การสื่อสารอย่างเป็นทางการ: มันคืออะไรและมีลักษณะอย่างไร

เราทุกคนรู้รูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน และเราใช้อย่างใดอย่างหนึ่งขึ้นอยู่กับบริบทที่เราพบ

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการสื่อสารอย่างเป็นทางการ. ในย่อหน้าเหล่านี้ เราสามารถเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับสไตล์นี้ ค้นพบกรอบการทำงานที่เป็นอยู่ มักจะใช้และลักษณะเด่นและข้อดีของมันคืออะไรเมื่อเทียบกับรุ่นอื่นๆของ การสื่อสาร.

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "ทักษะทางสังคมและอารมณ์: ลักษณะการทำงานและตัวอย่าง"

การสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไรและมีลักษณะอย่างไร

การสื่อสารที่เป็นทางการคือ รูปแบบการสื่อสารที่ใช้ในบริบททางวิชาชีพและเชิงสถาบัน. เป็นวิธีการควบคุมซึ่งไม่อนุญาตให้ใช้คำพูด เนื่องจากน้ำเสียงที่ใช้จะต้องได้รับการเพาะเลี้ยงและไม่ติดเชื้อ ในทำนองเดียวกัน เรายังสามารถเรียกการสื่อสารอย่างเป็นทางการว่าการไหลของข้อมูลที่เกิดขึ้นระหว่างความแตกต่าง ลำดับชั้นในลำดับชั้นขององค์กรและจะถูกกำหนดกรอบภายในชุดของกฎที่ เรากล่าวถึง

การไหลของการสื่อสารที่เป็นทางการสามารถเกิดขึ้นได้ทั้งในรูปแบบการพูดหรือการเขียน โดยทั่วไป การโต้ตอบที่ได้รับการแก้ไขโดยสังเขปจะดำเนินการในการสนทนาด้วยวาจา อย่างไรก็ตาม การสื่อสารที่ต้องใช้ข้อมูลที่กว้างขวางหรือซับซ้อนกว่านั้น มักจะถูกเลือกให้ดำเนินการ เขียนและส่งไปยังคู่สนทนาโดยวิธีการที่เลือก (หนังสือเวียน, อีเมล, ไปรษณีย์, บันทึก ฯลฯ

ลักษณะของการสื่อสารที่เป็นทางการอีกประการหนึ่งก็คือ ทำงานผ่านโปรโตคอลที่ผู้ส่งและผู้รับรู้จักซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรที่มีกระบวนการสื่อสารนี้เกิดขึ้น โปรโตคอลเหล่านี้บอกเป็นนัย ตัวอย่างเช่น เส้นทางที่ข้อความต้องใช้ ภายในลำดับชั้น ดังนั้น พนักงานจะรู้ว่าเขาต้องส่งข้อมูลบางอย่างไปยังผู้จัดการของเขา และในทางกลับกัน จะต้องส่งข้อมูลไปยังหัวหน้าของเขา แต่พวกเขาไม่สามารถข้ามขั้นตอนกลางได้

นั่นคือสมาชิกแต่ละคนในองค์กรที่มีส่วนร่วมในการสื่อสารอย่างเป็นทางการนี้ ต้องทราบล่วงหน้าว่าข้อความใดที่จะส่งถึงบุคคลใด ควรทำในรูปแบบใด และแนวทางใดที่ข้อมูลดังกล่าวควรปฏิบัติตาม เพื่อไปให้ถึงที่หมายอย่างถูกวิธี

ประเภทของการสื่อสารที่เป็นทางการ

ขึ้นอยู่กับที่อยู่ที่เราใช้ในการส่งข้อมูล เราสามารถสร้างการสื่อสารที่เป็นทางการได้ถึงสี่ประเภทที่แตกต่างกัน เรามาดูรายละเอียดทั้งหมดกันเลย

