Resmi bir mektubun 8 özelliği (açıklandı)

Normal olarak, resmi bir mektup, hayatımızın ilgili bazı yönlerini etkileme kabiliyetine sahip, otorite sahibi veya belirli bir hiyerarşi derecesine sahip bir kişiye gönderilir. Bu nedenle doğru yazmayı bilmek önemlidir.

Bu makalede resmi mektubun en alakalı özelliklerini göreceğiz Bu tür yazıları, onu oluşturan farklı kısımlara işaret ederek sunmanız gerektiğini ve son olarak bazı resmi mektup türlerinden ve bunların ne zaman kullanılacağından bahsedeceğiz.

• İlgili makale: "6 tür örgütsel iletişim"

Resmi mektup nedir?

Resmi mektup, bir makama gönderilmek üzere yazdığımız yazılı iletişim türüdür. ya bilinen ya da bilinmeyen, ancak her zaman bir formalite tavrını sürdürme ihtiyacı ile. Resmi mektubun iyi yazılabilmesi için asgari kalite, yapı ve dil standartlarına uyması ve bunlara uyması gerekir.

Normalde, bu tür harfler profesyonel ve akademik alanda iletişim kurmak için kullanılanlardır, burada ifade edilen fikirlerin açık ve anlaşılır olmasını bir gereklilik olarak sunmak.

Genel olarak, resmi mektubun amacı veya amacı bilgilendirici, yani objektif olarak sunmak istediğimiz bilgileri iletmek olacaktır. Bu nedenle sunduğumuz bilgilerin açık ve özlü olması, iletişimi kolaylaştırması esas olacaktır. Nasıl yapacağımıza bir bakalım.

• İlginizi çekebilir: "8 adımda başarılı bir özgeçmiş nasıl yapılır"

Resmi mektubun karşılaması gereken temel özellikler

Aşağıda alıntılayacağımız ve açıklayacağımız özellikler resmi mektuplara özel değildir, açık bir mesaj vermek için ana amaç olarak sundukları sürece başka bir yazı türünde görünebilir ve Özlü.

1. Bilgi amaçlıdır

Çoğu durumda resmi mektupların sunduğu temel amaç bilgi vermektir, yani, yeni metinsel bilgi vermek Bazı yönlerden, onu alan kişi tarafından bilinsin ya da bilinmesin.

Daha önce de belirttiğimiz gibi, bu kartlar ağırlıklı olarak mesleki ve eğitim alanlarında kullanılmaktadır. Bu nedenle amaç, diğer bireyle kişisel temas kurmak veya belirli duygular yaratmak amacıyla değil, resmi bir şekilde bilgi aktarmak olacaktır.

• İlgili makale: "Duygusal psikoloji: ana duygu teorileri"

2. Resmi ve saygılı bir dilin kullanılması

Resmi mektuplar, daha önce de belirttiğimiz gibi, normalde yetkili bir kişiye yöneliktir. Bu nedenle resmi ve saygılı bir dil kullanmamız esas olacaktır, kültürel olarak oluşturulmuş bir dizi normu takip ederek.

Mektubun amacı ne olursa olsun, kibar bir şekilde, iyi biçimler kullanılarak yazılmalıdır. nezaket ve diplomasi, çünkü bu şekilde yazma ve gönderme ile amaçlanan hedefe ulaşmamız daha olasıdır. Bugün nasılsın.

Benzer şekilde, ayrıca alıcıya atıfta bulunmak için üçüncü kişinin kullanılması tavsiye edilir ve böylece daha resmi bir ifade elde edin. “Seni tavsiye ederim” yerine “Seni tavsiye ederim” ifadesini kullanmak daha doğru olacaktır. Öyle bile olsa, birinci şahıs kötüye kullanılmadığı takdirde bazı durumlarda da kullanılabilir, resmi mektuplarda kullanılması tamamen yasak değildir.

Daha önce de söylediğimiz gibi, resmi mektup tanıdığımız birine, örneğin iş başkanımıza veya en azından olmak istediğimiz şirketin çalışanlarını seçen kişi gibi bilinmeyen birinin aksine işe alındı. Ancak alıcının tanınıp tanınmadığına veya ona ne kadar güvendiğimize bakılmaksızın, resmi mektup resmi terimler kullanılarak yazılmalıdır.

• İlginizi çekebilir: "Okuryazarlığın gelişimi: teoriler ve müdahale"

3. Mesaj tam olarak açıklanmalı

Mesajı netleştirmek için bir ana fikri iletmek, mektubun gönderilmesiyle ulaşılması amaçlanan tek bir hedef seçmek esastır.. Bu şekilde ve bir önceki nokta ile bağlantılı olarak, ana fikirden uzaklaştıran gereksiz ibareler veya içerik, dolgu ve içerikten kaçınacağız.

Karmaşık veya daha kapsamlı bilgilerin iletilmesi gerektiği durumda, mesajın doğru olması ve ilgili amacı yerine getirmesi için içeriği yoğunlaştırmak ve özetlemek daha iyi olacaktır.

• İlginizi çekebilir: "10 temel iletişim becerisi"

4. Resmi mektuplar kısa, kısa

Resmi mektupların amacının bir mesajı açık ve öz bir şekilde iletmek olduğunu akılda tutarak, Gerek harf gerekse kullanılan paragraf ve cümlelerin olabildiğince kısa ve kısa olması gerekmektedir..

