6 วิธีในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่ทำงาน

คุณวอกแวกง่ายในที่ทำงานหรือไม่? คุณรู้สึกว่าคุณไม่มีเวลาจัดการความรับผิดชอบทั้งหมดของคุณหรือไม่? ยากไหมที่คุณจะพูดว่า "ไม่" กับงานต่างๆ ที่เสนอให้คุณ แล้วคุณก็ไม่สามารถดำเนินการทั้งหมดได้ทันเวลา?

หากคำตอบของคำถามเหล่านี้คือ ใช่ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณอาจตกอยู่ในอันตราย

ในทางทฤษฎี ยิ่งเรา "ผลิต" มากโดยใช้เวลาน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ผลผลิตของเราก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น. อาจกล่าวได้ว่าการผลิตเป็นแนวคิดที่เข้าใจได้ง่ายแต่บรรลุผลได้ยาก สถานการณ์ของสเปนเป็นตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบในการอธิบายประเด็นนี้: จากข้อมูลของ Adecco Outsourcing (2022) บริษัทสเปนเพียง 6 ใน 10 แห่งปฏิบัติตามนโยบายที่ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน น่าเสียดายที่เราไม่สามารถแก้ปัญหาระดับชาติหรือระดับองค์กรได้ในพริบตา สิ่งที่เราทำได้คือสร้างและรักษานิสัยที่ดีที่ช่วยให้เรามีประสิทธิผลมากขึ้น

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร: อาชีพกับอนาคต"

ใช้นิสัยที่ดี: กุญแจสำคัญในการมีประสิทธิผลมากขึ้น

นิสัยคือการกระทำที่เราทำซ้ำบ่อย ๆ และโดยอัตโนมัติโดยไม่ต้องคิดถึงมัน. มนุษย์ทุกคนมีนิสัยที่เขาทำเป็นประจำทุกวัน ประชากรส่วนใหญ่อ่านข่าวในตอนเช้า ในขณะที่คนอื่นๆ ดูข่าวตามศาสนาในตอนบ่าย บางคนมักจะอาบน้ำเย็นก่อนเวลา ในขณะที่บางคนชอบอาบน้ำอุ่นก่อนนอน เป็นต้น

เมื่อเราได้กำหนดรูปแบบพฤติกรรมเหล่านี้ภายในกิจวัตรประจำวันของเราแล้ว พวกเขาจะไม่ถือว่าก ความพยายามหรือการเสียสละในส่วนของเรา เพราะมันกลายเป็นการกระทำอัตโนมัติที่เราทำโดยอัตโนมัติ เป็นธรรมชาติ. ปัญหาไม่ได้อยู่ที่การรักษานิสัย แต่อยู่ที่การสร้างมันตั้งแต่แรก

มีความเชื่อมาช้านานว่า การที่เราจะสร้างนิสัยใหม่ได้นั้น เราจะต้องกระทำการบางอย่างอย่างมีสติและซ้ำๆ เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 21 วัน ทฤษฎีนี้เกิดจากการสังเกตของ Dr. Maxwell Maltz ผู้เขียนหนังสือชื่อดัง ¨Psycho-Cybernetics¨ (พ.ศ. 2503) ซึ่งเขาระบุว่าผู้ป่วยของเขาใช้เวลาอย่างน้อย 21 วันในการรับการเปลี่ยนแปลงภายในของพวกเขา กิจวัตรประจำวัน. ความจริงก็คือการสร้างนิสัยไม่ใช่เรื่องง่ายหรือแน่นอน

นักจิตวิทยา Phillippa Lally (2010, 2022) ระบุว่า โดยเฉลี่ยแล้ว เราใช้เวลามากกว่าสองเดือนในการสร้างนิสัยใหม่โดยอัตโนมัติและจำนวนวันที่แน่นอนขึ้นอยู่กับการกระทำ บุคคล และสถานการณ์ที่นิสัยพัฒนาขึ้น การค้นพบอีกประการหนึ่งของงานวิจัยนี้คือ การทำกิจกรรมซ้ำๆ ให้ได้มากที่สุดภายใต้สถานการณ์เดียวกันจะทำให้การกระทำนี้กลายเป็นนิสัยได้ง่ายขึ้น

