De 8 karakteristika ved et formelt brev (forklaret)

Normalt vil et formelt brev blive adresseret til en person med autoritet eller med en vis grad af hierarki, med evnen til at påvirke nogle relevante aspekter af vores liv. Af denne grund er det vigtigt at vide, hvordan man skriver korrekt.

I denne artikel vi vil se de mest relevante karakteristika ved det formelle brev at du skal præsentere denne type skrift, og pege på de forskellige dele, der udgør den, og til sidst vil vi nævne nogle eksempler på typer af formelle breve, og hvornår de skal bruges.

• Relateret artikel: "De 6 typer af organisatorisk kommunikation"

Hvad er et formelt brev?

Det formelle brev er den form for skriftlig kommunikation, som vi skriver med den hensigt at blive sendt til en myndighed enten kendt eller ukendt, men altid med behovet for at opretholde en formalitetsholdning. For at det formelle brev kan være velskrevet, skal det respektere og overholde minimumsstandarder for kvalitet, struktur og sprog.

Normalt er disse typer bogstaver er dem, der bruges til at kommunikere på det faglige og akademiske område

, der præsenterer som et krav, at de ideer, der kommer til udtryk heri, er klare og forståelige.

Generelt vil formålet eller formålet med det formelle brev være informativt, det vil sige at overføre information, som vi ønsker at præsentere som objektiv. Derfor vil det være væsentligt, at den information, vi præsenterer, er klar og kortfattet, hvilket letter kommunikationen. Lad os se, hvordan man gør det.

• Du kan være interesseret i: "Sådan laver du et vellykket CV, i 8 trin"

Hovedkarakteristika, som det formelle brev skal opfylde

De karakteristika, som vi vil citere og forklare nedenfor, er ikke eksklusive for formelle breve, kan optræde i en anden form for skrift, så længe de præsenterer som deres hovedformål at give en klar besked og kortfattet.

1. Det er til informationsformål

I de fleste tilfælde er hovedformålet med formelle breve at informere, dvs. give ny tekstinformation på et eller andet aspekt, uanset om det er kendt eller ukendt for den person, der modtager det.

Som vi har påpeget tidligere, bruges disse kort hovedsageligt inden for det faglige og uddannelsesmæssige område. Derfor vil formålet være at formidle information på en formel måde og ikke med det formål at etablere personlig kontakt med den anden person, ej heller med det formål at generere specifikke følelser.

• Relateret artikel: "Følelsespsykologi: vigtigste teorier om følelser"

2. Brug af formelt og respektfuldt sprog

Formelle breve, som vi nævnte tidligere, er normalt adresseret til en myndighedsperson. Derfor vil det være vigtigt, at vi bruger et formelt og respektfuldt sprog, efter en række kulturelt etablerede normer.

Uanset formålet med brevet, skal det skrives på en høflig måde, ved hjælp af gode former, den høflighed og diplomati, da vi på denne måde er mere tilbøjelige til at nå det tilsigtede mål med skrivning og afsendelse det her.

På samme måde også brugen af ​​den tredje person anbefales at henvise til modtageren og dermed opnå en mere formel formulering. I stedet for at bruge "Jeg anbefaler dig" ville det være bedre at bruge udtrykket "Jeg anbefaler dig". Alligevel, hvis det ikke er gjort til et misbrug af den første person, kan det også bruges ved nogle lejligheder, det er ikke fuldstændigt forbudt at bruge det i formelle breve.

Som vi sagde før, kan det formelle brev rettes til en, vi kender, for eksempel til vores arbejdsleder, eller som minimum i modsætning til en, der ikke er kendt, såsom den person, der udvælger arbejderne i den virksomhed, hvor vi ønsker at være hyret. Men uanset om modtageren er kendt eller ej, eller hvor sikre vi er med ham, skal det formelle brev skrives med formelle udtryk.

• Du kan være interesseret i: "Udviklingen af ​​læsefærdighed: teorier og intervention"

3. Budskabet skal forklares præcist

For at gøre budskabet klart det er vigtigt at formidle en hovedidé, vælge et enkelt mål, der er beregnet til at blive opnået med afsendelsen af ​​brevet. På denne måde og i forhold til det foregående punkt vil vi undgå unødvendige sætninger eller indhold, fyldstof og som distraherer fra hovedideen.

I betragtning af, at det er nødvendigt at transmittere komplekse eller mere omfattende informationer, vil det være bedre at kondensere og opsummere indholdet, så meddelelsen er nøjagtig og opfylder det relevante formål.

• Du kan være interesseret i: "De 10 grundlæggende kommunikationsevner"

4. Formelle breve er korte i længden, korte

I betragtning af, at formålet med formelle breve er at formidle et budskab klart og kortfattet, det er nødvendigt, at både bogstavet og de anvendte afsnit og sætninger er korte og så korte som muligt.

