљени тон увек мора култивисати и асептично. Слично, формалну комуникацију можемо назвати и протоком информација који се јављају између различитих ешалоне унутар хијерархије организације, а то ће бити уоквирено у скуп правила која поменули смо.

Ток формалне комуникације може се одвијати говорно или писмено. Генерално, кратко решене интеракције се одвијају у усменом разговору. Међутим, обично се бира комуникација за коју су потребне опсежније или сложеније информације писане и прослеђене саговорницима изабраним средствима (циркулар, е -пошта, поштанска пошта, допис итд.

Још једна карактеристика формалне комуникације је та ради преко протокола познатих пошиљаоцима и примаоцима, које су део организације у којој се одвија овај комуникацијски процес. Ови протоколи подразумевају, на пример, путеве којима поруке морају да иду унутар хијерархије. Тако ће запослени знати да мора послати одређене податке свом руководиоцу, а овај заузврат мора пренети информације свом надређеном, али не могу прескочити међукорак.

Односно, сваки члан организације који учествује у овој формалној комуникацији Морате унапред знати која порука треба да се упути којој особи, у ком облику то треба учинити и којим путем треба да иду ове информације да бисте стигли на одредиште на исправан начин.

Врсте формалне комуникације

У зависности од адресе коју користимо за пренос информација, можемо успоставити до четири различите врсте формалне комуникације. Хајде да наставимо да их погледамо детаљније.

1. Формална комуникација навише

Када сте у организацији, запослени покушава да комуницира са једним од својих менаџера, или оним који је непосредно надређен, или оним који је изнад њега, говорили бисмо о узлазној формалној комуникацији. То је облик преношења поруке вертикалног типа и са смером одоздо према горе. Пример порука које се могу послати у овом режиму били би извештаји који су већ били тражени, али и захтеви за одређену ствар, па чак и жалбе које желе да напусте патенте.

2. Формална силазна комуникација

Супротан случај претходном био би случај опадајуће формалне комуникације. У овом моделу, информације се такође преносе вертикално, али се овај пут преносе одозго према доле. Односно, то су менаџери и менаџери који преносе информације запосленима под њиховом надлежношћу. Они могу послати, на пример, упутства о задацима које треба обавити и како то треба да раде. То могу учинити усмено или писмено, у зависности од информација које желе да пошаљу.

3. Хоризонтална формална комуникација

Није сва формална комуникација у организацији усмерена на људе на другом хијерархијском нивоу. Када се порука пошаље другом раднику који заузима исти чин, говоримо о хоризонталној формалној комуникацији, пошто је ток информација усмерен бочно.

Овај модел се јасно примећује на састанцима различитих начелника одељења, будући да су комуницира неколико појединаца из независних секција, али сви су у истој позицији као и менаџери или менаџери.

4. Дијагонална формална комуникација

Постоји још ређа врста формалне комуникације која се и даље може догодити, а она је дијагонална. Овај модалитет би се догодио када два саговорника припадају различитим одељењима али и различитим хијерархијским нивоима.

Може се догодити да руководилац одређеног одељења компаније мора да пренесе информације запосленима који нису надлежни за њих, али су у нижем ешалону у структури компанија. Ово би био пример дијагоналног формалног комуникационог случаја.

• Можда ће вас занимати: "8 елемената комуникације: карактеристике и примери"

Снаге овог комуникативног стила

Формална комуникација има низ предности у односу на неформалну комуникацију. Видећемо најважније.

1. Стандардизација

Кориштењем ове методе осигурава се једнакост у свим комуникацијским процесима организације, како би сви чланови знали како да поступе при преношењу информација, бирајући прави начин и начин, а уједно сви они знају без икакве сумње протумачити поруке које до њих допиру. То је стандардизовани модел који омогућава јасно разумевање правила и процедура.

