Техниката петте защо: какво представлява и как да я използваме

Има много техники за отстраняване на неизправности, като всички те са много полезни в зависимост от вида на проблема, който трябва да бъде решен.

Сред тези, които са достигнали най-голяма популярност благодарение на простотата на приложението си, имаме техника петте защо, инструмент, който ни позволява да открием първопричината за определен проблем, като задаваме въпроси.

Въпреки че е лесна за прилагане на тази техника, тя изисква няколко стъпки, които трябва да се следват, като се вземат предвид няколко съвета и също така се оценяват недостатъците й, нещо, което ще видим в следващите редове. Останете наоколо, за да научите повече за тази техника!

• Свързана статия: "Психологическото изтощение по време на трудов конфликт"

Каква е техниката на петте защо?

Техниката пет защо, наричана още стълба защо-защо или защо, е стратегия, широко използвана при решаването на проблеми, която позволява да се открие основната причина за сложен проблем или която е продукт на поредица от причини. Приложението му е много просто, поради което е толкова популярно и използвано в света на решаването на проблеми.

Смята се, че идеологът на тази техника е Сакичи Тойода, японски индустриалец и изобретател, който основава компанията Toyota. Тойода приложи този инструмент за решаване на проблеми в автомобилното производство. Тогава инженерът Taiichi Ohno, също от Toyota, ще даде приемственост и слава на тази техника, популяризирайки нейното приложение.

Предпоставката на техниката е толкова проста, че можем да я обобщим в следното изявление, направено пред колегите на тези японски производители: „Погледнете производствения цех без предубеждения и с празен ум; повторете „защо“ пет пъти за всеки проблем“.

По принцип това е инструмент за причинно-следствен анализ, който работи чрез въпроси. С тази стратегия е възможно да се анализира проблем, като се зададе въпросът "защо". След като получим отговора на първото „защо“, ние си задаваме същия въпрос отново и така нататък, докато открием какво е причинило проблема, който сме решили.

обикновено, са необходими минимум пет защо, за да се намери произходът на проблема, поради което техниката получава това име. Въпреки това, въпреки това, което казва името му, неизпълнението на петте причини не означава, че инструментът не се използва. удобно, тъй като въпросът трябва да се задава, докато се прецени, че е достигната първопричината за анализираното явление, достатъчни са три причини или седем са достатъчни.

• Може да се интересувате от: „Количествена школа по администрация: какво представлява и характеристики“

Как да приложим техниката за решаване на проблеми?

Въпреки че това е доста безплатна техника, извършването на анализ, използвайки по подходящ начин техниката на петте защо, включва вземане под внимание на някои съображения.

Необходимо е да се включи ръководството в процеса на петте защо в компанията. За самия анализ, необходимо е да се помисли кои са точните хора, с които да се сформира работна група. Също така е препоръчително да използвате лице, което може да действа като фасилитатор на процеса, в смисъл, че е склонно да задава въпроси по конкретен проблем.

Важно е процесът на намиране на петте „защо“ да се извършва на лист хартия или, още по-добре, на черна дъска. Чрез прокси може да се направи с компютър, но е по-добре целият процес на анализ да се направи с нещо, в което всеки може да участва едновременно физически. Напишете проблема на дъската и се уверете, че всички го разбират.

По време на процеса, Много е важно да обмислите какви са истинските причини за проблема и какви симптоми или ефекти причиняват, без да ги обърквате. Не трябва да забравяме, че симптомът все още е следствие от нещо и че това е нещо, за което трябва да се намери решение. Ето защо е важно да се обърне внимание и да се следва логиката на причинно-следствените връзки.

Трябва да сме сигурни, че изолираме причините, които са причинили неуспехите, проблемите или неудобствата на ситуацията, в която се намираме. За това е много добра стратегия да направим изреченията, които сме повдигнали, но в обратна посока, като използваме израза „и следователно“ или „и следователно“. Трябва да се опитаме да направим въпросите възможно най-точни.

Никога не трябва да прибягвате до обвиняване единствено и изключително върху човешкия фактор. Възможно е да е имало човешка грешка, невнимание от страна на работник или някакъв проблем, който е бил в ръцете на един или няколко души, но целият процес също трябва да бъде оценен и всеки проблем, човешки или чисто случаен, който би могъл имам. Тази техника не се прилага за търсене на отговорност, а за поука от грешките и предотвратяване на повторното им извършване. Необходимо е да се създаде атмосфера на доверие и искреност, а обвиненията не помагат за постигането на това.

Трябва да се зададе въпросът "защо?" докато се установи основната причина за проблема. това ще рече, Ако се открие нещо, което след като бъде решено или елиминирано, предотвратява повторната грешка, значи техниката е приложена напълно. Силно препоръчително е да се запитате тези "защо?" от гледна точка на клиента, а не от гледна точка на работника.

• Свързана статия: „Устойчивост на организационни промени: характеристики, причини и какво да правим“

Примери за приложение на тази техника

Въпреки че предпоставката на тази техника е проста, за да я разберем по-добре, ще представим три примера, които със сигурност те ни карат да разберем по-задълбочено как работи стратегията на петте защо и колко полезна Какво е.

