Formell kommunikation: vad är det och vad är dess egenskaper

Vi känner alla till olika kommunikationsstilar och vi använder den ena eller den andra beroende på i vilket sammanhang vi befinner oss.

En av de viktigaste är formell kommunikation. I dessa stycken kan vi lära oss allt om den här stilen, upptäcka ramarna där den är brukar användas och vad är dess främsta egenskaper och fördelar jämfört med andra modeller av kommunikation.

• Relaterad artikel: "Socio-emotionella färdigheter: egenskaper, funktioner och exempel"

Vad är formell kommunikation och vad är dess egenskaper

Formell kommunikation är en kommunikativ stil som används i professionella och institutionella sammanhang. Det är en reglerad metod där vardagliga ord inte är tillåtna, eftersom tonen som används alltid måste vara odlad och aseptisk. På samma sätt kan vi också kalla formell kommunikation det informationsflöde som uppstår mellan de olika ekeloner inom hierarkin för en organisation, och det kommer att inramas inom den uppsättning regler som nämnde vi.

Flödet av formell kommunikation kan ske på ett talat eller skriftligt sätt. Generellt genomförs kortlösta interaktioner i muntlig konversation. Kommunikationer som kräver mer omfattande eller komplex information är dock vanligtvis valda att genomföra skrivit och överför dem till samtalspartnern med de valda medlen (cirkulärer, mejl, postmeddelanden, memo etc.

En annan egenskap hos formell kommunikation är det fungerar genom protokoll som är kända för avsändare och mottagare, som är en del av organisationen där denna kommunikationsprocess äger rum. Dessa protokoll innebär till exempel de vägar som meddelanden måste ta inom hierarkin. Således kommer en anställd att veta att han måste skicka viss information till sin chef, och detta måste i sin tur överföra informationen till sin chef, men de kan inte hoppa över mellansteget.

Det vill säga varje medlem i organisationen som deltar i denna formella kommunikation Du måste i förväg veta vilket meddelande som ska riktas till vilken person, i vilken form det ska göras och vilken väg är denna information att följa för att nå din destination på ett korrekt sätt.

Typer av formell kommunikation

Beroende på vilken adress vi använder för att överföra informationen kan vi upprätta upp till fyra olika typer av formell kommunikation. Låt oss fortsätta att titta på dem mer i detalj.

1. Uppåt formell kommunikation

När du är i organisationen, en anställd försöker kommunicera med en av hans chefer, antingen den omedelbart överordnade eller den som är över honom, skulle vi tala om uppåt formell kommunikation. Det är en form av överföring av meddelandet av vertikal typ och med riktning från botten till toppen. Ett exempel på meddelanden som kan skickas i det här läget skulle vara de rapporter som har varit begärt, men också förfrågningar om en specifik fråga och till och med klagomål som de vill lämna patent.

2. Formell nedåtgående kommunikation

Det motsatta fallet mot det föregående skulle vara det fallande formella meddelandet. I denna modell överförs informationen också vertikalt, men den här gången överförs den uppifrån och ner. Det vill säga, det är cheferna och cheferna som överför information till de anställda under deras ansvar. De kan till exempel skicka instruktioner om de uppgifter som ska utföras och hur de ska göra det. De kan göra det muntligt eller skriftligt, beroende på vilken information de vill skicka.

3. Horisontell formell kommunikation

Inte all formell kommunikation i organisationen är riktad till människor på en annan hierarkisk nivå. När meddelandet skickas till en annan arbetare som har samma rang, talar vi om horisontell formell kommunikation, eftersom informationsflödet är riktat i sidled.

Denna modell observeras tydligt i mötena mellan de olika avdelningscheferna, eftersom de är det flera individer från oberoende sektioner kommunicerar, men alla är i samma position som chefer eller chefer.

4. Diagonal formell kommunikation

Det finns en mindre frekvent form av formell kommunikation som fortfarande kan förekomma, och den är diagonal. Denna metod skulle förekomma när de två samtalspartnern tillhör olika avdelningar men också till olika hierarkiska nivåer.

Det kan vara så att en chef för en specifik del av företaget behöver överföra en information till anställda som inte står under deras ansvar, men som ligger i en lägre nivå i strukturen för företag. Detta skulle vara ett exempel på ett diagonalt formellt kommunikationsfall.

• Du kanske är intresserad av: "De åtta elementen i kommunikation: egenskaper och exempel"

Styrkorna i denna kommunikativa stil

Formell kommunikation har ett antal fördelar jämfört med informell kommunikation. Vi kommer att se de viktigaste.

