Education, study and knowledge

De 15 kontorsfunktionerna (och deras egenskaper)

I varje organisation är det nödvändigt att en rad aktiviteter utförs för att företaget ska gå vidare, förutom att kunna uppfylla de mål som föreslås och erbjuda de produkter och tjänster som det specialiserar sig på.

Även om vi kunde prata om hundratals funktioner som utförs inom ett företag, är verkligheten att det bara finns två veckor om vi grupperar dem i mer generiska funktioner.

Därefter kommer vi att upptäcka vad de är huvudkontorets funktioner och vad är dess betydelse för hela organisationen.

  • Relaterad artikel: "Psykologi för arbete och organisationer: ett yrke med en framtid"

De 15 kontorsfunktionerna (funktioner och arbetsytor)

I varje organisation finns det flera anställda som utövar olika funktioner. Var och en av dem är specialiserade på sitt område, vilket kan kräva någon typ av utbildning som är mer eller mindre hög och nödvändig för att utföra den funktion de utför i organisationen. Dess funktioner är mycket olika och tar upp aspekter som administration, inventering, ekonomihantering, val av anställda eller postdistribution.

instagram story viewer

Organisationer kan beskrivas som organismer där helheten kommer att misslyckas eller vara mindre funktionell om någon av deras delar inte fungerar korrekt. Det är därför det är viktigt att företagsarbetare behärskar de färdigheter som förväntas av dem när de utför uppgifter tilldelas dem, med hjälp av god muntlig kommunikation, organisatoriska färdigheter, dokumentskrivning och kunskap om kontorsautomation. Alla dessa färdigheter relaterar till de 15 bästa kontorfunktionerna som vi kommer att titta på nedan.

1. Planera

Planering är högst upp på vår lista eftersom det är den viktigaste uppgiften inom en organisation. Detta Det innebär att definiera vilka metoder och organisatoriska strukturer som ska genomföras i företaget, vilket tydligt fastställer den förväntade affärsplanen.

Även om det finns tekniska verktyg som hjälper till att specificera de metoder som beskrivs i affärsplanen och distribuera uppgifter bland anställda, är det viktigt att en bra planera. Om du inte börjar på rätt fot är det svårt att uppnå de affärsmål som organisationen vill uppnå.

De personer som ansvarar för genomförandet av planeringen måste ha en tydlig affärsvisionFörutom att på djupet veta vad som är hierarkin inom företaget och styrkorna och svagheterna hos de medlemmar som anses vara tillräckliga för de mål som efterfrågas av dem.

Planering i företag

2. Redigering av dokument

Det skrivs mycket på varje kontor. En av de mest tidskrävande uppgifterna för företagsarbetare är att skriva rapporter och dokument såsom transkription av viktiga konversationer och möten, förutom att lämna protokoll från sig själva. Aspekter som inspektioner och inventeringar granskas också och registreras.

Vid utarbetande av dokument Det inkluderar också utveckling av guider och protokoll för att hjälpa arbetare, nybörjare och veteraner, för att förstå vad de ska göra i varje kurs eller uppgift som efterfrågas av dem. De kan också beskriva aspekter som bakgrund, framsteg, resultat, fördelar och nackdelarna med att tillämpa en eller annan metod i en konkret situation som är väsentligt viktig för företag.

  • Du kanske är intresserad av: "Psykologi ger dig 6 tips för att skriva bättre"

3. Gå på möten

Vad är ett företag utan de berömda affärsmötena? I varje organisation hålls möten mellan medlemmarna i ett arbetslag, där utbyta idéer, dela presentationer, presentera rapporter och rapporter om pågående projekt.

Dessa möten hålls i syfte att sätta gemensamma synpunkter och rikta in sig för att nå ett mål eller slutföra ett specifikt projekt. De försöker ange den riktning som arbetare måste följa för att arbeta mot samma mål, på ett samordnat sätt och utan att onödigt upprepa uppgifter mellan dem. Av denna anledning tilldelar mötena roller, uppgifter och tidsfrister för var och en av dem.

Det som kommenteras i mötena registreras i protokoll eller protokoll. Dess frekvens, varaktighet och aspekter som ska diskuteras definieras av organisationen själv och mötesdeltagarna. Till exempel finns det företag där möten hålls dagligen, medan andra är veckovisa, varannan vecka, varje månad... Mötets frekvens beror på varje företags behov och vad som diskuteras i dem.

