6 módszer a munkahelyi termelékenység növelésére

Könnyen eltereli a figyelmed a munkahelyeden? Úgy érzed, nincs időd minden felelősségedre? Nehéz nemet mondani a különböző feladatokra, amelyeket felkínálnak, és akkor nem tudja mindet időben végrehajtani?

Ha e kérdések bármelyikére igen a válasz, akkor az Ön termelékenysége veszélybe kerülhet.

Elméletileg minél többet "termelünk" a lehető legkevesebb idő alatt, annál nagyobb lesz a termelékenységünk.. Mondhatnánk, hogy a termelékenység könnyen érthető, de nehezen megvalósítható fogalom. A spanyol helyzet a tökéletes példa ennek illusztrálására: az Adecco Outsourcing (2022) szerint 10 spanyol vállalatból csak 6 tartja be a termelékenységet javító politikát. Egy nemzeti vagy vállalati problémát sajnos nem tudunk egy szempillantás alatt megoldani. Amit tehetünk, az az, hogy olyan jó szokásokat alakítunk ki és tartunk fenn, amelyek segítenek abban, hogy produktívabbak legyünk.

• Kapcsolódó cikk: "Munka- és szervezetpszichológia: jövőt rejtő szakma"

Jó szokások megvalósítása: a kulcs a termelékenységhez

A szokás egy olyan cselekvés, amelyet gyakran és automatikusan megismételünk, anélkül, hogy gondolkodnánk rajta.. Minden embernek vannak szokásai, amelyeket napi szinten végrehajt. A lakosság nagy része délelőtt olvassa a híreket, míg mások vallásosan nézik a híreket délután; egyesek hajlamosak korán levenni a hideg zuhanyt, míg mások inkább lefekvés előtt szeretnek forró fürdőt, és így tovább.

Ha ezeket a viselkedési mintákat már beépítettük a rutinunkba, nem feltételezik a erőfeszítés vagy áldozat a részünkről, mivel ezek automatikus cselekvésekké váltak, amelyeket automatikusan végzünk természetes. A probléma nem a megszokás fenntartásában van, hanem elsősorban annak kialakításában.

Sokáig az volt a hiedelem, hogy egy új szokás elsajátításához egy bizonyos cselekvést tudatosan és ismétlődően kell végrehajtanunk, legalább 21 napig. Ez az elmélet Dr. Maxwell Maltz, a híres „Psycho-Cybernetics” című könyv szerzőjének megfigyelései eredményeként született meg. (1960), amelyben megállapítja, hogy pácienseinek legalább 21 nap kellett ahhoz, hogy változást elfogadjanak rutin. Az igazság az, hogy a szokások kialakítása nem olyan egyszerű vagy egzakt dolog.

Phillippa Lally (2010, 2022) pszichológus a maga részéről megállapította, hogy átlagosan több mint két hónapba telik egy új szokás automatizálása, a napok pontos száma pedig jelentősen függ magától a cselekvéstől, a személytől és a szokás kialakulásának körülményeitől. A kutatás másik eredménye az, hogy egy tevékenység minél többszöri megismétlése azonos körülmények között megkönnyíti, hogy ez a cselekvés szokássá váljon.

És így, A szokások sikeres kialakításához először fegyelmezettnek, következetesnek és konkrétnak kell lennünk.. Sokkal könnyebb lesz belsővé tenni egy olyan szokásunkat, amelyet minden nap, ugyanabban az időben és ugyanott csinálunk, mint egy olyan szokást, amelyet időről időre, különböző időpontokban és különböző helyeken teszünk.

• Érdekelheti: "A motiváció típusai: a 8 motivációs forrás"

Milyen szokások javíthatják a munkahelyi termelékenységünket?

