Tehnika pet zašto: što je to i kako je koristiti

Postoji mnogo tehnika za rješavanje problema, a sve su vrlo korisne ovisno o vrsti problema koji treba riješiti.

Među onima koji su postigli najveću popularnost zahvaljujući jednostavnosti primjene imamo tehnika pet zašto, alat koji nam omogućuje pronalaženje korijenskog uzroka određenog problema postavljanjem pitanja.

Iako je ova tehnika jednostavna za primjenu, zahtijeva nekoliko koraka koje treba slijediti, uzimajući u obzir nekoliko savjeta i također procjenjujući njezine nedostatke, nešto što ćemo vidjeti u sljedećim recima. Ostanite u blizini kako biste saznali više o ovoj tehnici!

• Povezani članak: "Psihološka iscrpljenost tijekom radnog sukoba"

Koja je tehnika pet zašto?

Tehnika pet zašto, koja se također naziva ljestvica zašto-zašto ili zašto, jest strategija koja se široko koristi u rješavanju problema koja omogućuje pronalaženje temeljnog uzroka složenog problema ili koja je proizvod niza uzroka. Njegova primjena je vrlo jednostavna, zbog čega je toliko popularna i korištena u svijetu rješavanja problema.

Vjeruje se da je ideolog ove tehnike bio Sakichi Toyoda, japanski industrijalac i izumitelj koji je osnovao tvrtku Toyota. Toyoda je ovaj alat primijenio za rješavanje problema u proizvodnji automobila. Tada bi inženjer Taiichi Ohno, također iz Toyote, dao kontinuitet i slavu ovoj tehnici, popularizirajući njezinu primjenu.

Premisa tehnike je jednostavna, toliko da je možemo sažeti u sljedećoj izjavi kolegama ovih japanskih proizvođača: „Pogledajte proizvodnu radnju bez predrasuda i praznog uma; ponovi 'zašto' pet puta za svaki problem".

U osnovi, to je alat za analizu uzroka i posljedica, koji radi kroz pitanja. Ovom strategijom moguće je analizirati problem postavljanjem pitanja "zašto". Nakon što dobijemo odgovor na to prvo "zašto", ponovo si postavljamo isto pitanje i tako dalje, dok ne pronađemo što je uzrokovalo problem koji smo došli riješiti.

Obično, potrebno je najmanje pet zašto da bi se pronašao izvor problema, zbog čega tehnika dobiva ovo ime. Međutim, unatoč tome što mu ime kaže, ne napraviti pet zašto ne znači da se alat ne koristi. zgodno, budući da se pitanje mora postavljati sve dok se ne smatra da je došlo do temeljnog uzroka analizirane pojave, dovoljna su tri razloga ili je dovoljno sedam.

• Možda će vas zanimati: "Kvantitativna škola uprave: što je to i karakteristike"

Kako primijeniti tehniku ​​za rješavanje problema?

Iako je to prilično besplatna tehnika, provođenje analize pomoću tehnike pet zašto na odgovarajući način uključuje uzimanje u obzir nekih razmatranja.

U proces pet zašto u tvrtki potrebno je uključiti menadžment. Za samu analizu, potrebno je razmotriti tko su pravi ljudi s kojima se formira radna skupina. Također je poželjno koristiti osobu koja može djelovati kao fasilitator procesa, u smislu da je sklona postavljanju pitanja o određenom pitanju.

Bitno je da se proces pronalaženja pet zašto izvodi na listu papira ili, još bolje, na ploči. Putem proxyja to se može napraviti i s računalom, ali bolje je cijeli proces analize odraditi s nečim u čemu svi mogu sudjelovati u isto vrijeme fizički. Napišite problem na ploči i pobrinite se da ga svi razumiju.

