Техника пет зашто: шта је то и како је користити

Постоји много техника за решавање проблема, а све су веома корисне у зависности од врсте проблема који треба решити.

Међу онима који су достигли највећу популарност захваљујући једноставности примене имамо техника пет зашто, алат који нам омогућава да пронађемо основни узрок одређеног проблема постављањем питања.

Иако је ова техника лака за примену, она захтева неколико корака које треба пратити, узимајући у обзир неколико савета и такође процењујући њене недостатке, нешто што ћемо видети у наредним редовима. Останите около да бисте сазнали више о овој техници!

• Повезани чланак: "Психолошка исцрпљеност током радног сукоба"

Која је техника пет зашто?

Техника пет зашто, која се такође назива мердевине зашто-зашто или зашто, јесте стратегија која се широко користи у решавању проблема која омогућава проналажење основног узрока сложеног проблема или која је производ низа узрока. Његова примена је веома једноставна, због чега је толико популарна и коришћена у свету решавања проблема.

Верује се да је идеолог ове технике био Сакичи Тојода, јапански индустријалац и проналазач који је основао компанију Тојота. Тоиода је применио овај алат за решавање проблема у производњи аутомобила. Тада би инжењер Таиицхи Охно, такође из Тојоте, дао континуитет и славу овој техници, популаришући њену примену.

Премиса технике је једноставна, толико да је можемо сумирати у следећој изјави колегама ових јапанских произвођача: „Погледајте производну радњу без предрасуда и празног ума; понови 'зашто' пет пута за свако издање".

У основи, то је алат за анализу узрока и последица, који ради кроз питања. Овом стратегијом могуће је анализирати проблем постављањем питања „зашто“. Када добијемо одговор на то прво „зашто“, поново себи постављамо исто питање и тако даље, док не пронађемо шта је узроковало проблем који смо решили.

обично, потребно је најмање пет разлога за проналажење порекла проблема, због чега техника добија ово име. Међутим, упркос томе што му име каже, неувођење пет разлога не значи да се алатка не користи. згодно, будући да се питање мора постављати док се не сматра да је дошло до основног узрока анализиране појаве, довољна су три разлога или седам је довољно.

• Можда ће вас занимати: „Квантитативна школа управе: шта је то и карактеристике“

Како применити технику за решавање проблема?

Иако је то прилично бесплатна техника, извођење анализе користећи технику пет зашто на одговарајући начин укључује узимање у обзир неких разматрања.

Неопходно је укључити менаџмент у процес пет зашто у компанији. За саму анализу, потребно је размотрити ко су прави људи са којима се формира радна група. Такође је препоручљиво користити особу која може да делује као фасилитатор процеса, у смислу да је склона постављању питања о одређеном питању.

Неопходно је да се процес проналажења пет „зашто“ обави на листу папира или, још боље, на табли. Преко проксија то се може урадити и са рачунаром, али је боље да се цео процес анализе уради са нечим у чему сви могу да учествују у исто време физички. Напишите проблем на табли и уверите се да га сви разумеју.

Током процеса, Веома је важно размислити о томе шта су прави узроци проблема и које симптоме или ефекте изазивају, а да их не збуните. Не смемо заборавити да је симптом ипак последица нечега и да је то нешто за шта се мора наћи решење. Стога је неопходно обратити пажњу и пратити логику узрочно-последичних односа.

Морамо се побринути да изолујемо узроке који су изазвали неуспехе, проблеме или непријатности ситуације у којој се налазимо. За ово је веома добра стратегија да се реченице које смо подигли направи, али обрнуто, користећи израз "и стога" или "и стога". Требало би да покушамо да поставимо питања што је могуће прецизнија.

Никада не треба прибегавати окривљавању искључиво и искључиво људских фактора. Можда је дошло до људске грешке, непажње од стране радника или било ког проблема који је био у рукама једног или неколико људи, али цео процес се такође мора проценити и сваки проблем, људски или чисто случајан, може имати. Ова техника се не примењује да би се тражила одговорност, већ да би се учило из грешака и спречило да се поново почине. Неопходно је неговати атмосферу поверења и искрености, а оптужбе не помажу да се то постигне.

Мора се поставити питање "зашто?" док се не утврди основни узрок проблема. Односно, Ако се пронађе нешто што, једном решено или елиминисано, спречава да се грешка поново направи, онда је техника у потпуности примењена. Веома је препоручљиво да се запитате ово "зашто?" са становишта купца пре него са становишта радника.

• Повезани чланак: „Отпор организационим променама: карактеристике, узроци и шта треба чинити“

Примери примене ове технике

Иако је премиса ове технике једноставна, да бисмо је боље разумели представићемо три примера која сигурно нас чине да боље разумемо како стратегија пет зашто функционише и колико је корисна Шта је то.

