15 uredskih funkcija (i njihove karakteristike)

U svakoj organizaciji potrebno je provesti niz aktivnosti kako bi tvrtka napredovala, osim što može ispuniti ciljeve koji su predloženi i ponuditi proizvode i usluge za koje se specijalizirao.

Iako bismo mogli govoriti o stotinama funkcija koje se obavljaju unutar poduzeća, stvarnost je da ih ima samo petnaest dana ako ih grupiramo u općenitije funkcije.

Zatim ćemo otkriti što su oni funkcije glavnog ureda i koja je njezina važnost za cijelu svaku organizaciju.

• Vezani članak: "Psihologija rada i organizacija: profesija s budućnošću"

15 uredskih funkcija (značajke i radni prostori)

U svakoj organizaciji postoji nekoliko zaposlenika koji obavljaju različite funkcije. Svaki od njih specijaliziran je za svoje područje, što može zahtijevati neku vrstu obuke koja je manje -više visoka i potrebna za obavljanje funkcije koju obavljaju u organizaciji. Njegove su funkcije vrlo raznolike i bave se aspektima kao što su administracija, zalihe, financijsko upravljanje, odabir zaposlenika ili distribucija pošte.

Organizacije se mogu opisati kao organizmi u kojima, ako bilo koji njihov dio ne radi ispravno, cjelina neće uspjeti ili će biti manje funkcionalna. Zato je bitno da radnici u poduzeću ovladaju vještinama koje se od njih očekuju prilikom izvršavanja zadataka dodijeljeni im, koristeći dobru usmenu komunikaciju, organizacijske sposobnosti, pisanje dokumenata i znanje o uredska automatizacija. Sve ove vještine odnose se na 15 najboljih uredskih funkcija koje ćemo pogledati u nastavku.

1. Planiranje

Planiranje je na vrhu našeg popisa jer je najvažniji zadatak unutar organizacije. Ovaj Podrazumijeva definiranje metoda i organizacijskih struktura koje će se provoditi u poduzeću, jasno utvrđujući očekivani poslovni plan.

Iako postoje tehnološki alati koji pomažu odrediti metode navedene u poslovnom planu i distribuirati ih zadataka među članovima osoblja, bitno je da je dobro planiranje. Ako ne krenete desnom nogom, teško je postići poslovne ciljeve koje organizacija želi postići.

Ljudi koji su zaduženi za provedbu planiranja moraju imati jasnu poslovnu vizijuOsim što dubinski znaju kakva je hijerarhija u poduzeću te prednosti i slabosti članova za koje se vjeruje da su primjereni ciljevima koji se od njih traže.

2. Redakcija dokumenata

Puno se piše u svakom uredu. Jedan od najdužih zadataka za zaposlenike u tvrtki je pisanje izvješća i dokumenata poput transkripcije važnih razgovora i sastanaka, osim ostavljanja zapisnika se. Aspekti poput inspekcija i pregleda inventara također se sastavljaju i bilježe.

U izradi dokumenata Također uključuje razvoj vodiča i protokola za pomoć radnicima, početnici i veterani, kako bi razumjeli što trebaju učiniti na svakom tečaju ili zadatku koji se od njih traži. Također mogu detaljno opisati aspekte kao što su pozadina, napredak, rezultati, prednosti i nedostaci primjene jedne ili druge metode u konkretnoj situaciji značajno važni za društvo.

• Možda će vas zanimati: "Psihologija vam daje 6 savjeta za bolje pisanje"

3. Prisustvujte sastancima

Što je tvrtka bez poznatih poslovnih sastanaka? U svakoj se organizaciji održavaju sastanci između članova radnog tima u kojem razmjenjivati ​​ideje, dijeliti prezentacije, predstavljati izvješća i izvještaje o projektima koji su u tijeku.

Ovi sastanci održavaju se s ciljem postavljanja zajedničkih gledišta i usklađivanja njihovih ciljeva za postizanje cilja ili dovršetak određenog projekta. Pokušavaju postaviti smjer koji radnici moraju slijediti kako bi radili prema istom cilju, na koordiniran način i bez nepotrebnog ponavljanja zadataka među sobom. Iz tog razloga, sastanci dodjeljuju uloge, zadatke i rokove za svaku od njih.

