8 charakteristik formálního dopisu (vysvětleno)

Normálně bude formální dopis adresován osobě s autoritou nebo s určitým stupněm hierarchie, se schopností ovlivnit některý relevantní aspekt našeho života. Z tohoto důvodu je důležité vědět, jak správně psát.

V tomto článku uvidíme nejdůležitější charakteristiky formálního dopisu že musíte prezentovat tento typ písma, poukazovat na různé části, které jej tvoří, a nakonec uvedeme několik příkladů typů formálních dopisů a kdy je použít.

• Související článek: "6 typů organizační komunikace"

Co je formální dopis?

Formální dopis je typ písemné komunikace, kterou píšeme se záměrem, aby byl zaslán úřadu ať už známé nebo neznámé, ale vždy s nutností zachovat formální postoj. Aby byl formální dopis dobře napsán, musí respektovat a splňovat minimální standardy kvality, struktury a jazyka.

Normálně tyto typy dopisů jsou ty, které se používají ke komunikaci v profesní a akademické oblasti, představující požadavek, aby myšlenky vyjádřené v tomto dokumentu byly jasné a srozumitelné.

Obecně bude cíl nebo účel formálního dopisu informativní, to znamená předat informaci, kterou chceme prezentovat jako objektivní. Proto bude nezbytné, aby informace, které předkládáme, byly jasné a stručné a usnadňovaly komunikaci. Pojďme se podívat, jak na to.

• Mohlo by vás zajímat: "Jak vytvořit úspěšný životopis v 8 krocích"

Hlavní vlastnosti, které musí formální dopis splňovat

Charakteristiky, které budeme citovat a vysvětlovat níže, se nevztahují výhradně na formální dopisy, se mohou objevit v jiném druhu písma, pokud představují jejich hlavní účel podat jasnou zprávu a stručný.

1. Je to pro informační účely

Ve většině případů je hlavním cílem prezentovaným formálními dopisy informovat, tj. poskytnout nové textové informace v nějakém aspektu, ať už známém nebo neznámém osobě, která jej přijímá.

Jak jsme již uvedli, tyto karty se používají především v profesní a vzdělávací oblasti. Účelem tedy bude předávat informace formálním způsobem, nikoli se záměrem navázat osobní kontakt s druhým jedincem, ani s cílem generovat specifické emoce.

• Související článek: "Emoční psychologie: hlavní teorie emocí"

2. Používání formálního a respektujícího jazyka

Formální dopisy, jak jsme již zmínili dříve, jsou obvykle adresovány osobě s autoritou. Proto bude nezbytné, abychom používali formální a uctivý jazyk, podle řady kulturně zavedených norem.

Bez ohledu na účel dopisu by měl být napsán zdvořilým způsobem, s použitím dobrých forem zdvořilost a diplomacie, protože tímto způsobem pravděpodobněji dosáhneme zamýšleného cíle při psaní a odesílání tento.

Podobně také použití třetí osoby se doporučuje odkazovat na příjemce a dosáhnout tak formálnějšího znění. Místo „doporučuji vám“ by bylo lepší použít výraz „doporučuji vám“. I tak, pokud to není zneužito první osobou, může být také použito při některých příležitostech, jeho použití ve formálních dopisech není zcela zakázáno.

Jak jsme již řekli, formální dopis může být adresován někomu, koho známe, například našemu vedoucímu práce, nebo alespoň na rozdíl od někoho neznámého, jako je osoba, která vybírá pracovníky společnosti, kde chceme být najal. Ale bez ohledu na to, zda je příjemce známý nebo ne, nebo jak jsme si s ním jistí, formální dopis musí být napsán s použitím formálních podmínek.

• Mohlo by vás zajímat: „Rozvoj gramotnosti: teorie a intervence“

3. Zpráva musí být přesně vysvětlena

Aby bylo poselství jasné je nezbytné sdělit hlavní myšlenku, vybrat jediný cíl, kterého má být zasláním dopisu dosaženo. Tímto způsobem a v návaznosti na předchozí bod se vyhneme zbytečným frázím či obsahu, výplním a odvádějícím pozornost od hlavní myšlenky.

Vzhledem k tomu, že je nutné předat komplexní nebo rozsáhlejší informace, bude lepší obsah zhustit a shrnout tak, aby sdělení bylo přesné a splnilo příslušný účel.

• Mohlo by vás zajímat: "10 základních komunikačních dovedností"

4. Formální dopisy jsou krátké, krátké

S ohledem na to, že účelem formálních dopisů je předat zprávu jasně a stručně, je nutné, aby jak písmeno, tak použité odstavce a věty byly krátké a co nejkratší.