Derfor anbefales breve med få og korte afsnit, for at undgå at den modtager keder sig, mister opmærksomhed eller interesse og på den måde når vi det mål vi er søger.

5. Oplysningerne skal være klare

Hvis vi ønsker, at modtageren skal forstå den besked, der er skrevet i brevet det vil være vigtigt, at de udtrykte ord, udtryk, sætninger og ideer ikke er forvirrende eller unødvendigt tvetydige, hvilket hindrer forståelsen og formålet med brevet. På den måde vil vores formål være at skrive en klar tekst, hvor kun én idé eller et budskab kan fortolkes, uden at det giver anledning til flere fortolkninger.

Der skal opnås to typer klarhed. På den ene side præsenteres synlig klarhed som henviser til en ren præsentation af skriften, med god håndskrift, hvis vi skriver i hånden og respekterer den passende skriftstruktur.

På den anden side er det nødvendigt at overholde semantisk klarhed: brug sætninger og ideer, der giver mening, undgå dem, der kan generere mere end én mulig fortolkning eller dem, der er tvetydige.

6. Tilstrækkelig korrektion

Et andet meget vigtigt aspekt at tage hensyn til, når vi skriver formelle breve, idet man husker på, at de er rettet til en person med autoritet og hvad er formålet med den besked vi sender, er rigtigheden af ​​både grammatik og leksikalsk.

Den grammatiske rettelse er knyttet til ikke at præsentere grammatiske fejl, forstået som det sæt af sprogregler, der regulerer brugen af ​​det, og heller ikke til at lave stavefejl; vi skal være særligt opmærksomme og tjekke, inden vi sender brevet.

På den anden side vil det også være nødvendigt med en god brug af ordforrådet, idet der gøres tilstrækkelig brug af de relevante ord og ordforråd. uden at dette er uhøfligt eller for mundret.

På samme måde er det vigtigt, at leksikonet er tilpasset både typen af ​​budskab og modtageren, og at præsentere konsistens og passendehed inden for det samme bogstav (sørg for eksempel, at udsagnsordet spænder match).

Tegnsætningstegn skal også bruges korrekt, for at at læsningen på den ene side er nemmere og sjovere, og på den anden side at budskabet forstås i en klar.

• Du kan være interesseret i: "Arbejds- og organisationers psykologi: en profession med en fremtid"

7. Enkelt udtryk

Ikke at udtrykke os på en vulgær måde betyder ikke kun at bruge kultiverede eller overdrevent tekniske ord, hvis det ikke er nødvendigt da formålet med at præsentere et klart og forståeligt budskab på denne måde kan gå tabt.

Således kan vi bruge ord og udtryk i hverdagen, men uden at miste af syne, hvem brevet er rettet til.

8. Det formelle brevs struktur og dele

Det formelle brev skal bestå af følgende dele: Brevpapiret er placeret i venstre side og henviser til dataene for den person, der har sendt brevet; modtageren, henviser til dataene for den person, som vi sendte brevet til; sted og dato for skrivning vises i øverste højre hjørne, først citerer byen efterfulgt af datoen; overskrift, vil vi henvende os til modtageren på en respektfuld måde ved hjælp af høflige og formelle udtryk som "kære hr. og fulde navn "altid efterfulgt af et kolon.

Efter overskriften vil indledningen fremgå, hvor der kortfattet vil blive nævnt brevets formål; kroppen, det sted, hvor brevets hovedbudskab vil blive udviklet, er den mest omfattende del; farvel eller afslutning ved at bruge venlige og høflige udtryk som "med venlig hilsen" eller "en hjertelig hilsen ”og til sidst underskriften, hvor navn og stilling på den, der sender brevet, normalt vil fremgå.

Normalt præsenterer strukturen af ​​det formelle brev elementer af protokol. Med protokolelementer mener vi fx at præsentere, at henvise til den faglige position, som både afsender og modtager indtager eller udfører.

Typer af formelle breve

I dette afsnit vil vi henvise til nogle typer formelle breve i henhold til det eller de mål, vi ønsker at opnå med det:

• Formelt opsigelsesbrev: når vi ønsker at forlade det job, vi er i.
• Formelt klagebrev, for at kommunikere enhver klage eller uenighed.
• Formelt takkebrev, for at udtrykke taknemmelighed.
• Formelt anmodningsbrev med det formål at anmode om noget.
• Formelt invitationsbrev, som en invitation til et arrangement.
• Formelt følgebrev, som normalt præsenteres sammen med læseplanen, hvor kompetencer, studier og erfaring kommer til udtryk, samt hvorfor vi er interesserede i jobbet.