  • Du kanske är intresserad av: "De sex typerna av organisationskommunikation"

4. Schemaläggning av möten

Mötet, personligen eller online, är bara toppen av isberget. Bakom var och en av dem finns det mycket förberedelser, investeringar tid och resurser för att klargöra vad som ska pratas om eller vad som kommer att göras i dem.

Det kan tyckas enkelt, men det slutar vara så om vi tror att den som ansvarar för att schemalägga sådana möten måste var medveten om projektet som kommer att diskuteras, vilka är de som är intresserade av att delta och vilka tider är det väl.

Schemaläggning av möten innebär inte bara beslutande plats, tid och deltagare, utan också se till att deltagarna kommer att kunna delta och att den valda tiden inte sammanfaller med uppgifter eller andra ännu viktigare möten. Dessutom handlar det om att avgöra om ämnet du vill prata om är tillräckligt viktigt för att täckas i en möte, antingen personligen eller online, eftersom ingen vill hålla möten för saker som kan diskuteras med chatt eller e -post elektronisk.

Affärsmöten
  • Du kanske är intresserad av: "Tidshantering: 13 tips för att dra nytta av dygnet runt"

5. Organisatorisk granskning av e -post

En annan kontorsfunktion är att kontrollera organisationens e -post. Till en början låter det enkelt, det verkar som att det bara handlar om att öppna e -postmeddelanden som vi får från olika nivåer i företaget där vi arbetar. Sanningen är dock att det är en av aktiviteterna som kan ta oss längst, och det finns studier som tyder på att vi i genomsnitt spenderar i genomsnitt 20,5 timmar per vecka som gör denna uppgift.

De e -postmeddelanden som skickas av vårt företag måste läsas på djupet och påpeka de viktiga aspekterna att vår chef eller kollegor berättar för oss och vara medvetna om att inget budskap är felplacerat Viktig. Vi måste också svara på dem, eftersom det inte är för professionellt eller hjärtligt att inte svara på tacksamhet eller minsta kommentar om att vi har fått ett sådant meddelande från både en överordnad och en underlydande.

  • Relaterad artikel: "De 11 delarna av ett e -postmeddelande (förklarat och med exempel)"

6. Fördelning av företagspost

Fördelningen av post i företaget är en uppgift där omfattande utbildning inte krävs, även om det innebär mycket ansvar. Du måste ha en stor känsla av brådska, bra organisation och känna till alla viktiga avdelningar, kontor och positioner inom företaget leverera informationen till de personer som passar dig och så snart som möjligt.

Dokument och andra föremål som din organisations anställda kan vänta på inkluderar leverantörsfakturor, brev svar från ett statligt organ, kreditkort, mönster, folios, elektroniska enheter som grafikkort och material kusiner.

7. Logistik

Logistik Det har att göra med transport av alla varor som är relaterade till företaget, både deras ankomst till företaget och deras avresa till andra och lagring.

Denna funktion inkluderar också att interagera med leverantörer så att vi kan dela ut viktiga råvaror vid tillverkning av produkter och tjänster som erbjuds av organisation. Den som hanterar logistik syftar till att se till att företaget har allt det behöver för att hålla produktionen igång.

8. Besvara samtal

Telefonen fortsätter att vara ett av de mest använda kommunikationsmedlen och näringslivet är inte främmande för detta. Samtalssvar är en grundläggande funktion i vilken organisation som helst hur du kommunicerar med kunder, leverantörer eller bland dina egna medarbetare.

Denna funktion är inte så enkel som den låter. För att utöva det korrekt krävs en viss grad av protokoll eftersom detta, särskilt för potentiella kunder, är första kontaktformen för många av dem, både de som ringer företaget och de som är uppringda för att informera dem om sina erbjudanden (telefonförsäljare). Tillgänglighetens regler måste respekteras, en institutionell ton måste upprätthållas och volymen av röst och vokabulär måste övervakas.