Ono što se komentira na sastancima bilježi se u zapisnike ili minute za podnošenje. Učestalost, trajanje i aspekte o kojima će se raspravljati definiraju sama organizacija i sudionici sastanka. Na primjer, postoje tvrtke u kojima se sastanci održavaju svakodnevno, dok su u drugima tjedni, dvotjedno, mjesečno... Učestalost sastanaka ovisit će o potrebama svake tvrtke i o čemu se razgovara u njima.

• Možda će vas zanimati: "6 vrsta organizacijske komunikacije"

4. Zakazivanje sastanaka

Sastanak, osobno ili putem interneta, samo je vrh ledenog brijega. Iza svakog od njih nalazi se velika priprema, ulaganje vremena i resursa kako bi se razjasnilo o čemu će se govoriti ili što će se u njima učiniti.

Možda se čini jednostavno, ali prestaje biti tako ako mislimo da onaj tko je zadužen za zakazivanje takvih sastanaka mora biti svjesni projekta o kojem će se raspravljati, tko su ljudi koji su zainteresirani za sudjelovanje i koliko su sati dobro.

Zakazivanje sastanaka ne podrazumijeva samo odlučivanje o mjestu, vremenu i posjetiteljima, već također pobrinite se da sudionici mogu prisustvovati i da se odabrano vrijeme ne podudara sa zadacima ili drugim, još važnijim sastancima. Osim toga, uključuje odlučivanje je li tema o kojoj želite govoriti dovoljno važna da se o njoj raspravlja osobni ili mrežni sastanak jer nitko ne želi održavati sastanke radi stvari o kojima bi se moglo razgovarati putem chata ili e -pošte elektronički.

• Možda će vas zanimati: "Upravljanje vremenom: 13 savjeta kako iskoristiti sate u danu"

5. Pregled organizacijske e -pošte

Još jedna uredska funkcija je provjera e -pošte organizacije. U početku zvuči jednostavno, čini se da uključuje samo otvaranje e -pošte koju primamo s različitih razina tvrtke u kojoj radimo. Međutim, istina je da je to jedna od aktivnosti koja nam može oduzeti najduže vrijeme, a postoje studije koje pokazuju da u prosjeku trošimo prosječno 20,5 sati tjedno obavljajući ovaj zadatak.

E -poruke koje šalje naša tvrtka moraju se detaljno pročitati, ukazujući na važne aspekte da nam to kažu naš šef ili kolege i budite svjesni da nijedna poruka nije pogrešno postavljena važno. Moramo i na njih odgovoriti, jer nije previše profesionalno ili srdačno ne dati odgovor zahvalnost ili najmanji komentar da smo takvu poruku primili i od nadređenog i od a podređen.

• Vezani članak: "11 dijelova e -pošte (objašnjeno i s primjerima)"

6. Distribucija pošte tvrtke

Distribucija pošte u tvrtki zadatak je za koji nije potrebna opsežna obuka, iako uključuje veliku odgovornost. Morate imati veliki osjećaj hitnosti, dobru organizaciju i poznavati sve važne odjele, urede i pozicije u tvrtki dostaviti informacije ljudima koji su vam prikladni i što je prije moguće.

Dokumenti i druge stavke koje zaposlenici vaše organizacije mogu čekati uključuju račune dobavljača, pisma odgovor državnog tijela, kreditne kartice, dizajn, folije, elektronički uređaji poput grafičkih kartica i materijala rođaci.

7. Logistika

Logistika To se odnosi na prijevoz sve robe povezane s tvrtkom, kako njihov dolazak u tvrtku, tako i njihov odlazak drugima i skladištenje..

Ova funkcija također uključuje interakciju s pružateljima usluga kako bismo mogli izdati bitne sirovine u proizvodnji proizvoda i usluga koje nudi organizacija. Tko se bavi logistikom, želi osigurati da tvrtka ima sve što je potrebno za održavanje proizvodnje.

8. Odgovaranje na poziv

Telefon je i dalje jedno od najčešće korištenih komunikacijskih sredstava, a poslovnom svijetu to nije strano. Odgovaranje na pozive temeljna je funkcija svake organizacije način na koji komunicirate s klijentima, dobavljačima ili među vlastitim suradnicima.

Ova funkcija nije tako jednostavna kako zvuči. Za pravilno izvršavanje potreban je određeni stupanj protokola budući da je to, posebno za potencijalne klijente prvi oblik kontakta za mnoge od njih, kako one koji zovu tvrtku, tako i one koji su pozvani da ih obavijeste o svojim ponudama (telemarker). Moraju se poštivati ​​pravila ljubaznosti, mora se održavati institucionalni ton i pratiti jačina glasa i rječnik.

