Як краще розпоряджатися своїм часом на роботі: 12 порад (і чого уникати)

З усіма нами траплялося, що нам потрібно зробити багато роботи, і здається, що на її закінчення не вистачає годин. "Бафф, у мене немає часу ...", - ми говоримо собі, але, погодьмося, у нас усі однакові 7 днів по 24 години. Проблема не в тому, що немає часу, а в тому, що ми це погано плануємо.

Як краще розпоряджатися часом на роботі - це питання, яке задавали собі всі працьовиті працівники а потім ми побачимо стратегії для досягнення цього, а також як запобігти тому, щоб наші години не зникали так гладко, як це роблять зерна в пісочному годиннику.

• Пов’язана стаття: "Психологія праці та організації: професія з майбутнім"

Як краще розпоряджатися своїм часом на роботі та краще працювати

Наші тижні мають 7 днів, і кожен з них має 24 години, ні на одну більше, ні на одну менше. Час однаковий для всіх за кількістю, але не для його використання. Одні встигають виконувати всі завдання, які їм доводиться, не втрачаючи часу, щоб присвятити своєму дозвіллю та сім’ї, а інші виконують свої обов’язки дуже пізно.

. Чому? Що саме відрізняє одне від іншого? Ключ до всього цього полягає в тому, як інакше ми розпоряджаємось робочим часом.

У суспільстві, в якому ми живемо, важливо розпоряджатися часом, оскільки щонайменше, що ми нестачі ми починаємо перевантажуватися, відчувати стрес і помічати, як все, що ми хотіли зробити, повинно бути скасувати.

Робочі обов’язки випереджають наші хобі, сім’ю, друзів та інші види діяльності приємний, що означає, що чим довше ми займаємось своєю роботою, тим менше ми будемо насолоджуватися дозвілля. Невдале управління часом розчаровує нас і змушує відчувати, що ми втрачаємо життя.

Як краще керувати часом на роботі - це те, чого хочуть багато, але мало хто отримує. Немає незрозумілої таємниці, це просто питання навчання організовуватися. Звичайно, завжди можуть бути непередбачені події, але більшість годин, які ми бачимо, минають, це час, який, добре використаний, дозволить нам якнайшвидше закінчити свої робочі завдання.

Шляхи кращого управління часом

Далі ми побачимо, що ми побачимо кілька порад та стратегій, щоб максимально використати час роботи Таким чином, ми маємо більше для тих приємних занять, якими ми хочемо займатись, коли закінчимо виконувати свої робочі обов’язки.

1. Використовуйте порядок денний

Порядок денний дозволяє нам керувати часом у середньо- та довгостроковій перспективі, встановлюючи важливі дати та пам’ятаючи про них. У цифровому або фізичному форматі, найголовніше, що у нас є одна, яка добре організовує завдання та планує, коли нам доведеться доставляти звіти або дотримуватися наших термінів. Ми повинні завжди мати це під рукою, щоб записати всі свої зобов’язання та часто консультуватися з ним. Не будемо довіряти своїй пам’яті, оскільки, наскільки ми вважаємо, що вона безпомилкова, це не так.

2. Призначте певний час завданням

Якщо ми будемо працювати невтомно і безперервно, рано чи пізно з’явиться фізична та психічна втома, яка заважатиме нам працювати належним чином. З цієї причини кожному виду діяльності потрібно призначати певний час, а між завданнями залишати трохи вільного часу, навіть якщо він дуже короткий. Це може бути суперечливим, але враховуючи, що понад 50 хвилин це важко зробити будьте зосереджені, коротка перерва може зарядити нас і змусити працювати задовільно.

Ідеальним є вписати в наш графік, коли вони починають виконувати кожне із доручених нам завдань і коли ми повинні зробити невеличку перерву. Ми можемо покластися на метод Помодоро, працюючи 25 хвилин (1 помодоро) або 50 (2 помодоро), а потім роблячи 5-хвилинну перерву між періодами. Таким чином, ми зможемо рухатися вперед, не відчуваючи виснаження, належним чином виконуючи ті функції, які нам доводиться розвивати.

3. Визначити цілі

Настійно рекомендується встановлювати щоденні, тижневі та навіть щомісячні цілі. Ця стратегія є дуже хорошим варіантом правильного виконання коротких робіт, а також мотивує нас бачити, наскільки ми досягаємо. Ці цілі повинні бути амбіційними, але також реалістичними та досяжними, оскільки інакшеКоли ми побачимо, що не виконуємо їх, ми будемо демотивовані. Поставлені цілі повинні бути короткостроковими, середньостроковими та довгостроковими.

