Üzleti kommunikáció: típusok, jellemzők és gyakori hibák

Olyan társadalomban élünk, amelyben a munkaerőpiac nagy része az üzleti környezet alapján alakul. Legyen szó nagy multinacionális cégekről, kkv-król, családi vállalkozásokról vagy akár egyéni szolgáltatásokról, mindegyiknek figyelembe kell vennie, hogy lényeges elem mert túlélése a szervezet koherenciája és a részei közötti kommunikáció, hogy egyesítsék erőiket és egy cél felé haladjanak gyakori.

Ebben az értelemben ezt megerősíthetjük Az üzleti kommunikáció az egyik kulcsfontosságú eleme egy szervezetnek, különösen, ha van egy bizonyos összetettsége, megfelelően működik, és képes alkalmazkodni és túlélni. És ebben a cikkben az ilyen kommunikációról fogunk beszélni.

• Kapcsolódó cikk: "Munka- és szervezetpszichológia: jövőt rejtő szakma"

Mi az üzleti kommunikáció?

Az üzleti kommunikáció alatt olyan folyamatok összességét értjük, amelyeket egy vállalat vagy annak egy része hajt végre annak érdekében, hogy a vállalatot utaztassa információkat, mind belsőleg a vállalat különböző részlegei vagy pozíciói között, mind ha a vállalat kommunikációjáról beszélünk a Külső.

Fontos szem előtt tartani, hogy általános szabályként az ilyen kommunikáció nemcsak az információ kiadásának lehetőségét jelenti, hanem magában foglalja az információ átvételének tényét is: kölcsönös adatcserével állunk szemben.

A jó üzleti kommunikáció segíti a vállalat minden tagját abban, hogy motivált maradjon, és hogy saját ismertté válnak az intézkedések, csökkentve mind a dolgozók, mind a vezetők helyzetével kapcsolatos bizonytalanságot ugyanaz. Ezenkívül megkönnyíti az interakciót és javítja a munkakörnyezetet, amellett, hogy javítja a termelékenységet, és lehetővé teszi, hogy minden eshetőségre optimálisabban reagáljon.

Általános célok

Az üzleti kommunikáció céljai könnyen érthetőek. Belsőleg egyrészt lehetővé teszi egy koherens szervezet létrehozását, valamint az információk és eredmények elérését különböző részlegei vagy dolgozói, valamint hogy a vállalat céljai és vállalati jövőképe generálható és közvetíthető legyen.

Is megkönnyíti annak megértését, hogy mit várnak el az egyes dolgozóktól, valamint annak a valóságnak a megértését, amellyel mindegyiküknek szembe kell néznie. Ez azt is megkönnyíti, hogy mindenki ugyanabban az irányban dolgozhasson, és könnyebben elsajátíthassa saját feladatai ellátásának új módjait.

A külvilággal való kommunikáció szintjén az üzleti kommunikáció elengedhetetlen a környezettel való kapcsolattartás és pozitív kép kialakítása magáról a vállalatról, valamint a célközönség elemzése és értékelése érdekében igények. Azt is lehetővé teszi, hogy megtanulja vonzani a potenciális ügyfeleket, és felmérje a dinamikus társadalomban rejlő változásokat és folyadék, amelyben élünk, valami alapvető ahhoz, hogy előre tudjunk nézni az esetleges nehézségekkel, és képesek legyünk alkalmazkodni azokhoz fél.

Ahhoz, hogy a kommunikáció hatékony legyen, szükséges, hogy a vállalat maga is hatékony csatornákat alakítson ki ehhez. mivel cselekvéseivel fokozza az információátadást, kommunikációs eszközöket generál és továbbá aktívan dolgozik, hogy ne legyen bizonytalanság azzal kapcsolatban, hogy mit kérnek és keresnek a szervezeten belül.

Fontos az is, hogy mind a formális, mind az informális szempontokon dolgozzunk, valamint felmérjük a különböző dolgozók igényeit és gondolatait. Az empátia is elengedhetetlen, valamint a kommunikációs mechanizmusok megfelelő szabályozása és tervezése.