1. การสื่อสารอย่างเป็นทางการขึ้น

เมื่ออยู่ในองค์กร พนักงานพยายามสื่อสารกับผู้จัดการคนใดคนหนึ่งของเขา ไม่ว่าผู้บังคับบัญชาทันทีหรือคนที่อยู่เหนือเขาเราจะพูดถึงการสื่อสารที่เป็นทางการขึ้นไป เป็นรูปแบบการส่งข้อความประเภทแนวตั้งและมีทิศทางจากล่างขึ้นบน ตัวอย่างข้อความที่สามารถส่งในโหมดนี้ได้ก็คือรายงานที่ได้รับ ร้องขอแต่ยังขอเรื่องเฉพาะและแม้แต่ข้อร้องเรียนที่พวกเขาต้องการออก สิทธิบัตร

2. การสื่อสารลงอย่างเป็นทางการ

กรณีตรงข้ามกับกรณีก่อนหน้านี้คือหนึ่งในการสื่อสารที่เป็นทางการจากมากไปน้อย ในโมเดลนี้ ข้อมูลจะถูกส่งในแนวตั้งด้วย แต่คราวนี้จะถูกส่งจากบนลงล่าง กล่าวคือ, เป็นผู้จัดการและผู้จัดการที่ส่งข้อมูลไปยังพนักงานภายใต้การดูแลของพวกเขา. พวกเขาสามารถส่ง เช่น คำแนะนำเกี่ยวกับงานที่ต้องทำและวิธีที่ควรทำ พวกเขาสามารถทำได้ด้วยวาจาหรือเป็นลายลักษณ์อักษร ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่พวกเขาต้องการส่ง

3. การสื่อสารอย่างเป็นทางการในแนวนอน

ไม่ใช่การสื่อสารที่เป็นทางการทั้งหมดในองค์กรมุ่งไปที่บุคคลที่อยู่ในลำดับชั้นอื่น เมื่อข้อความถูกส่งไปยังคนงานอื่นที่มีตำแหน่งเดียวกัน เรากำลังพูดถึงการสื่อสารที่เป็นทางการในแนวนอนเนื่องจากการไหลของข้อมูลมีทิศทางไปด้านข้าง

โมเดลนี้มีให้เห็นอย่างชัดเจนในการประชุมของหัวหน้าแผนกต่างๆ เนื่องจากเป็น บุคคลหลายคนจากส่วนอิสระสื่อสารกัน แต่ทุกคนอยู่ในตำแหน่งเดียวกับผู้จัดการหรือ ผู้จัดการ

4. การสื่อสารอย่างเป็นทางการในแนวทแยง

มีประเภทของการสื่อสารที่เป็นทางการน้อยกว่าที่ยังคงเกิดขึ้นได้และเป็นแนวทแยง กิริยานี้จะเกิดขึ้น เมื่อคู่สนทนาทั้งสองอยู่ในแผนกต่าง ๆ แต่ยังอยู่ในลำดับชั้นที่แตกต่างกันด้วย.

อาจเป็นกรณีที่หัวหน้าส่วนเฉพาะของบริษัทต้องส่ง ข้อมูลให้กับพนักงานที่ไม่ได้อยู่ในความดูแลของพวกเขา แต่อยู่ในระดับที่ต่ำกว่าในโครงสร้างของ บริษัท. นี่จะเป็นตัวอย่างกรณีการสื่อสารทางการในแนวทแยง

• คุณอาจสนใจ: "องค์ประกอบ 8 ประการของการสื่อสาร: ลักษณะและตัวอย่าง"

จุดแข็งของรูปแบบการสื่อสารนี้

การสื่อสารที่เป็นทางการมีข้อดีหลายประการเหนือการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ เราจะไปดูสิ่งที่สำคัญที่สุด

