Affärskommunikation: typer, egenskaper och vanliga misstag

Vi lever i ett samhälle där en stor del av arbetsmarknaden är utformad utifrån företagsmiljön. Oavsett om det är stora multinationella företag, små och medelstora företag, familjeföretag eller till och med enskilda tjänster, måste alla ta hänsyn till att en väsentlig del för dess överlevnad är koherens i organisationen och kommunikation mellan dess delar för att förena krafterna och gå mot ett mål allmänning.

I den meningen kan vi bekräfta det Affärskommunikation är en av nyckelelementen i en organisation, speciellt om den har en viss komplexitet, fungerar korrekt och kan anpassa sig och överleva. Och det är om sådan kommunikation som vi kommer att prata om i hela den här artikeln.

• Relaterad artikel: "Arbets- och organisationspsykologi: ett yrke med framtid"

Vad är affärskommunikation?

Affärskommunikation förstås som den uppsättning processer som utförs av ett företag eller en del av det för att få företaget att resa information, både internt mellan olika avdelningar eller befattningar i företaget och om vi pratar om företagets kommunikation med Exteriör.

Det är viktigt att komma ihåg att sådan kommunikation som en allmän regel inte bara innebär möjligheten att utfärda informationen, utan skulle även omfatta det faktum att man tar emot den: vi står inför ett ömsesidigt utbyte av data.

Bra affärskommunikation hjälper alla medlemmar i företaget att förbli motiverade och att deras åtgärder kan vara kända, vilket minskar osäkerheten hos både arbetare och ledare angående tillståndet det samma. Det underlättar också interaktion och förbättrar arbetsmiljön, förutom att förbättra produktiviteten och låta dig reagera mer optimalt på alla eventualiteter.

Allmänna mål

Målen för affärskommunikation är lätta att förstå. Internt möjliggör den å ena sidan en sammanhållen organisation och den information och resultat som erhålls av dess olika avdelningar eller anställda, samt att företagets mål och företagsvision kan genereras och förmedlas.

För underlättar förståelsen av vad som förväntas av varje arbetstagare, såväl som förståelsen för de verkligheter som var och en av dem måste möta. Det gör det också lättare för alla att arbeta åt samma håll, och för dem att lära sig nya sätt att sköta sitt eget ansvar.

På kommunikationsnivån med omvärlden är affärskommunikation väsentlig för att kunna kontakta omgivningen och skapa en positiv bild av själva företaget, samt för att analysera målgruppen och bedöma deras behov. Det låter dig också lära dig att attrahera potentiella kunder och bedöma förändringarna som är inneboende i ett dynamiskt samhälle och vätska som vi lever i, något grundläggande för att förutse och möta eventuella svårigheter och kunna anpassa sig till halv.

För att kommunikationen ska bli effektiv krävs att företaget självt skapar effektiva kanaler även för det. eftersom det förbättrar överföringen av information med sina handlingar, genererar medel för att kommunicera och dessutom arbetar aktivt så att det inte råder osäkerhet angående vad som efterfrågas och eftersträvas inom organisationen.

Det är också viktigt att arbeta med både formella och informella aspekter, samt bedöma de olika arbetarnas behov och tankar. Empati är också väsentligt, liksom god reglering och planering av kommunikationsmekanismer.

• Du kanske är intresserad: "Företagsidentitet: vad det är och hur det definierar organisationer"

Olika typer av affärskommunikation

Alla företag och organisationer kommunicerar inte på samma sätt, och det finns olika typologier och klassificeringar av affärskommunikation utifrån olika kriterier.

1. Internt och externt

Den första av dem är den som gör skillnaden mellan intern och extern kommunikation, den första är den som sker mellan de olika avdelningarna och arbetarna i själva företaget och den andra syftar till att etablera kommunikation med halv.

2. Dubbelriktad och enkelriktad

På samma sätt kan vi också hitta stilar av affärskommunikation med en större eller mindre grad av interaktivitet, som kan hittas från de vanligaste dubbelriktad kommunikation där avsändare och mottagare interagerar och utbyter information tills envägskommunikation där endast ett meddelande skickas, i allmänhet från maktpositioner till en mottagare som inte har någon möjlighet att svara.

3. Stigande, fallande och horisontellt

Inom den interna affärskommunikationen i en organisation kan vi hitta tre huvudtyper inom funktion av den punkt där informationen startar och positionen mellan avsändaren och mottagaren av densamma kommunikation. Vi talar om nedåtgående kommunikation när den kommunikativa handlingen utförs från en emittent med en högre position än mottagarens.

När det är den underordnade som skickar meddelandet till sin överordnade, skulle vi tala om kommunikation uppåt. I båda fallen skulle vi stå inför en typ av vertikal kommunikation, det vill säga en kommunikation där de ämnen som upprätthåller den kommunikativa handlingen har en ojämlik relation i fråga om makt (det finns en hierarki mellan dem).

Den andra stora typen av kommunikation är horisontell kommunikation, som etableras mellan individer som har samma position och är på samma nivå i hierarkin.

