Muodollinen viestintä: mikä se on ja mitkä ovat sen ominaisuudet

Me kaikki tunnemme erilaisia ​​kommunikaatiotyylejä ja käytämme yhtä tai toista sen mukaan, missä tilanteessa olemme.

Yksi tärkeimmistä on muodollinen viestintä. Näissä kappaleissa voimme oppia kaiken tästä tyylistä, löytää kehykset, joissa se on yleensä käyttää ja mitkä ovat sen tärkeimmät ominaisuudet ja edut verrattuna muihin malleihin viestintä.

• Aiheeseen liittyvä artikkeli: "Sosio-emotionaaliset taidot: ominaisuudet, toiminnot ja esimerkit"

Mikä on muodollinen viestintä ja mitkä ovat sen ominaisuudet

Muodollinen viestintä on kommunikaatiotyyli, jota käytetään ammatillisissa ja institutionaalisissa yhteyksissä. Se on säännelty menetelmä, jossa puhekieliset sanat eivät ole sallittuja, koska käytetyn sävyn on aina oltava viljelty ja aseptinen. Voimme myös kutsua muodollista viestintää tiedonkuluksi, joka tapahtuu erilaisten välillä organisaation hierarkiassa, ja se määritellään sen sisältämien sääntöjen mukaisesti mainitsimme.

Muodollinen viestintä voi tapahtua suullisesti tai kirjallisesti. Yleensä lyhyesti ratkaistut vuorovaikutukset suoritetaan suullisessa keskustelussa. Kuitenkin viestintä, joka vaatii laajempaa tai monimutkaisempaa tietoa, valitaan yleensä suoritettavaksi kirjoittaa ja lähettää ne keskustelukumppaneille valitulla tavalla (kiertokirjeet, sähköpostit, postit, muistio jne.

Toinen muodollisen viestinnän ominaisuus on se toimii lähettäjien ja vastaanottajien tuntemien protokollien kautta, jotka ovat osa organisaatiota, jossa tämä viestintäprosessi tapahtuu. Nämä protokollat ​​tarkoittavat esimerkiksi polkuja, joita viestien on kulkettava hierarkiassa. Siten työntekijä tietää, että hänen on lähetettävä tietyt tiedot esimiehelleen, ja tämän on puolestaan ​​toimitettava tiedot esimiehelleen, mutta he eivät voi ohittaa välivaihetta.

Toisin sanoen jokainen organisaation jäsen, joka osallistuu tähän viralliseen viestintään Sinun on tiedettävä etukäteen, mikä viesti on osoitettava kenelle tahansa, missä muodossa se on tehtävä ja mikä on tie, jota näiden tietojen on noudatettava päästäksesi määränpäähän oikein.

Virallisen viestinnän tyypit

Tietojen siirtämiseen käyttämästämme osoitteesta riippuen voimme muodostaa jopa neljä erilaista muodollista viestintää. Jatkakaamme tarkastella niitä kaikkia yksityiskohtaisemmin.

1. Ylöspäin muodollinen viestintä

Organisaatiossa ollessa työntekijä yrittää kommunikoida yhden esimiehensä kanssa, joko heti esimiehen tai hänen yläpuolella olevan kanssa, puhuisimme ylöspäin suuntautuvasta muodollisesta viestinnästä. Se on pystysuuntaisen viestin välitysmuoto ja suunta alhaalta ylöspäin. Esimerkki tässä tilassa lähetettävistä viesteistä ovat olleet raportit pyynnöt, mutta myös tiettyä asiaa koskevat pyynnöt ja jopa valitukset, jotka he haluavat jättää patentteja.

2. Muodollinen alaspäin suuntautuva viestintä

Päinvastainen tapaus kuin edellinen olisi laskevan muodollisen viestinnän tapaus. Tässä mallissa tiedot välitetään myös pystysuunnassa, mutta tällä kertaa ne lähetetään ylhäältä alas. Toisin sanoen, johtajat ja johtajat välittävät tietoja työntekijöilleen heidän vastuullaan. He voivat lähettää esimerkiksi ohjeita tehtävistä ja niiden suorittamisesta. He voivat tehdä sen suullisesti tai kirjallisesti riippuen siitä, mitä tietoja he haluavat lähettää.