1. Тоиотин случај

Први пример који наводимо је онај који је предложила сама Тојота. Машина има квар.

• Зашто се машина покварила? Осигурач је прегорео од преоптерећења.
• Зашто је био преоптерећен? Лежајеви нису били довољно подмазани.
• Зашто нису имали довољно подмазивања? Пумпа за подмазивање није циркулисала довољно уља.
• Зашто пумпа није циркулисала довољно уља? Пумпа је била зачепљена металним струготинама.
• Зашто је био зачепљен металним струготинама? Пошто пумпа нема филтер.

Дакле, након ове анализе можемо схватити да је прљавштина у пумпи због недостатка филтера изазвала преоптерећење у осигурачу, што је довело до квара машине. На овом конкретном примеру то можемо разумети сваки узрок има своју последицу, па поступајући по петом зашто проблем треба решити.

• Повезани чланак: „Шест стубова људских ресурса“

2. Замена кадрова

Систем података о купцима изгледа да је застарело:

• Зашто нам систем даје застареле податке? Зато што аналитичар није поставио ажуриране податке из претходног месеца.
• Зашто аналитичар није учитао податке за претходни месец? Зато што га нико није научио како се то ради.
• Зашто га нико није научио како се то ради? Зато што нико не зна процедуру.
• Зашто нико не зна процедуру? Јер ко га је познавао отишао је, а надолазећем раднику није објаснио.
• Зашто долазном раднику није објашњена процедура? Јер то није било документовано, нити је постојала могућност да једини који није знао оде, а да то не покаже новом.

Овај проблем, који се у почетку чинио само грешком система, заправо јесте људски проблем, у којем стране одговорне за ажурирање података нису биле свесне да је то њихова улога а нико га није адекватно обавестио и поучио. Нити је постојао протокол у коме би било прецизирано шта треба учинити у случају да особа задужена за ажурирање података оде.

• Можда ће вас занимати: „14 најбољих активности изградње тима (објашњено и рангирано)“

3. Нижа продаја

У компанији су почели да бележе нижу продају...

• Зашто је смањена продаја? јер продавци нису остварили своје месечне циљеве.
• Зашто продавци нису постигли своје месечне циљеве? јер немају довољно времена да се фокусирају на своју продају.
• Зашто немају довољно времена да се фокусирају на своју продају? јер се свакодневни послови не решавају брзо.
• Зашто се свакодневни послови не решавају брзо? јер компанија није имплементирала алат који их решава брзо и ефикасно.

У конкретном случају то се види јер компанија нема алате који то дозвољавају брзо решавају свакодневне проблеме, радници су ти који морају да схвате како поправити их.

Пошто су многи од ових проблема непознати или сложенији него што вам знање дозвољава, узети превише времена и когнитивних ресурса за решавање. Као последица тога, морамо да немамо времена да се фокусирамо на продају и да радимо мање.

• Можда ће вас занимати: "Четири типа система пословне организације"

Предности ове технике

Можемо поменути неколико Предности и предности технике пет зашто:

• Омогућава вам да брзо уђете у природу проблема на различите начине.
• То је веома лака техника за примену, једноставно се запитате тачно „зашто“ и откријете узрок сваког проблема.
• Његова употреба промовише тимски рад. У идеалном случају, требало би да га примењују људи који имају различите улоге у компанији.
• Може се интегрисати са другим алатима за решавање проблема, као што је Исхикава анализа или шест шешира за размишљање.

А као главну предност која се истиче у односу на остале можемо навести то делује на основни узрок проблема, спречавајући да се поново појави када се открије, схваћено и решено.

критичари

Али упркос томе што има неколико предности, техника пет зашто има и неке недостатке, углавном зато што неки сматрају да је превише лош алат да би се урадила анализа онога што је корен проблема.

Ово мишљење је изнео Терујуки Минура, бивши генерални директор глобалне набавке у Тојоти, с обзиром да овај алат не омогућио је анализу довољно дубоку колико је неопходна да се реше проблеми у свету тако сложеном као што је свет инжењеринг.

Уз ову критику, имамо још неколико разлога:

• Истраживачи имају тенденцију да се задрже на симптомима радије него да иду дубље и виде основни узрок целог проблема.
• Немогућност превазилажења садашњих сазнања иследника. Истражитељ не може да пронађе узроке јер не мора да има знање да их открије за почетак.
• Недостатак подршке која би помогла истраживачу да да тачан одговор на питања „зашто“.

Штавише, резултати се не могу поновити. Доказ за то је чињеница да различити људи који користе технику пет зашто за исти проблем могу на крају пронаћи различите узроке.

Тежња да се изолује један основни узрок и сагледа се на линеаран начин, уместо да се узме у обзир могућност да постоји неколико узроци који су узроковали проблем и као последица комбинације више проблема који дају резултат мултифакторски.