4. Formellt och informellt

Slutligen bör det noteras att vi inom affärskommunikation kan finna att det finns två olika typer av kommunikationskanaler: den formella och den informella. I den första behandlas vanligtvis de tekniska aspekterna och de som är relaterade till själva uppgifterna, vilket är en typ av respektfull kommunikation inriktad på förnuft och företagets mål.

I informell kommunikation, men mer flexibla och naturliga kommunikationer etableras vanligtvis, i grunden fokuserad på mellanmänskliga relationer och ofta den som har störst effekt på arbetshälsan. Det senare varierar mycket beroende på vem som utför det och kan överskrida arbetsplatsen, är svårt att kontrollera av organisationen.

Möjliga hot mot god kommunikation

Att upprätthålla effektiv affärskommunikation är viktigt, men det är inte lätt. Och det är att förekomsten av en hög nivå av variation i de situationer som kan uppstå, liksom förekomsten av missförstånd, missbruk och svårigheter i ett företags kommunikation.

1. Brist på konsekvens

En av de faktorer som mest påverkar om kommunikationen verkligen är användbar är emittentens trovärdighet och hänsynen till med mottagaren av meddelandet Ett exempel på detta kan vara förekomsten av dissonanser mellan det som sägs och det som görs, att inte upprätthålla emittenter ett sätt att agera förenligt med de meddelanden som ges.

Det senare kan hända hos vilken som helst av företagets anställda, oavsett deras hierarkiska position eller om de talar med en överordnad, underordnad eller någon på samma nivå i hierarkin, och genererar allvarliga återverkningar för både ämnet (som beroende på situationen kan sluta bli dåligt övervägs eller till och med avskedad) såväl som för organisationen (genererar ett lägre förtroende för personen och i händelse av att ha en hög position även i organisation).

På samma sätt och till exempel när det gäller stora företag med ett stort antal avdelningar, om det finns avvikelser mellan befogenheter eller referenssiffror inom företaget förmodligen En situation kan uppstå där arbetaren inte riktigt vet vilket ledarskap han ska följa, något som kan generera frustration och misstro.

Likaså är det nödvändigt att vara mycket försiktig med tolkningsbarheten av meddelanden, eftersom förekomsten av Ambivalens kan leda till att olika avdelningar eller arbetare tolkar saker motsatt. Vad affärskommunikation eftersträvar är just att garantera en organisation och intern sammanhållning, så att budskap otydliga och med olika tolkningar kan orsaka osäkerhet och tvivel för mottagarna av meddelande.

2. Brist på känslomässig anknytning

Ett annat problem kan hittas i hur kommunikationen sker. I vissa organisationer kan det till exempel vara svårt att skapa en känsla av bindning på en känslomässig nivå, vilket i arbetare kan generera ett lägre engagemang och produktivitet och hos användarna ett bristande intresse och sökandet efter annat alternativ. Det är nödvändigt att värdera att allt som görs, och även det som inte är det, är i grunden kommunikativt.

Således är inte bara själva budskapet viktigt utan också sättet det överförs på: det är inte samma sak inte heller ger ett e-postmeddelande samma sensationer som ett möte ansikte mot ansikte eller sökandet efter en riktig kontakt.

3. Förstår inte sammanhanget

Det bör också värderas anpassning till den nuvarande situationen och sociala framsteg, såväl som särdragen i själva situationen. Till exempel i ett alltmer globaliserat samhälle och där ny teknik möjliggör omedelbar kommunikation med en bred antal personer samtidigt kan det vara nödvändigt att analysera och investera i kommunikationspolicyer som tar hänsyn till kraften i sociala nätverk och hur man korrekt överför den önskade informationen, förutom att bedöma kontakten med potentiella kunder från andra regioner av världen.

Likaså är det nödvändigt att bedöma företagets egen situation för att inte åta sig mer än vad de kan täcka, är nödvändigt för att ta hänsyn till situationen för hela företag.

Ett annat problem kan vara innehållet i meddelandena som sänds ut: det är möjligt att även om kommunikationen existerar så sänder den inte eller förmedlar inte innehållet som skulle behöva sändas. Det är möjligt att den fokuserar på ganska kompletterande aspekter och ignorerar till exempel den inriktning eller mål som en viss position ska ha, eller som tar för givet att det finns kunskap som aldrig har gjorts explicit.

4. Isolering och bristande kommunikation

Slutligen, det kanske viktigaste problemet och som kan extrapoleras från alla tidigare är möjligheten att det inte finns någon sann kommunikation.

Det tydligaste exemplet är den stabila och kontinuerliga användningen av envägskommunikation, vilket kan generera en situation av stagnation och bristande förståelse för vad som händer i organisation. Lyckligtvis är det idag minst använda just för att det är minst effektivt och användbart.

Det är också möjligt att de olika positionerna inte har tillräckliga mekanismer för att komma i kontakt även om deras åsikter skulle höras är chansen mindre för återkoppling eller till och med att olika delar av företaget inte har kontakt med varandra. Det är nödvändigt att aktivt stimulera sådan interaktion.