Die 11 Teile einer E-Mail (erklärt und mit Beispielen)

E-Mail ist zu einem grundlegenden Werkzeug unserer Zeit geworden, da wir Nachrichten schnell und sofort senden können.

Elektronische Messaging-Plattformen ermöglichen es nicht nur, einen schriftlichen Text an jeden zu senden, den wir adressieren, sondern auch sie bieten auch die Möglichkeit, weitere Dokumente und Multimediaelemente wie Musik, Videos und Präsentationen anzuhängen.

Es gibt einige die Teile einer E-Mail, die wir im Folgenden überprüfen werden.

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Die Eigenschaften von E-Mail

E-Mail, auch E-Mail (elektronische Post) genannt, ist ein Internetdienst, der ermöglicht Ihnen das Senden und Empfangen von Textnachrichten und Multimediadateien zwischen Benutzern aus allen Teilen der Welt. Es können alle Arten von Dateien gesendet werden, z. B. Musiktitel, Bilder, Videos, Dokumente... und dies ist zusammen mit ihrer Geschwindigkeit und jederzeit einsehbar, dass E-Mails zum wichtigsten Kommunikationsmittel in der vorhanden.

Um E-Mails senden und empfangen zu können, ist neben dem Zugang zum Internet ein Konto auf einer der Seiten erforderlich, die diese Art von Diensten anbieten. Die überwiegende Mehrheit dieser Seiten ermöglicht die kostenlose Erstellung von Konten und die Technik dahinter basiert auf einem Protokoll namens SMTD, das auch für andere Systeme verwendet wird. Die heute am häufigsten verwendeten E-Mail-Seiten sind Gmail, Yahoo! mail und Outlook.com.

Während Benutzer im wirklichen Leben physische E-Mail-Adressen haben, die unsere sein können Adresse oder unser Büro, in der virtuellen Welt müssen wir eine schriftliche E-Mail-Adresse verwenden und Digital. Diese Adresse kann innerhalb des Netzwerks nicht wiederholt werden und besteht normalerweise aus einer Reihe von Wörtern (Benutzername) begleitet von einem @-Symbol (at) und dann dem Namen, der die Netz.

Die Person, an die die Nachricht gesendet wird, muss derzeit nicht eingeloggt sein, um empfangen, und wir müssen auch nicht ständig verbunden sein, wenn wir die Nachrichten erhalten möchten, die sie uns senden Andere. Solange die Nachricht an die richtige E-Mail-Adresse gesendet wird, erreicht die Person, die wir erreichen möchten, Sie, es sei denn, Ihr eigenes Konto identifiziert die Nachricht als SPAM (Junk-Mail) und legt sie in Ihrem E-Mail-Ordner ab unerwünscht.

Wie die Post Ihres Lebens erfordert auch die elektronische, dass eine Reihe von Daten ausgefüllt werden müssen, damit sie versendet werden kann. Auf die gleiche Weise wie in einem herkömmlichen Brief setzen wir die Rücksendeadresse, den Absender, einen Umschlag mit geschriebenem Text oder Fotos, die E-Mails Elektronische Daten erfordern, dass wir sie angeben, an wen wir sie senden, was wir sagen möchten und ob wir andere Elemente hinzufügen oder nicht. Die Länge und Formalität des Nachrichtentexts hängt vom Benutzer und dem Kontext ab..

Hauptbestandteile von E-Mails

Die Hauptbestandteile von E-Mails sind wie folgt:

Header

Die Überschrift ist eine Reihe von Zeilen, in denen die Hauptinformationen zum Senden der Nachricht erscheinen. In diesem Teil können Sie die E-Mail-Adressen sowohl des Absenders der Nachricht (Absender) als auch des Empfängers (Empfänger) sowie das Datum und die Uhrzeit des Versands lesen. Der Header befindet sich oben im Fenster der E-Mail, die wir schreiben, und besteht aus den folgenden Teilen.

1. Absender

Normalerweise im Header der Absender-Teil Es kommt in Form eines Leerzeichens mit dem Wort "Von:". In diesem Bereich befindet sich die E-Mail-Adresse des Absenders der Nachricht.

2. Adressat

Der Empfängerteil ist ein Leerzeichen in der Kopfzeile, das es beginnt oft mit dem Wort "To:" und darin tragen Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die Nachricht adressiert ist. Dieses Element ist in einer E-Mail unerlässlich, da man wie bei jedem Brief wissen muss, an wen sie gesendet wird.

