Επίσημη επικοινωνία: τι είναι και ποια είναι τα χαρακτηριστικά της
Όλοι γνωρίζουμε διαφορετικά στυλ επικοινωνίας και χρησιμοποιούμε το ένα ή το άλλο ανάλογα με το πλαίσιο στο οποίο βρισκόμαστε.
Ένα από τα πιο σημαντικά είναι αυτό της επίσημης επικοινωνίας. Σε αυτές τις παραγράφους μπορούμε να μάθουμε τα πάντα για αυτό το στυλ, να ανακαλύψουμε τα πλαίσια στα οποία βρίσκεται συνήθως χρησιμοποιούν και ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά και τα πλεονεκτήματά του σε σύγκριση με άλλα μοντέλα επικοινωνία.
- Σχετικό άρθρο: "Κοινωνικο-συναισθηματικές δεξιότητες: χαρακτηριστικά, λειτουργίες και παραδείγματα"
Τι είναι η επίσημη επικοινωνία και ποια τα χαρακτηριστικά της
Η επίσημη επικοινωνία είναι επικοινωνιακό στυλ που χρησιμοποιείται σε επαγγελματικά και θεσμικά πλαίσια. Είναι μια ρυθμιζόμενη μέθοδος στην οποία δεν επιτρέπονται οι καθομιλουμένες λέξεις, αφού ο τόνος που χρησιμοποιείται πρέπει να είναι πάντα καλλιεργημένος και άσηπτος. Ομοίως, μπορούμε επίσης να ονομάσουμε επίσημη επικοινωνία τη ροή πληροφοριών που συμβαίνει μεταξύ των διαφορετικών κλιμάκια στην ιεραρχία ενός οργανισμού, και αυτό θα πλαισιωθεί μέσα στο σύνολο των κανόνων που αναφέραμε.
Η ροή της επίσημης επικοινωνίας μπορεί να πραγματοποιηθεί με προφορικό ή γραπτό τρόπο. Σε γενικές γραμμές, οι αλληλεπιδράσεις που επιλύονται σύντομα πραγματοποιούνται σε προφορική συνομιλία. Ωστόσο, επικοινωνίες που απαιτούν πιο εκτεταμένες ή πολύπλοκες πληροφορίες, συνήθως επιλέγεται να πραγματοποιηθούν γράφονται και διαβιβάζονται στους συνομιλητές με τα επιλεγμένα μέσα (εγκυκλίους, email, ταχυδρομικά ταχυδρομεία, σημείωμα κ.λπ.
Ένα άλλο χαρακτηριστικό της επίσημης επικοινωνίας είναι ότι λειτουργεί μέσω πρωτοκόλλων που είναι γνωστά στους αποστολείς και τους δέκτες, τα οποία αποτελούν μέρος του οργανισμού στον οποίο λαμβάνει χώρα αυτή η διαδικασία επικοινωνίας. Αυτά τα πρωτόκολλα υποδηλώνουν, για παράδειγμα, τις διαδρομές που πρέπει να ακολουθήσουν τα μηνύματα, εντός της ιεραρχίας. Έτσι, ένας υπάλληλος θα γνωρίζει ότι πρέπει να στείλει ορισμένες πληροφορίες στον διευθυντή του και αυτό με τη σειρά του πρέπει να μεταφέρει τις πληροφορίες στον προϊστάμενό του, αλλά δεν μπορούν να παραλείψουν το ενδιάμεσο βήμα.
Δηλαδή, κάθε μέλος του οργανισμού που συμμετέχει σε αυτήν την επίσημη επικοινωνία Πρέπει να γνωρίζετε εκ των προτέρων ποιο μήνυμα πρέπει να απευθύνεται σε ποιο άτομο, σε ποια μορφή πρέπει να γίνει και ποια είναι η διαδρομή που πρέπει να ακολουθήσουν αυτές οι πληροφορίες για να φτάσετε στον προορισμό σας με σωστό τρόπο.
Τύποι επίσημης επικοινωνίας
Ανάλογα με τη διεύθυνση που χρησιμοποιούμε για τη μετάδοση των πληροφοριών, μπορούμε να δημιουργήσουμε έως και τέσσερις διαφορετικούς τύπους επίσημης επικοινωνίας. Ας συνεχίσουμε να τα δούμε όλα με περισσότερες λεπτομέρειες.
