Kassahantering: vad det är och hur det används i företaget

Ett av de många ansvarsområden som företagen har är att planera hur de ska använda sina kontanter.

Med den här artikeln kan vi upptäcka hur denna funktion utförs, vad de är de faktorer som beaktas för att göra kontanthanteringen så effektiv som möjligt och de principer som inget företag bör glömma om det vill vara optimalt i denna uppgift.

• Relaterad artikel: "Administrationsvetenskap: vad de är, egenskaper och funktioner"

Vad är kontanthantering?

Cash management, även känt under sitt engelska namn, cash management, hänvisar till alla åtgärder som ett företag vidtar för att hantera in- och utflöden av pengar för att upprätthålla ett optimalt finansiellt tillstånd. För att uppnå detta mål måste organisationen hålla en uttömmande kontroll av den likviditet som den har i varje För närvarande, de betalningar du måste göra samt finansieringsmöjligheterna du kan få från banker.

Syftet med kontanthantering är se till att företaget har nödvändiga medel för att kunna möta de skulder som det har varje år och samtidigt utnyttja överskottet på bästa sätt

, om någon, för att maximera fördelarna med investeringen. För att göra detta måste den uppnå en balans mellan den del som används för att reglera skulder, betala väntande fakturor, en annan del som hålls kontant och en annan som återinvesteras.

För alla dessa frågor är det viktigt att ha en kassör som kan utföra lämpliga procedurer och som kontrollerar inflöden och utflödet av pengar så att företagets kontoutdrag alltid är tillräckligt och situationer som kan kompromissa inte uppnås organisationens stabilitet, för om det finns problem på finansiell nivå kommer de oundvikligen att påverka alla andra aspekter av företag.

De kan verka som uppenbara uttalanden men ibland är de inte så uppenbara. Betydelsen av korrekt kontanthantering bör inte underskattas. En studie som analyserade varför 101 nystartade företag misslyckades visade att huvudorsaken, som påverkade 41 av dem, hade slut på kontanter. En demonstration av hur Finansiell missförvaltning kan snabbt göra företaget i konkurs.

Uppenbarligen, om ett företag tar slut på kontanter, indikerar det också att det finns problem i andra dimensioner av företaget eller att något element inte utvecklas som planerat. I vilket fall som helst är det tillräckligt skäl att genomföra en felfri kontanthantering, oavsett om det inte gör det generera nya problem eller vara tillräckligt solida för att kunna lösa andra som genererades i andra avdelningar.

Även om det kan tyckas att alla frågor vi nämnde helt enkelt handlar om affärsredovisning, handlar det om olika begrepp. Det är möjligt att om företaget inte är stort utförs båda procedurerna av samma avdelning, men när företaget är större företag i fråga är det mer troligt att de har utbildat ett team för redovisning och ett annat för att hantera kontanter.

Hur man hanterar kontanter ordentligt

När vi väl vet vikten av kontanthantering är frågan vad som är det bästa sättet att göra det. Även om det inte finns några magiska formler, som i allt som rör ekonomin, finns det frågor som i många fall svarar på sunt förnuft. Låt oss titta närmare på några av dem.

1. Delat ansvar mellan avdelningarna

A priori kan det tyckas att allt som rör kontanthantering ska hanteras enbart från finansavdelningen, men i verkligheten är det så viktigt att gäller för många andra sektorer i företaget.

Till exempel har den kommersiella avdelningen en mycket djupare kunskap om de olika klienterna den arbetar med, samt en närmare relation med dem, i vissa fall. Därför vore det rimligt att överväga möjligheten att det är reklamen som ansvarar för en kund som har väntande betalningar med vårt företag, som har ansvaret för att kontakta honom och få honom att se situationen där han befinner sig och därmed försöka lösa problemet händelse så snart som möjligt och att företaget erhåller det skyldiga beloppet så att kontanthanteringen inte äventyras längre.

• Du kanske är intresserad av: "Företagets ekonomiska cykel: vad är det, perioder och beräkningar"

2. Betala leverantörer i tid

I föregående punkt har vi gett exemplet med en kund i vårt företag som har försenat en betalning och därför har en skuld hos oss. Men glöm inte att det motsatta fallet vanligtvis också är ett vanligt scenario i näringslivet. Nämligen, ofta är det företaget själv som försenar betalningen av fakturor till sina leverantörer, av vissa skäl. En av dem ska förmodligen ta hand om kontanthantering.

