6 načina za povećanje produktivnosti na poslu

Jeste li lako ometeni na poslu? Osjećate li se kao da nemate vremena riješiti sve svoje obveze? Je li vam teško reći "ne" različitim zadacima koji su vam predloženi, a onda ih ne stignete sve izvršiti na vrijeme?

Ako je odgovor na bilo koje od ovih pitanja potvrdan, vaša produktivnost može biti ugrožena.

U teoriji, što više "proizvedemo" u najkraćem mogućem vremenu, to će biti veća naša produktivnost.. Mogli bismo reći da je produktivnost koncept koji je lako razumjeti, ali ga je teško postići. Španjolska situacija savršen je primjer za ilustraciju ove točke: prema Adecco Outsourcingu (2022.), samo 6 od 10 španjolskih tvrtki pridržava se politika koje poboljšavaju produktivnost. Nažalost, nacionalni ili korporativni problem ne možemo riješiti u tren oka. Ono što možemo učiniti jest uspostaviti i održavati dobre navike koje nam pomažu da budemo produktivniji.

• Povezani članak: "Psihologija rada i organizacije: profesija s budućnošću"

Uvedite dobre navike: ključ za veću produktivnost

Navika je radnja koju ponavljamo često i automatski, a da o njoj ne moramo razmišljati.

. Svako ljudsko biće ima navike koje ima svakodnevno. Velik dio stanovništva čita vijesti ujutro, dok drugi religiozno gledaju vijesti poslijepodne; neki se rano tuširaju hladnom vodom, dok drugi više vole toplu kupku neposredno prije spavanja i tako dalje.

Kada smo te obrasce ponašanja već internalizirali unutar naše rutine, oni ne pretpostavljaju a napor ili žrtvu s naše strane, budući da su postali automatski postupci koje činimo automatski prirodni. Problem nije u održavanju navike, već u njezinoj izgradnji.

Dugo je vladalo uvjerenje da je za usvajanje nove navike potrebno svjesno i više puta provoditi određenu radnju u trajanju od najmanje 21 dan. Ova teorija nastala je kao rezultat zapažanja dr. Maxwella Maltza, autora poznate knjige ¨Psiho-kibernetika¨ (1960), u kojem utvrđuje da je njegovim pacijentima trebao najmanje 21 dan da usvoje promjenu unutar svoje rutinski. Istina je da stvaranje navika nije tako jednostavna i egzaktna stvar.

Psihologinja Phillippa Lally (2010., 2022.) je sa svoje strane utvrdila da, u prosjeku nam treba više od dva mjeseca da automatiziramo novu naviku, a točan broj dana bitno ovisi o samoj radnji, osobi i okolnostima u kojima se navika razvija. Još jedno otkriće ovog istraživanja je da će ponavljanje aktivnosti što više puta pod istim okolnostima olakšati da ta radnja postane navika.

Tako, Da bismo uspješno stvorili navike, prvo moramo biti disciplinirani, dosljedni i specifični.. Bit će puno lakše internalizirati naviku koju činimo svaki dan, u isto vrijeme i na istom mjestu, nego onu koju činimo s vremena na vrijeme, u različito vrijeme i na različitim mjestima.

• Možda će vas zanimati: "Vrste motivacije: 8 izvora motivacije"

Koje bi navike mogle povećati našu produktivnost na poslu?

Stephen Covey, autor najvećeg bestselera u povijesti samopomoći, "7 navika vrlo učinkovitih ljudi" (1989.), utvrđuje da stvaranje navika ¨pretpostavlja ogroman proces i predanost¨, budući da implicira presjek između znanja (definiranja i utvrditi ¨koju¨ naviku želimo primijeniti i ¨zašto¨), sposobnost (odrediti ¨kako¨ to postići) i želju (motivacija za pokrenite ga). Ako ovu paradigmu primijenimo u praksi, naša motivacija (želja) je da budemo produktivniji na radnom mjestu. Zatim predstavljamo koje navike implementirati u svoj rad kako biste poboljšali svoju produktivnost i zašto (znanje), te kako ih postići (sposobnost):

1. Optimizirajte svoje vrijeme

Ako žongler ne mjeri točno vrijeme, ispustit će sve lopte koje je uspio zadržati u zraku. Isto tako, bitno je realno i konkretno planiranje na poslu. Planirajte svoj plan puta i odredite prioritete nerešenih zadataka Osigurat će vam da pravilno upravljate svojim vremenom. Da biste to učinili, preporučujemo da napravite popis svih zadataka koje želite završiti tijekom radnog dana. Napravite ovaj popis svaki dan u isto vrijeme (bilo noć prije ili odmah ujutro). Predlažemo da uvijek odredite prioritet važnim zadacima zbog njihove hitnosti i vrijednosti.

Važno je upravljati jednom po jednom aktivnošću i odrediti realno vrijeme za njezino dovršenje. Usredotočite se na tu radnju i posvetite joj punu pozornost. Uklonite smetnje i ometanja. Provjeravate li obično stalno e-poštu? Dodijelite sat ili nekoliko ovom zadatku unutar svog dnevnog rasporeda. Morate li upravljati pozivima ili sastancima s timom? Rasporedite ih. Ako se pobrinete da sve ima svoje vrijeme i svoje mjesto, prestat ćete se osjećati preopterećeno i frustrirano. Neće nedostajati vremena ni za što, jer ćete dati vremena svemu.