Stephen Covey, az önsegítés történetének legnagyobb bestsellerének szerzője, "A rendkívül hatékony emberek 7 szokása" (1989), megállapítja, hogy a szokások kialakítása „iszonyatos folyamatot és elköteleződést feltételez”, mivel magában foglalja a tudás (meghatározó és határozzuk meg, hogy milyen szokást akarunk megvalósítani, és ¨miért¨), a képességet (határozzuk meg, hogyan érjük el) és a vágyat (a motivációt, hogy futtasd). Ha ezt a paradigmát átültetjük a gyakorlatba, akkor az a motivációnk (vágyunk), hogy produktívabbak legyünk a munkahelyen. Ezt követően bemutatjuk, hogy milyen szokásokat kell bevezetni a munkádba a produktivitásod javítása érdekében, és miért (tudás), és hogyan érheted el ezeket (képesség):

1. Optimalizálja az idejét

Ha egy zsonglőr nem megfelelően időzíti az időzítést, minden labdát eldob, amit a levegőben tudott tartani. Hasonlóképpen elengedhetetlen a reális és konkrét munkatervezés. Tervezze meg útvonalát, és rangsorolja a függőben lévő feladatokat Ez biztosítja, hogy helyesen gazdálkodjon az idővel. Ehhez javasoljuk, hogy készítsen listát azokról a feladatokról, amelyeket el szeretne végezni a munkanapján. Készítse el ezt a listát minden nap ugyanabban az időben (akár előző este, akár reggel). Javasoljuk, hogy mindig helyezze előtérbe a fontos feladatokat azok sürgőssége és értéke miatt.

Fontos, hogy egyszerre csak egy tevékenységet kezeljen, és határozzon meg annak reális időtartamát. Koncentrálj erre a cselekvésre, és fordítsd rá teljes figyelmedet. Távolítsa el a zavaró tényezőket és a megszakításokat. Szoktad folyamatosan ellenőrizni az e-maileket? Szánjon egy vagy több órát erre a feladatra a napi ütemtervén belül. Kezelnie kell a hívásokat vagy a megbeszéléseket a csapattal? Ütemezze be őket. Ha megbizonyosodsz arról, hogy mindennek megvan a maga ideje és helye, nem érzed magad túlterheltnek és frusztráltnak. Nem lesz időhiány semmire, hiszen mindenre ad időt.

• Kapcsolódó cikk: "Hogyan gazdálkodj jobban a munkahelyeden: 12 tipp (és mit kerülj el)"

2. Határozzon meg célokat és határidőket

Az utazás megszervezéséhez elengedhetetlen az úti cél és az utazás dátumának ismerete. Az, hogy tudjuk, merre tartunk és mikor akarunk eljutni, az a hajtóerő, amely a folytatásra motivál. Sokszor ezeknek a paramétereknek a meghatározása nélkül menedzselünk projekteket. E tényezők meghatározása nélkül nem lehet tudni, hogyan rangsoroljuk a feladatot. Ez végtelen felelősségek felhalmozódását okozza, és hólabda-effektust okoz, amelyben a munkaterhelés nőni fog anélkül, hogy le tudná lassítani vagy csökkenteni tudná.

Ehhez javasoljuk határozzuk meg az egyes projekteknél elérni kívánt végeredményt, a végrehajtandó lépések száma és az egyes lépésekhez tartozó idő, a feltételes befejezési dátum megállapítása érdekében. Ha helyesen bontjuk le a tevékenységet célokban és részcélokban, akkor helyesen szervezzük meg, majd következetesek és fegyelmezettek vagyunk az egyes lépések kidolgozásakor, képesek leszünk elérni céljainkat hatékonyan.

3. Az asszertivitás mindenekelőtt

Az asszertivitás azt jelenti világosan és tömören, határozottan, de ellenségeskedés nélkül fejezzük ki magunkat. A pszichológus, John M. Gottman, a hatékony kommunikáció rendkívül nehéz bármilyen kapcsolatban. Az egyik módja annak, hogy a munkahelyünkön vagy a csapattal kudarcot vallunk, ha nem mondunk nemet, mert félünk a következményektől vagy valaki csalódásától. Kérést kérés után fogadunk el, és ha nem tudjuk betartani a szavunkat, nem csak nemcsak az egyéni és a csapat termelékenysége csorbul, hanem a hitelességünk és a professzionalizmusunk is csökken. A nem mondás érettséget és őszinteséget jelez. Nemet mondani egy teljes mondat, amely nem szorul indoklásra.

