ลักษณะ 8 ประการของจดหมายที่เป็นทางการ (อธิบาย)

โดยปกติ จดหมายที่เป็นทางการจะส่งถึงบุคคลที่มีอำนาจหน้าที่หรือมีลำดับชั้นในระดับหนึ่ง ซึ่งสามารถมีอิทธิพลต่อแง่มุมที่เกี่ยวข้องบางอย่างในชีวิตของเรา ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบวิธีการเขียนอย่างถูกต้อง

ในบทความนี้ เราจะเห็นลักษณะที่เกี่ยวข้องมากที่สุดของจดหมายอย่างเป็นทางการ ที่คุณต้องนำเสนองานเขียนประเภทนี้ ชี้ให้เห็นส่วนต่าง ๆ ที่ประกอบขึ้นเป็น และสุดท้ายเราจะยกตัวอย่างประเภทของจดหมายที่เป็นทางการและเมื่อใดควรใช้จดหมายเหล่านี้

• บทความที่เกี่ยวข้อง: “การสื่อสารองค์กร 6 ประเภท”

จดหมายทางการคืออะไร?

จดหมายทางการคือประเภทของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่เราเขียนโดยมีเจตนาที่จะส่งไปยังผู้มีอำนาจ ทั้งที่รู้จักและไม่รู้จัก แต่มักจะต้องรักษาทัศนคติที่เป็นทางการ การเขียนจดหมายที่เป็นทางการจะต้องเคารพและปฏิบัติตามมาตรฐานขั้นต่ำด้านคุณภาพ โครงสร้างและภาษา

โดยปกติตัวอักษรประเภทนี้ ที่ใช้สื่อสารในสายวิชาชีพและวิชาการโดยนำเสนอเป็นข้อกำหนดว่าแนวคิดที่แสดงออกมานี้มีความชัดเจนและเข้าใจได้

โดยทั่วไป วัตถุประสงค์หรือวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างเป็นทางการจะเป็นข้อมูล กล่าวคือ เพื่อส่งข้อมูลที่เราต้องการที่จะนำเสนอเป็นวัตถุประสงค์ ดังนั้นจึงจำเป็นที่ข้อมูลที่เรานำเสนอมีความชัดเจนและรัดกุม เอื้อต่อการสื่อสาร เรามาดูวิธีการทำ

• คุณอาจสนใจ: "วิธีทำประวัติย่อให้ประสบความสำเร็จใน 8 ขั้นตอน"

ลักษณะสำคัญที่จดหมายทางการต้องเป็นไปตาม

ลักษณะที่เราจะกล่าวถึงและอธิบายด้านล่างไม่ใช่เฉพาะตัวอักษรที่เป็นทางการเท่านั้น อาจปรากฏในงานเขียนประเภทอื่นได้ตราบเท่าที่นำเสนอตามวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้ข้อความชัดเจนและ กระชับ

1. มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูล

ในกรณีส่วนใหญ่ วัตถุประสงค์หลักที่นำเสนอโดยจดหมายที่เป็นทางการคือการแจ้ง นั่นคือ ให้ข้อมูลข้อความใหม่ ในด้านใดด้านหนึ่ง ไม่ว่าบุคคลที่ได้รับจะทราบหรือไม่ก็ตาม

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้ การ์ดเหล่านี้ส่วนใหญ่ใช้ในสาขาวิชาชีพและการศึกษา ดังนั้น จุดประสงค์ก็คือเพื่อส่งข้อมูลในรูปแบบที่เป็นทางการ ไม่ใช่ด้วยความตั้งใจที่จะสร้างการติดต่อส่วนตัวกับบุคคลอื่น หรือเพื่อสร้างอารมณ์เฉพาะ

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาอารมณ์: ทฤษฎีหลักของอารมณ์"

2. การใช้ภาษาที่เป็นทางการและให้เกียรติ

จดหมายทางการดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ โดยปกติแล้วจะจ่าหน้าถึงผู้มีอำนาจ ดังนั้น จึงจำเป็นที่เราจะต้องใช้ภาษาที่เป็นทางการและให้เกียรติ ตามบรรทัดฐานที่เป็นที่ยอมรับทางวัฒนธรรม.

โดยไม่คำนึงถึงวัตถุประสงค์ของจดหมาย ควรเขียนในลักษณะสุภาพ ใช้รูปแบบที่ดี มารยาทและการทูต เนื่องจากด้วยวิธีนี้เรามีแนวโน้มที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งใจไว้ด้วยการเขียนและการส่ง นี้.