Även om det är målet är denna praxis skändlig. Att använda leverantörer som om de var finansiella enheter som ger oss kredit när vi behöver det är ett misstag. När det gäller rykte kommer det att påverka oss allvarligt, eftersom det blir svårt att samarbeta med samma leverantör på lång sikt om vårt företags rykte är att det lönar sig för sent. Denna metod används ibland före stängning av kvartals- eller årskonton eftersom likviditet förväntas behövas.

På samma sätt är det inte ursäktligt. Om så är fallet är det bästa att tidigare komma överens med leverantören om ett betalningsdatum som företaget vet att det kan anta. Dessutom kan vi försämra leverantörsföretagets kontanthantering allvarligt, eftersom det är pengar de förväntade sig och att de slutar ta emot, försvaga sina konton, ibland på allvar, om beställningen är viktig och det är ett företag liten.

3. Utforska olika former av finansiering

Ett annat sätt att ta hand om kontanthantering är att utvärdera finansieringsformer bortom klassikerna banklån, vilka är de mekanismer som vanligtvis används och som genererar höga kostnader för företag. Till exempel, För att balansera konton när det finns många utestående kundsamlingar vänder sig stora företag till så kallade inkassobolag.

Dessa företag går till det ursprungliga företaget nästan alla skulder som tredje part har med sig och ansvarar för att hantera insamlingen av den väntande fakturan hos nämnda klient, hålla en provision för arbetet Gjort. Det är en relation där båda företagen gynnas, vilket är en perfekt mekanism för kontanthantering, som ser hur pengaflödet inte äventyras av standardvärden.

4. Granska immobiliserade kontanter

En annan av de taktiker vi kan använda för att optimera kontanthanteringen är den uttömmande granskningen av balansräkningarna för att söka efter eventuella immobiliserade kontanter. I denna bemärkelse kan vi till exempel hitta intäkter upplupna eftersom vi har sålt våra produkter eller tillhandahöll våra tjänster till vissa kunder och har ännu inte fakturerats av skälen som är.

På samma sätt kan vi befinna oss precis i motsatt position och det är vi som har betalat för förskottsbetalning till en leverantör och vi har ännu inte kunnat njuta av de föremål som var skyldiga tjäna oss. I båda fallen är det uppgiften för den person som ansvarar för kontanthantering att kontrollera dessa ärenden för att alltid vara i en så effektiv situation som möjligt.

Mål för kontanthantering

Vi har redan sett vad kontanthantering består av och olika sätt att göra det korrekt. Vi kommer nu att se olika funktioner som denna process uppfyller.

1. Att kunna möta betalningarna

Uppenbarligen är den första och förmodligen den viktigaste frågan som vi kommer att kunna kontrollera med korrekt kontanthantering den möta de betalningar som vårt företag måste göra, från dem som motsvarar sina egna anställda såväl som hos leverantörer och andra typer av utgifter.

2. Gör utgiftsprognoser

Det handlar inte bara om att göra betalningar utan också om att planera dem och veta hur mycket vi kan spendera hela tiden förbereder årets prognoser baserat på det kapital vi har eller förväntar oss att ha.

3. Hantera oförutsedda utgifter

Naturligtvis, så mycket som vi försöker planera allt, Det finns tillfällen då oförutsedda situationer uppstår som orsakar utgifter som vi inte hade.. I dessa fall kommer god kontanthantering att göra det lättare för oss att möta dessa händelser.

4. Gör bra investeringar

Om företagets ekonomiska situation är mycket bra är det möjligt att det har överskott som kan investeras. Korrekt kontanthantering innebär välj de bästa alternativen att spendera pengarna på.

5. Hantera medel effektivt

Balansen mellan inkomster och kostnader är ryggraden i ett företags redovisning, och för detta är det viktigt att hantera de medel vi har på bästa möjliga sätt.

6. Gå aldrig i konkurs

Naturligtvis är insolvens ett scenario som företaget inte ska nå, eftersom det är inledningen till konkurs.

Bibliografiska referenser:

• Gitman, L.J. (2003). Principer för ekonomisk förvaltning. Pearson Education.
• Kusnadi, Y., Wei, K.C.J. (2011). Avgörande faktorer för företagets kontanthanteringspolicy: Bevis från hela världen. Journal of Corporate Finance. Elsevier.
• Laitinen, E.K., Laitinen, T. (1998). Kassahanteringsbeteende och förutsägelse av fel. Journal of Business Finance & Accounting. Wiley online-bibliotek.
• Pérez, K.D., Socarrás, F., Labrada, E.D. (2014). Metodiska förfaranden för kontanthantering. Observatorium för den latinamerikanska ekonomin. Intercontinental Academic Services SL.