De elva delarna av ett e-postmeddelande (förklaras och med exempel)

E-post har blivit ett grundläggande verktyg i våra dagar tack vare att vi kan skicka meddelanden snabbt och direkt.

Med elektroniska meddelandeplattformar kan du inte bara skicka en skriftlig text till vem vi än vänder oss till utan också de erbjuder också möjlighet att bifoga andra dokument och multimediaelement som musik, videor och presentationer.

Det finns flera delarna av ett e-postmeddelande, som vi kommer att granska nedan.

• Relaterad artikel: "De 28 typerna av kommunikation och deras egenskaper"

E-postens egenskaper

E-post, även kallad e-post (elektronisk post), är en internettjänst som låter dig skicka och ta emot textmeddelanden och multimediafiler mellan användare från alla delar av värld. De filer som kan skickas är av alla slag, såsom musikspår, bilder, videor, dokument... och det är tack vare detta tillsammans med deras hastighet och lätt att konsulteras när som helst, att e-postmeddelanden har blivit det viktigaste kommunikationsmedlet i närvarande.

För att skicka och ta emot e-post är det nödvändigt att ha ett konto på en av sidorna som erbjuder denna typ av tjänster, förutom att ha tillgång till Internet.

De allra flesta av dessa sidor gör att konton kan skapas gratis och tekniken bakom dem bygger på ett protokoll som heter SMTD, som också används för andra system. De mest använda e-postsidorna idag är Gmail, Yahoo! e-post och Outlook.com.

Medan i verkligheten har användare fysiska e-postadresser, vilket kan vara vår adress eller vårt kontor, i den virtuella världen måste vi använda en skriftlig e-postadress och digital. Den här adressen kan inte upprepas inom nätverket och består vanligtvis av en uppsättning ord (användarnamn) åtföljd av en @ -symbol (at) och sedan namnet som skapar netto.

Personen som meddelandet skickas till behöver inte vara inloggad just nu för att kunna ta emot det, och vi behöver inte heller vara anslutna hela tiden om vi vill ta emot de meddelanden de skickar oss andra. Så länge meddelandet skickas till rätt e-postadress kommer personen vi vill att det ska nå dig, såvida inte ditt eget konto identifierar meddelandet som skräppost (skräppost) och arkiverar det i din e-postmapp oönskade.

Liksom posten för livet kräver den elektroniska att en serie data måste fyllas i så att den kan skickas. På samma sätt som i ett traditionellt brev lägger vi returadressen, avsändaren, ett kuvert med skriven text eller foton, e-postmeddelandena Elektronisk data kräver att vi lägger den till vem vi skickar den, vad vi vill säga och huruvida vi bifogar andra element eller inte. Meddelandets längd och formalitet beror på användaren och sammanhanget.

Huvuddelar av e-postmeddelanden

De viktigaste delarna av e-post är följande:

Rubrik

Rubriken är en rad rader där huvudinformationen för att skicka meddelandet visas. Det är i denna del där du kan läsa e-postadresserna till både avsändaren av meddelandet (avsändaren) och mottagaren (mottagaren), samt datum och tid det skickades. Rubriken är högst upp i fönstret i e-postmeddelandet som vi skriver och består av följande delar.

1. Avsändare

Vanligtvis i rubriken avsändardelen Den kommer i form av ett tomt utrymme som presenteras med ordet "Från:". Det här är området där e-postadressen till den som skickar meddelandet finns.

2. Adressat

Mottagardelen är ett tomt utrymme i rubriken som det börjar många gånger med ordet "Till:" och i den sätter du e-postadressen till vilken meddelandet riktas. Det här elementet är viktigt i ett e-postmeddelande eftersom det, som i alla brev, är nödvändigt att veta vem det skickas.

Om den e-postadress som har skrivits inte är giltig, är felstavad eller inte finns, har de flesta chattjänsterna en funktion som varnar oss för att meddelandet inte kunde skickas på grund av ett problem med mottagaren. I andra fall skickas meddelandet men går inte någonstans.

3. CC eller Bcc

I samma avsnitt av "Mottagare", i slutet, finns initialerna "CC" och "CCO". Dessa två alternativ är valfria och används för att skriva ner de andra e-postadresserna som du vill få dem att ta emot kopian av e-postmeddelandet som ska skickas.

CC-alternativet betyder "med kopia", som visar alla adresser till alla mottagare, det vill säga alla personer som får meddelandet kommer att ha tillgång till e-postmeddelandena till resten av de personer som har fått samma text.

Bcc-alternativet, som betyder "med blind kopia", innebär att man skickar samma meddelande till flera personer som i fallet med CC, men med det särdrag som E-postadressen till personerna som har fått samma e-postmeddelande visas inte.

4. Datum

De flesta elektroniska meddelandetjänster har en funktion aktiverad som visar vilken tid och vilken dag meddelandet skickades.

5. Mottagen bekräftelse

Vissa tjänster har en funktion som låter dig veta om det skickade meddelandet har mottagits av den person till vilken den riktades.

6. Svara och framåtknappar

I rubriken kan det finnas en knapp som säger "Svara", vilken sparar oss från att behöva skriva igen e-postadressen till den person som skickar ett meddelande för att skicka svaret, medan knappen "Skicka" skickar samma meddelande igen till samma adress eller till andra om vi har lagt till nya adresser av post.