เช่นเดียวกัน แนะนำให้ใช้บุคคลที่สามเพื่ออ้างถึงผู้รับ และทำให้ได้ถ้อยคำที่เป็นทางการมากขึ้น แทนที่จะใช้ "ฉันแนะนำคุณ" ควรใช้นิพจน์ "ฉันแนะนำคุณ" จะดีกว่า ถึงกระนั้นก็ตาม หากไม่เป็นการล่วงละเมิดต่อบุคคลแรก ก็ยังสามารถนำมาใช้ในบางโอกาส ห้ามใช้ในจดหมายทางการโดยเด็ดขาด

อย่างที่เราพูดไปก่อนหน้านี้ จดหมายทางการสามารถจ่าหน้าถึงคนที่เรารู้จัก เช่น ถึงหัวหน้างานของเรา หรืออย่างน้อย ตรงกันข้ามกับคนที่ไม่รู้จัก เช่น คนที่เลือกคนงานของบริษัทที่เราอยากเป็น ได้รับการว่าจ้าง แต่ไม่ว่าผู้รับจะรู้จักหรือไม่หรือมั่นใจแค่ไหนกับเรา จดหมายที่เป็นทางการจะต้องเขียนโดยใช้คำที่เป็นทางการ

• คุณอาจสนใจ: "การพัฒนาการรู้หนังสือ: ทฤษฎีและการแทรกแซง"

3. ข้อความจะต้องมีการอธิบายอย่างแม่นยำ

เพื่อให้ข้อความชัดเจน มันเป็นสิ่งสำคัญในการถ่ายทอดความคิดหลัก เลือกวัตถุประสงค์เดียวที่ตั้งใจจะทำให้สำเร็จด้วยการส่งจดหมาย. ด้วยวิธีนี้และสัมพันธ์กับจุดก่อนหน้า เราจะหลีกเลี่ยงวลีหรือเนื้อหาที่ไม่จำเป็น ตัวเติม และสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวจากแนวคิดหลัก

ในกรณีที่จำเป็นต้องส่งข้อมูลที่ซับซ้อนหรือกว้างขวางกว่านี้ จะเป็นการดีกว่าที่จะย่อและสรุปเนื้อหา เพื่อให้ข้อความถูกต้องและบรรลุวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้อง

• คุณอาจสนใจ: "ทักษะการสื่อสารขั้นพื้นฐาน 10 ประการ"

4. ตัวอักษรทางการ มีความยาวสั้น สั้น

โดยพึงระลึกไว้เสมอว่าจุดประสงค์ของจดหมายที่เป็นทางการคือการสื่อข้อความให้ชัดเจนและรัดกุม จำเป็นที่ทั้งตัวอักษรและย่อหน้าและประโยคที่ใช้ต้องสั้นและสั้นที่สุด.

ดังนั้น ขอแนะนำให้ใช้ตัวอักษรที่มีย่อหน้าไม่กี่ย่อหน้า เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ ผู้รับเบื่อหน่าย หมดความสนใจ หรือสนใจ ด้วยวิธีนี้เราจึงบรรลุเป้าหมายที่เราเป็น การค้นหา

5. ข้อมูลที่ส่งต้องชัดเจน

หากเราต้องการให้ผู้รับเข้าใจข้อความที่เขียนในจดหมาย สิ่งสำคัญคือคำ คำศัพท์ วลี และความคิดที่แสดงออกมาต้องไม่สับสนหรือคลุมเครือโดยไม่จำเป็นจึงเป็นอุปสรรคต่อความเข้าใจและวัตถุประสงค์ของจดหมาย ด้วยวิธีนี้ จุดประสงค์ของเราคือการเขียนข้อความที่ชัดเจนซึ่งสามารถตีความแนวคิดหรือข้อความเดียวได้ โดยไม่ทำให้เกิดการตีความหลายครั้ง

ต้องมีความชัดเจนสองประเภท ด้านหนึ่งมีความชัดเจนที่มองเห็นได้ ซึ่งหมายถึงการนำเสนองานเขียนที่สะอาด ด้วยลายมือที่ดี หากเราเขียนด้วยมือและเคารพโครงสร้างการเขียนที่เหมาะสม

ในทางกลับกัน มีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามความหมายที่ชัดเจน: ใช้วลีและแนวคิดที่สมเหตุสมผล หลีกเลี่ยงวลีที่สามารถสร้างการตีความที่เป็นไปได้มากกว่าหนึ่งรายการหรือสิ่งที่คลุมเครือ

6. การแก้ไขที่เพียงพอ

อีกแง่มุมที่สำคัญมากที่ต้องคำนึงถึงเมื่อเราเขียนจดหมายที่เป็นทางการ โดยคำนึงว่าจดหมายเหล่านั้นส่งถึง ผู้มีอำนาจและจุดประสงค์ของข้อความที่เราส่งคืออะไรคือความถูกต้องของทั้งไวยากรณ์และ คำศัพท์

การแก้ไขทางไวยากรณ์นั้นเชื่อมโยงกับการไม่แสดงข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เข้าใจว่าเป็นชุดของกฎภาษาที่ควบคุมการใช้งาน หรือการสะกดผิด เราจะต้องระมัดระวังเป็นพิเศษและตรวจสอบก่อนส่งจดหมาย

ในทางกลับกัน ก็จำเป็นต้องใช้คำศัพท์ที่ดีเช่นกัน โดยใช้คำและคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องอย่างเหมาะสม โดยที่ไม่หยาบคายหรือพูดเกินจริง.