1. Ανοδική επίσημη επικοινωνία
Όταν βρίσκεστε στην οργάνωση, ένας υπάλληλος προσπαθεί να επικοινωνήσει με έναν από τους διευθυντές του, είτε τον αμέσως ανώτερο είτε αυτόν που είναι πάνω από αυτόν, θα μιλούσαμε για ανοδική επίσημη επικοινωνία. Είναι μια μορφή μετάδοσης του μηνύματος κάθετου τύπου και με κατεύθυνση από κάτω προς τα πάνω. Ένα παράδειγμα των μηνυμάτων που μπορούν να σταλούν σε αυτήν τη λειτουργία θα ήταν οι αναφορές που έχουν αποσταλεί ζήτησε, αλλά και αιτήματα για συγκεκριμένο θέμα και ακόμη και καταγγελίες ότι θέλουν να φύγουν διπλώματα ευρεσιτεχνίας
2. Επίσημη προς τα κάτω επικοινωνία
Η αντίθετη περίπτωση με την προηγούμενη θα ήταν αυτή της κατερχόμενης επίσημης επικοινωνίας. Σε αυτό το μοντέλο, οι πληροφορίες μεταδίδονται επίσης κάθετα, αλλά αυτή τη φορά μεταδίδονται από πάνω προς τα κάτω. Δηλαδή, είναι οι διαχειριστές και οι διαχειριστές που διαβιβάζουν πληροφορίες στους υπαλλήλους υπό την ευθύνη τους. Μπορούν να στείλουν, για παράδειγμα, οδηγίες σχετικά με τις εργασίες που πρέπει να γίνουν και πώς πρέπει να το κάνουν. Μπορούν να το κάνουν προφορικά ή γραπτώς, ανάλογα με τις πληροφορίες που θέλουν να στείλουν.
3. Οριζόντια επίσημη επικοινωνία
Δεν απευθύνεται όλη η επίσημη επικοινωνία στον οργανισμό σε άτομα σε άλλο ιεραρχικό επίπεδο. Όταν το μήνυμα αποστέλλεται σε άλλο εργαζόμενο που κατέχει τον ίδιο βαθμό, μιλάμε για οριζόντια επίσημη επικοινωνία, αφού η ροή των πληροφοριών κατευθύνεται πλευρικά.
Αυτό το μοντέλο παρατηρείται σαφώς στις συναντήσεις των διαφόρων προϊσταμένων τμημάτων, εφόσον υπάρχουν πολλά άτομα από ανεξάρτητα τμήματα επικοινωνούν, αλλά όλοι τους βρίσκονται στην ίδια θέση με τους διαχειριστές ή διευθυντές.
4. Διαγώνια επίσημη επικοινωνία
Υπάρχει ένας λιγότερο συχνός τύπος επίσημης επικοινωνίας που μπορεί ακόμα να συμβεί και είναι διαγώνιος. Αυτή η μέθοδος θα συμβεί όταν οι δύο συνομιλητές ανήκουν σε διαφορετικά τμήματα αλλά και σε διαφορετικά ιεραρχικά επίπεδα.
Μπορεί να συμβαίνει ότι ένας επικεφαλής συγκεκριμένου τμήματος της εταιρείας χρειάζεται να διαβιβάσει α πληροφορίες σε υπαλλήλους που δεν είναι υπό την ευθύνη τους, αλλά που βρίσκονται σε χαμηλότερο κλιμάκιο στη δομή του Εταιρία. Αυτό θα ήταν ένα παράδειγμα διαγώνιας επίσημης υπόθεσης επικοινωνίας.
- Μπορεί να σας ενδιαφέρει: "Τα 8 στοιχεία επικοινωνίας: χαρακτηριστικά και παραδείγματα"
Τα δυνατά σημεία αυτού του επικοινωνιακού στυλ
Η επίσημη επικοινωνία έχει πολλά πλεονεκτήματα σε σχέση με την άτυπη επικοινωνία. Θα δούμε τα πιο σημαντικά.