Tijekom procesa, Vrlo je važno razmisliti o tome koji su pravi uzroci problema i koje simptome ili posljedice uzrokuju, a da ih ne zbunite. Ne smijemo zaboraviti da je simptom ipak posljedica nečega i da je to nešto za što se mora pronaći rješenje. Stoga je bitno obratiti pažnju i slijediti logiku uzročno-posljedičnih odnosa.

Moramo se pobrinuti da izoliramo uzroke koji su uzrokovali neuspjehe, probleme ili neugodnosti situacije u kojoj se nalazimo. Za to je vrlo dobra strategija napraviti rečenice koje smo podigli, ali obrnuto, koristeći izraz "i stoga" ili "i stoga". Moramo pokušati postaviti pitanja što preciznije.

Nikada ne biste trebali pribjeći okrivljavanju isključivo i isključivo ljudskim čimbenicima. Možda je došlo do ljudske pogreške, nepažnje od strane radnika ili bilo kojeg problema koji je bio u rukama jednog ili nekoliko ljudi, ali se cijeli proces također mora procijeniti i svaki problem, ljudski ili čisto slučajan, mogao bi imati. Ova tehnika se ne primjenjuje za traženje odgovornosti, već za učenje iz pogrešaka i sprječavanje njihovog ponovnog počinjenja. Potrebno je njegovati atmosferu povjerenja i iskrenosti, a optužbe ne pomažu u tome.

Mora se postaviti pitanje "zašto?" dok se ne utvrdi temeljni uzrok problema. to će reći, Ako se pronađe nešto što, jednom riješeno ili otklonjeno, sprječava da se pogreška ponovi, tada je tehnika u potpunosti primijenjena. Vrlo je preporučljivo zapitati se ovo "zašto?" sa stanovišta kupca, a ne s gledišta radnika.

• Povezani članak: "Otpor organizacijskim promjenama: karakteristike, uzroci i što učiniti"

Primjeri primjene ove tehnike

Iako je premisa ove tehnike jednostavna, da bismo je bolje razumjeli, prikazat ćemo tri primjera koja zasigurno nas navode da dublje razumijemo kako strategija pet zašto funkcionira i koliko je korisna Što je.

1. Toyotin slučaj

Prvi primjer koji navodimo je onaj koji je predložila sama Toyota. Stroj ima kvar.

• Zašto se stroj pokvario? Osigurač je pregorio od preopterećenja.
• Zašto je bio preopterećen? Ležajevi nisu bili dovoljno podmazani.
• Zašto nisu imali dovoljno podmazivanja? Pumpa za podmazivanje nije cirkulirala dovoljno ulja.
• Zašto pumpa nije cirkulirala dovoljno ulja? Pumpa je bila začepljena metalnim strugotinama.
• Zašto je bio začepljen metalnim strugotinama? Budući da pumpa nema filter.

Dakle, nakon ove analize možemo shvatiti da je prljavština u pumpi zbog nedostatka filtera izazvala preopterećenje u osiguraču, što je uzrokovalo kvar stroja. Na ovom konkretnom primjeru to možemo razumjeti svaki uzrok ima svoj učinak, pa djelujući na peti zašto problem treba riješiti.

• Povezani članak: "Šest stupova ljudskih potencijala"

2. Zamjena osoblja

Sustav podataka o kupcima čini se da je zastarjelo:

• Zašto nam sustav daje zastarjele podatke? Budući da analitičar nije prenio ažurirane podatke iz prethodnog mjeseca.
• Zašto analitičar nije prenio podatke za prethodni mjesec? Jer ga nitko nije učio kako se to radi.
• Zašto ga nitko nije naučio kako se to radi? Jer nitko ne zna proceduru.
• Zašto nitko ne zna proceduru? Jer tko ga je poznavao otišao je, a dolaznom radniku to nije objasnio.
• Zašto dolaznom radniku nije objašnjen postupak? Jer to nije bilo dokumentirano, niti je postojala mogućnost da jedini koji nije znao ode, a da to ne pokaže novom.