Den som ansvarar för telefonen måste vara medveten om vad personen som de pratar med, vare sig det är en leverantör eller en kund, säger. Medan denna funktion utförs måste telefonsäljaren skriva ner hur mycket mer information som är bättre relaterad till sin samtalspartner, för att utöka företagets kontaktdatabas med en potentiell kund eller en intressant leverantör.

  • Relaterad artikel: "Kvantitativ administrativ skola: vad det är och egenskaper"

9. Kundsupport

Kundservice består av fysiskt betjänade kunder med avseende på de frågor och tvivel de har om en tjänst eller produkt som erbjuds av organisationen.

Det är en av de mest känsliga funktionerna i företag, beroende på vilken behandling som ges Kunder och hur effektivt det är att lösa sina tvivel eller klagomål om produkter eller tjänster, de kommer att bli nöjda eller inte.

  • Du kanske är intresserad av: "De 12 psykologiska trick som stormarknader använder för att få dig att spendera mer pengar"

10. Filorganisation

Organisationen av filer är en viktig aspekt i företag, oavsett om det sker i papper eller digitalt format.

På ett eller annat sätt, All aktivitet i företaget genererar någon typ av dokument som måste förvaras som fakturor, protokoll, anteckningar, protokoll, försäljningsrapporter, utskrivna rapporter ... Denna information bör katalogiseras, arkiveras och skyddas, beroende på dess betydelse och om den sannolikt kommer att konsulteras för framtiden.

11. Skriva ut och kopiera dokument

Att skriva ut dokument är just det, skriva ut de filer som är nödvändiga för att ha dem i fysiskt format och få dem ut till rätt arbetare.

Denna funktion är kopplad till den för att organisera filer, eftersom det också kan vara nödvändigt att skriva ut dokument förlagras digitalt för att ersätta en fysisk kopia och spara på plats lämplig.

12. Medarbetare väljer

Inget företag behåller sina anställda permanent, antingen för att de själva bestämmer sig för att lämna, får sparken eller helt enkelt dör. Folk kommer och går, och du måste anställa nya medarbetare så att de kan arbeta som bäst. Personalval består i att välja framtida arbetare bland möjliga kandidater.

Uppgifter relaterade till rekrytering måste vi intervjua kandidater, titta på deras CV, undersöka deras fingeravtryck och bekräfta att deras referenser är sanna.

  • Relaterad artikel: "Personalval: 10 nycklar för att välja den bästa medarbetaren"

13. Lager

Inventeringsfunktionen Det handlar om att ta reda på vilka resurser företaget har och om det behöver något specifikt objekt eller element för att kunna utföra sina funktioner korrekt. Lagertagaren ansvarar för att ta reda på om kontorsmaterial, utrustning, möbler, städartiklar eller andra föremål saknas.

Det är också en del av inventeringen för att informera om inkomster och utgifter för resurser, såsom misslyckanden eller skador som har haft några av dem eller om det finns en misstanke om att det finns arbetare som tar kontorsmaterial till Hem. Allt detta kommer att registreras i en rapport som beskriver resurssituationen och eventuella behov som uppstod trots deras brist, om någon.

14. Finansförvaltning

Finansförvaltning består i att se till att de pengar som hanteras av organisationen uppfyller dess förväntade livscykel, köpa och sälja de produkter och tjänster som företaget behöver och erbjuder och investera klokt. Detta innebär också att alla fakturor sparas, skickas till rätt personer, registreras och görs nödvändiga administrativa betalningar.

15. Administrering

Med administration menar vi frågor mer relaterade till pappersarbete, till exempel juridiska frågor och byråkrati. Det är nödvändigt för företaget att mycket väl veta vilka juridiska aspekter det måste följa, förutom att ta hänsyn till modellerna och dokument att fylla i och presentera för statsförvaltningen för att bekräfta att deras verksamhet är Rättslig.

De 10 bästa onlinemasterna i psykologi

Master of Permanent Training in Early Attention av SERCA Den består av ett utbildningsprogram inr...

Läs mer

Psykolog Javier Beltrán Gil

Ett oväntat fel har inträffat. Försök igen eller kontakta oss.Ett oväntat fel har inträffat. Förs...

Läs mer

Psykolog Sergio Doctor Peral

Ett oväntat fel har inträffat. Försök igen eller kontakta oss.Ett oväntat fel har inträffat. Förs...

Läs mer