1. Калъф на Toyota

Първият пример, който даваме, е този, предложен от самата Toyota. Една машина има неизправност.

• Защо машината се повреди? Предпазителят изгоря от претоварване.
• Защо беше претоварен? Лагерите не бяха достатъчно смазани.
• Защо не са имали достатъчно смазка? Смазочната помпа не циркулираше достатъчно масло.
• Защо помпата не циркулира достатъчно масло? Помпата беше запушена с метални стърготини.
• Защо беше запушен с метални стърготини? Защото помпата няма филтър.

Така след този анализ можем да разберем, че мръсотията в помпата поради липса на филтър е причинила претоварване на предпазителя, което е причинило повреда на машината. В този конкретен пример можем да разберем това всяка причина има свой собствен ефект, така че действайки на петото защо трябва да се реши проблемът.

• Свързана статия: „6-те стълба на човешките ресурси“

2. Подмяна на персонала

Система за данни за клиенти изглежда е остарял:

• Защо системата ни дава остарели данни? Тъй като анализаторът не е качил актуализираните данни от предходния месец.
• Защо анализаторът не качи данните за предходния месец? Защото никой не го е учил как да го прави.
• Защо никой не го научи как да го прави? Защото никой не знае процедурата.
• Защо никой не знае процедурата? Защото този, който го познаваше, си отиде и не го обясни на идващия работник.
• Защо процедурата не беше обяснена на идващия работник? Защото не беше документирано, нито възможността единственият, който не знаеше, да си тръгне, без да го покаже на новия.

Този проблем, който в началото изглеждаше просто системна повреда, всъщност е такъв човешки проблем, при който страните, отговорни за актуализирането на данните, не са знаели, че това е тяхната роля и никой не го е информирал или учил адекватно. Нямаше и протокол, в който да се уточнява какво да се прави, в случай че лицето, което отговаря за актуализирането на данните, напусне.

• Може да се интересувате от: „14-те най-добри дейности за изграждане на екип (обяснени и класирани)“

3. По-ниски продажби

В една компания са започнали да регистрират по-ниски продажби...

• Защо продажбите са намалели? защото продавачите не са постигнали месечните си цели.
• Защо продавачите не са постигнали месечните си цели? защото нямат достатъчно време да се съсредоточат върху продажбите си.
• Защо нямат достатъчно време да се съсредоточат върху продажбите си? защото ежедневните задачи не се решават бързо.
• Защо ежедневните задачи не се решават бързо? тъй като компанията не е внедрила инструмент, който да ги решава бързо и ефективно.

В конкретния случай се вижда, че защото фирмата не разполага с инструменти, които позволяват решавайте бързо ежедневните проблеми, работниците са тези, които трябва да измислят как да оправи ги.

Тъй като много от тези проблеми са непознати или по-сложни, отколкото позволяват знанията ви, отнемат твърде много време и когнитивни ресурси за разрешаване. В резултат на това трябва да нямаме време да се фокусираме върху продажбите и да правим по-малко.

• Може да се интересувате от: "4-те типа системи за организация на бизнеса"

Предимства на тази техника

Можем да споменем няколко Ползите и предимствата на техниката Five Whys:

• Тя ви позволява бързо да се задълбочите в естеството на проблема чрез различни пътища.
• Това е много лесна техника за прилагане, просто се запитате правилното „защо“ и откриете причината зад всеки проблем.
• Използването му насърчава работата в екип. В идеалния случай той трябва да се прилага от хора, които имат различни роли в компанията.
• Може да се интегрира с други инструменти за решаване на проблеми, като анализа на Ишикава или шестте шапки за мислене.

И като основно предимство, което се откроява пред останалите можем да посочим това действа върху основната причина за проблема, предотвратявайки повторната му поява, след като бъде открит, разбрано и решено.

критици

Но въпреки че има няколко предимства, техниката на петте защо има и някои недостатъци, главно защото някои го смятат за твърде лош инструмент, за да се направи анализ на това какво е коренът на проблема.

Това мнение е изразено от Теруюки Миноура, бивш управляващ директор на глобалните покупки в Toyota, като се има предвид, че този инструмент не позволи анализ, достатъчно задълбочен, колкото е необходимо, за да се решат проблеми в един толкова сложен свят като този на инженерство.

Към тази критика имаме още няколко причини:

• Изследователите са склонни да се спират на симптомите, вместо да навлизат по-дълбоко и да виждат първопричината за целия проблем.
• Невъзможност да се надхвърли сегашните познания на следователя. Следователят не може да открие причините, защото не е необходимо да има знания, за да ги открие, за да започне.
• Липса на подкрепа, която да помогне на изследователя да даде правилния отговор на въпросите „защо“.

Освен това резултатите не са повторими. Доказателство за това е фактът, че различни хора, използващи техниката на петте защо за един и същ проблем, могат да намерят различни причини.

Тенденция да се изолира една-единствена първопричина и да се разглежда по линеен начин, вместо да се разглежда възможността, че има няколко причини, които са породили проблема и като следствие от комбинацията от няколко проблема, които дават резултат многофакторен.