3. Horisontaalinen muodollinen viestintä

Kaikki virallinen viestintä organisaatiossa ei ole suunnattu toisen hierarkkisen tason ihmisille. Kun viesti lähetetään toiselle työntekijälle, jolla on sama asema, puhumme horisontaalisesta muodollisesta viestinnästä, koska tiedonkulku on suunnattu sivusuunnassa.

Tämä malli on selvästi havaittu eri osastojen johtajien kokouksissa, koska ne ovat useat yksilöt riippumattomista osastoista kommunikoivat, mutta he kaikki ovat samassa asemassa kuin johtajat tai johtajat.

4. Diagonaalinen muodollinen viestintä

Muodollista viestintää voi esiintyä harvemmin, ja se on lävistäjä. Tämä modaliteetti tapahtuisi kun kaksi keskustelukumppania kuuluvat eri osastoille, mutta myös eri hierarkkisille tasoille.

Voi olla, että yrityksen tietyn osaston johtajan on lähetettävä a tiedot työntekijöille, jotka eivät ole heidän vastuullaan, mutta jotka ovat alemmalla tasolla rakenteessa yhtiö. Tämä olisi esimerkki diagonaalisesta muodollisesta viestintätapauksesta.

• Saatat olla kiinnostunut: "Viestinnän 8 elementtiä: ominaisuudet ja esimerkit"

Tämän kommunikaatiotyylin vahvuudet

Muodollisella viestinnällä on useita etuja epäviralliseen viestintään verrattuna. Näemme tärkeimmät.

1. Standardointi

Tämän menetelmän käyttö varmistaa tasa -arvon kaikissa organisaation viestintäprosesseissa, jotta kaikki jäsenet tietävät, miten edetä tietojen lähettämisessä, valitsevat oikean tavan ja tavan, ja samalla he kaikki osaavat tulkita heille saapuneet viestit epäilemättä. Se on standardoitu malli, joka mahdollistaa selkeän ymmärryksen säännöistä ja menettelyistä.

2. Ilman virheitä

Se, että käytetään ennalta vahvistettuja sääntöjä ja noudattaa aina samoja menettelyjä, on lisäetu, ja on se, että se ei salli virheiden syntymistä niiden inhimillisten virheiden lisäksi, jotka voitaisiin tehdä sanotun ulkopuolella sääntöjä. Tärkeintä on, että noudattaen annettuja protokollia, Tietojen on kuluttava organisaation läpi ilman vaikeuksia ja epäilyksiä keskustelukumppaneiden keskuudessa.

3. Tassunjälki

Muodollisella viestinnällä on toinen selvä etu, ja se on, että kaikki vuorovaikutukset, jotka tapahtuvat kirjallisesti arkistoidaan ja siksi ne voidaan tarkistaa milloin tahansa voidakseen hakea tiettyjä tietoja.

Loogisesti sama ei tapahdu muodollisen suullisen viestinnän kanssa, mutta olimme jo maininneet, että tämäntyyppinen vuorovaikutus lähettää erittäin ytimekkäitä viestejä. Kaikki ne, joilla on tietty monimutkaisuus, on lähetettävä kirjallisesti, ja siksi ne rekisteröidään.

Muodolliset viestinnän heikkoudet

Loogisesti kaikki muodollisen viestinnän ominaisuudet eivät ole positiivisia. On myös useita haittoja, jotka meidän on tiedettävä.

1. Aika maksaa

Se, että noudatetaan melko jäykkiä protokollia, tarkoittaa joskus, että muodollinen viestintä sisältää tarpeetonta ajanhukkaa tietojen siirtämiseen, joka voitaisiin todella tehdä paljon lyhyemmässä ajassa. Tämä koskee niitä loputtomia kokouksia, joissa viesti välitetään osallistujien kesken tehottomasti, kun Todellisuudessa se voitaisiin tehdä suoremmin, mutta se tarkoittaisi luopumista organisaation standardoiduista viestintäkanavista.