• Вас можуть зацікавити: "Тригери для дії: що це і як вони впливають на поведінку"

4. Розставити пріоритети завдань

Не всі завдання мають однакове значення. Ми повинні починати з найголовнішого, найвищого пріоритету. Не має значення порядок, у якому ми визначаємо пріоритети, Важливим є те, що ми робимо це, оскільки швидше закінчити найважливіше, означатиме, що спочатку у нас буде вільний час.

Все, що є дрібним або що не терміново виправити, може зачекати. У зв'язку з цим важливо знати, які години роботи є найкращими, а які - найкращі ми концентруємося, щоб мати змогу виконувати завдання, які вимагають найбільшої кількості ресурсів, з якомога більшою ефективністю та без них помилки. Найменш важливим є залишити це в періоди, коли наші показники не дуже високі, як правило, після їжі або пізно в робочий день.

5. Почніть хоча б приємно

Багато разів ми залишаємо те, що найменше хочемо робити, до останнього, і це є великою помилкою. Найкраще, що ми можемо зробити, - це якомога швидше зробити те, що є поганим напоєм, тому що таким чином ми позбудемося його раніше, а більше зможемо насолоджуватися рештою дня. Якщо ми позбудемося того, що спочатку нас напружує, решту речей буде зробити простіше.

6. Розділіть час на блоки

Дуже вдалою стратегією скористатися перевагами та ефективно управляти часом є поділ робочого дня на блоки. Якщо нам доводиться виконувати складні завдання, які на перший погляд роблять нас дуже небажаними починати їх, Ми завжди можемо розбити їх на більш прості завдання, організовані таким чином, що кожен маленький крок є Заздалегідь. Перетворюючи складні завдання в кілька простіших, ми можемо оптимізувати ресурси, заощадити час та краще організувати час..

7. Дайте собі нагороди

Хоча ми не повинні зловживати, ми можемо винагородити себе за виконання домашніх завдань. Ми можемо подарувати собі маленькі призи, наприклад, наприклад, мати шоколадку в кінці звіту, читати книгу, яка нам подобається, протягом півгодини, переглядати відео, яке нас цікавить... Ці невеликі призи будуть стимулювати і мотивувати нас робити і виконувати завдання, які нам доводиться робити.

8. Організуйте гарне робоче середовище

Місце, де ми працюємо, дуже важливе, більше ніж ми думаємо. Наскільки ми можемо, нам слід працювати в місці з хорошим письмовим столом, зручним кріслом, хорошим освітленням і без особливих відволікань.. Ми можемо надати йому особистого сенсу, щоб зробити його затишним, але завжди дбаючи про те, щоб він був акуратним та добре організованим. Стіл, повний паперів, офісні інструменти вщент захаращені, - це середовище, яке заважає нам концентруватися на своїх завданнях.

9. Встановити обмеження

Проводити кілька годин поспіль, виконуючи одне і те ж, не встаючи зі стільця або трохи розгинаючи ноги, дуже шкодить нашому здоров’ю та нашій продуктивності. Ми не збираємось робити все краще, працюючи довше. Якщо ми бачимо, що якесь завдання коштує нам занадто багато або що ми легко відволікаємося, давайте витратимо трохи часу, або на час змінюючи завдання, або безпосередньо відпочиваючи. Це не те, що ми відмовляємося від того, що робили, це те, що нам потрібно було залишити це в режимі очікування на деякий час.

• Вас можуть зацікавити: "Закон Паркінсона: Чому ми довше, чим довше"

10. Уникайте багатозадачності

Але так само, як нормально залишити завдання наполовину виконаним на деякий час, ми не повинні думати, що будемо працювати добре, якщо постійно переходимо від завдання до завдання. Зосередження - це те, що вимагає часу, тому ми не можемо присвятити себе виконанню двох завдань по черзі в той же час, оскільки єдине, чого ми хочемо досягти, - це дуже швидко втомлюватися і робити це вдвічі довше робити їх. Багатозадачність - найлютіший ворог ефективного управління погода. Ефективність набагато вища, коли ми зосереджуємось на одному завданні.