2. Без грешака

Чињеница да се користе унапред утврђена правила и увек поштују исте процедуре има додатну предност, и је да не дозвољава генерисање грешака, осим људских грешака које би могле бити почињене изван наведеног правила. Важно је да следећи наведене протоколе, информације морају тећи кроз организацију без икаквих потешкоћа и без изазивања сумње међу саговорницима.

3. Отисак шапе

Формална комуникација има још једну јасну предност, а то је да све интеракције које се јављају у писаном облику се архивирају и стога се могу прегледати у било ком тренутку да бисте могли да преузмете одређене информације.

Логично, исто се не дешава са формалном усменом комуникацијом, али већ смо споменули да се ова врста интеракције јавља како би се послале врло сажете поруке. Сви они који имају одређени ниво сложености морају се пренијети у писаној форми, па ће стога бити регистровани.

Формалне слабости комуникације

Логично, нису сви квалитети формалне комуникације позитивни. Морамо бити свесни и неколико недостатака.

1. Временски трошкови

Чињеница да се придржавају прилично крутих протокола понекад значи да формална комуникација укључује непотребан губитак времена за пренос информација који би се заправо могао обавити у много краћем времену. Ово је случај оних бескрајних састанака на којима се порука преноси на присутне на неефикасан начин, када У стварности, то би се могло учинити директније, али би значило одустајање од стандардизованих комуникационих канала организације.

2. Хладноћа

Формална комуникација доводи до тога да се поруке преносе на хладан начин, често без људског додира то интеракције чини топлијима и чини ову комуникацију много безличнијом од неформалног стила. Осим тога, та ригидност правила такође увелико ограничава комуникативни стил пошиљаоца, понекад дехуманизујући пренос поруке и узрокујући да га пријемник опази на топлији начин.

3. Забуна

Правила формалне комуникације то не би смела да дозволе, али понекад је неизбежно да дође до одређене забуне око примљене поруке. То се дешава када пренос информација захтева неколико скокова између различитих саговорника, стварајући могућност да је у свакој од ових тачака изворна порука искривљена и она која је на крају примљена није потпуно иста као први.

Начини побољшања

Формална комуникација има простора за побољшање, па за то постоји неколико препорука које могу учинити овај начин преношења информација унутар компанија ефикаснијим. Ово су неки од њих.

1. Ограничите формализам

Евидентно је да формална комуникација захтева декор у емитовању поруке, али понекад тај вишак формалних израза може створити изузетно озбиљан тон који пријемник може тумачити као негативан, када порука може бити неутрална, па чак и прећи на линију насупрот. На пример, менаџер одељења може послати е -поруку својим подређенима да разговарају о њему перформанс, који је у принципу добар, али користи тон толико озбиљан да га тумаче у а негативан.

2. Ревизија

Ова препорука би се требала односити на било коју врсту комуникације, али много више на формалну. Неопходно је прегледати текстове пре слања, јер нас понекад журба може довести до низа грешака у правопису, граматици или чак садржај, који може створити проблеме у тумачењу поруке, а то може имати озбиљне посљедице у организација. Замислите, на пример, да упутимо радника да испоручи 5.000 јединица производа, уместо 500.

3. Рецепција

Добро правило је да тражите од примаоца потврду да сте исправно примили поруку. Тренутно У е -порукама постоје алати који нас обавештавају када прималац прими нашу е -пошту, па у тим случајевима такву потврду не морамо чак ни тражити изричито.

4. Правилна употреба

Последња препорука би била користите формалну комуникацију само за организациона питања. Било која питања изван компаније не би требало да се решавају на ове начине и покушајте да пошаљете лична порука путем институционалног канала неће довести до више проблема, будући да то није канал прикладан.

Библиографске референце:

• Андраде, Х. (2005). Интерна организациона комуникација: процес, дисциплина и техника. Нетбибло.
• Ројас, Д. (1994). Технике извршне комуникације. МцГрав-Хилл Интерамерицана.
• Симон, Х.А., Гомез, Ј. (1993). Комуникација. Административно понашање.