Ametliku kirja 8 tunnust (selgitatud)

Tavaliselt adresseeritakse ametlik kiri isikule, kellel on volitus või teatud hierarhia ja kellel on võimalus mõjutada mõnda meie elu olulist aspekti. Sel põhjusel on oluline teada, kuidas õigesti kirjutada.

Selles artiklis näeme ametliku kirja kõige asjakohasemaid omadusi et peate seda tüüpi kirjutisi esitama, tuues välja selle erinevad osad, ja lõpuks toome mõned näited ametlike kirjatüüpide ja nende kasutamise kohta.

• Seotud artikkel: "Organisatsiooni kommunikatsiooni 6 tüüpi"

Mis on ametlik kiri?

Ametlik kiri on kirjaliku suhtluse tüüp, mille kirjutame eesmärgiga saata see ametiasutusele kas teada või tundmatu, kuid alati tuleb säilitada formaalsus. Selleks, et ametlik kiri oleks hästi kirjutatud, peab see austama kvaliteedi, struktuuri ja keele miinimumstandardeid ning järgima neid.

Tavaliselt seda tüüpi tähed on need, mida kasutatakse kutse- ja akadeemilises valdkonnas suhtlemiseks, esitades nõudena, et selles väljendatud ideed oleksid selged ja arusaadavad.

Üldjuhul on ametliku kirja eesmärk või eesmärk informatiivne, st edastada teavet, mida soovime esitada objektiivsena. Seetõttu on oluline, et meie esitatav teave oleks selge ja lühike, hõlbustades suhtlemist. Vaatame, kuidas seda teha.

• Teid võivad huvitada: "Kuidas teha edukat CV, 8 sammuga"

Peamised omadused, millele ametlik kiri peab vastama

Tunnused, mida me allpool tsiteerime ja selgitame, ei kehti ainult ametlike kirjade puhul, võivad esineda teist tüüpi kirjutistes seni, kuni nad esitavad oma peamise eesmärgi anda selget sõnumit ja kokkuvõtlik.

1. See on informatiivsel eesmärgil

Enamasti on ametlike kirjade peamine eesmärk teavitada, st anda uut tekstilist teavet mõnes aspektis, olgu selle saajale teada või teadmata.

Nagu oleme juba varem välja toonud, kasutatakse neid kaarte peamiselt kutse- ja haridusvaldkonnas. Seetõttu on eesmärk edastada teavet formaalsel viisil, mitte eesmärgiga luua isiklikku kontakti teise isikuga ega tekitada konkreetseid emotsioone.

• Seotud artikkel: "Emotsionaalne psühholoogia: peamised emotsioonide teooriad"

2. Ametliku ja lugupidava keelekasutus

Ametlikud kirjad, nagu me varem mainisime, on tavaliselt adresseeritud volitatud isikule. Seetõttu on oluline, et kasutaksime ametlikku ja lugupidavat keelt, järgides mitmeid kultuuriliselt kehtestatud norme.

Sõltumata kirja eesmärgist tuleks see kirjutada viisakalt, kasutades häid vorme, viisakus ja diplomaatia, sest sel viisil saavutame suurema tõenäosusega kavandatud eesmärgi kirjutamise ja saatmisega see.

Samamoodi ka kolmanda isiku kasutamine on soovitatav viidata saajale ja seeläbi saavutada ametlikum sõnastus. Selle asemel, et kasutada sõna "soovitan teile", oleks parem kasutada väljendit "soovitan". Isegi kui seda ei kuritarvitata esimese isiku suhtes, võib seda mõnel korral kasutada, kuid selle kasutamine ametlikes kirjades pole täielikult keelatud.

Nagu varem ütlesime, võib ametliku kirja adresseerida kellelegi, keda me teame, näiteks meie tööjuhile või vähemalt vastupidiselt kellelegi tundmatule, näiteks inimesele, kes valib selle ettevõtte töötajad, kus me tahame olla palgatud. Kuid olenemata sellest, kas adressaat on teada või mitte või kui kindlad me temaga oleme, tuleb ametlik kiri koostada ametlikke termineid kasutades.

• Teid võivad huvitada: "Kirjaoskuse areng: teooriad ja sekkumine"

3. Sõnum tuleb täpselt lahti seletada

Et sõnum oleks selge oluline on edastada põhiidee, valida üks eesmärk, mida kirja saatmisega soovitakse saavutada. Sel viisil ja seoses eelmise punktiga väldime tarbetuid fraase või sisu, täiteainet ja see, mis juhib tähelepanu põhiideest.

Arvestades juhul, kui on vaja edastada keerukat või ulatuslikumat teavet, on parem sisu tihendada ja kokku võtta, et sõnum oleks täpne ja täidaks asjakohast eesmärki.

• Teid võivad huvitada: "10 põhilist suhtlemisoskust"

4. Ametlikud kirjad on lühikesed, lühikesed

Pidades meeles, et ametlike kirjade eesmärk on edastada sõnum selgelt ja lühidalt, on vajalik, et nii täht kui kasutatud lõigud ja laused oleksid lühikesed ja võimalikult lühikesed.