Tko god je zadužen za telefon, mora biti svjestan onoga što govori osoba s kojom razgovaraju, bilo dobavljač ili kupac. Dok se ova funkcija provodi, telemarker mora zapisati koliko se još informacija bolje odnosi na njegovog sugovornika, radi proširenja baze podataka tvrtke s potencijalnim kupcem ili zanimljivim dobavljačem.

• Vezani članak: "Kvantitativna škola uprave: što je to, i karakteristike"

9. Korisnička podrška

Služba za korisnike sastoji se od fizički uslužnih kupaca s obzirom na pitanja i nedoumice koje imaju o usluzi ili proizvodu koje nudi organizacija.

To je jedna od najosjetljivijih funkcija u tvrtkama jer ovisno o tretmanu koji se pruža Kupci i koliko je učinkovito riješiti njihove sumnje ili pritužbe na proizvode ili usluge, bit će zadovoljni ili ne.

• Možda će vas zanimati: "12 psiholoških trikova koje supermarketi koriste kako biste potrošili više novca"

10. Organizacija datoteka

Organizacija datoteka ključni je aspekt u tvrtkama, bilo da se radi u papirnatom ili digitalnom obliku.

Na ovaj ili onaj način, Sve aktivnosti u tvrtki generiraju neku vrstu dokumenta koji se mora čuvati, kao što su računi, zapisnici, bilješke, zapisnici, izvještaji o prodaji, tiskana izvješća ... Ove bi podatke trebalo katalogizirati, arhivirati i čuvati, ovisno o njihovoj važnosti i ako je vjerojatno da će se s njima u budućnosti konzultirati.

11. Ispis i kopiranje dokumenata

Ispis dokumenata je upravo to, ispis datoteka koje su potrebne da bi se imali u fizičkom formatu i odvesti ih pravim radnicima.

Ova je funkcija povezana s organizacijom datoteka jer može biti potrebno i ispisivanje dokumenata unaprijed pohranjeni digitalno za zamjenu fizičke kopije i spremiti na mjestu prikladan.

12. Odabir osoblja

Nijedno poduzeće ne zadržava trajno svoje radnike, bilo zato što sami odlučuju otići, dobivaju otkaz ili jednostavno umiru. Ljudi dolaze i odlaze, a vi morate zaposliti nove zaposlenike kako bi mogli raditi najbolje što mogu. Odabir osoblja sastoji se od odabira budućih radnika među mogućim kandidatima.

Zadatke vezane za zapošljavanje moramo intervjuirati kandidate, pogledati njihove životopise, istražiti njihov otisak prsta i potvrditi da su njihove reference istinite.

• Vezani članak: "Odabir osoblja: 10 ključeva za odabir najboljeg zaposlenika"

13. Inventar

Funkcija popisa Uključuje utvrđivanje resursa koje tvrtka ima i treba li joj neki određeni objekt ili element kako bi mogla pravilno obavljati svoje funkcije. Popisnik je odgovoran za utvrđivanje nedostaju li uredski pribor, oprema, namještaj, sredstva za čišćenje ili bilo koji drugi predmet.

Također je dio popisa informiranje o prihodima i rashodima resursa, kao što su propusti ili štete imali neke od njih ili ako postoji sumnja da postoje radnici koji donose uredski materijal Dom. Sve će to biti zabilježeno u izvješću u kojem će se detaljno opisati stanje resursa i moguće potrebe koje su se dogodile uslijed njihove oskudice, ako ih ima.

14. Upravljanje financijama

Upravljanje financijama sastoji se od osiguravanja da novac kojim organizacija upravlja zadovoljava očekivani životni ciklus, kupnju i prodaju proizvoda i usluga koje tvrtka treba i nudi te mudro ulaganje. To također podrazumijeva spremanje svih računa, njihovo slanje odgovarajućim osobama, njihovu registraciju i izvršavanje potrebnih administrativnih plaćanja.

15. Uprava

Pod administracijom mislimo pitanja vezana za papirologiju, poput pravnih pitanja i birokracije. Potrebno je da tvrtka vrlo dobro zna s kojim se pravnim aspektima mora pridržavati, osim što uzima u obzir modele i dokumente koje treba ispuniti i predočiti državnoj upravi kako bi potvrdili da su njihove aktivnosti pravni.