ดังนั้น, ในการสร้างนิสัยให้ประสบความสำเร็จ ก่อนอื่นเราต้องมีระเบียบวินัย สม่ำเสมอ และเฉพาะเจาะจง. มันจะง่ายกว่ามากในการทำให้นิสัยที่เราทำทุกวัน เวลาเดียวกัน และในสถานที่เดียวกัน ง่ายกว่านิสัยที่เราทำเป็นครั้งคราว ในเวลาต่างกัน และในสถานที่ต่างกัน

• คุณอาจสนใจ: "ประเภทของแรงจูงใจ: แหล่งที่มาของแรงจูงใจ 8 ประการ"

นิสัยอะไรที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราในที่ทำงาน?

Stephen Covey ผู้เขียนหนังสือขายดีที่ใหญ่ที่สุดในประวัติศาสตร์ของการช่วยตัวเอง "The 7 Habits of Highly Effective People" (1989) กำหนดว่าการสร้างนิสัย ¨ ต้องมีกระบวนการและความมุ่งมั่นอย่างมาก ¨ เนื่องจากเป็นการบอกเป็นนัยถึงการตัดกันระหว่างความรู้ (การกำหนดและ สร้าง ¨อะไร¨ นิสัยที่เราต้องการนำไปใช้และ ¨ทำไม¨) ความสามารถ (กำหนด ¨อย่างไร¨ เพื่อให้บรรลุผล) และความปรารถนา (แรงจูงใจที่จะ เรียกใช้งาน) หากเรานำกระบวนทัศน์นี้ไปใช้จริง แรงจูงใจ (ความปรารถนา) ของเราคือการมีประสิทธิผลมากขึ้นในที่ทำงาน ต่อไป เราจะนำเสนอนิสัยที่ควรนำไปใช้ในการทำงานของคุณเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ และเหตุผล (ความรู้) และวิธีที่จะทำให้บรรลุผลสำเร็จ (ความสามารถ):

1. เพิ่มประสิทธิภาพเวลาของคุณ

หากนักเล่นปาหี่ไม่จับเวลาอย่างถูกต้อง เขาจะทิ้งลูกบอลทั้งหมดที่เขาสามารถเก็บไว้กลางอากาศได้ ในทำนองเดียวกัน การวางแผนการทำงานที่เป็นจริงและเฉพาะเจาะจงเป็นสิ่งสำคัญ วางแผนการเดินทางของคุณและจัดลำดับความสำคัญของงานที่ค้างอยู่ มันจะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้อย่างถูกต้อง ในการทำเช่นนี้ เราขอแนะนำให้คุณทำรายการงานทั้งหมดที่คุณต้องการทำให้เสร็จสิ้นในวันทำงานของคุณ ทำรายการนี้ในเวลาเดียวกันทุกวัน (ไม่ว่าจะเป็นคืนก่อนหรืออย่างแรกในตอนเช้า) เราขอแนะนำให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานที่สำคัญเสมอเนื่องจากความเร่งด่วนและคุณค่าของงาน

สิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดการกิจกรรมครั้งละหนึ่งกิจกรรมและกำหนดระยะเวลาที่เป็นจริงเพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น จดจ่อกับการกระทำนั้นและให้ความสนใจอย่างเต็มที่ ขจัดสิ่งรบกวนและการขัดจังหวะ ปกติคุณเช็คอีเมลเป็นประจำหรือเปล่า? จัดสรรหนึ่งชั่วโมงหรือหลายชั่วโมงให้กับงานนี้ภายในตารางประจำวันของคุณ คุณต้องจัดการการโทรหรือการประชุมกับทีมหรือไม่? กำหนดเวลาพวกเขา หากคุณแน่ใจว่าทุกอย่างมีเวลาและสถานที่ของมัน คุณจะเลิกรู้สึกหนักใจและหงุดหงิด จะไม่มีเวลาสำหรับสิ่งใดๆ เพราะคุณจะให้เวลากับทุกสิ่ง