Falls die geschriebene E-Mail-Adresse ungültig oder falsch geschrieben ist oder nicht existiert, haben die meisten Instant-Messaging-Dienste eine Funktion, die uns warnt, dass die Nachricht aufgrund eines Problems mit dem Empfänger nicht gesendet werden konnte. In anderen Fällen wird die Nachricht gesendet, geht aber nirgendwohin.

3. CC oder Bcc

Im gleichen Abschnitt von "Empfänger" stehen am Ende die Initialen "CC" und "CCO". Diese beiden Optionen sind optional und dienen dazu, die anderen E-Mail-Adressen aufzuschreiben, an die Sie die Kopie der zu sendenden E-Mail erhalten möchten.

Die Option CC bedeutet "mit einer Kopie" und zeigt allen Empfängern alle Adressen an, d. h. alle Personen, die die Nachricht erhalten, haben Zugriff auf die E-Mails der übrigen Personen, die denselben Text erhalten haben.

Die BCC-Option, was "mit Blindkopie" bedeutet, beinhaltet das Senden derselben Nachricht an mehrere Personen wie im Fall von CC, jedoch mit der Besonderheit, dass Die E-Mail-Adresse der Personen, die dieselbe E-Mail erhalten haben, wird nicht angezeigt.

4. Datum

Bei den meisten elektronischen Nachrichtendiensten ist eine Funktion aktiviert, die anzeigt, zu welcher Uhrzeit und an welchem ​​Tag die Nachricht gesendet wurde.

5. Bestätigung erhalten

Einige Dienste haben eine Funktion, die lässt Sie wissen, ob die gesendete Nachricht empfangen wurde durch die Person, an die es adressiert ist.

6. Antworten und Weiterleiten-Buttons

In der Kopfzeile befindet sich möglicherweise eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Antworten", die erspart uns das erneute Schreiben die E-Mail-Adresse der Person, die uns eine Nachricht sendet, um die Antwort zu senden, während die Schaltfläche "Erneut senden" sendet dieselbe Nachricht erneut an dieselbe Adresse oder an andere, falls wir neue Adressen hinzugefügt haben der Post.

7. Affäre

In "Betreff" muss der Redakteur der E-Mail schreiben ein Titel oder Thema, das sich auf den Nachrichtentext bezieht, oder erläutern Sie kurz den Grund für den Versand. Dieser Satz ermöglicht es der Person, die sie erhält, zu wissen, worum es in der E-Mail geht, bevor sie sie öffnet.

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Fenster zum Bearbeiten von Nachrichten

Nach dem Header haben wir der Teil, in den wir den Nachrichtentext schreiben, zusätzlich zum Anhängen von Dateien oder zum Signieren falls wir wollen.

8. Nachrichtentext

Der Textkörper ist der redigierte Teil der Nachricht und kann beliebig lang sein. Hier schreiben wir alle Gründe, warum wir schreiben und was wir dem Empfänger der Nachricht sagen möchten.

9. Bearbeitungssymbolleiste

Bei den meisten elektronischen Nachrichtendiensten ist eine Bearbeitungssymbolleiste aktiviert, die macht den Abschnitt zum Schreiben des Nachrichtentexts ähnlich wie bei einem herkömmlichen Textverarbeitungsprogramm. Dank dieser Leiste können wir die Größe des Buchstabens, die Farbe, die Schriftart ändern, unterstreichen, fett machen, den Text in Aufzählungszeichen organisieren ...

10. Beigefügte Anhänge

Optional, der Nachricht können Anhänge beigefügt werden, d. h. Multimediaelemente oder andere Dokumente in verschiedenen Formaten, wie PDF oder Word. Diese Dateien müssen vom Empfänger heruntergeladen werden, um sie zu öffnen, und sie können aller Art sein: Fotos, Videos, Dokumente, Ordner, Präsentationen, Musiktitel, Tabellenkalkulationen ...

Obwohl Sie mehrere in derselben E-Mail senden können, müssen Sie berücksichtigen, wie viel Platz besetzen und im Falle einer Überschreitung der von der Post zugelassenen Kapazität müssen sie in anderen geteilt werden Mitteilungen.

Am Ende des Nachrichtenbearbeitungsfensters befindet sich eine Schaltfläche zum Anhängen der Dokumente. Wenn wir darauf klicken, erscheint ein kleines Fenster, in dem wir auf unserem PC nach der gewünschten Datei suchen können. Eine andere Möglichkeit besteht darin, das, was wir anhängen möchten, per Drag & Drop in den Nachrichtentext zu verschieben, wo es automatisch hochgeladen wird.