Proto se doporučují písmena s malým počtem a krátkými odstavci, aby se předešlo tomu, že přijímač se nudí, ztrácí pozornost nebo zájem a tímto způsobem dosáhneme cíle, kterým jsme vyhledávání.

5. Předávané informace musí být jasné

Pokud chceme, aby příjemce porozuměl sdělení napsanému v dopise bude důležité, aby vyjádřená slova, termíny, fráze a myšlenky nebyly matoucí nebo zbytečně nejednoznačné, což brání pochopení a účelu dopisu. Tímto způsobem bude naším cílem napsat jasný text, ve kterém bude možné interpretovat pouze jednu myšlenku nebo zprávu, aniž by to vyvolalo více interpretací.

Musí být dosaženo dvou typů jasnosti. Na jedné straně je prezentována viditelná jasnost což se týká čisté prezentace písma, s dobrým rukopisem, pokud píšeme rukou, a respektováním vhodné struktury písma.

Na druhou stranu je nutné dodržet sémantickou jasnost: používejte fráze a myšlenky, které dávají smysl, vyhýbejte se těm, které mohou generovat více než jeden možný výklad, nebo těm, které jsou nejednoznačné.

6. Adekvátní korekce

Další velmi důležitý aspekt, který je třeba vzít v úvahu, když píšeme formální dopisy, s ohledem na to, že jsou adresovány autorita a jaký je účel zprávy, kterou posíláme, je správnost jak gramatiky, tak i lexikální.

Gramatická oprava je spojena s nevykazováním gramatických chyb, chápaných jako soubor jazykových pravidel upravujících její používání, ani s pravopisnými chybami; budeme muset být obzvláště pozorní a zkontrolovat před odesláním dopisu.

Na druhou stranu bude také nutné dobře používat slovní zásobu a adekvátně používat příslušná slova a slovní zásobu. aniž by to bylo hrubé nebo příliš hovorové.

Stejně tak je důležité, aby lexikon byl přizpůsoben jak typu sdělení, tak i příjemci, a aby přítomná konzistence a vhodnost v rámci stejného písmene (například se ujistěte, že sloveso je časované zápas).

Interpunkční znaménka je také třeba používat vhodně, aby to bylo možné že na jedné straně je čtení snazší a příjemnější a na druhé straně je sdělení srozumitelné v a Průhledná.

• Mohlo by vás zajímat: "Psychologie práce a organizací: profese s budoucností"

7. Jednoduchý výraz

Nevyjadřovat se vulgárním způsobem neznamená používat pouze kultivovaná nebo přehnaně odborná slova, pokud to není nutné protože tímto způsobem se může ztratit účel prezentace jasné a srozumitelné zprávy.

Můžeme tedy používat slova a termíny každodenního používání, aniž bychom však ztratili ze zřetele, komu je dopis určen.

8. Struktura a části formálního dopisu

Formální dopis se musí skládat z následujících částí: hlavičkový papír je umístěn na levé straně a odkazuje na údaje o osobě, která dopis odeslala; příjemce, odkazuje na údaje osoby, které jsme dopis zaslali; místo a datum zápisu se objeví v pravém horním rohu, nejprve s uvedením města a poté s datem; oslovíme příjemce zdvořilým způsobem a použijeme zdvořilostní a formální výrazy jako „vážený pane. a celé jméno „vždy následováno dvojtečkou.

Po záhlaví se objeví úvod, kde bude stručně uveden účel dopisu; tělo, místo, kde se bude rozvíjet hlavní poselství dopisu, je nejrozsáhlejší částí; rozloučení nebo uzavření s použitím přátelských a zdvořilých výrazů jako „s úctou“ nebo „srdečně“. pozdrav “a nakonec podpis, kde se normálně objeví jméno a funkce osoby odesílající dopis.

Struktura formálního dopisu obvykle obsahuje prvky protokolu. Prvky protokolu máme na mysli například prezentovat, odkazovat na profesionální pozici, kterou zaujímá nebo vykonává odesílatel i příjemce.

Typy formálních dopisů

V této části uvedeme odkazy na některé typy formálních dopisů podle účelu nebo cílů, kterých s nimi chceme dosáhnout:

• Formální rezignace: když chceme opustit práci, ve které jsme.
• Formální stížnostní dopis za účelem sdělení jakékoli stížnosti nebo nesouhlasu.
• Formální děkovný dopis, vyjádřit vděčnost.
• Formální dopis s žádostí o něco.
• Formální zvací dopis, jako pozvánka na akci.
• Formální průvodní dopis, který se obvykle předkládá spolu s učebním plánem, kde jsou vyjádřeny dovednosti, studium a zkušenosti a také důvod, proč máme o práci zájem.