A magabiztosság másik módja az, ha egyszerű és közvetlen beszéd közben, bocsánatkérés nélkül elmondod, mire van szükséged, és ellenőrizni kell érzelmeidet. Ez a szokás sok gyakorlást és türelmet igényel, de csodákat tesz a termelékenység növelésével.

• Érdekelheti: "Asszertivitás: 5 alapvető szokás a kommunikáció javításához"

4. Helyezze előtérbe jólétét

Ha nem tölti fel a számítógépet, az végül leáll, és nem tudja ellátni funkcióit. Ugyanígy az emberi lények újratölthető akkumulátorok, és megszakításra és pihenésre van szükségünk ahhoz, hogy továbbra is eredményeket produkáljunk. A pihenést és a digitális elszakadást elősegítő rutinok létfontosságúak ahhoz, hogy eredményesek legyünk munkánkban. Ehhez azt javasoljuk, hogy legyen szigorú az elalvás során, és hagyjon neki megfelelő időt (néhány 8 óra) tartsa tiszteletben a munkaszüneteket, és azonnal szakadjon le a munkáról munkanap.

Egyéb tevékenységek, amelyek elősegítik az általános jólétet (és ezáltal a termelékenységünket), a megfelelő étrend, a fizikai aktivitás és a meditáció vagy a relaxáció. Javasoljuk, hogy ezeket a tevékenységeket építse be a napi rutinjába, és jelöljön ki nekik egy időpontot és helyet, hogy megkönnyítse a szokás automatizálását.

5. Teremts fizikai harmóniát

Ha a környezetben káosz van, akkor az elmében is káosz van. És így, Rendkívül fontos, hogy fenntartsa a funkcionális és tiszta teret, mivel ez segít abban, hogy produktívabb és hatékonyabb legyen. Ily módon csökkenti annak a valószínűségét, hogy egy fontos dokumentumot rosszul helyezzen el, vagy elveszítsen egy érzékeny információkat tartalmazó fájlt.

Nem vesztegeti az időt egy problémára, de közvetlenül kezelheti azt. Ehhez javasoljuk, hogy mindennek rendeljen funkcionális helyet, amit a munkája irányítása során elengedhetetlennek tart. Amint abbahagyja a használatát, tegye vissza a helyére. Ezt az online térre is alkalmazhatja: osztályozza a kapott e-maileket, és rendszerezze a számítógépén lévő mappákat. Hagyj mindent a helyén, a maga helyén.

6. gyakorold az önreflexiót

Az eredmények elérése létfontosságú, de még értékesebb, ha elgondolkodunk azon, hogyan értük el céljainkat. Az önértékelés révén megállapíthatjuk, hogy mely szokások nem működnek, és mely szempontokat érdemes tovább fejlesztenünk.. E szokás kialakítása érdekében heti rendszerességgel válaszolhat a következő kérdésekre: ¨A végeredmény olyan lett, mint amilyennek elképzeltem? Mi változott volna? Mit szeretnék reprodukálni?¨. Ha rámutatunk a pozitívumokra és a negatívumokra, finomítjuk azt a módszertant, amely a sikerhez vezet.

Összefoglalva, ahhoz, hogy produktívabbak legyünk, olyan szokásokat kell kialakítanunk, amelyek javítják teljesítményünket. A szokások kialakítása egy folyamat, amely magában foglalja azt, hogy cselekedeteinkkel fegyelmezetten és állandóan legyünk, hogy automatizáljuk azokat. Ezek az általunk tárgyalt szokások pusztán ecsetvonások arra vonatkozóan, hogyan javíthatja termelékenységét, de biztos módszerek az eredmények elérésére. Mered megvalósítani őket?