Sådan styres din tid bedre på arbejdet: 12 tip (og hvad man skal undgå)

Det er sket for os alle, at vi har meget arbejde at gøre, og det ser ud til, at der ikke er nok timer til at afslutte det. "Buff, jeg har ikke tid ..." siger vi til os selv, men lad os indse det, vi har alle de samme 7 dage med 24 timer hver. Problemet er ikke, at der ikke er tid, det er, at vi planlægger det dårligt.

Hvordan man bedre kan styre tiden på arbejdet er et spørgsmål, som alle de hårdtarbejdende arbejdere har stillet os selv og så skal vi se strategier for at opnå dette, samt hvordan vi kan forhindre, at vores timer falmer lige så glat som korn i et timeglas.

• Relateret artikel: "Psykologi i arbejde og organisationer: et erhverv med en fremtid"

Sådan styres din tid på arbejde bedre og klarer dig bedre

Vores uger har 7 dage, og hver af dem har 24 timer, ikke en mere, ikke en mindre. Tiden er den samme for alle med hensyn til mængde, men ikke i brugen. Nogle formår at udføre alle de opgaver, de skal uden at gå glip af tid til at afsætte deres fritid og familie, mens andre afslutter deres forpligtelser meget sent.

. Hvorfor? Hvad er det, der adskiller sig fra hinanden? Nøglen til alt dette er, hvor forskelligt vi styrer vores arbejdstid.

I det samfund, hvor vi lever, er det vigtigt at styre tiden, da det i det mindste er det mangel begynder vi at overbelaste, mærke stress og bemærke, hvordan alt, hvad vi ønskede at gøre, skal afbestille.

Arbejdsforpligtelser ligger foran vores hobbyer, familie, venner og andre aktiviteter behageligt, hvilket betyder, at jo længere vi tager at udføre vores arbejde, jo mindre vil vi nyde fritid. Dårlig tidsstyring frustrerer os og får os til at føle, at vi mister vores liv.

Hvordan man bedre kan styre tid på arbejde er noget, som mange ønsker, men få får. Der er ikke noget uforståeligt mysterium, det er simpelthen et spørgsmål om at lære at organisere. Selvfølgelig kan der altid være uforudsete begivenheder, men de fleste af de timer, vi ser, går, er tid, der godt bruges til at afslutte vores arbejdsopgaver så hurtigt som muligt.

Måder til bedre at styre tiden

Dernæst vil vi se, at vi vil se flere tip og strategier for at få mest muligt ud af tiden på arbejdspladsen, til Således har vi mere til de behagelige aktiviteter, som vi vil udføre, når vi er færdige med vores arbejdsforpligtelser.

1. Brug en dagsorden

Dagsordener giver os mulighed for at styre tiden på mellemlang og lang sigt ved at sætte vigtige datoer og holde dem i tankerne. Uanset om det er i digitalt eller fysisk format, det vigtige er, at vi har en til at organisere opgaverne og planlægge godt, når vi skal levere rapporterne eller overholde vores deadlines. Vi skal altid have det ved hånden for at registrere alle vores forpligtelser og konsultere det ofte. Lad os ikke stole på vores hukommelse, for så meget som vi synes, det er ufejlbarligt, er det ikke.

2. Tildel opgaver et bestemt tidspunkt

Hvis vi arbejder utrætteligt og kontinuerligt, vil der før eller senere opstå fysisk og mental træthed, hvilket forhindrer os i at udføre tilstrækkeligt. Af denne grund er det nødvendigt at tildele en bestemt tid til hver aktivitet og lade noget fritid mellem opgaver, selvom det er meget kort. Dette kan være modstridende, men i betragtning af at det er svært at ud over 50 minutter Lad os holde fokus, en kort pause kan genoplade os og holde os i gang tilfredsstillende.

Idealet er at lægge i vores tidsplan, når de begynder at udføre hver af de opgaver, der er tildelt os, og når vi skal tage en kort pause. Vi kan stole på Pomodoro-metoden ved at arbejde 25 minutter (1 pomodoro) eller 50 (2 pomodoros) og derefter tage en 5-minutters pause mellem perioder. På denne måde vil vi være i stand til at bevæge os fremad uden at være udmattede og korrekt udføre de funktioner, vi har til at udvikle.

3. Sætte mål

Det anbefales stærkt at indstille daglige, ugentlige og endda månedlige mål. Denne strategi er en meget god mulighed for at udføre korte job korrekt, og det motiverer os også til at se, hvor meget vi opnår. Disse mål skal være ambitiøse, men også realistiske og opnåelige, da ellersNår vi ser, at vi ikke overholder dem, bliver vi demotiverede. De mål, der skal sættes, skal være korte, mellemlang og lang sigt.