1. Τυποποίηση
Η χρήση αυτής της μεθόδου εξασφαλίζει ισότητα σε όλες τις διαδικασίες επικοινωνίας του οργανισμού, έτσι ώστε όλα τα μέλη να μπορούν να γνωρίζουν πώς να προχωρήσουν κατά τη μετάδοση πληροφοριών, επιλέγοντας τον σωστό τρόπο και τρόπο, και ταυτόχρονα όλοι ξέρουν πώς να ερμηνεύουν τα μηνύματα που τους έρχονται χωρίς καμία αμφιβολία. Είναι ένα τυποποιημένο μοντέλο που επιτρέπει μια σαφή κατανόηση των κανόνων και των διαδικασιών.
2. Χωρίς λάθη
Το γεγονός ότι χρησιμοποιείτε προκαθορισμένους κανόνες και ακολουθείτε πάντα τις ίδιες διαδικασίες έχει ένα επιπλέον πλεονέκτημα, και είναι ότι δεν επιτρέπει τη δημιουργία σφαλμάτων, πέρα από τα ανθρώπινα λάθη που θα μπορούσαν να διαπραχθούν εκτός των εν λόγω κανόνες. Το σημαντικό είναι ότι ακολουθώντας τα υποδεικνυόμενα πρωτόκολλα, οι πληροφορίες πρέπει να ρέουν μέσα από τον οργανισμό χωρίς καμία δυσκολία και χωρίς να δημιουργούν αμφιβολίες μεταξύ των συνομιλητών.
3. Εκτύπωση ποδιού
Η επίσημη επικοινωνία έχει ένα άλλο σαφές πλεονέκτημα, και αυτό είναι ότι όλες οι αλληλεπιδράσεις που συμβαίνουν γραπτώς αρχειοθετούνται και επομένως μπορούν να αναθεωρηθούν ανά πάσα στιγμή να είναι σε θέση να ανακτήσει συγκεκριμένες πληροφορίες.
Λογικά, το ίδιο δεν συμβαίνει με την επίσημη προφορική επικοινωνία, αλλά είχαμε ήδη αναφέρει ότι αυτός ο τύπος αλληλεπίδρασης συμβαίνει να στέλνει πολύ συνοπτικά μηνύματα. Όλοι αυτοί που έχουν ένα ορισμένο επίπεδο πολυπλοκότητας πρέπει να διαβιβάζονται εγγράφως και επομένως θα καταχωριστούν.
Τυπικές αδυναμίες επικοινωνίας
Λογικά, δεν είναι όλες οι ιδιότητες της επίσημης επικοινωνίας θετικές. Υπάρχουν επίσης πολλά μειονεκτήματα που πρέπει να γνωρίζουμε.
1. Κόστος χρόνου
Το γεγονός ότι ακολουθούμε αρκετά άκαμπτα πρωτόκολλα μερικές φορές σημαίνει ότι η επίσημη επικοινωνία περιλαμβάνει μια περιττή σπατάλη χρόνου για τη μετάδοση πληροφοριών που θα μπορούσε πραγματικά να γίνει σε πολύ μικρότερο χρόνο. Αυτή είναι η περίπτωση εκείνων των ατελείωτων συναντήσεων στις οποίες το μήνυμα μεταδίδεται μεταξύ των παρευρισκομένων με αναποτελεσματικό τρόπο, όταν Θα μπορούσε πράγματι να γίνει πιο άμεσα, αλλά θα σήμαινε την εγκατάλειψη των τυποποιημένων διαύλων επικοινωνίας του οργανισμού.
2. Ψυχρότητα
Η επίσημη επικοινωνία προκαλεί τη μετάδοση μηνυμάτων με ψυχρό τρόπο, συχνά χωρίς ανθρώπινο άγγιγμα που κάνει τις αλληλεπιδράσεις πιο ζεστές και που κάνει αυτή την επικοινωνία πολύ πιο απρόσωπη από το άτυπο ύφος. Επιπλέον, αυτή η ακαμψία των κανόνων επίσης περιορίζει σε μεγάλο βαθμό το επικοινωνιακό ύφος του αποστολέα, μερικές φορές αποανθρωπίζοντας τη μετάδοση του μηνύματος και προκαλώντας τον δέκτη να τον αντιληφθεί με πιο ζεστό τρόπο.