11. Feste

Schließlich haben wir am Ende der E-Mail die Signatur, eine optionale Funktion, die vorprogrammiert werden kann. Diese Signatur kann unseren Namen, unsere E-Mail-Adresse, den Namen der Organisation, für die wir arbeiten, sowie eine personalisierte Signatur mit Phrasen und Emoticons enthalten.

Es wird empfohlen, diesen Platz zu verwenden, um die gleichen Informationen zu platzieren, die eine Visitenkarte enthalten würde, insbesondere Angabe von Name, Kontakttelefon, Position und Firma, für die Sie arbeiten, falls es sich um eine E-Mail handelt Fachmann.

Wesentliche Aspekte im Nachrichtentext

Der Teil unserer E-Mail, der die meisten Informationen übermittelt, ist ohne Zweifel der Nachrichtentext. Beim Schreiben einer E-Mail müssen eine Reihe von Aspekten berücksichtigt werden, insbesondere wenn die Nachricht, die wir senden werden, an eine wichtige Person gerichtet ist und eine formellere Registrierung erfordert.

1. Schöne Grüße

Die Begrüßung ist der erste Teil der Nachricht und muss unbedingt vorhanden sein, wenn es sich um eine formelle Nachricht handelt, da es das Erste ist, was unser Empfänger liest. Der Ausdruck, mit dem wir den Text der Nachricht beginnen, hängt stark davon ab, mit wem wir sprechen.

Einige formale Ausdrücke, die wir verwenden können, sind:

• Sehr geehrte Damen und Herren
• Lieber Präsident
• Sehr geehrter Herr/Frau
• Lieber Herr

Weniger formale Ausdrücke sind:

• Hallo zusammen!
• Hallo, NAME
• Schöne Grüße,
• Guten Morgen / Nachmittag / Abend

2. Nachrichteninhalt

Nachdem wir uns begrüßt hatten, fingen wir an zu die Idee oder den ausführlichen Grund erklären, warum wir unseren Empfänger ansprechen. Hier geben Sie alles an, was Sie der Person mitteilen möchten, an die Sie die Nachricht senden. Wie wir bereits erwähnt haben, ist seine Ausdehnung sehr variabel und hängt vom Kontext und dem, was Sie kommunizieren möchten, ab.

Im Falle einer geschäftlichen E-Mail wird empfohlen, diese Nachricht kurz und prägnant zu halten, um den Punkt zu erreichen so schnell wie möglich, aber führen Sie eine formelle und herzliche Aufzeichnung, besonders wenn wir mit unserem sprechen Chef.

Unabhängig von der von uns verwendeten Registrierung ist es wichtig, auf Grammatik, Satzzeichen, Rechtschreibung und andere Aspekte der Angemessenheit zu achten. Wir sprechen vielleicht einen Freund oder jemanden an, mit dem wir viel Vertrauen haben, aber um sicherzustellen, dass wir uns richtig verstehen, ist es sehr wichtig, sich um diese Aspekte zu kümmern.

3. Gefeuert

Schließlich können wir uns im letzten Teil der Nachricht verabschieden, insbesondere wenn es sich um eine formelle Nachricht handelt oder die an eine wichtige Person gerichtet ist. Es ist sehr wichtig dass die Nachricht mit einem guten Schluss endet, der für den jeweiligen Datensatz und Kontext geeignet ist. Dieser Abschied sollte erfolgen, nachdem alle gewünschten Punkte besprochen wurden.

Einige Abschiedsausdrücke sind:

• Erstmal Danke.
• Freundliche Grüße
• Herzlich,
• Mit freundlichen Grüßen,
• Vielen Dank für Ihre Zeit.
• Tschüss.
• Bis bald.
• Meine besten Wünsche.

Es wird empfohlen, den Namen des Absenders zum Abschied zu nennen, obwohl dies je nach Situation nicht erforderlich sein kann. Zum Beispiel, wenn es sich um einen ständigen E-Mail-Austausch handelt, in dem Sie auf die vorherige Nachricht antworten und eine Konversation in Form eines Threads eingerichtet wurde, ist es nicht erforderlich, den Namen insgesamt anzugeben Mitteilungen.

Bibliographische Referenzen:

• Ihr Wörterbuch (s. f.) Grundlegende Teile einer E-Mail-Nachricht und -Adresse. Dein Wörterbuch. Genommen von: https://reference.yourdictionary.com/resources/basic-parts-of-an-email-message-and-address.html
• Syntax. (s.f.) Anatomie einer E-Mail-Nachricht. Auf Syntaxis.com. Genommen von https://www.syntaxis.com/anatomy-of-an-email-message