• Du kan være interesseret i: "Udløsere til handling: hvad er de, og hvordan påvirker de adfærd"

4. Prioriter opgaver

Ikke alle opgaver er af samme betydning. Vi skal starte med den vigtigste, den højeste prioritet. Det betyder ikke noget i hvilken rækkefølge vi prioriterer ting, Det vigtige er, at vi gør det, da vi først har afsluttet de vigtigste ting før, vil betyde, at vi først har fri tid.

Alt, hvad der er lille, eller som ikke haster med at rette, kan vente. I forhold til dette er det vigtigt at vide, hvilke er vores bedste præstationstimer, dem, hvor vi bedst vi koncentrerer os for at udføre de opgaver, der kræver mest ressourcer med størst mulig effektivitet og uden fejl. Den mindst vigtige ting er bedre at lade det være på tidspunkter, hvor vores præstationer ikke er meget høje, normalt efter at have spist eller sent på arbejdsdagen.

5. Start i det mindste pænt

Ved mange lejligheder forlader vi, hvad vi mindst vil gøre til sidst, og det er en stor fejltagelse. Det bedste vi kan gøre er at gøre hvad der er en dårlig drink så hurtigt som muligt, fordi på den måde slipper vi af med det før og mere kan vi nyde resten af ​​dagen. Hvis vi slipper af med det, der stresser os først, er det lettere at gøre resten af ​​det, vi skal gøre.

6. Opdel tid i blokke

En meget god strategi for at udnytte og effektivt styre tiden er at opdele arbejdsdagen i blokke. Hvis vi skal udføre komplekse opgaver, som ved første øjekast gør os meget uvillige til at starte dem, Vi kan altid opdele dem i enklere opgaver, organiseret på en sådan måde, at hvert lille skridt er et Rykke. Ved at konvertere komplekse opgaver til flere enklere, kan vi optimere ressourcer, spare tid og bedre organisere tid..

7. Giv dig selv belønninger

Selvom vi ikke bør misbruge, kan vi belønne os selv for at lave lektier. Vi kan give os selv små præmier som for eksempel at have en chokoladebar i slutningen af ​​en rapport, læse en bog, som vi kan lide i en halv time, se en video, der interesserer os... Disse små præmier vil motivere os til at udføre og afslutte de opgaver, vi skal udføre.

8. Organiser et godt arbejdsmiljø

Det sted, hvor vi arbejder, er meget vigtigt, mere end vi tror. Så vidt vi kan, skal vi arbejde et sted med et godt skrivebord, en behagelig stol, god belysning og uden mange distraktioner.. Vi kan give det et personligt præg for at gøre det hyggeligt, men altid sørge for, at det er pænt og godt organiseret. Et bord fuld af papirer med kontorinstrumenter fuldstændig rodet er et miljø, der forhindrer os i at koncentrere os om vores opgaver.

9. Sæt grænser

At bruge flere timer i træk på at gøre det samme uden at rejse sig fra stolen eller strække benene lidt er meget dårligt for vores helbred og vores produktivitet. Vi vil ikke gøre tingene bedre ved at arbejde længere timer. Hvis vi ser, at en opgave koster os for meget, eller at vi let distraheres, lad os tage lidt tid, enten ændre opgaver et stykke tid eller hvile direkte. Det er ikke, at vi opgiver det, vi gjorde, det er, at vi havde brug for at lade det være i beredskab et stykke tid.

• Du kan være interesseret i: "Parkinsons lov: hvorfor vi tager længere jo længere vi har"

10. Undgå multitasking

Men på samme måde som det er okay at lade en opgave være halvt færdig i et stykke tid, skal vi ikke tro, at vi vil arbejde godt, hvis vi konstant hopper fra opgave til opgave. Koncentrering er noget, der kræver tid, så vi kan ikke dedikere os til at udføre to opgaver skiftevis på samme tid, da det eneste, vi skal opnå, er at blive trætte meget hurtigt og tage dobbelt så lang tid at gør dem. Multitasking er den værste fjende for effektiv styring vejr. Ydeevne er meget højere, når vi fokuserer på en enkelt opgave.

11. Vær ikke bange for at sige nej

Det er vigtigt at lære at sige nej, når vi ikke kan gøre noget, fordi vi allerede har meget arbejde. Nogle gange prøver vores kolleger at skjule deres forpligtelser over for os, eller endda misbruger vores chef hans situation og giver os opgaver, som det er umuligt for os at afslutte i dag uden at ofre en del af vores tid ledig. Nogle gange kan det accepteres, men det overdriver det altid. Hvis vi ser, at de beder for meget om os, skal vi ikke være bange for at sige nej.