1. Standardisering

Genom att använda denna metod säkerställs jämlikhet i alla kommunikationsprocesser i organisationen, så att alla medlemmar kan veta hur de ska gå tillväga när de överför information, välja rätt sätt och sätt, och samtidigt vet de alla hur de ska tolka budskapen som kommer till dem utan tvekan. Det är en standardiserad modell som möjliggör en tydlig förståelse av regler och förfaranden.

2. Utan fel

Det faktum att använda förutbestämda regler och alltid följa samma procedurer har en ytterligare fördel, och är att det inte tillåter fel att genereras, utöver de mänskliga fel som kan begås utanför nämnda regler. Det viktiga är att efter de angivna protokollen, informationen måste flöda genom organisationen utan problem och utan att skapa tvivel bland samtalspartnern.

3. Tassavtryck

Formell kommunikation har en annan klar fördel, och det är att alla interaktioner som sker skriftligt är arkiverade och kan därför granskas när som helst för att kunna hämta specifik information.

Logiskt sett händer inte samma sak med formell muntlig kommunikation, men vi hade redan nämnt att denna typ av interaktion sker för att skicka mycket kortfattade meddelanden. Alla som har en viss komplexitet måste överföras skriftligen och därför registreras.

Formella kommunikationssvagheter

Logiskt sett är inte alla egenskaper hos formell kommunikation positiva. Det finns också flera nackdelar som vi måste vara medvetna om.

1. Tidskostnad

Att följa ganska stela protokoll innebär ibland att formell kommunikation innebär ett onödigt slöseri med tid för överföring av information som faktiskt skulle kunna göras på mycket kortare tid. Detta är fallet med de oändliga möten där budskapet överförs bland deltagarna på ett ineffektivt sätt när Det skulle faktiskt kunna göras mer direkt, men det skulle innebära att ge upp organisationens standardiserade kommunikationskanaler.

2. Kyla

Formell kommunikation gör att meddelanden förmedlas på ett coolt sätt, ofta utan en mänsklig beröring som gör interaktioner varmare och som gör denna kommunikation mycket mer opersonlig än den informella stilen. Dessutom den styvheten i reglerna också begränsar avsändarens kommunikativa stil, ibland avhumaniserar överföringen av meddelandet och få mottagaren att uppfatta det på ett varmare sätt.

3. Förvirring

Reglerna för formell kommunikation bör inte tillåta det, men ibland är det oundvikligt att en viss förvirring genereras kring det mottagna meddelandet. Detta händer när överföring av information kräver flera hopp mellan olika samtalspartners, vilket ger möjlighet till att vid var och en av dessa punkter förvrängs det ursprungliga meddelandet och det slutligen mottagna är inte exakt detsamma som först.

Sätt att förbättra

Formell kommunikation har utrymme för förbättringar, och för detta finns det flera rekommendationer som kan göra detta sätt att överföra information inom företag mer effektivt. Det här är några av dem.

1. Begränsa formalismen

Det är uppenbart att en formell kommunikation kräver en dekoration i meddelandets utsändning, men ibland kan det överskottet av formella uttryck generera en extremt allvarlig ton som mottagaren kan tolka som negativ när meddelandet kan vara neutralt och till och med gå på linjen motsatt. Till exempel kan en avdelningschef skicka ett mejl till sina underordnade för att prata om hans prestanda, vilket i princip är bra, men använder en ton så allvarlig att de tolkar den i en negativ.

2. Revision

Denna rekommendation bör gälla alla typer av kommunikation, men mycket mer för den formella. Det är viktigt att granska texterna innan de skickas, för ibland kan brådskan leda till att vi begår en rad stavfel, grammatik eller till och med innehåll, vilket kan skapa problem i tolkningen av meddelandet, och detta kan få allvarliga konsekvenser inom organisation. Tänk till exempel att vi instruerar en arbetare att skicka 5000 enheter av en produkt, istället för 500.

3. Reception

En bra tumregel är att be mottagaren bekräfta att du har fått meddelandet korrekt. För närvarande Det finns verktyg i mejlen som informerar oss när mottagaren har fått vårt mejl, så i dessa fall behöver vi inte ens begära sådan bekräftelse uttryckligen.

4. Korrekt användning

Den sista rekommendationen skulle vara använda formell kommunikation endast för organisatoriska frågor. Eventuella frågor utanför företaget ska inte hanteras på dessa sätt och försök skicka ett personligt budskap via en institutionell kanal kommer inte att leda till mer än problem, eftersom det inte är kanalen lämplig.

Bibliografiska referenser:

• Andrade, H. (2005). Intern organisationskommunikation: process, disciplin och teknik. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Executive kommunikationsteknik. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Kommunikationen. Administrativt beteende.