איך לכתוב דוח נכון, ב-10 שלבים

ביום יום שלנו, גם בעבודה וגם מחוצה לה, אין זה נדיר שבמקרה מסוים עלינו להכין דו"ח כדי להסביר מצב או בעיה.

אנו מדברים גם על דוחות מדעיים או אקדמיים כאשר אנו מופקדים על המשימה להסביר בבירור בעיה מדעית או חברתית באמצעות נתונים ומסקנות במסמך.

• מאמר מומלץ: "8 המאפיינים של מונוגרפיה"

גם להגשת תלונה, גם להגשת בקשה או פשוט לתעד מצב ספציפי, זה יהיה סוג המסמך שבדרך כלל נכתוב. אבל אנשים מסוימים עשויים למצוא את זה מורכב לכתוב דוח. לכן במאמר זה אנו מספקים לכם שורה של שלבים כיצד לכתוב דו"ח, ברמה כללית.

מה זה דו"ח?

דו"ח הוא סוג של מסמך שנכתב בפרוזה שמתבצע במטרה שהאדם היוצר אותו יוכל לתקשר משהו לגבי מצב או נושא לאנשים אחרים. בכללי הם פונים בדרך כלל לרמות גבוהות יותר (לדוגמה, מועצת העיר או ממונה), אם כי ניתן למצוא גם דוחות שמטרתם לתקשר משהו לאיש מקצוע אחר מלבדנו כדי שיוכלו לעבוד עם אותם נתונים ולהשוות או להרחיב אותם.

קיים מגוון רחב של סוגי דוחות, שיכולים להיות להם מטרות שונות ומבנים שונים. עם זאת, מאמר זה מציע הכנת דוח המתחשב במבנה הכללי של כל אחד מהם.

שלבים ליצירת דוח

כאשר מכינים דו"ח, עלינו לזכור שקודם כל נצטרך לחשוב כיצד, מתי ומדוע אנחנו הולכים לעשות זאת.

. בהמשך, עריכת הדו"ח עצמו יתבצע בהתבסס על המצב שישקף והשיקולים הקודמים.

בהמשך נסביר שורה של שלבים שימושיים על מנת לכתוב דוח בצורה נכונה.

1. איזו מטרה יש לנו?

לפני שמתחילים לכתוב, עלינו לחשוב מה אנחנו רוצים להשיג עם הדו"ח שלנו. האם אנו מתכוונים לבקש פתרון לבעיה או פשוט לאחסן נתונים כדי שנוכל להשתמש בהם מאוחר יותר? האם אנו רוצים לשקף מחקר מדעי או להגיש תלונה? עלינו לקחת זאת בחשבון כדי לבחור את סוג הדוח הרלוונטי ביותר בהתאם למקרה.

2. קחו בחשבון את סוג הטקסט שבו אתם הולכים להשתמש

לא כל הדוחות זהים, וכל אחד מהם עשוי להציג מאפיינים ייחודיים משלו. לדוגמה, דוח הסברה ישקף נתונים ללא פרשנות כלשהי לגביהם, אין אפשרות להסיק מסקנות, בעוד שסוג הדגמה ידרוש מהנבדק לפתח השערות ולבחון אותן כדי לקבל סדרה של תוצאות ומסקנות.

3. תחשוב על המטרה

לא רק למה או איך חשוב, אלא עליך לחשוב על קהל היעד של הדוח שלך. זה יאפשר לנו להתאים את רמת השפה הן לצרכינו והן לאלו של הציבור האמור.

4. בחירה וניתוח מידע

בהתבסס על השלב הקודם, חיוני לאסוף את המידע שאנו רוצים לספק ולבנות אותו כראוי כך שלשיח שלנו יהיה חוט משותף. יש לקחת בחשבון גם את סוג הנתונים שיש לשקף ומי או איך המידע הוצא..

5. אנחנו יכולים להשתמש באלמנטים גרפיים

למרות שזה תלוי בסוג הדוח, אפשר להשתמש באלמנטים ויזואליים המקלים על הבנת הנתונים. אנו מתייחסים, למשל, לשימוש בגרפי עמודות לניתוח תדרים או לביצוע ניתוח רווחים ועלויות.

6. הכשרה

למרות שזה אולי נראה טיפשי להזכיר את זה, תן כותרת נכונה של הדוח בצורה ברורה, הקשורה לנושא הכרוך במימושו וניתנת להבנה בקלות זה משהו שמקל בהרבה על הקוראים להבין.

7. כתבו את ההקדמה

בחלק ראשון זה של הדו"ח הנדון נעשה סיכום קצר של הנושא בו יעסוק הדו"ח. עליו לכלול את מטרת ביצוע הדוח האמור ואת הבעיה המעוררת את הצורך בקיומו ואת ההקשר שבו הוא מבוצע.

8. מרחיב את הרעיונות ומסביר מה נחקר בפיתוח

בגוף הדו"ח יהיה לנו ונרחיב את המידע על האירוע או הנחקר, הבהרת השיטות והפעולות המראות כיצד נוצר או בוצע המצב והדרך להשגת הנתונים. אם מדובר בדוח המשקף חקירה, ישולבו היבטים כמו מודלים תיאורטיים וחקירת המצב.

9. להסיק מסקנה

בחלק האחרון של הדו"ח התוצאה הסופית של מה שנבדק והשתקף בדוח או בדרישה או בעתירה חייבת לבוא לידי ביטוי מה נעשה כדי לפתור את המצב. זה חייב להיות ברור ומובן.

10. שפה לשימוש

חיוני שלאורך כל הכתיבה השפה תהיה ברורה ותמציתית. יש לכתוב אותו בצורה פורמלית ואובייקטיבית, בגוף שלישי ובקול פסיבי. יש להפריד את העובדות מהמסקנות המתבצעות (אם קיימות) ואתה צריך להציע ישירות את הנתונים שאיתם אתה מתמודד ולהסביר בבירור מדוע הם רלוונטיים.

הפניות ביבליוגרפיות:

• באנג', מ. (1975). תיאוריה ומציאות. ברצלונה. אריאל.
• קווין, W.V. (1998). מגירוי למדע. ברצלונה. אריאל.
• ראסל, ב. (1959). הידע האנושי: היקפו ומגבלותיו. מדריד. מַזַל שׁוֹר.