3. Σύγχυση
Οι κανόνες της επίσημης επικοινωνίας δεν πρέπει να το επιτρέπουν, αλλά μερικές φορές είναι αναπόφευκτο να δημιουργηθεί μια σύγχυση γύρω από το ληφθέν μήνυμα. Αυτό συμβαίνει όταν η μετάδοση πληροφοριών απαιτεί πολλά άλματα μεταξύ διαφορετικών συνομιλητών, δημιουργώντας τη δυνατότητα ότι σε κάθε ένα από αυτά τα σημεία το αρχικό μήνυμα είναι παραμορφωμένο και αυτό που λήφθηκε τελικά δεν είναι ακριβώς το ίδιο με το πρώτα.
Τρόποι βελτίωσης
Η επίσημη επικοινωνία έχει περιθώρια βελτίωσης και γι 'αυτό υπάρχουν αρκετές συστάσεις που μπορούν να κάνουν αυτόν τον τρόπο μετάδοσης πληροφοριών εντός εταιρειών πιο αποτελεσματικό. Αυτά είναι μερικά από αυτά.
1. Περιορίστε τον φορμαλισμό
Είναι προφανές ότι μια επίσημη επικοινωνία απαιτεί διακριτικότητα στην εκπομπή του μηνύματος, αλλά μερικές φορές αυτή η περίσσεια τυπικών εκφράσεων μπορεί να δημιουργήσει έναν εξαιρετικά σοβαρό τόνο ο δέκτης θα μπορούσε να ερμηνευτεί ως αρνητικός, όταν το μήνυμα μπορεί να είναι ουδέτερο και ακόμη και να μεταβεί στη γραμμή απεναντι απο. Για παράδειγμα, ένας διευθυντής τμήματος μπορεί να στείλει ένα email στους υφισταμένους του για να μιλήσουν για το δικό του απόδοση, η οποία καταρχήν είναι καλή, αλλά χρησιμοποιούν έναν τόνο τόσο σοβαρό που τον ερμηνεύουν σε α αρνητικός.
2. Αναθεώρηση
Αυτή η σύσταση θα πρέπει να ισχύει για κάθε είδους επικοινωνία, αλλά πολύ περισσότερο για την επίσημη. Είναι απαραίτητο να αναθεωρήσετε τα κείμενα πριν από την αποστολή, γιατί μερικές φορές η βιασύνη μπορεί να μας οδηγήσει σε μια σειρά από ορθογραφικά, γραμματικά ή ακόμη και λάθη περιεχόμενο, το οποίο μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα στην ερμηνεία του μηνύματος και αυτό μπορεί να έχει σοβαρές επιπτώσεις εντός του οργάνωση. Φανταστείτε, για παράδειγμα, να δώσουμε εντολή σε έναν εργαζόμενο να στείλει 5.000 μονάδες ενός προϊόντος, αντί για 500.
3. Ρεσεψιόν
Ένας καλός βασικός κανόνας είναι να ζητήσετε από τον δέκτη επιβεβαίωση ότι λάβατε σωστά το μήνυμα. Επί του παρόντος Υπάρχουν εργαλεία στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μας ενημερώνουν όταν ο παραλήπτης έχει λάβει το email μας, οπότε σε αυτές τις περιπτώσεις δεν χρειάζεται καν να ζητήσουμε μια τέτοια επιβεβαίωση ρητά.
4. Σωστή χρήση
Η τελευταία σύσταση θα ήταν η χρησιμοποιήστε την επίσημη επικοινωνία μόνο για οργανωτικά θέματα. Οποιοδήποτε θέμα εκτός της εταιρείας δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται με αυτούς τους τρόπους και προσπαθήστε να στείλετε ένα Το προσωπικό μήνυμα μέσω θεσμικού καναλιού δεν θα οδηγήσει σε περισσότερα από προβλήματα, αφού δεν είναι το κανάλι κατάλληλος.
Βιβλιογραφικές αναφορές:
- Andrade, H. (2005). Εσωτερική οργανωτική επικοινωνία: διαδικασία, πειθαρχία και τεχνική. Netbiblo.
- Ρόχας, Δ. (1994). Τεχνικές εκτελεστικής επικοινωνίας. McGraw-Hill Interamericana.
- Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Η επικοινωνία. Διοικητική συμπεριφορά.