• Povezani članak: "Kako bolje upravljati vremenom na poslu: 12 savjeta (i što izbjegavati)"

2. Postavite ciljeve i rokove

Za organizaciju putovanja bitno je znati odredište i datum putovanja. Znati kamo idemo i kada tamo želimo stići pokretačka je snaga koja nas motivira da nastavimo. Mnogo puta upravljamo projektima bez utvrđivanja ovih parametara. Bez definiranja ovih čimbenika, nemoguće je znati kako odrediti prioritete zadatka. To će uzrokovati gomilanje beskrajnih odgovornosti i izazvati efekt grudve snijega u kojem će radno opterećenje rasti, a da ga se ne može usporiti ili smanjiti.

Za ovo predlažemo odrediti krajnji rezultat koji želimo postići za svaki projekt, broj koraka koje treba provesti i odgovarajuću količinu vremena za svaki korak, kako bi se utvrdio privremeni datum završetka. Ako napravimo ispravnu raščlambu aktivnosti, na ciljeve i podciljeve, pravilno je organiziramo i zatim smo dosljedni i disciplinirani u razvoju svakog koraka, moći ćemo postići svoje ciljeve efikasno.

3. Asertivnost iznad svega

Biti asertivan podrazumijeva izražavati se jasno i koncizno, čvrsto, ali bez neprijateljstva. Prema psihologu Johnu M. Gottmane, učinkovito komuniciranje iznimno je teško u vezi bilo koje vrste. Jedan od načina na koji ne uspijevamo biti asertivni na poslu ili u timu je kada izbjegavamo reći "ne" zbog straha od posljedica ili nečijeg razočaranja. Prihvaćamo zahtjev za zahtjevom, a kada nismo u mogućnosti održati riječ, ne samo ne trpi samo individualna i timska produktivnost, već i naš kredibilitet i profesionalizam smanjuje se. Reći ne označava zrelost i poštenje. Reći ne je potpuna rečenica koja ne treba opravdanja.

Ostali načini da budete asertivni jesu jednostavni i izravni u govoru, navođenje onoga što trebate bez isprike i obuzdavanje emocija. Za ovu će naviku biti potrebno puno vježbe i strpljenja, ali učinit će čuda za povećanje vaše produktivnosti.

• Možda će vas zanimati: "Asertivnost: 5 osnovnih navika za poboljšanje komunikacije"

4. Dajte prednost svojoj dobrobiti

Ako ne punite računalo, ono će se na kraju ugasiti i neće moći obavljati svoje funkcije. Na isti način, ljudska bića su punjive baterije, i potreban nam je prekid veze i odmor da nastavimo s rezultatima. Rutine koje promiču odmor i digitalnu isključenost od vitalne su važnosti kako bismo mogli biti produktivni na svom poslu. Zbog toga preporučujemo da budete rigorozni kada je u pitanju odlazak na spavanje, dajući mu dovoljno vremena (nekoliko 8 sati) poštivati ​​radne pauze i isključiti se s posla čim naš radni dan.

Ostale aktivnosti koje promiču opću dobrobit (a time i našu produktivnost) su dobra prehrana, tjelesna aktivnost i meditacija ili opuštanje. Preporučujemo da uključite ove aktivnosti u svoju dnevnu rutinu i odredite im vrijeme i mjesto kako biste olakšali automatizaciju navike.

5. Stvorite fizički sklad

Ako postoji kaos u okruženju, postoji kaos i u umu. Tako, Iznimno je važno održavati funkcionalan i čist prostor, jer će vam pomoći da budete produktivniji i učinkovitiji. Na taj način smanjit ćete vjerojatnost zagubljenja važnog dokumenta ili gubitka datoteke s osjetljivim podacima.

Nećete gubiti vrijeme na problem, već ga možete izravno riješiti. U tu svrhu preporučujemo da svemu što smatrate bitnim pri upravljanju poslom dodijelite funkcionalno mjesto. Čim ga prestanete koristiti, vratite ga na mjesto. Ovo također možete primijeniti na svoj online prostor: klasificirajte e-poštu koju primate i organizirajte mape na svom računalu. Ostavite sve na svom mjestu, na svom mjestu.

6. vježbati samorefleksiju

Postizanje rezultata je od vitalnog značaja, ali još je vrjednije razmišljanje o tome kako smo postigli svoje ciljeve. Kroz samoprocjenu možemo utvrditi koje navike ne funkcioniraju i koje aspekte bismo trebali nastaviti poboljšavati.. Da biste razvili ovu naviku, mogli biste tjedno odgovoriti na sljedeća pitanja: ¨Je li konačni rezultat bio onakav kakav sam zamišljao? Što bi se promijenilo? Što želim replicirati?¨. Isticanjem pozitivnih i negativnih strana doradit ćemo metodologiju koja će nas dovesti do uspjeha.

Ukratko, da bismo bili produktivniji, moramo stvoriti navike koje poboljšavaju naš učinak. Stvaranje navika je proces koji podrazumijeva da budemo disciplinirani i konstantni u svojim postupcima kako bismo ih automatizirali. Ove navike o kojima smo govorili samo su potezi kako možete poboljšati svoju produktivnost, ali su sigurni načini za postizanje rezultata. Usuđujete li se provesti ih?