Obchodní komunikace: typy, vlastnosti a časté chyby

Žijeme ve společnosti, ve které je velká část trhu práce konfigurována na základě podnikatelského prostředí. Ať už se jedná o velké nadnárodní společnosti, malé a střední podniky, rodinné podniky nebo dokonce jednotlivé služby, všechny musí vzít v úvahu tento zásadní prvek neboť jeho přežití spočívá v koherenci v organizaci a komunikaci mezi jejími částmi za účelem spojení sil a směřování k cíli běžný.

V tomto smyslu to můžeme potvrdit Obchodní komunikace je jedním z klíčových prvků organizace, zvláště pokud má určitou složitost, funguje správně a dokáže se přizpůsobit a přežít. A právě o takové komunikaci budeme hovořit v celém tomto článku.

• Související článek: "Psychologie práce a organizace: profese s budoucností"

Co je obchodní komunikace?

Obchodní komunikací se rozumí soubor procesů prováděných společností nebo její částí za účelem cesty společnosti informací, a to jak interně mezi různými odděleními či pozicemi společnosti, tak pokud mluvíme o komunikaci společnosti s Vnější.

Je důležité mít na paměti, že taková komunikace zpravidla neznamená pouze možnost vydat informace, ale zahrnuje také skutečnost, že je obdrží:

čelíme vzájemné výměně dat.

Dobrá obchodní komunikace pomáhá všem členům společnosti zůstat motivovaní a že jejich akce mohou být známé, což snižuje nejistotu pracovníků i vedoucích ohledně stavu stejný. Usnadňuje také interakci a zlepšuje pracovní prostředí, kromě toho, že zvyšuje produktivitu a umožňuje vám optimálněji reagovat na jakoukoli eventualitu.

Obecné cíle

Cíle obchodní komunikace jsou snadno pochopitelné. Interně to na jedné straně umožňuje vytvářet koherentní organizaci a získávat informace a výsledky jeho různých oddělení nebo pracovníků, stejně jako to, že cíle a firemní vize společnosti mohou být generovány a přenášeny.

Také usnadňuje pochopení toho, co se od každého pracovníka očekává, stejně jako pochopení realit, kterým musí každý z nich čelit. Všem to také usnadňuje práci stejným směrem a učí se novým způsobům plnění vlastních povinností.

Na úrovni komunikace s vnějším světem je obchodní komunikace nezbytná pro kontakt s okolím a vytvářet pozitivní image společnosti samotné, stejně jako za účelem analýzy cílové skupiny a jejího posouzení potřeby. Umožňuje vám také naučit se přitahovat potenciální klienty a posuzovat změny, které jsou vlastní dynamické společnosti tekutinu, ve které žijeme, něco zásadního, abychom mohli předvídat a čelit možným obtížím a byli schopni se jim přizpůsobit polovina.

Aby byla komunikace efektivní, je nutné, aby pro ni sama vytvořila efektivní kanály. protože svými akcemi zlepšuje přenos informací, vytváří prostředky pro komunikaci a navíc aktivně pracovat, aby nevznikala nejistota o tom, co se v organizaci požaduje a požaduje.

Je také důležité pracovat na formálních i neformálních aspektech a také posuzovat potřeby a myšlenky různých pracovníků. Nezbytná je také empatie a také dobrá regulace a plánování komunikačních mechanismů.

• Mohlo by vás zajímat: "Corporate identity: co to je a jak definuje organizace"

Různé typy obchodní komunikace

Ne všechny společnosti a organizace komunikují stejným způsobem a existují různé typologie a klasifikace obchodní komunikace na základě různých kritérií.

1. Interní a externí

První z nich je ten, který zavádí rozdíl mezi interní a externí komunikací, přičemž první je ten, který se vyskytuje mezi nimi různých oddělení a pracovníků samotné společnosti a druhý je zaměřen na navázání komunikace s polovina.

2. Obousměrné a jednosměrné

Stejně tak se můžeme setkat i se styly obchodní komunikace s větší či menší mírou interaktivity, které lze nalézt od nejběžnějších obousměrná komunikace, ve které odesílatel a příjemce komunikují a vyměňují si informace, dokud není jednosměrná, ve které je odeslána pouze jedna zpráva, obecně z mocenských pozic k příjemci, který nemá možnost odpovědět.

3. Vzestupně, sestupně a vodorovně

V rámci interní obchodní komunikace organizace můžeme najít tři hlavní typy v funkce bodu, kde informace začíná, a pozice mezi odesílatelem a příjemcem sdělení. O sestupné komunikaci hovoříme tehdy, když je komunikační akt uskutečněn od odesílatele s vyšší pozicí, než je pozice příjemce.

Když je to podřízený, kdo předává zprávu svému nadřízenému, mluvíme o komunikaci směrem nahoru. V obou případech bychom čelili typu vertikální komunikace, tedy komunikace, ve které subjekty, které udržují komunikační akt, mají nerovný vztah z hlediska moci (existuje mezi nimi hierarchie).

Dalším skvělým typem komunikace je horizontální komunikace, která vzniká mezi jednotlivci, kteří mají stejné postavení a jsou na stejné úrovni hierarchie.