12. Delegere til tredjemand

Nogle gange kan vi mærke, at situationen er overvældende, især hvis vi har fået mange opgaver, mere end vi havde forventet. Det er vigtigt at undgå stress og delegere nogle af vores opgaver til en kollega eller underordnet uden at misbruge tilliden eller gå overbord eller give ham en opgave, som han ikke er ansat til. Spørgsmålet er ikke at stille en anden til at gøre vores del, men ja sende aktiviteter, der er vanskelige for os at gøre helt alene.

Hvad tager tid væk fra os: fejl og distraktioner på arbejdspladsen

Nu hvor vi har set 12 tip til at lære, hvordan man bedre styrer tiden på arbejdet, er det tid til at se, hvad der tager tid væk fra os. Der er flere fejl og distraktorer, der hindrer vores gode præstationer på arbejdspladsen, tidstyve, der, hvis de opdages, får os til at styre vores dag på den bedste måde arbejdskraft.

1. Afbrydelser

Det er klart, at afbrydelser er det, der mest ødelægger vores tidsorganisation. I det mindste at noget forstyrrer os, forsvinder vores koncentrationhvilket får os til at have brug for et par værdifulde minutter for at fokusere på det, vi gjorde igen. Jo længere tid det tager os at genvinde koncentrationen, jo længere tid vil det tage os at være produktive igen, og vi løber også visse risici for at begå flere fejl.

2. Mobiltelefon

Telefonen tager meget tid. Enten for at sladre om det seneste, nogen har lagt på Instagram, hvad vores venner skriver til os på WhatsApp eller nogle opkald fra et familiemedlem, distraherer mobiltelefonen os og forhindrer os i at være effektive og selvfølgelig jo længere tid det tager at gøre ting.

En god idé er at slukke for mobilenMen da vi lever i et hyperforbundet samfund, og at vi er meget afhængige af det, er den bedste ting at gøre Vi kan gøre er at flytte det ud af vores synsfelt, så vi således kun husker det når Lad os se. Det er også meget vigtigt at lade det være i tavshed og fortælle vores familie og venner meget tydeligt, at hvis det ikke er for at advare os om en reel haster, at de ikke ringer til os.

3. Udsæt opgaver

At udsætte ubehagelige eller komplekse opgaver er det værste, vi kan gøre fordi jo mere tid går, jo mindre bliver vi nødt til at gøre dem, og jo mere vil det koste os at gøre dem godt, når vi beslutter at gøre det. Det bedste, vi kan gøre, som vi har nævnt før, er at gøre dem lige i dagens første øjeblik, for på den måde slipper vi af med den dårlige drikke så hurtigt som muligt.

Genoptag

Hvis vi ønsker bedre at styre tiden på arbejdet, er det vigtigt, at vi ved, hvad vi skal gør, struktur opgaver i små aktiviteter, der er lette og hurtige at udføre og i det mindste starte behagelig. Det er meget vigtigt at tage højde for, hvilke tidspunkter på dagen vi er mest produktive og lægge de enkleste aktiviteter og mindre vigtigt i dem, hvor det er sværere for os at koncentrere os, f.eks. efter at have spist eller i slutningen af ​​dagen arbejdskraft.

Distraktioner, især afbrydelser og mobiltelefoner, gør dig mest ondt til vores tidsstyring, fordi jo flere gange vi mister koncentration, jo mindre produktive vi vil være. Det er vigtigt at arbejde i et behageligt rum, hvor vi er isoleret fra enhver ikke-presserende distraktion, og vi er meget klare, hvornår er det mest passende tidspunkt at bruge mobilen. Vores kære bør vide, hvad tid vi arbejder, og fortælle dem, at de ikke skal ringe til os, medmindre det er for noget meget vigtigt.

Bibliografiske referencer:

• Allen, D. (2001). At få tingene gjort: kunsten at stressfri produktivitet. New York: Viking. ISBN 978-0-670-88906-8.
• Fiore, N.A. (2006). Nu vane: Et strategisk program til at overvinde udsættelse og nyde skyldfri spil. New York: Penguin Group. ISBN 978-1-58542-552-5.
• Le Blanc, R. (2008). Det er let at nå mål! Praktiske målsætningsværktøjer og dokumenterede tidsstyringsteknikker. Maarheeze: Cranendonck Coaching. ISBN 978-90-79397-03-7.