Seetõttu on soovitatav kasutada väheste ja lühikeste lõikudega tähti, et vältida seda vastuvõtja tüdineb, kaotab tähelepanu või huvi ja nii saavutame eesmärgi, mis oleme otsimine.

5. Edastatav teave peab olema selge

Kui soovime, et saaja mõistaks kirjas kirjutatud sõnumit on oluline, et väljendatud sõnad, terminid, fraasid ja ideed ei oleks segased ega tarbetult mitmetähenduslikud, takistades seega kirja mõistmist ja eesmärki. Sel viisil on meie eesmärk kirjutada selge tekst, milles saab tõlgendada ainult ühte ideed või sõnumit, ilma et see tooks kaasa mitmeid tõlgendusi.

Tuleb saavutada kahte tüüpi selgus. Ühest küljest esitatakse nähtavat selgust mis viitab kirjutise puhtale esitusele, hea käekirjaga, kui kirjutame käsitsi ja austame sobivat kirjastruktuuri.

Teisest küljest on vaja järgida semantilist selgust: kasutage mõttekaid fraase ja ideid, vältides neid, mis võivad tekitada rohkem kui ühe võimaliku tõlgenduse, või neid, mis on mitmetähenduslikud.

6. Piisav korrektsioon

Veel üks väga oluline aspekt, mida ametlike kirjade kirjutamisel arvestada, pidades meeles, et need on adresseeritud autoriteediga isik ja mis on meie saadetava sõnumi eesmärk, on korrektsus nii grammatika kui leksikaalne.

Grammatiline parandus on seotud grammatiliste vigade esitamata jätmisega, mida mõistetakse selle kasutamist reguleerivate keelereeglite kogumina, ega ka õigekirjavigade tegemisega; peame olema eriti tähelepanelikud ja enne kirja saatmist kontrollima.

Teisest küljest on vajalik ka sõnavara hea kasutamine, kasutades asjakohaseid sõnu ja sõnavara. ilma et see oleks ebaviisakas või liiga kõnekeelne.

Samamoodi on oluline, et leksikon oleks kohandatud nii sõnumi tüübile kui ka vastuvõtjale ning et esitage sama tähe sees järjepidevus ja sobivus (näiteks veenduge, et tegusõna on ajavormis vaste).

Selleks tuleb ka kirjavahemärke õigesti kasutada et ühelt poolt on lugemine lihtsam ja nauditavam ning teisalt, et sõnumist saadakse aru a selge.

• Teid võivad huvitada: "Töö ja organisatsioonide psühholoogia: tulevikuga elukutse"

7. Lihtne väljend

Ennast ebatsensuurselt väljendamata jätmine ei tähenda ainult kultuursete või ülemäära tehniliste sõnade kasutamist, kui see pole vajalik kuna sel viisil võib kaotada selge ja arusaadava sõnumi esitamise eesmärk.

Seega saame kasutada igapäevaselt kasutatavaid sõnu ja termineid, kuid jätmata silmist, kellele kiri on adresseeritud.

8. Ametliku kirja struktuur ja osad

Ametlik kiri peab koosnema järgmistest osadest: kirjaplank asub vasakul pool ja viitab kirja saatja andmetele; saaja, viitab selle isiku andmetele, kellele me kirja saatsime; kirjutamise koht ja kuupäev kuvatakse paremas ülanurgas, viidates kõigepealt linnale ja seejärel kuupäevale; pealkirjas, pöördume adressaadi poole lugupidavalt, kasutades viisakaid ja formaalseid termineid, nagu „kallis mr. ja täisnimele “järgneb alati koolon.

Pealkirja järel ilmub sissejuhatus, kus mainitakse lühidalt kirja eesmärki; keha, kirja põhisõnumi väljatöötamise koht, on kõige ulatuslikum osa; hüvastijätt või lõpetamine, kasutades sõbralikke ja viisakaid termineid, nagu "siiras" või "südamlik" tervitus ”ja lõpuks allkiri, kus tavaliselt on kirja saatja nimi ja ametikoht.

Tavaliselt sisaldab ametliku kirja struktuur protokolli elemente. Protokollielementide all peame silmas näiteks esitlemist, viitamist professionaalsele positsioonile, mida nii saatja kui ka vastuvõtja hõivavad või täidavad.

Ametlike kirjade tüübid

Selles jaotises viitame teatud tüüpi ametlikele kirjadele vastavalt eesmärgile või eesmärkidele, mida soovime sellega saavutada:

• Ametlik lahkumisavaldus: kui tahame töökohalt lahkuda.
• Ametlik kaebuse kiri kaebuse või lahkarvamuste edastamiseks.
• Ametlik tänukiri tänu avaldamiseks.
• Ametlik palvekiri, mille eesmärk on midagi nõuda.
• Ametlik kutsekiri, kutsena üritusele.
• Ametlik kaaskiri, mis esitatakse tavaliselt koos õppekavaga, kus väljendatakse oskusi, õpinguid ja kogemusi, samuti seda, miks oleme tööst huvitatud.