1. มาตรฐาน

การใช้วิธีนี้ทำให้มั่นใจถึงความเท่าเทียมกันในกระบวนการสื่อสารทั้งหมดขององค์กร เพื่อให้สมาชิกทุกท่านทราบวิธีการดำเนินการในการส่งข้อมูลการเลือกวิธีการที่ถูกต้อง และในขณะเดียวกัน ทุกคนก็รู้วิธีตีความข้อความที่ส่งถึงพวกเขาอย่างไม่ต้องสงสัย เป็นรูปแบบมาตรฐานที่ช่วยให้เข้าใจกฎและขั้นตอนได้ชัดเจน

2. ไม่มีข้อผิดพลาด

ความจริงของการใช้กฎที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันเสมอมีข้อได้เปรียบเพิ่มเติมและ คือไม่อนุญาตให้มีการสร้างข้อผิดพลาดนอกเหนือจากข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่สามารถกระทำได้นอกเหนือจากดังกล่าว กฎ. สิ่งสำคัญคือการปฏิบัติตามโปรโตคอลที่ระบุ ข้อมูลต้องไหลผ่านองค์กรโดยไม่มีปัญหาและไม่ก่อให้เกิดความสงสัยระหว่างคู่สนทนา.

3. พิมพ์อุ้งเท้า

การสื่อสารที่เป็นทางการมีข้อได้เปรียบที่ชัดเจนอีกประการหนึ่ง นั่นคือการโต้ตอบทั้งหมดที่เกิดขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร ถูกเก็บถาวรและสามารถตรวจสอบได้ตลอดเวลา เพื่อให้สามารถดึงข้อมูลเฉพาะ

ตามหลักเหตุผลแล้ว สิ่งเดียวกันนี้ไม่ได้เกิดขึ้นกับการสื่อสารด้วยวาจาที่เป็นทางการ แต่เราได้กล่าวไปแล้วว่าการโต้ตอบประเภทนี้เกิดขึ้นเพื่อส่งข้อความที่กระชับมาก ทุกคนที่มีความซับซ้อนในระดับหนึ่งจะต้องส่งเป็นลายลักษณ์อักษรและจะต้องลงทะเบียน

จุดอ่อนในการสื่อสารอย่างเป็นทางการ

ตามหลักเหตุผล คุณสมบัติทั้งหมดของการสื่อสารที่เป็นทางการนั้นไม่ใช่สิ่งที่ดีเสมอไป นอกจากนี้ยังมีข้อเสียหลายประการที่เราต้องระวัง

1. ค่าเวลา

การปฏิบัติตามโปรโตคอลที่ค่อนข้างเข้มงวดบางครั้งหมายความว่าการสื่อสารที่เป็นทางการเกี่ยวข้องกับ เป็นการเสียเวลาโดยไม่จำเป็นสำหรับการส่งข้อมูลที่สามารถทำได้จริงในเวลาที่สั้นลงมาก. นี่เป็นกรณีของการประชุมที่ไม่มีที่สิ้นสุดซึ่งข้อความถูกส่งระหว่างผู้เข้าร่วมประชุมในลักษณะที่ไม่มีประสิทธิภาพเมื่ออยู่ใน ในความเป็นจริง สามารถทำได้โดยตรงมากกว่า แต่หมายถึงการยกเลิกช่องทางการสื่อสารที่เป็นมาตรฐานขององค์กร

2. ความหนาวเย็น

การสื่อสารที่เป็นทางการทำให้ข้อความถูกถ่ายทอดในลักษณะที่เยือกเย็น บ่อยครั้งโดยปราศจากการสัมผัสของมนุษย์ ที่ทำให้ปฏิสัมพันธ์อบอุ่นขึ้นและทำให้การสื่อสารนี้ไม่มีตัวตนมากกว่ารูปแบบที่ไม่เป็นทางการ นอกจากนี้ ความแข็งแกร่งของกฎเกณฑ์นั้นด้วย จำกัดรูปแบบการสื่อสารของผู้ส่งอย่างมาก บางครั้งก็ลดทอนความเป็นมนุษย์ของการส่งข้อความ และทำให้ผู้รับรับรู้อย่างอบอุ่น