• Érdekelheti: "Vállalati identitás: mi az, és hogyan határozza meg a szervezeteket"

Az üzleti kommunikáció különböző típusai

Nem minden cég és szervezet kommunikál egyformán, és vannak ilyenek az üzleti kommunikáció különböző tipológiái és osztályozásai különféle kritériumok alapján.

1. Belső és külső

Közülük az első az, amely különbséget tesz a belső és a külső kommunikáció között, az első pedig az, amely maga a vállalat különböző részlegei és dolgozói, a második pedig a kommunikáció kialakítását célozza a fél.

2. Kétirányú és egyirányú

Ugyanígy találhatunk olyan üzleti kommunikációs stílusokat is, amelyek interaktivitása kisebb-nagyobb, a legelterjedtebbek között megtalálható. kétirányú kommunikáció, amelyben a küldő és a fogadó kölcsönhatásba lép, és információt cserél az egyirányú kommunikációig, amelyben csak egy üzenetet küldenek, általában a hatalmi pozíciókból egy olyan címzettnek, akinek nincs lehetősége válaszolni.

3. Emelkedő, csökkenő és vízszintes

Egy szervezet belső üzleti kommunikációjában három fő típust találhatunk az információ kiindulási pontjának és a küldő és a fogadó közötti helyzetnek a függvénye kommunikáció. Lefelé irányuló kommunikációról akkor beszélünk, ha a kommunikációs cselekményt a vevőnél magasabb pozíciójú küldőtől hajtják végre.

Amikor a beosztott üzent a felettesének, akkor felfelé irányuló kommunikációról beszélünk. Mindkét esetben vertikális kommunikációval állunk szemben, vagyis olyan kommunikációval, amelyben a kommunikatív aktust fenntartó alanyok egyenlőtlen viszonyban állnak egymással a hatalom szempontjából (hierarchia van köztük).

A másik nagyszerű kommunikációs típus a horizontális kommunikáció, amely azonos pozíciójú és a hierarchia azonos szintjén lévő egyének között jön létre.

4. Formális és informális

Végül meg kell jegyezni, hogy az üzleti kommunikációban kétféle kommunikációs csatorna létezésével találkozhatunk: a formális és az informális. Az elsőben általában a technikai szempontokkal és magával a feladattal kapcsolatos kérdésekkel foglalkoznak, ami egyfajta tiszteletteljes kommunikáció, amely az észre és a vállalati célra fókuszál.

Az informális kommunikáció során azonban általában rugalmasabb és természetesebb kommunikáció jön létre, alapvetően az interperszonális kapcsolatokra összpontosít, és gyakran az, ami a legnagyobb hatással van a munkahelyi jólétre. Ez utóbbi nagymértékben változik attól függően, hogy ki végzi, és túlléphet a munkahelyen, mivel a szervezet nehezen tudja ellenőrizni.

A jó kommunikáció lehetséges veszélyei

A hatékony üzleti kommunikáció fenntartása elengedhetetlen, de nem könnyű. És ez az, hogy az esetlegesen felmerülő helyzetek nagyfokú változatossága, valamint a félreértések, visszaélések és nehézségek a vállalat kommunikációjában.

1. A következetesség hiánya

Az egyik olyan tényező, amely leginkább befolyásolja, hogy a kommunikáció valóban hasznos-e, a kibocsátó hitelessége és a kibocsátó ellenértéke. az üzenet fogadójával Példa erre az elhangzott és a tett közötti disszonanciák létezése, amely nem tartja fenn a kibocsátók a kiadott üzenetekkel összhangban álló cselekvési mód.

Ez utóbbi a cég bármely dolgozójánál előfordulhat, hierarchikus beosztásától függetlenül, vagy ha felettesével, beosztottjával, ill. valaki a hierarchia ugyanazon szintjén van, és komoly következményeket generál mindkét alany számára (ami a helyzettől függően rossz is lehet figyelembe veszik vagy akár elbocsátják), valamint a szervezet számára (alacsonyabb szintű bizalmat keltve az emberben és magas beosztás esetén is szervezet).