4. Formální i neformální

Nakonec je třeba poznamenat, že v obchodní komunikaci se můžeme setkat s existencí dvou různých typů komunikačních kanálů: formálního a neformálního. V té první se obvykle řeší technické aspekty a ty, které souvisí s úkoly samotnými, jde o typ uctivé komunikace zaměřené na rozum a cíl firmy.

V neformální komunikaci však jsou obvykle navázány flexibilnější a přirozenější komunikace, zásadně zaměřený na mezilidské vztahy a často právě tím, kdo má největší vliv na pracovní pohodu. Ta se velmi liší v závislosti na tom, kdo ji provádí, a může přesahovat pracoviště, přičemž je obtížné ji kontrolovat.

Možná ohrožení dobré komunikace

Udržování efektivní obchodní komunikace je zásadní, ale není to snadné. A to je existence vysoké úrovně variability v situacích, které mohou nastat, stejně jako existence nedorozumění, zneužití a potíže v komunikaci společnosti.

1. Nedostatek konzistence

Jedním z faktorů, který nejvíce ovlivňuje, zda je komunikace skutečně užitečná, je důvěryhodnost emitenta a ohled na s příjemcem zprávy Příkladem toho může být existence nesouladu mezi tím, co se říká, a tím, co se dělá, nezachovává se emitenty způsob jednání v souladu s vydávanými zprávami.

K tomu druhému může dojít u kteréhokoli z pracovníků společnosti, bez ohledu na jeho hierarchické postavení nebo pokud mluví s nadřízeným, podřízeným nebo někoho na stejné úrovni hierarchie a generuje vážné důsledky pro oba subjekty (které v závislosti na situaci mohou skončit špatně zvažována nebo dokonce propuštěna), stejně jako pro organizaci (generující nižší míru důvěry v člověka a v případě vysokého postavení i v organizace).

Stejně tak a např. v případě velkých společností s velkým počtem oddělení, pokud existují rozdíly mezi autoritami nebo referenčními údaji v rámci společnosti pravděpodobně Mohla by nastat situace, kdy pracovník skutečně neví, jaké vedení má následovat, něco, co může vyvolat frustraci a nedůvěru.

Stejně tak je nutné být velmi opatrný s interpretovatelností zpráv, protože existuje Ambivalence může vést k tomu, že různá oddělení nebo pracovníci budou věci interpretovat naproti. Obchodní komunikace se snaží přesně zaručit organizaci a vnitřní soudržnost, aby zprávy nejasné a s různými interpretacemi mohou u příjemců vyvolávat zdání nejistoty a pochybností zpráva.

2. Nedostatek citového spojení

Další problém lze nalézt ve způsobu komunikace. Například v některých organizacích může být problém vytvořit pocit pouta na emocionální úrovni, který pracovníci mohou generovat nižší nasazení a produktivitu a u uživatelů nedostatek zájmu a hledání jiných alternativy. Je třeba si vážit všeho, co se dělá, a i to, co není, je v podstatě komunikativní.

Důležitá je tedy nejen samotná zpráva, ale také způsob jejího přenosu: není totéž ani e-mail nenabízí stejné pocity jako osobní setkání nebo hledání skutečného kontaktu.

3. Nepochopení souvislostí

Mělo by se to také ocenit přizpůsobení se současné situaci a společenskému pokroku, jakož i zvláštnosti samotné situace. Například ve stále více globalizované společnosti a ve které nové technologie umožňují okamžitou komunikaci s širokým počet lidí ve stejnou dobu, může být nutné analyzovat a investovat do komunikačních politik, které berou v úvahu sílu sociální sítě a jak správně předávat požadované informace, kromě posouzení kontaktu s potenciálními klienty z jiných regionů světa.

Stejně tak je také nutné posoudit vlastní situaci společnosti, aby nepodnikla více než co mohou pokrýt, přičemž je nutné vzít v úvahu situaci celku společnost.

Dalším problémem by mohl být obsah zpráv, které jsou vysílány: je možné, že ačkoli komunikace existuje, nepřenáší nebo nepřenáší obsah, který by bylo potřeba přenést. Je možné, že se zaměřuje spíše na doplňkové aspekty a ignoruje například orientaci nebo cíle, které by určitá pozice měla mít, nebo kteří považují za samozřejmost existenci znalostí, které nebyly nikdy výslovně uvedeny.

4. Izolace a nedostatek komunikace

Konečně, možná nejdůležitější problém, který lze extrapolovat ze všech předchozích, je možnost, že neexistuje skutečná komunikace.

Nejjasnějším příkladem je stabilní a nepřetržité používání jednosměrné komunikace, která může vyvolat situaci stagnace a nepochopení toho, co se v ní děje organizace. Naštěstí je dnes nejméně využívaný právě proto, že je nejméně účinný a užitečný.

Je to také možné že různé pozice nemají adekvátní mechanismy, jak se dostat do kontaktu i kdyby jejich názory byly vyslyšeny, existuje menší šance na zpětnou vazbu nebo dokonce, že různé části společnosti spolu nebudou v kontaktu. Takovou interakci je nutné aktivně stimulovat.