Bu nedenle, kısa ve az paragraflı harflerin kullanılması tavsiye edilir. alıcı sıkılır, dikkatini veya ilgisini kaybeder ve bu şekilde istediğimiz hedefe ulaşırız. Aranıyor.

5. Aktarılan bilgiler açık olmalıdır

Alıcının mektupta yazan mesajı anlamasını istiyorsak ifade edilen kelimelerin, terimlerin, ifadelerin ve fikirlerin kafa karıştırıcı veya gereksiz yere belirsiz olmaması önemli olacaktır., böylece mektubun anlaşılmasını ve amacını engeller. Bu şekilde amacımız, birden fazla yoruma yol açmadan sadece bir fikrin veya mesajın yorumlanabileceği anlaşılır bir metin yazmak olacaktır.

İki tür netlik sağlanmalıdır. Bir yandan, görünür netlik sunulur Bu, el ile yazarsak ve uygun yazı yapısına saygı duyarak iyi bir el yazısıyla yazının temiz bir şekilde sunulmasını ifade eder.

Öte yandan, anlamsal açıklığa uymak gerekir.: birden fazla olası yorum üretebilecek veya belirsiz olanlardan kaçınarak, anlamlı ifadeler ve fikirler kullanın.

6. Yeterli düzeltme

Resmi mektupları yazarken dikkate almamız gereken bir diğer çok önemli husus, bunların bir kişiye gönderildiğini akılda tutmaktır. Yetkili bir kişi ve gönderdiğimiz mesajın amacı nedir, hem dilbilgisinin hem de sözlüksel.

Dilbilgisi düzeltmesi, kullanımını düzenleyen dil kuralları dizisi olarak anlaşılan dilbilgisi hatalarını sunmamak veya yazım hataları yapmamakla bağlantılıdır; Mektubu göndermeden önce özellikle dikkatli olmamız ve kontrol etmemiz gerekecek.

Öte yandan, ilgili kelime ve kelime dağarcığını yeterli şekilde kullanarak kelime dağarcığının iyi bir şekilde kullanılması da gerekli olacaktır. bu kaba veya çok konuşma diline özgü olmadan.

Aynı şekilde sözlüğün de hem mesajın türüne hem de alıcıya göre uyarlanması önemlidir. Aynı harf içinde tutarlılık ve uygunluk gösterir (örneğin fiilin zamanlarının olmasını sağlayın) kibrit).

için noktalama işaretlerinin de uygun şekilde kullanılması gerekir. bir yandan okumanın daha kolay ve zevkli olması, diğer yandan da mesajın anlaşılır bir dille anlaşılmasıdır. açık.

• İlginizi çekebilir: "İş ve organizasyon psikolojisi: geleceği olan bir meslek"

7. Basit ifade

Kendimizi kaba bir şekilde ifade etmemek, gerekli değilse sadece kültürlü veya aşırı teknik kelimeler kullanmak anlamına gelmez. çünkü bu şekilde açık ve anlaşılır bir mesaj sunma amacı kaybolabilir.

Böylece, günlük kullanımdaki kelimeleri ve terimleri kullanabiliriz, ancak mektubun kime hitap ettiğini gözden kaçırmadan.

8. Resmi mektubun yapısı ve bölümleri

Resmi mektup aşağıdaki bölümlerden oluşmalıdır: antetli kağıt sol tarafta bulunur ve mektubu gönderen kişinin verilerine atıfta bulunur; alıcı, mektubu gönderdiğimiz kişinin verilerini ifade eder; sağ üst köşede yazının yeri ve tarihi görünecek, önce şehir sonra tarih yazılacaktır; başlığı altında, alıcıya “sevgili bayım” gibi kibar ve resmi terimler kullanarak saygılı bir şekilde hitap edeceğiz. ve tam adı “her zaman iki nokta üst üste gelir.

Başlığın ardından, mektubun amacından kısa ve öz bir şekilde bahsedilecek olan giriş görünecek; mektubun ana mesajının geliştirileceği yer olan gövde, en kapsamlı kısımdır; "içtenlikle" veya "içtenlikle" gibi dostça ve nazik terimler kullanarak veda veya kapanış selamlama ”ve son olarak mektubu gönderen kişinin adı ve konumunun normalde görüneceği imza.

Normalde, resmi mektubun yapısı protokolün unsurlarını sunar.. Protokol öğeleriyle, örneğin sunmak, hem göndericinin hem de alıcının işgal ettiği veya gerçekleştirdiği profesyonel konuma atıfta bulunmayı kastediyoruz.

Resmi mektup türleri

Bu bölümde, ulaşmak istediğimiz amaç veya hedeflere göre bazı resmi mektup türlerine atıfta bulunacağız:

• Resmi istifa mektubu: Bulunduğumuz işten ayrılmak istediğimizde.
• Herhangi bir şikayet veya anlaşmazlığı iletmek için resmi şikayet mektubu.
• Resmi teşekkür mektubu, minnettarlığı ifade etmek için.
• Bir şey talep etmek amacıyla resmi talep mektubu.
• Bir etkinliğe davet olarak resmi davet mektubu.
• Normalde müfredatla birlikte sunulan, becerilerin, çalışmaların ve deneyimin ifade edildiği ve ayrıca işle neden ilgilendiğimizin yer aldığı resmi ön yazı.