Ugyanígy és például a nagyszámú részleggel rendelkező nagyvállalatok esetében, ha eltérések vannak a vállalaton belüli hatósági vagy referenciaadatok között valószínűleg Előállhat olyan helyzet, amikor a dolgozó nem igazán tudja, milyen vezetést kövessen, ami frusztrációt és bizalmatlanságot válthat ki.

Ugyanígy nagyon körültekintően kell eljárni az üzenetek értelmezhetőségével is, hiszen létezik Az ambivalencia arra késztetheti a különböző részlegeket vagy dolgozókat, hogy értelmezzék a dolgokat szemben. Az üzleti kommunikáció pontosan a szervezettség és a belső koherencia garantálására törekszik, hogy az üzeneteket közvetítse nem világos és eltérő értelmezésekkel bizonytalanság és kétségek látszatát keltheti a címzettekben üzenet.

2. Az érzelmi kapcsolat hiánya

Egy másik probléma a kommunikáció módjában keresendő. Például egyes szervezetekben nehézséget jelenthet érzelmi szinten a kötődés érzésének kialakítása, ami a dolgozók alacsonyabb elkötelezettséget és termelékenységet, a felhasználókban pedig az érdeklődés hiányát és a mások keresését eredményezhetik alternatívák. Értékelni kell mindent, ami megtörtént, és még ami nem is, az alapvetően kommunikatív.

Így nemcsak maga az üzenet fontos, hanem a továbbítás módja is: nem ugyanaz egy e-mail sem kínálja ugyanazokat az érzéseket, mint a személyes találkozás vagy a valódi kapcsolat keresése.

3. Nem értve a szövegkörnyezetet

Azt is meg kell becsülni alkalmazkodás a jelenlegi helyzethez és a társadalmi fejlődéshez, valamint magának a helyzetnek a sajátosságait. Például egy egyre inkább globalizálódó társadalomban, és amelyben az új technológiák lehetővé teszik az azonnali kommunikációt széles számú ember egyidejű, szükséges lehet elemezni és befektetni a kommunikációs politikákba, amelyek figyelembe veszik a hatalmat közösségi hálózatok és a kívánt információk helyes továbbításának módja, valamint a más régiókból származó potenciális ügyfelekkel való kapcsolatfelvétel felmérése a világé.

Ugyanígy fel kell mérni a cég saját helyzetét is, hogy ne vállaljon többet, mint mit tudnak fedezni, mivel az egész helyzetének figyelembevételéhez szükséges vállalat.

További probléma lehet a kibocsátott üzenetek tartalma: lehetséges, hogy a kommunikáció ugyan létezik, de nem vagy nem azt a tartalmat közvetíti, amelyet továbbítani kellene. Lehetséges, hogy inkább kiegészítő szempontokra összpontosít, és figyelmen kívül hagyja például azt, hogy egy adott pozíció milyen irányultsággal vagy célkitűzésekkel rendelkezzen, vagy akik magától értetődőnek tekintik olyan tudás létezését, amelyet soha nem tettek egyértelművé.

4. Elszigetelődés és kommunikáció hiánya

Végül talán a legfontosabb probléma, amely az összes előzőből extrapolálható, az a lehetőség, hogy nincs valódi kommunikáció.

A legvilágosabb példa az egyirányú kommunikáció stabil és folyamatos alkalmazása, amely képes stagnálást és annak megértésének hiányát idézi elő, hogy mi történik az országban szervezet. Szerencsére ma éppen azért használják a legkevésbé, mert ez a legkevésbé hatékony és hasznos.

Az is lehetséges hogy a különböző pozíciók nem rendelkeznek megfelelő mechanizmusokkal a kapcsolatfelvételre még ha meg is hallgatnák a véleményüket, kisebb az esély a visszajelzésekre, vagy akár arra, hogy a cég különböző részei nem érintkeznek egymással. Az ilyen interakciókat aktívan ösztönözni kell.