3. ความสับสน

กฎของการสื่อสารที่เป็นทางการไม่ควรอนุญาต แต่ บางครั้งก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะสร้างความสับสนให้กับข้อความที่ได้รับ. สิ่งนี้เกิดขึ้นเมื่อการส่งข้อมูลต้องใช้การกระโดดหลายครั้งระหว่างคู่สนทนาที่แตกต่างกัน ทำให้เกิดความเป็นไปได้ของ ที่แต่ละจุดเหล่านี้ข้อความต้นฉบับจะบิดเบี้ยวและในที่สุดข้อความที่ได้รับไม่เหมือนกับ แรก.

วิธีการปรับปรุง

การสื่อสารที่เป็นทางการมีพื้นที่สำหรับการปรับปรุง และด้วยเหตุนี้จึงมีคำแนะนำหลายประการที่สามารถทำให้วิธีการส่งข้อมูลภายในบริษัทนี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือบางส่วนของพวกเขา

1. จำกัดพิธีการ

เห็นได้ชัดว่า การสื่อสารที่เป็นทางการต้องมีมารยาทในการถ่ายทอดข้อความแต่บางครั้งการแสดงออกที่เป็นทางการมากเกินไปอาจก่อให้เกิดน้ำเสียงที่จริงจังอย่างยิ่งที่ ผู้รับอาจตีความว่าเป็นลบ เมื่อข้อความเป็นกลางและถึงกับอยู่ในบรรทัด ตรงข้าม. ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการแผนกสามารถส่งอีเมลถึงผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับ ซึ่งโดยหลักการแล้วดีแต่ใช้น้ำเสียงที่จริงจังจนตีความออกมาเป็น เชิงลบ.

2. การแก้ไข

คำแนะนำนี้ควรนำไปใช้กับการสื่อสารทุกประเภท แต่ควรใช้มากกว่านั้นกับการสื่อสารที่เป็นทางการ จำเป็นต้องตรวจสอบข้อความก่อนส่งเพราะบางครั้งความเร่งรีบอาจทำให้เราเขียนชุดคำผิด ไวยากรณ์ หรือกระทั่งได้ เนื้อหา ซึ่งอาจสร้างปัญหาในการตีความข้อความ และอาจส่งผลกระทบร้ายแรงภายใน องค์กร. ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพว่าเราสั่งให้คนงานจัดส่งผลิตภัณฑ์ 5,000 หน่วย แทนที่จะเป็น 500 ชิ้น

3. แผนกต้อนรับ

หลักการที่ดีคือการขอให้ผู้รับยืนยันว่าคุณได้รับข้อความอย่างถูกต้อง ปัจจุบัน มีเครื่องมือในอีเมลที่แจ้งให้เราทราบเมื่อผู้รับได้รับอีเมลของเราดังนั้น ในกรณีดังกล่าว เราจึงไม่ต้องขอคำยืนยันดังกล่าวอย่างชัดเจน

4. การใช้งานที่ถูกต้อง

คำแนะนำสุดท้ายคือ ใช้การสื่อสารที่เป็นทางการเท่านั้นสำหรับเรื่ององค์กร. ไม่ควรจัดการเรื่องใดนอกบริษัทในลักษณะนี้ และพยายามส่ง ข้อความส่วนตัวผ่านช่องทางสถาบันจะไม่ทำให้เกิดปัญหามากกว่าเพราะไม่ใช่ช่องทาง เหมาะสม.

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• อันเดรด, เอช. (2005). การสื่อสารภายในองค์กร: กระบวนการ ระเบียบวินัย และเทคนิค เน็ตบิโบล
• โรจาส, ดี. (1994). เทคนิคการสื่อสารสำหรับผู้บริหาร แมคกรอว์-ฮิลล์ อินเตอร์อเมริกานา
• ไซม่อน, เอช.เอ., โกเมซ, เจ. (1993). ด้านการสื่อสาร พฤติกรรมการบริหาร