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "วิธีจัดการเวลาในการทำงานให้ดีขึ้น: 12 เคล็ดลับ (และสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง)"

2. กำหนดเป้าหมายและกำหนดเวลา

ในการจัดทริป สิ่งสำคัญคือต้องทราบจุดหมายปลายทางและวันที่ของการเดินทาง การรู้ว่าเราจะไปที่ไหนและเมื่อไหร่ที่เราต้องการไปที่นั่นจะเป็นแรงผลักดันที่กระตุ้นให้เราทำต่อไป หลายครั้งที่เราจัดการโครงการโดยไม่ได้กำหนดพารามิเตอร์เหล่านี้ หากไม่มีการกำหนดปัจจัยเหล่านี้ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะทราบวิธีจัดลำดับความสำคัญของงาน สิ่งนี้จะทำให้เกิดการสะสมความรับผิดชอบอย่างไม่มีที่สิ้นสุดและจะทำให้เกิดผลสโนว์บอลซึ่งปริมาณงานจะเพิ่มขึ้นโดยไม่สามารถชะลอหรือลดได้

สำหรับสิ่งนี้เราขอแนะนำ กำหนดผลลัพธ์สุดท้ายที่เราต้องการบรรลุสำหรับแต่ละโครงการจำนวนขั้นตอนที่ต้องดำเนินการและระยะเวลาที่สอดคล้องกันสำหรับแต่ละขั้นตอน เพื่อกำหนดวันที่เสร็จสิ้นเบื้องต้น หากเราแยกย่อยกิจกรรมได้ถูกต้อง ในวัตถุประสงค์และวัตถุประสงค์ย่อย เราจะจัดระเบียบกิจกรรมนั้นอย่างถูกต้องและจากนั้น เราสม่ำเสมอและมีระเบียบวินัยเมื่อพัฒนาไปแต่ละขั้นก็จะสามารถบรรลุเป้าหมายได้ อย่างมีประสิทธิภาพ

3. อหังการเหนือสิ่งอื่นใด

มีความแน่วแน่เป็นนัย แสดงออกอย่างชัดเจนและรัดกุม หนักแน่น แต่ไม่มีความเป็นปรปักษ์. ตามที่นักจิตวิทยา จอห์น เอ็ม. Gottman การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องยากมากในความสัมพันธ์ทุกประเภท วิธีหนึ่งที่ทำให้เราไม่กล้าแสดงออกอย่างชัดเจนในที่ทำงานหรือกับทีมคือเมื่อเราหลีกเลี่ยงการพูดว่า "ไม่" เพราะกลัวผลกระทบหรือความผิดหวังของใครบางคน เรายอมรับคำขอครั้งแล้วครั้งเล่า และเมื่อเราไม่สามารถรักษาคำพูดได้ ไม่เพียงเท่านั้น ไม่เพียงแต่ประสิทธิภาพการทำงานส่วนบุคคลและทีมเท่านั้นที่ต้องทนทุกข์ แต่ยังรวมถึงความน่าเชื่อถือและความเป็นมืออาชีพของเราด้วย ลดลง การไม่พูดแสดงถึงความเป็นผู้ใหญ่และความซื่อสัตย์ การบอกว่าไม่เป็นประโยคสมบูรณ์ที่ไม่ต้องการเหตุผล

วิธีอื่นๆ ในการแสดงความกล้าแสดงออกคือการพูดอย่างเรียบง่ายและตรงไปตรงมา ระบุสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่ขอโทษ และควบคุมอารมณ์ของคุณ นิสัยนี้ต้องใช้การฝึกฝนและความอดทนเป็นอย่างมาก แต่มันจะสร้างความมหัศจรรย์ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

• คุณอาจสนใจ: "ความกล้าแสดงออก: นิสัยพื้นฐาน 5 ประการเพื่อพัฒนาการสื่อสาร"