2. Kylmyys

Muodollinen viestintä saa viestit välitettyä viileällä tavalla, usein ilman ihmisen kosketusta se tekee vuorovaikutuksesta lämpimämmän ja tekee tästä viestinnästä paljon persoonattomampaa kuin epävirallinen tyyli. Lisäksi sääntöjen jäykkyys myös rajoittaa suuresti lähettäjän kommunikaatiotyyliä, joskus dehumanisoi viestin lähettämisen ja saa vastaanottimen havaitsemaan sen lämpimämmin.

3. Sekavuus

Muodollisen viestinnän sääntöjen ei pitäisi sallia sitä, mutta joskus on väistämätöntä, että vastaanotetun viestin ympärille syntyy tietty sekaannus. Tämä tapahtuu, kun tiedonsiirto vaatii useita hyppyjä eri keskustelukumppaneiden välillä, mikä luo mahdollisuuden että kussakin näistä kohdista alkuperäinen viesti on vääristynyt ja lopulta vastaanotettu viesti ei ole täsmälleen sama kuin ensimmäinen.

Parantamisen tapoja

Muodollisessa viestinnässä on parantamisen varaa, ja tätä varten on useita suosituksia, jotka voivat tehostaa tätä tapaa siirtää tietoja yrityksissä. Nämä ovat joitain niistä.

1. Rajoita muodollisuutta

On selvää, että Virallinen viestintä vaatii kunnioitusta viestin lähettämisessä, mutta joskus muodollisten ilmaisujen liiallinen määrä voi luoda erittäin vakavan sävyn vastaanotin voi tulkita negatiiviseksi, kun viesti voi olla neutraali ja jopa mennä linjalle vastapäätä. Esimerkiksi osaston johtaja voi lähettää sähköpostin alaisilleen puhuakseen hänestä suorituskyky, joka on periaatteessa hyvä, mutta käyttää niin vakavaa sävyä, että he tulkitsevat sen a negatiivinen.

2. Versio

Tätä suositusta tulisi soveltaa kaikentyyppiseen viestintään, mutta paljon enemmän viralliseen. On tärkeää tarkistaa tekstit ennen lähettämistä, koska joskus kiire voi saada meidät tekemään sarjan virheitä oikeinkirjoituksessa, kieliopissa tai jopa sisältöä, mikä voi aiheuttaa ongelmia viestin tulkinnassa, ja tällä voi olla vakavia vaikutuksia viestin sisällä organisaatio. Kuvittele esimerkiksi, että annamme työntekijän lähettää 5000 yksikköä tuotetta 500 sijasta.

3. Vastaanotto

Hyvä nyrkkisääntö on pyytää vastaanottajalta vahvistus siitä, että olet saanut viestin oikein. Tällä hetkellä Sähköposteissa on työkaluja, jotka ilmoittavat meille, kun vastaanottaja on vastaanottanut sähköpostimme, joten näissä tapauksissa meidän ei tarvitse edes pyytää nimenomaista vahvistusta.

4. Oikea käyttö

Viimeinen suositus olisi käytä muodollista viestintää vain organisatorisissa asioissa. Yrityksen ulkopuolisia asioita ei pitäisi käsitellä tällä tavalla, ja yritä lähettää henkilökohtainen viesti institutionaalisen kanavan kautta ei johda ongelmiin, koska se ei ole kanava sopiva.

Bibliografiset viitteet:

• Andrade, H. (2005). Organisaation sisäinen viestintä: prosessi, kurinalaisuus ja tekniikka. Netbiblo.
• Rojas, D. (1994). Executive -viestintätekniikat. McGraw-Hill Interamericana.
• Simon, H.A., Gómez, J. (1993). Viestintä. Hallinnollinen käyttäytyminen.