ในทำนองเดียวกัน การปรับพจนานุกรมให้เข้ากับประเภทของข้อความและผู้รับก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นเดียวกัน นำเสนอความสอดคล้องและความเหมาะสมภายในตัวอักษรเดียวกัน (เช่น ให้แน่ใจว่าคำกริยา tense จับคู่).

เครื่องหมายวรรคตอนจะต้องใช้อย่างเหมาะสมด้วยเพื่อที่จะ ด้านหนึ่งอ่านง่ายและสนุกกว่า และอีกด้านหนึ่ง เข้าใจข้อความใน แจ่มใส.

• คุณอาจสนใจ: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร อาชีพกับอนาคต"

7. การแสดงออกอย่างง่าย

การไม่แสดงออกในทางหยาบคายไม่ได้หมายถึงการใช้เฉพาะคำที่มีวัฒนธรรมหรือเชิงเทคนิคมากเกินไปหากไม่จำเป็น เพราะด้วยวิธีนี้ จุดประสงค์ของการนำเสนอข้อความที่ชัดเจนและเข้าใจได้จะหายไป

ดังนั้นเราจึงสามารถใช้คำและข้อกำหนดของการใช้ชีวิตประจำวันได้ แต่ไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจดหมายนั้นส่งถึงใคร

8. โครงสร้างและส่วนของจดหมายทางการ

จดหมายที่เป็นทางการจะต้องประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังต่อไปนี้: หัวจดหมายตั้งอยู่ทางด้านซ้ายและหมายถึงข้อมูลของผู้ส่งจดหมาย ผู้รับ หมายถึงข้อมูลของบุคคลที่เราส่งจดหมายให้ สถานที่และวันที่เขียนจะปรากฏที่มุมขวาบน โดยอ้างอิงเมืองก่อนแล้วตามด้วยวันที่ ในหัวข้อ เราจะกล่าวถึงผู้รับด้วยความเคารพโดยใช้คำที่สุภาพและเป็นทางการ เช่น “เรียน คุณ และชื่อเต็ม “ตามด้วยโคลอนเสมอ

ตามหัวเรื่อง บทนำจะปรากฏขึ้นโดยมีการกล่าวถึงวัตถุประสงค์ของจดหมายอย่างกระชับ ร่างกาย สถานที่ที่จะพัฒนาข้อความหลักของจดหมายเป็นส่วนที่กว้างขวางที่สุด การอำลาหรือการปิดท้ายโดยใช้คำที่เป็นมิตรและสุภาพ เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ด้วยความจริงใจ ทักทาย” และสุดท้ายลายเซ็นซึ่งปกติชื่อและตำแหน่งของบุคคลที่ส่งจดหมายจะปรากฏขึ้น

โดยปกติโครงสร้างของจดหมายอย่างเป็นทางการจะแสดงองค์ประกอบของโปรโตคอล. ด้วยองค์ประกอบของโปรโตคอล ตัวอย่างเช่น การนำเสนอ เพื่ออ้างถึงตำแหน่งทางวิชาชีพที่ทั้งผู้ส่งและผู้รับครอบครองหรือดำเนินการ

ประเภทของจดหมายทางการ

ในส่วนนี้ เราจะอ้างอิงจดหมายทางการบางประเภทตามวัตถุประสงค์หรือวัตถุประสงค์ที่เราต้องการบรรลุด้วย:

• จดหมายลาออกอย่างเป็นทางการ: เมื่อเราต้องการออกจากงานเราอยู่
• จดหมายร้องเรียนอย่างเป็นทางการ เพื่อแจ้งข้อร้องเรียนหรือข้อขัดแย้งใดๆ
• จดหมายขอบคุณอย่างเป็นทางการเพื่อแสดงความกตัญญู
• จดหมายร้องขออย่างเป็นทางการโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อขอบางสิ่งบางอย่าง
• จดหมายเชิญอย่างเป็นทางการ เป็นคำเชิญเข้าร่วมงาน
• จดหมายปะหน้าอย่างเป็นทางการ ซึ่งปกติจะนำเสนอพร้อมกับหลักสูตรที่แสดงทักษะ การเรียน และประสบการณ์ ตลอดจนเหตุผลที่เราสนใจงานนี้