4. จัดลำดับความสำคัญของความเป็นอยู่ของคุณ

หากคุณไม่ชาร์จคอมพิวเตอร์ ในที่สุดคอมพิวเตอร์จะปิดตัวลงและไม่สามารถทำหน้าที่ของมันได้ ในทำนองเดียวกัน มนุษย์ก็เป็นแบตเตอรี่แบบชาร์จไฟได้ และ เราต้องการการตัดการเชื่อมต่อและพักผ่อนเพื่อสร้างผลลัพธ์ต่อไป. กิจวัตรที่ส่งเสริมการพักผ่อนและการขาดการเชื่อมต่อทางดิจิทัลมีความสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล สำหรับสิ่งนี้ เราขอแนะนำให้เคร่งครัดเมื่อถึงเวลาเข้านอน และให้เวลาเขาอย่างเพียงพอ (สองสามข้อ 8 ชั่วโมง) เคารพการหยุดงานและปลดออกจากงานทันทีที่เรา วันทำงาน.

กิจกรรมอื่น ๆ ที่ส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีโดยทั่วไป (และด้วยเหตุนี้ประสิทธิภาพการทำงานของเรา) ได้แก่ การรับประทานอาหารที่ดี การออกกำลังกาย และการทำสมาธิหรือการผ่อนคลาย เราขอแนะนำให้คุณรวมกิจกรรมเหล่านี้เข้ากับกิจวัตรประจำวันของคุณและกำหนดเวลาและสถานที่เพื่อให้นิสัยเป็นไปโดยอัตโนมัติ

5. สร้างความสามัคคีทางร่างกาย

ถ้าสิ่งแวดล้อมวุ่นวาย จิตใจก็วุ่นวาย ดังนั้น, การรักษาพื้นที่ใช้งานและความสะอาดเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเพราะมันจะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยวิธีนี้ คุณจะลดความน่าจะเป็นที่จะวางเอกสารสำคัญผิดตำแหน่งหรือทำไฟล์ที่มีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสูญหาย

คุณจะไม่เสียเวลากับปัญหา แต่คุณสามารถจัดการกับมันได้โดยตรง สำหรับสิ่งนี้ เราขอแนะนำให้คุณกำหนดสถานที่ทำงานให้กับทุกสิ่งที่คุณคิดว่าจำเป็นเมื่อจัดการงานของคุณ ทันทีที่คุณหยุดใช้ ให้ส่งคืนกลับที่เดิม คุณยังสามารถใช้สิ่งนี้กับพื้นที่ออนไลน์ของคุณ: จัดประเภทอีเมลที่คุณได้รับและจัดระเบียบโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ปล่อยให้ทุกอย่างอยู่ในสถานที่ของมันเอง

6. ฝึกทบทวนตนเอง

การบรรลุผลเป็นสิ่งสำคัญ แต่มีค่ายิ่งกว่าคือการสะท้อนว่าเราบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร จากการประเมินตนเอง เราสามารถระบุได้ว่านิสัยใดใช้ไม่ได้ผลและควรปรับปรุงด้านใดต่อไป. เพื่อพัฒนานิสัยนี้ คุณสามารถตอบคำถามต่อไปนี้เป็นประจำทุกสัปดาห์: ¨ผลสุดท้ายเป็นไปตามที่ฉันจินตนาการไว้หรือไม่? อะไรจะเปลี่ยนไป? ฉันต้องการทำซ้ำอะไร¨. โดยการชี้ให้เห็นถึงข้อดีและข้อเสีย เราจะปรับแต่งวิธีการที่จะนำเราไปสู่ความสำเร็จ

โดยสรุป เพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้น เราต้องสร้างนิสัยที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเรา การสร้างนิสัยเป็นกระบวนการที่ทำให้เราต้องมีระเบียบวินัยและสม่ำเสมอกับการกระทำของเราเพื่อทำให้มันเป็นไปโดยอัตโนมัติ นิสัยเหล่านี้ที่เราได้พูดถึงเป็นเพียงการปัดพู่กันของวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ แต่เป็นวิธีที่แน่นอนในการสร้างผลลัพธ์ คุณกล้าที่จะนำไปใช้หรือไม่?