7. Affär

I "Ämne" är där redaktören för e-postmeddelandet måste lägga en titel eller ett ämne som är relaterat till meddelandets kropp, eller förklara kort anledningen till att den skickades. Denna fras gör det möjligt för personen som tar emot den att veta vad posten handlar om innan den öppnas.

• Du kanske är intresserad av: "Informativ text: definition, typer och egenskaper"

Meddelande redigeringsfönster

Efter rubriken har vi den del där vi kommer att skriva brödtexten förutom att bifoga filer eller signera om vi vill.

8. Meddelandetext

Kroppen är den redigerade delen av meddelandet och det kan vara så länge vi vill. Det är där vi kommer att skriva alla anledningar till varför vi skriver och vad vi vill säga till mottagaren av meddelandet.

9. Redigeringsverktygsfält

De flesta elektroniska meddelandetjänster har ett redigeringsverktygsfält aktiverat, vilket gör att avsnittet för att skriva huvuddelen av meddelandet har funktioner som liknar en konventionell ordbehandlare. Tack vare detta fält kan vi ändra storleken på bokstaven, färgen, teckensnittet, understryka, göra fetstil, ordna texten i kulor ...

10. Bifogade filer

Valfritt, meddelandet kan åtföljas av bilagor, det vill säga multimediaelement eller andra dokument i olika format, som PDF eller Word. Dessa filer måste laddas ner av mottagaren för att kunna öppna dem och de kan vara av alla slag: foton, videor, dokument, mappar, presentationer, musikspår, kalkylark ...

Även om du kan skicka mer än en i samma e-post, måste du ta hänsyn till hur mycket utrymme ockuperar och om de överskrider den kapacitet som tillåts via posten, måste de delas med andra meddelanden.

Det finns en knapp för att bifoga dokumenten i slutet av meddelandedigeringsfönstret, där om vi klickar kommer ett litet fönster att visas där vi kan söka efter önskad fil på vår dator. Ett annat alternativ är att dra det vi vill bifoga och placera det i meddelandets kropp, där det automatiskt laddas upp.

11. Fast

Slutligen, längst ner i e-postmeddelandet har vi signaturen, en valfri funktion som kan förprogrammeras. Denna signatur kan innehålla vårt namn, e-postadress, namnet på den organisation som vi arbetar för, förutom att sätta en personlig signatur med fraser och uttryckssymboler.

Det rekommenderas att använda detta utrymme för att lägga till samma information som ett visitkort skulle ha, särskilt ange namn, kontakttelefon, befattning och företag som du arbetar för om du är e-post professionell.

Viktiga aspekter i budskapets kropp

Den del av vårt e-postmeddelande som överför mest information är utan tvekan meddelandets huvuddel. Det är nödvändigt att ta hänsyn till en rad aspekter att ta hand om när du skriver ett e-postmeddelande, särskilt om meddelandet som vi ska skicka är för någon viktig och kräver en mer formell registrering.

1. Hälsningar

Hälsningen är den första delen av meddelandet och det är viktigt att den är närvarande om den är en formell, eftersom det är det första vår mottagare kommer att läsa. Uttrycket som vi använder för att starta texten i meddelandet beror mycket på vem vi pratar med.

Några formella uttryck som vi kan använda är:

• Distinguished Sirs
• Kära president
• Kära herr / fru
• Kära herre

Mindre formella uttryck är:

• Hej alla!
• Hej, NAME
• Hälsningar,
• God morgon / eftermiddag / kväll

2. Meddelandeinnehåll

Efter att ha hälsat började vi förklara idén eller den omfattande anledningen till att vi vänder oss till vår mottagare. Här anger du allt du vill förmedla till personen du skickar meddelandet till. Som vi har kommenterat är dess förlängning mycket varierande och beror på sammanhanget och vad du vill kommunicera.

I fallet med ett arbets-e-postmeddelande rekommenderas att detta meddelande är kort och koncist och når punkten så snabbt som möjligt men upprätthålla en formell och hjärtlig rekord, särskilt om vi pratar med vår chef.

Oavsett vilket register vi använder är det viktigt att ta hand om grammatik, skiljetecken, stavning och andra aspekter av tillräcklighet. Vi kan prata med en vän eller någon som vi har mycket förtroende för, men för att se till att vi förstår varandra korrekt är det mycket viktigt att ta hand om dessa aspekter.

3. Avfyrad

Slutligen, i den sista delen av meddelandets kropp kan vi säga adjö, särskilt om det är ett formellt meddelande eller som riktas till någon viktig. Det är väldigt viktigt att meddelandet slutar med en bra avslutning, lämplig för den specifika posten och kontexten. Detta avsked bör ges efter att ha pratat om alla punkter som önskades.

Några avskedsuttryck är:

• Först och främst tack.
• vänliga hälsningar
• Hjärtligt,
• Vänliga hälsningar,
• Tack för din tid.
• Hejdå.
• Ses snart.
• Mina bästa lyckönskningar.

Det rekommenderas att avsändarens namn anges med adjö, även om detta inte är nödvändigt beroende på situationen. Till exempel om det är ett konstant utbyte av e-postmeddelanden där du svarar på det föregående meddelandet och en konversation har upprättats i form av en tråd, kommer det inte att behövas att sätta namnet alls meddelanden.

Bibliografiska referenser:

• Din ordbok (s. f.) Grundläggande delar av ett e-postmeddelande och adress. Din ordbok. Tagen från: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntax. (s.f.) Anatomi för ett e-postmeddelande. På Syntaxis.com. Tagen från https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message