11. Не бійтеся сказати «ні»

Дуже важливо навчитися говорити «ні», коли ми не можемо щось робити, тому що у нас вже багато роботи. Іноді наші колеги намагаються приховати свої зобов’язання перед нами, або навіть наш начальник зловживає своїми ситуація і дає нам завдання, які нам сьогодні неможливо закінчити, не пожертвувавши частиною свого часу безкоштовно. Іноді це можна прийняти, але завжди перестарається. Якщо ми бачимо, що вони вимагають від нас занадто багато, ми не повинні боятися сказати «ні».

12. Делегувати третім особам

Іноді ми можемо відчути, що ситуація нас переповнює, особливо якщо нам було дано багато завдань, більше, ніж ми очікували. Важливо уникати стресів і делегувати деякі наші завдання колезі або підлеглому, не зловживаючи довірою, не переборщуючи і не даючи йому завдання, для якого він не прийнятий на роботу. Питання не в тому, щоб поставити когось іншого зробити нашу частину, але так надсилати діяльність, яку нам важко виконати повністю самостійно.

Що відбирає у нас час: помилки та відволікання на роботі

Тепер, коли ми побачили 12 порад, як навчитися краще розпоряджатися часом на роботі, настав час подивитися, що забирає у нас час. Є кілька помилок та відволікаючих факторів, які заважають нашій хорошій роботі на робочому місці, злодії часу, які, якщо їх виявлять, змусять нас управляти своїм днем ​​найкращим чином праці.

1. Перебої

Зрозуміло, що перебої - це те, що найбільше псує нашу організацію часу. Щонайменше, коли нас щось перебиває, наша концентрація згасає, через що нам знадобиться кілька цінних хвилин, щоб зосередитись на тому, що ми робили знову. Чим довше нам знадобиться відновити концентрацію, тим довше нам знадобиться, щоб знову бути продуктивними, і, крім того, ми ризикуємо зробити більше помилок.

2. Мобільний телефон

Телефон вимагає часу і багато. Чи то пліткувати про останнє повідомлення когось, розміщеного в Instagram, про те, що пишуть нам наші друзі на WhatsApp або якийсь дзвінок родича, мобільний телефон відволікає нас і заважає нам бути ефективними, і звичайно, чим довше потрібно, щоб зробити речі.

Хороша ідея - вимкнути мобільнийОднак, враховуючи те, що ми живемо в гіперпов’язаному суспільстві і що багато в чому залежамо від нього, найкраще це зробити Ми можемо зробити це, перемістивши його з поля нашого зору, щоб, таким чином, ми пам’ятали про це лише тоді, коли воно є подивимось. Також дуже важливо залишити це мовчання і дати зрозуміти нашій родині та друзям, що якщо це не буде повідомляти нас про справжню терміновість, вони нам не телефонують.

3. Відкладіть завдання

Відкладати неприємні або складні завдання - найгірше, що ми можемо зробити тому що чим більше часу проходить, тим менше нам доведеться їх робити і тим більше буде коштувати нам робити їх добре, коли ми вирішимо це зробити. Найкраще, що ми могли зробити, як ми вже згадували раніше, - це робити їх у перший момент дня, оскільки таким чином ми позбавляємося від поганого напою якомога швидше.

Резюме

Якщо ми хочемо краще розпоряджатися часом на роботі, дуже важливо, щоб ми знали, що нам потрібно робити, структурувати завдання на невеликі заходи, які легко і швидко виконувати і принаймні починати приємний. Дуже важливо врахувати, в який час доби ми найпродуктивніші, і найпростіші заходи робити менш важливий для тих, де нам важче зосередитися, наприклад, після їжі або в кінці дня праці.

Відволікання уваги, особливо перебої та стільникові телефони, болять вас найбільше для нашого управління часом, оскільки чим більше разів ми втрачаємо концентрацію, тим менш продуктивні ми будемо. Дуже важливо працювати в комфортабельній кімнаті, де ми ізольовані від будь-якого нетермінового відволікання уваги, і ми чітко усвідомлюємо, коли найбільш підходящий час для використання мобільного. Наші кохані повинні знати, з якого часу до якого часу ми працюємо, кажучи їм, що вони не повинні нам телефонувати, якщо це не для чогось дуже важливого.

Бібліографічні посилання:

• Аллен, Д. (2001). Завершення справи: мистецтво безстресової продуктивності. Нью-Йорк: Вікінг. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Фіоре, Н.А. (2006). Тепер звичка: стратегічна програма подолання зволікання та насолоди від гри без вини. Нью-Йорк: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Ле Блан, Р. (2008). Легко досягти цілей! Практичні інструменти встановлення цілей та перевірені методи управління часом. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.