Ovaj problem, koji se isprva činio samo kvarom sustava, zapravo i jest ljudski problem, u kojem strane odgovorne za ažuriranje podataka nisu bile svjesne da je to njihova uloga a nitko ga nije adekvatno informirao niti podučavao. Niti je postojao protokol u kojem bi se preciziralo što učiniti u slučaju da osoba zadužena za ažuriranje podataka ode.

• Možda će vas zanimati: "14 najboljih Team Building aktivnosti (objašnjeno i rangirano)"

3. Niža prodaja

U tvrtki su počeli bilježiti nižu prodaju...

• Zašto je smanjena prodaja? jer prodavači nisu postigli svoje mjesečne ciljeve.
• Zašto prodavači nisu postigli svoje mjesečne ciljeve? jer nemaju dovoljno vremena da se usredotoče na svoju prodaju.
• Zašto nemaju dovoljno vremena da se usredotoče na svoju prodaju? jer se svakodnevni poslovi ne rješavaju brzo.
• Zašto se svakodnevni poslovi ne rješavaju brzo? jer tvrtka nije implementirala alat koji ih rješava brzo i učinkovito.

U konkretnom slučaju to se vidi jer tvrtka nema alate koji to omogućuju brzo rješavati svakodnevne probleme, radnici su ti koji moraju smisliti kako popraviti ih.

Budući da su mnogi od ovih problema nepoznati ili složeniji nego što to vaše znanje dopušta, uzeti previše vremena i kognitivnih resursa za rješavanje. Kao posljedica toga, ne moramo imati vremena da se usredotočimo na prodaju i radimo manje.

• Možda će vas zanimati: "4 vrste sustava poslovne organizacije"

Prednosti ove tehnike

Možemo spomenuti nekoliko Prednosti i prednosti tehnike pet zašto:

• Omogućuje vam brzo udubljivanje u prirodu problema na različite načine.
• To je vrlo jednostavna tehnika za primjenu, jednostavno se zapitate pravo "zašto" i otkrijete uzrok svakog problema.
• Njegova uporaba potiče timski rad. U idealnom slučaju, trebali bi ga primjenjivati ​​ljudi koji imaju različite uloge u tvrtki.
• Može se integrirati s drugim alatima za rješavanje problema, kao što je Ishikawa analiza ili šest šešira za razmišljanje.

A kao glavnu prednost koja se ističe u odnosu na ostale možemo spomenuti to djeluje na korijenski uzrok problema, sprječavajući da se ponovno pojavi nakon što se otkrije, shvaćeno i riješeno.

kritičari

No, unatoč nekoliko prednosti, tehnika pet zašto ima i neke nedostatke, uglavnom zato što neki ga smatraju preslabim alatom za analizu onoga što je korijen problema.

Ovo mišljenje iznio je Teruyuki Minoura, bivši direktor globalne nabave u Toyoti, s obzirom da ovaj alat ne omogućio analizu dovoljno duboku koliko je nužna za rješavanje problema u svijetu tako složenom kao što je svijet inženjering.

Uz ovu kritiku, imamo više razloga:

• Istraživači su skloni razmišljati o simptomima, a ne ići dublje i vidjeti temeljni uzrok cijelog problema.
• Nemogućnost ići dalje od dosadašnjeg znanja istražitelja. Istražitelj ne može pronaći uzroke jer za početak ne mora imati znanje da ih otkrije.
• Nedostatak podrške koja bi pomogla istraživaču dati točan odgovor na pitanja "zašto".

Nadalje, rezultati se ne mogu ponoviti. Dokaz za to je u činjenici da različiti ljudi koji koriste tehniku ​​pet zašto za isti problem mogu na kraju pronaći različite uzroke.

Težnja da se izolira jedan temeljni uzrok i da se vidi na linearan način, umjesto da se uzme u obzir mogućnost da postoji nekoliko uzroci koji su uzrokovali problem i kao posljedica kombinacije više problema koji daju rezultat multifaktorski.